«Gastos» y «costos» se utilizan a menudo como sinónimos. En una conversación puede ser aceptable, pero en la contabilidad y la fijación de precios provoca distorsiones: el proyecto parece rentable y, sin embargo, no hay dinero disponible.
La confusión suele surgir en dos situaciones. La primera, cuando el dinero ya ha salido, pero los trabajos todavía no se han dado por terminados. La segunda, cuando los desembolsos de las obras se mezclan con los de la empresa: oficina, ventas, servicios e impuestos.
A continuación utilizamos definiciones de trabajo para la contabilidad de gestión por devengo: los costos muestran el valor de los recursos consumidos y los gastos, los importes reconocidos al calcular el resultado del período. Esta metodología está destinada a los informes internos; no sustituye las normas contables y fiscales aplicables. Examinaremos qué corresponde al proyecto y a la empresa, qué afecta al resultado del período y qué permanece registrado como trabajos en curso.
Contenido:
Pago, costo y gasto: tres planos distintos
En el modelo elegido conviene distinguir tres planos. En la construcción, las fechas de pago, recepción de materiales, ejecución de trabajos y aceptación de una fase pueden ser diferentes. Estos hechos no tienen por qué suceder en ese orden: un recurso puede recibirse y utilizarse antes de pagarlo.
Pago: movimiento de dinero, ya sea una salida o una entrada en una cuenta, una tarjeta o la caja. Costo, en este modelo de gestión, es la valoración monetaria de un recurso consumido: materiales, trabajo, utilización de maquinaria o un servicio. Gasto es un importe que, según la metodología establecida, reduce el resultado del período: se incluye en el costo de los trabajos ejecutados o en las partidas comerciales o administrativas. La compra de existencias o de un activo fijo y la entrega de un anticipo no implican por sí solas que se haya consumido un recurso y se haya generado un gasto.
| Término | Qué registra | Qué pregunta responde | Ejemplo en una reforma |
|---|---|---|---|
| Pago | El dinero ha salido o ha entrado | «¿Cuánto dinero hay en la cuenta y a qué se ha destinado?» | Usted ha pagado la factura de un proveedor |
| Costo | Se ha consumido un recurso para obtener un resultado | «¿Cuánto costaron los recursos consumidos para ejecutar los trabajos?» | Se han imputado los materiales consumidos a la obra y la cuadrilla ha trabajado sus jornadas |
| Gasto | El costo se ha incluido en el resultado del período | «¿Cuánto ha ganado la empresa durante el período?» | Los costos de los trabajos ejecutados se han incluido en el cálculo del resultado según la metodología establecida |
Esta distinción ayuda a detectar un error habitual: que el dinero haya salido todavía no significa que se haya generado un gasto. Si se cumplen las reglas del modelo adoptado, un gasto puede reconocerse antes del pago; en ese caso, la empresa mantiene una deuda con el contratista. El pago, un documento de conformidad o el cierre de una fase no determinan por sí solos un momento universal para reconocer el gasto.
¿Qué son los costos?
En el modelo de gestión elegido, los costos son la valoración monetaria de los recursos consumidos para ejecutar un trabajo y obtener un resultado. La adquisición de materiales genera existencias; su utilización forma parte de los costos de los trabajos. En el caso de las herramientas de uso prolongado, la adquisición y el costo de utilización se registran por separado. El proyecto permite ver qué costos corresponden a una obra concreta y cuáles sirven a la empresa en su conjunto.
En la práctica, los costos se dividen en directos e indirectos. Los directos pueden atribuirse de forma justificada a una obra concreta: materiales utilizados, trabajos ejecutados, transporte a esa dirección o utilización de herramientas alquiladas para una tarea. Los indirectos sirven a varios proyectos o a la empresa en su conjunto: oficina, contabilidad, parte de la gestión, publicidad y comunicaciones. Las reglas para incluirlos en el costo de los trabajos o en los gastos del período se establecen en la metodología de gestión.
¿Por qué resulta útil el término «costos»? Ayuda a calcular el costo de los trabajos junto con el registro de los pagos. Si desea desglosar con mayor detalle los costos directos de una obra, puede consultar el artículo sobre los costos directos en la construcción (en ruso).
¿Qué son los gastos?
En este artículo, los gastos son los importes reconocidos en el resultado del período según la metodología de gestión adoptada. El momento de su reconocimiento depende de la naturaleza de la operación, del período de utilización del recurso y de su relación con los trabajos ejecutados y los ingresos correspondientes, cuando el modelo así lo establezca. Un documento de conformidad o la aceptación pueden acreditar la operación, pero por sí solos no constituyen un criterio único para todos los casos. Dentro de la empresa, los gastos se reflejan en el estado de resultados: ingresos, costo de los trabajos, partidas operativas y beneficio neto.
Un caso particular importante son los gastos de la empresa que se añaden a los de los proyectos. En la construcción, a menudo se ocultan dentro de las obras para que el precio presentado al cliente «cuadre». Después aparece este efecto: hay muchos proyectos, la facturación crece, el beneficio permanece estancado y hay que buscar activamente dinero para desarrollar la empresa.
Para identificar la causa, los gastos de la empresa se separan mediante reglas y partidas específicas. Los gastos de ventas pueden analizarse por separado: gastos comerciales (en ruso). Para una clasificación inicial, conviene preguntarse si el gasto está relacionado con una obra concreta o con las ventas de la empresa en su conjunto. El volumen de trabajo en una obra, por sí solo, no determina el momento de su reconocimiento.
Cómo se refleja en la construcción: 6 situaciones
Situación 1. Usted ha pagado materiales y los ha comprado con antelación para almacenarlos. El pago ya se ha realizado y los materiales se registran, por ahora, como existencias. Su transporte a la obra no demuestra por sí solo que se hayan consumido. A medida que se utilizan, su valor se incluye en los costos de los trabajos; pasará al cálculo del resultado según las reglas establecidas para reconocer los gastos y teniendo en cuenta su relación con los trabajos ejecutados.
Situación 2. Usted ha entregado un anticipo a la cuadrilla. Se trata de un pago; hasta que se ejecuten los trabajos, el anticipo se registra por separado del valor de los recursos consumidos. A medida que se ejecutan los trabajos, su valor se refleja en los costos a partir del volumen confirmado. Se convierte en gasto según las reglas de reconocimiento de su modelo. Si el anticipo se incluye inmediatamente en el cálculo del resultado, el resultado del proyecto puede quedar distorsionado.
Situación 3. Un transporte ha salido a la luz después de realizarse. Si corresponde a una obra concreta, puede atribuirse a sus costos directos según la metodología adoptada. Cuando el transporte forma parte del valor de las existencias, se registra junto con ellas hasta el reconocimiento del gasto. Defina de antemano la partida y la regla sobre quién registra el transporte y cuándo: esto reduce el riesgo de omitir costos en la siguiente obra.
Situación 4. Usted ha comprado una herramienta para varias obras. Si va a utilizarse durante más de un período, en este modelo su adquisición se registra por separado como un activo. El costo de utilización se distribuye entre períodos y proyectos mediante la depreciación u otra metodología de distribución establecida, por ejemplo, según las horas de uso o el volumen de trabajo. El precio total de compra no se convierte automáticamente en un gasto del período. El método debe reflejar la utilización de la herramienta y aplicarse de forma coherente.
Situación 5. Oficina, contabilidad y publicidad. En el modelo elegido, son costos de la empresa; los gastos se reconocen en los períodos a los que corresponden los servicios utilizados. Los pagos anticipados de meses futuros se registran por separado hasta que se consumen los servicios. Si estos gastos se distribuyen entre las obras sin una base clara, la comparación de la rentabilidad de los proyectos puede quedar distorsionada.
Situación 6. El proyecto ha mostrado un beneficio al considerar los costos directos, pero el cálculo del resultado de la empresa no incluía ventas y administración. Al incorporarlos, el resultado de la empresa ha sido inferior al esperado. Compruebe que los gastos indirectos estén identificados por separado y que no se contabilicen dos veces al distribuirlos entre las obras. El origen del dinero utilizado para pagarlos no determina por sí solo la rentabilidad del proyecto.
Cómo evitar confusiones en la contabilidad: reglas prácticas
Acuerde los términos y el lugar donde se registrarán estas cifras. Así, la contabilidad ayuda a detectar dónde una obra supera los costos previstos, dónde disminuye el margen y dónde aparece un desfase de tesorería.
Empiece por las reglas siguientes. El alcance de la implantación depende de los datos disponibles, del número de proyectos y del procedimiento para confirmar las operaciones.
- Describa qué se considera pago, costo y gasto en su modelo de gestión. Establezca las definiciones y los ejemplos, incluida la compra de existencias, los anticipos y las herramientas de uso prolongado.
- Lleve una contabilidad separada para cada obra. En la contabilidad, un proyecto es una unidad financiera que reúne las entradas de dinero, los costos y los documentos de esa obra.
- Defina las categorías de gastos (en ruso) y la regla sobre quién las selecciona al registrar una operación.
- Separe los costos directos de los indirectos. Atribuya los directos al proyecto y registre los indirectos por separado; establezca de antemano la base y el método para distribuirlos.
- Determine cuándo se reconocerán los gastos en sus informes. Establezca la relación de los costos con los trabajos ejecutados, el período correspondiente y los ingresos, cuando el modelo así lo contemple. El pago, un documento de conformidad, la aceptación o el cierre del mes pueden acreditar la operación; no constituyen una base universal de reconocimiento para todos los casos.
- Examine la empresa mediante tres informes: el estado de flujos de efectivo muestra los movimientos de dinero; el estado de resultados, el beneficio o la pérdida; y el balance, los activos, los pasivos y el patrimonio.
Si necesita la contabilidad para fijar precios y negociar con el cliente, añada a este esquema la comparación entre el presupuesto y los costos reales. Esto ayuda a detectar sobrecostos antes de entregar la obra. Para entender la lógica presupuestaria, puede consultar el artículo cómo calcular un presupuesto de obra (en ruso).
Cómo ayuda la Aplicación 101 a mantener el orden
En una empresa que trabaja por proyectos, el problema rara vez está en la aritmética. Está en recopilar los datos reales: recibos en chats, anticipos acordados de palabra, transportes sin documentos y trabajos que se dan por terminados con retraso. Por eso, los costos de la obra se dispersan y los gastos de la empresa se diluyen entre los proyectos.
En la Aplicación 101, la lógica gira en torno al proyecto: entradas de dinero, desembolsos, categorías, documentos, comparación entre lo previsto y lo real e informes por obra. Esto reduce el tiempo entre la operación real y su reflejo en la contabilidad y ayuda a mantener la atención en el costo de los trabajos y la rentabilidad.
Si desea ver cómo funciona en sus propias obras, solicite una demostración: le mostraremos cómo clasificar los costos directos por categorías y separar los gastos de la empresa para analizar los informes.
Después puede profundizar en el detalle. Cuando adquiera el hábito de registrar los datos reales, el siguiente paso lógico será estudiar los «gastos ocultos» y la economía de las ventas: dónde encontrar dinero dentro de la empresa (en ruso) y por qué una partida separada para los gastos de ventas suele cambiar la imagen del beneficio.
