Istilah «beban» dan «biaya» sering digunakan sebagai sinonim. Dalam percakapan sehari-hari hal ini masih dapat dimaklumi, tetapi dalam pencatatan keuangan dan penetapan harga dapat menimbulkan gambaran yang keliru: proyek tampak menguntungkan, sementara uang yang tersedia tidak ada.
Kebingungan biasanya muncul dalam dua situasi. Pertama, ketika uang sudah keluar, tetapi pekerjaan belum dinyatakan selesai. Kedua, ketika pengeluaran proyek bercampur dengan pengeluaran perusahaan: kantor, penjualan, layanan, dan pajak.
Di bawah ini kami menggunakan definisi kerja untuk akuntansi manajemen berbasis akrual: biaya menunjukkan nilai sumber daya yang telah digunakan, sedangkan beban adalah jumlah yang diakui dalam perhitungan laba periode. Metode ini ditujukan untuk laporan internal; metode ini tidak menggantikan ketentuan akuntansi keuangan dan perpajakan yang berlaku. Kami akan membahas apa yang berkaitan dengan proyek dan perusahaan, apa yang memengaruhi laba periode, serta apa yang masih dicatat sebagai pekerjaan dalam proses.
Daftar isi:
Pembayaran, biaya, dan beban: tiga lapisan yang berbeda
Dalam model yang dipilih, membedakan tiga lapisan ini memudahkan pemahaman. Dalam konstruksi, waktu pembayaran, penerimaan material, pelaksanaan pekerjaan, dan penerimaan suatu tahap pekerjaan dapat berbeda. Peristiwa tersebut tidak harus terjadi secara berurutan: sumber daya dapat diterima dan digunakan sebelum dibayar.
Pembayaran adalah pergerakan uang: uang keluar atau masuk melalui rekening, kartu, atau kas. Biaya, dalam model manajemen ini, adalah nilai moneter sumber daya yang telah digunakan: material, tenaga kerja, penggunaan alat atau mesin, maupun jasa. Beban adalah jumlah yang, menurut metode yang telah ditetapkan, mengurangi hasil keuangan periode: jumlah tersebut diperhitungkan dalam biaya pokok pekerjaan yang telah dilaksanakan atau dalam pos penjualan maupun administrasi. Pembelian persediaan atau aset tetap dan pemberian uang muka tidak dengan sendirinya berarti sumber daya sudah digunakan dan beban sudah timbul.
| Istilah | Apa yang dicatat | Pertanyaan yang dijawab | Contoh dalam pekerjaan renovasi |
|---|---|---|---|
| Pembayaran | Uang keluar atau masuk | «Berapa uang yang ada di rekening dan ke mana uang itu keluar?» | Anda telah membayar tagihan pemasok |
| Biaya | Sumber daya telah digunakan untuk menghasilkan sesuatu | «Berapa nilai sumber daya yang telah digunakan untuk melaksanakan pekerjaan?» | Material telah dicatat sebagai biaya proyek dan tim pekerja telah menjalani giliran kerjanya |
| Beban | Biaya telah diperhitungkan dalam laba periode | «Berapa laba yang diperoleh usaha selama periode ini?» | Biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dimasukkan ke dalam perhitungan laba menurut metode yang ditetapkan |
Pembedaan ini membantu menemukan kekeliruan umum: «uang sudah keluar» belum berarti «beban sudah timbul». Jika aturan model yang digunakan telah dipenuhi, beban dapat diakui sebelum pembayaran; pada saat itu perusahaan masih memiliki utang kepada kontraktor. Pembayaran, dokumen pengesahan, atau penutupan tahap pekerjaan tidak dengan sendirinya menetapkan waktu pengakuan beban yang berlaku untuk semua keadaan.
Apa itu biaya?
Dalam model manajemen yang dipilih, biaya adalah nilai moneter sumber daya yang telah digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dan memperoleh hasil. Pembelian material menambah persediaan; penggunaannya membentuk biaya pekerjaan. Untuk perkakas yang digunakan dalam jangka panjang, pembelian dan biaya penggunaannya dicatat secara terpisah. Melalui proyek, Anda dapat melihat biaya mana yang terkait dengan proyek tertentu dan mana yang menunjang perusahaan secara keseluruhan.
Dalam praktiknya, biaya dibagi menjadi biaya langsung dan tidak langsung. Biaya langsung dapat dikaitkan secara beralasan dengan proyek tertentu: material yang digunakan, pekerjaan yang dilaksanakan, pengiriman ke alamat proyek tersebut, dan penggunaan perkakas sewaan untuk suatu tugas. Biaya tidak langsung menunjang beberapa proyek atau perusahaan secara keseluruhan: kantor, pembukuan, sebagian kegiatan manajemen, iklan, dan komunikasi. Aturan untuk memasukkannya ke biaya pokok pekerjaan atau beban periode ditetapkan dalam metode akuntansi manajemen.
Mengapa istilah «biaya» berguna? Istilah ini membantu Anda menghitung biaya pokok sekaligus mencatat pembayaran. Jika Anda ingin merinci biaya langsung proyek secara lebih mendalam, tersedia artikel tentang biaya langsung dalam konstruksi (dalam bahasa Rusia).
Apa itu beban?
Dalam artikel ini, beban adalah jumlah yang diakui dalam hasil keuangan periode menurut metode akuntansi manajemen yang digunakan. Waktu pengakuannya ditentukan oleh substansi transaksi, periode penggunaan sumber daya, serta keterkaitannya dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan dan pendapatan terkait, jika model tersebut mengaturnya. Dokumen pengesahan atau penerimaan pekerjaan dapat menjadi bukti transaksi, tetapi keduanya tidak dengan sendirinya menjadi kriteria tunggal untuk semua keadaan. Di dalam perusahaan, beban terlihat dalam laporan laba rugi: pendapatan, biaya pokok, pos operasional, dan laba bersih.
Salah satu kasus penting adalah beban perusahaan di luar biaya proyek. Dalam konstruksi, beban ini sering disembunyikan di dalam proyek agar perhitungan harga untuk pelanggan «cocok». Kemudian muncul keadaan berikut: proyek banyak, omzet meningkat, laba tidak bertambah, dan dana untuk pengembangan harus dicari secara khusus.
Untuk melihat penyebabnya, beban perusahaan dipisahkan dengan aturan dan pos tersendiri. Beban penjualan dapat dianalisis secara terpisah melalui artikel beban penjualan (dalam bahasa Rusia). Untuk klasifikasi awal, pertanyaan yang berguna adalah: apakah beban terkait dengan proyek tertentu atau dengan penjualan perusahaan secara keseluruhan? Volume pekerjaan di proyek tidak dengan sendirinya menentukan waktu pengakuannya.
Penerapannya dalam konstruksi: 6 situasi
Situasi 1. Anda membeli dan membayar material lebih awal untuk disimpan di gudang. Pembayaran telah terjadi, sementara material masih dicatat sebagai persediaan. Pengiriman ke lokasi proyek tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa material sudah digunakan. Seiring penggunaannya, nilai material dimasukkan ke biaya pekerjaan; nilai tersebut akan masuk ke perhitungan laba sesuai aturan pengakuan beban yang ditetapkan, dengan mempertimbangkan keterkaitannya dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan.
Situasi 2. Anda memberikan uang muka kepada tim pekerja. Ini adalah pembayaran; sebelum pekerjaan dilaksanakan, uang muka dicatat terpisah dari nilai sumber daya yang telah digunakan. Seiring pelaksanaan pekerjaan, nilainya dicatat sebagai biaya berdasarkan volume pekerjaan yang telah dikonfirmasi. Nilai tersebut menjadi beban sesuai aturan pengakuan dalam model Anda. Jika uang muka langsung dimasukkan ke dalam perhitungan laba, hasil proyek dapat menjadi keliru.
Situasi 3. Biaya pengiriman baru diketahui setelah pengiriman dilakukan. Jika pengiriman tersebut berkaitan dengan proyek tertentu, nilainya dapat dimasukkan ke biaya langsung menurut metode yang digunakan. Ketika pengiriman membentuk nilai persediaan, nilainya dicatat bersama persediaan sampai beban diakui. Tetapkan terlebih dahulu pos serta aturan tentang siapa yang mencatat pengiriman dan kapan: hal ini mengurangi risiko biaya terlewat pada proyek berikutnya.
Situasi 4. Anda membeli perkakas untuk beberapa proyek. Jika perkakas akan digunakan selama lebih dari satu periode, dalam model ini pembeliannya dicatat secara terpisah sebagai aset. Biaya penggunaan dialokasikan ke periode dan proyek melalui penyusutan atau metode alokasi lain yang ditetapkan, misalnya berdasarkan jam penggunaan atau volume pekerjaan. Harga pembelian penuh tidak otomatis menjadi beban periode. Metode tersebut harus mencerminkan penggunaan perkakas dan diterapkan secara konsisten.
Situasi 5. Kantor, pembukuan, dan iklan. Dalam model yang dipilih, semuanya merupakan biaya perusahaan; beban dicatat pada periode yang berkaitan dengan jasa yang telah digunakan. Pembayaran di muka untuk bulan-bulan mendatang dicatat secara terpisah sampai jasa digunakan. Jika beban tersebut dialokasikan ke proyek tanpa dasar yang jelas, perbandingan profitabilitas proyek dapat menjadi keliru.
Situasi 6. Proyek menunjukkan laba berdasarkan biaya langsung, tetapi perhitungan hasil perusahaan belum memperhitungkan penjualan dan manajemen. Setelah keduanya diperhitungkan, hasil usaha ternyata lebih rendah dari perkiraan. Periksa apakah beban tidak langsung sudah dipisahkan dan apakah ada pencatatan ganda saat mengalokasikannya ke proyek. Sumber uang untuk membayar beban tersebut tidak dengan sendirinya menentukan profitabilitas proyek.
Cara menghindari kekeliruan dalam pencatatan: aturan praktis
Sepakati istilah yang digunakan dan tempat angka-angka tersebut dicatat. Dengan begitu, pencatatan membantu Anda melihat proyek mana yang melampaui biaya yang direncanakan, di mana margin menurun, dan di mana terjadi kekurangan kas sementara.
Mulailah dengan aturan di bawah ini. Cakupan penerapannya bergantung pada data yang tersedia, jumlah proyek, dan prosedur konfirmasi transaksi.
- Jelaskan apa yang dianggap sebagai pembayaran, biaya, dan beban dalam model manajemen Anda. Tetapkan definisi dan contoh, termasuk pembelian persediaan, uang muka, dan perkakas yang digunakan dalam jangka panjang.
- Buat pencatatan terpisah untuk setiap proyek. Dalam pencatatan keuangan, proyek merupakan unit keuangan yang menghimpun penerimaan uang, biaya, dan dokumen proyek tersebut.
- Tetapkan kategori pengeluaran (dalam bahasa Rusia) serta aturan tentang siapa yang memilihnya saat mencatat transaksi.
- Pisahkan biaya langsung dan tidak langsung. Kaitkan biaya langsung dengan proyek dan catat biaya tidak langsung secara terpisah; tetapkan dasar dan metode alokasinya sejak awal.
- Tentukan waktu pengakuan beban untuk laporan Anda. Tetapkan keterkaitan biaya dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan, periode terkait, dan pendapatan jika model tersebut mengaturnya. Pembayaran, dokumen pengesahan, penerimaan pekerjaan, atau penutupan bulan dapat menjadi bukti transaksi; tidak satu pun merupakan dasar pengakuan yang berlaku untuk semua keadaan.
- Lihat usaha melalui tiga laporan: laporan arus kas menunjukkan pergerakan uang, laporan laba rugi menunjukkan laba dan rugi, sedangkan neraca menunjukkan aset, liabilitas, dan ekuitas.
Jika Anda memerlukan pencatatan untuk menetapkan harga dan bernegosiasi dengan pelanggan, tambahkan perbandingan anggaran dan realisasi biaya proyek pada skema ini. Hal ini membantu Anda melihat pembengkakan biaya sebelum serah terima proyek. Untuk memahami perhitungan anggaran, tersedia artikel cara menghitung anggaran pekerjaan (dalam bahasa Rusia).
Cara Aplikasi 101 membantu menjaga pencatatan tetap teratur
Dalam usaha berbasis proyek, masalahnya jarang terletak pada perhitungan aritmetika. Masalahnya ada pada pengumpulan data aktual: bukti pembayaran tersimpan di percakapan, uang muka disepakati secara lisan, pengiriman tanpa dokumen, dan penyelesaian pekerjaan baru dicatat belakangan. Akibatnya, biaya proyek tersebar dan beban perusahaan sulit terlihat di antara berbagai proyek.
Dalam Aplikasi 101, pencatatan berpusat pada proyek: penerimaan, pengeluaran, kategori, dokumen, perbandingan rencana dan realisasi, serta laporan per proyek. Hal ini memperpendek jeda antara transaksi nyata dan angkanya dalam pencatatan serta membantu Anda tetap memantau biaya pokok dan profitabilitas.
Jika Anda ingin melihat penerapannya pada proyek Anda sendiri, mintalah demonstrasi: kami akan menunjukkan cara mengelompokkan biaya langsung ke dalam kategori dan memisahkan beban perusahaan untuk menganalisis laporan.
Selanjutnya, Anda dapat memperinci pencatatan lebih jauh. Setelah terbiasa mencatat data aktual, langkah berikutnya yang masuk akal adalah mempelajari «beban tersembunyi» dan ekonomi penjualan: di mana menemukan uang di dalam usaha (dalam bahasa Rusia) dan mengapa pos beban penjualan tersendiri sering mengubah gambaran laba.
