“खर्च” और “लागत” शब्दों का उपयोग अक्सर एक ही अर्थ में किया जाता है। बातचीत में यह चल सकता है, लेकिन हिसाब रखने और कीमत तय करने में इससे तस्वीर बिगड़ जाती है: परियोजना लाभदायक दिखती है, फिर भी उपलब्ध नकदी नहीं होती।
भ्रम आम तौर पर दो स्थितियों में पैदा होता है। पहली, जब भुगतान हो चुका हो, लेकिन काम का औपचारिक समापन अभी न हुआ हो। दूसरी, जब अलग-अलग परियोजनाओं पर किया गया व्यय कंपनी के कार्यालय, बिक्री, सेवाओं और करों से जुड़े व्यय में मिल जाए।
आगे हम प्रोद्भवन आधार पर प्रबंधन लेखांकन के लिए व्यावहारिक परिभाषाएँ इस्तेमाल करेंगे: लागत इस्तेमाल हो चुके संसाधनों का मूल्य बताती है, जबकि खर्च वे राशियाँ हैं जिन्हें किसी अवधि के लाभ की गणना में मान्यता दी गई है। यह पद्धति आंतरिक रिपोर्टों के लिए है; यह लागू वित्तीय लेखांकन और कर लेखांकन के नियमों का स्थान नहीं लेती। हम देखेंगे कि क्या परियोजना से और क्या कंपनी से जुड़ा है, अवधि के लाभ पर किसका असर पड़ता है और क्या अधूरे काम के हिसाब में बना रहता है।
विषय-सूची:
भुगतान, लागत और खर्च: हिसाब की तीन अलग परतें
चुने गए मॉडल में हिसाब की तीन परतों को अलग रखना उपयोगी है। निर्माण कार्य में भुगतान, सामग्री मिलने, काम पूरा होने और किसी चरण की स्वीकृति के समय अलग-अलग हो सकते हैं। इन घटनाओं का एक तय क्रम में होना ज़रूरी नहीं है: किसी संसाधन का भुगतान होने से पहले वह मिल भी सकता है और इस्तेमाल भी हो सकता है।
भुगतान धन का आवागमन है: खाते, कार्ड या नकद कोष से रकम निकलना या उसमें आना। इस प्रबंधन मॉडल में लागत इस्तेमाल हो चुके किसी संसाधन का मौद्रिक मूल्य है: सामग्री, श्रम, मशीन के उपयोग या किसी सेवा का मूल्य। खर्च वह राशि है जो तय पद्धति के अनुसार अवधि के वित्तीय परिणाम को घटाती है: इसे पूरे किए गए काम की लागत, बिक्री खर्च या प्रशासनिक खर्च की मदों में शामिल किया जाता है। सामग्री का भंडार या स्थिर परिसंपत्ति खरीदने और अग्रिम देने का अर्थ अपने आप यह नहीं होता कि संसाधन इस्तेमाल हो चुका है और खर्च उत्पन्न हो गया है।
| शब्द | क्या दर्ज करता है | किस सवाल का जवाब देता है | मरम्मत कार्य का उदाहरण |
|---|---|---|---|
| भुगतान | धन बाहर गया या भीतर आया | “खाते में कितना पैसा है और वह कहाँ गया?” | आपने आपूर्तिकर्ता के बिल का भुगतान किया |
| लागत | परिणाम पाने के लिए संसाधन इस्तेमाल हुआ | “काम करने में इस्तेमाल हुए संसाधनों की कीमत कितनी थी?” | इस्तेमाल हुई सामग्री परियोजना के खाते में दर्ज की गई और कामगारों की टीम ने अपनी पालियों में काम किया |
| खर्च | लागत को अवधि के लाभ की गणना में शामिल किया गया | “व्यवसाय ने इस अवधि में कितना लाभ कमाया?” | पूरे किए गए काम की लागत तय पद्धति के अनुसार लाभ की गणना में शामिल की गई |
यह अंतर एक सामान्य गलती पकड़ने में मदद करता है: “पैसा निकल गया” का मतलब अभी “खर्च उत्पन्न हो गया” नहीं है। अपनाए गए मॉडल के नियम पूरे होने पर खर्च को भुगतान से पहले मान्यता दी जा सकती है; ऐसे में ठेकेदार के प्रति कंपनी की देनदारी बनी रहती है। भुगतान, काम की पुष्टि का दस्तावेज़ या किसी चरण का समापन अपने आप हर स्थिति के लिए खर्च को मान्यता देने का एक समान समय तय नहीं करते।
लागत क्या है?
चुने गए प्रबंधन मॉडल में लागत उन संसाधनों का मौद्रिक मूल्य है जो काम करने और परिणाम पाने में इस्तेमाल हुए हैं। सामग्री खरीदने से भंडार बनता है; उसका उपयोग होने पर काम की लागत बनती है। लंबे समय तक इस्तेमाल होने वाले औज़ारों की खरीद और उनके उपयोग की लागत का हिसाब अलग-अलग रखा जाता है। परियोजना के अनुसार देखने से समझ आता है कि कौन-सी लागत किसी खास परियोजना से जुड़ी है और कौन-सी पूरी कंपनी के काम आती है।
व्यवहार में लागत को प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागत में बाँटा जाता है। प्रत्यक्ष लागत को किसी खास परियोजना से उचित आधार पर जोड़ा जा सकता है: इस्तेमाल हुई सामग्री, पूरा किया गया काम, उसी पते पर सामान पहुँचाना और किसी काम के लिए किराए पर लिए गए औज़ार का उपयोग। अप्रत्यक्ष लागत कई परियोजनाओं या पूरी कंपनी के काम आती है: कार्यालय, बहीखाता, प्रबंधन का कुछ हिस्सा, विज्ञापन और संचार। इन्हें काम की लागत या अवधि के खर्च में शामिल करने के नियम प्रबंधन पद्धति में तय किए जाते हैं।
“लागत” शब्द उपयोगी क्यों है? यह भुगतान के साथ-साथ काम की लागत की गणना करने में भी मदद करता है। यदि आप किसी परियोजना की प्रत्यक्ष लागत को और विस्तार से समझना चाहते हैं, तो निर्माण कार्य की प्रत्यक्ष लागत पर लेख (रूसी में) उपयोगी होगा।
खर्च क्या है?
इस लेख में खर्च उन राशियों को कहा गया है जिन्हें अपनाई गई प्रबंधन पद्धति के अनुसार अवधि के वित्तीय परिणाम में मान्यता दी गई है। मान्यता का समय लेन-देन की प्रकृति, संसाधन के उपयोग की अवधि और पूरे किए गए काम तथा उससे जुड़े राजस्व के संबंध पर निर्भर करता है, यदि मॉडल में यह संबंध निर्धारित हो। काम की पुष्टि का दस्तावेज़ या काम की स्वीकृति लेन-देन का प्रमाण हो सकते हैं, लेकिन अपने आप सभी मामलों के लिए एकमात्र मानदंड नहीं हैं। व्यवसाय में खर्च लाभ-हानि विवरण में दिखाई देते हैं: राजस्व, काम की लागत, परिचालन मदें और शुद्ध लाभ।
एक महत्वपूर्ण मामला है परियोजनाओं से अलग कंपनी का सामान्य खर्च। निर्माण व्यवसाय में इसे अक्सर परियोजना की लागत के भीतर छिपा दिया जाता है, ताकि ग्राहक के लिए तय कीमत में सब कुछ बैठ जाए। फिर स्थिति यह होती है: परियोजनाएँ बहुत हैं, कारोबार बढ़ रहा है, लाभ वहीं का वहीं है और विकास के लिए धन अलग से जुटाना पड़ता है।
कारण समझने के लिए कंपनी के खर्चों के अलग नियम और अलग मदें तय की जाती हैं। बिक्री से जुड़े खर्चों को अलग देखा जा सकता है — बिक्री खर्च (रूसी में)। शुरुआती वर्गीकरण के लिए यह पूछना उपयोगी है: क्या खर्च किसी खास परियोजना से जुड़ा है या पूरी कंपनी की बिक्री गतिविधि से? किसी परियोजना में काम की मात्रा अपने आप यह तय नहीं करती कि खर्च को मान्यता कब दी जाएगी।
निर्माण कार्य में यह कैसे दिखता है: 6 स्थितियाँ
स्थिति 1. आपने सामग्री का भुगतान करके उसे भविष्य में उपयोग के लिए गोदाम में रखने हेतु खरीदा। भुगतान हो चुका है, लेकिन सामग्री अभी भंडार के रूप में दर्ज है। उसे कार्यस्थल पर पहुँचा देना अपने आप यह साबित नहीं करता कि उसका इस्तेमाल हो गया है। जैसे-जैसे सामग्री इस्तेमाल होती है, उसका मूल्य काम की लागत में शामिल होता है; लाभ की गणना में उसे खर्च को मान्यता देने के तय नियमों और पूरे किए गए काम से उसके संबंध के अनुसार शामिल किया जाएगा।
स्थिति 2. आपने कामगारों की टीम को अग्रिम दिया। यह भुगतान है; काम किए जाने तक अग्रिम का हिसाब इस्तेमाल हो चुके संसाधनों के मूल्य से अलग रखा जाता है। जैसे-जैसे काम होता है, पुष्टि की गई मात्रा के आधार पर उसका मूल्य लागत में दर्ज होता है। उसे आपके मॉडल के मान्यता नियमों के अनुसार खर्च में शामिल किया जाता है। यदि अग्रिम को तुरंत लाभ की गणना में शामिल कर दिया जाए, तो परियोजना का परिणाम गलत दिखाई दे सकता है।
स्थिति 3. सामान पहुँचाने की लागत का पता बाद में चला। यदि वह किसी खास परियोजना से जुड़ी है, तो अपनाई गई पद्धति के अनुसार उसे प्रत्यक्ष लागत में रखा जा सकता है। जब सामान पहुँचाने की लागत भंडार के मूल्य का हिस्सा बनती है, तो खर्च को मान्यता मिलने तक उसका हिसाब उसी भंडार के साथ रखा जाता है। पहले से तय करें कि यह लागत किस मद में जाएगी और इसे कौन, कब दर्ज करेगा: इससे अगली परियोजना में लागत दर्ज करना छूट जाने का जोखिम कम होता है।
स्थिति 4. आपने कई परियोजनाओं में इस्तेमाल करने के लिए एक औज़ार खरीदा। यदि उसका उपयोग एक से अधिक अवधि में होगा, तो इस मॉडल में उसकी खरीद को अलग परिसंपत्ति के रूप में दर्ज किया जाता है। उपयोग की लागत को मूल्यह्रास या किसी दूसरी तय आवंटन पद्धति से अलग-अलग अवधियों और परियोजनाओं में बाँटा जाता है, जैसे उपयोग के घंटों या काम की मात्रा के आधार पर। पूरी खरीद कीमत अपने आप उस अवधि का खर्च नहीं बन जाती। पद्धति को औज़ार के उपयोग को दर्शाना चाहिए और लगातार एक ही आधार पर लागू होना चाहिए।
स्थिति 5. कार्यालय, बहीखाता और विज्ञापन। चुने गए मॉडल में ये कंपनी की लागत हैं; खर्च उन अवधियों में दर्ज होते हैं जिनसे इस्तेमाल की गई सेवाएँ संबंधित हैं। आने वाले महीनों के अग्रिम भुगतान का हिसाब सेवाओं का उपयोग होने तक अलग रखा जाता है। यदि इन खर्चों को किसी स्पष्ट आधार के बिना परियोजनाओं में बाँट दिया जाए, तो परियोजनाओं की लाभदायकता की तुलना गलत हो सकती है।
स्थिति 6. केवल प्रत्यक्ष लागत को ध्यान में रखने पर परियोजना ने लाभ दिखाया, लेकिन कंपनी के परिणाम की गणना में बिक्री और प्रबंधन का खर्च शामिल नहीं था। इन्हें शामिल करने के बाद व्यवसाय का कुल परिणाम उम्मीद से कम निकला। जाँचें कि अप्रत्यक्ष खर्च अलग दर्ज हैं और परियोजनाओं में बाँटते समय उन्हें दो बार नहीं गिना जा रहा है। इन खर्चों के भुगतान का स्रोत अपने आप परियोजना की लाभदायकता तय नहीं करता।
हिसाब में भ्रम कैसे दूर करें: व्यावहारिक नियम
शब्दों के अर्थ और इन आँकड़ों को कहाँ दर्ज किया जाएगा, इस पर सहमति बना लें। तब हिसाब यह देखने में मदद करता है कि कौन-सी परियोजना में लागत तय अनुमान से अधिक हो रही है, कहाँ लाभ मार्जिन घट रहा है और कहाँ नकदी की कमी पैदा हो रही है।
नीचे दिए गए नियमों से शुरू करें। इन्हें लागू करने का काम मौजूदा आँकड़ों, परियोजनाओं की संख्या और लेन-देन की पुष्टि की प्रक्रिया पर निर्भर करता है।
- अपने प्रबंधन मॉडल में भुगतान, लागत और खर्च किसे कहा जाएगा, यह लिखें। परिभाषाएँ और उदाहरण तय करें, जिनमें भंडार की खरीद, अग्रिम और लंबे समय तक उपयोग होने वाले औज़ार शामिल हों।
- हर परियोजना का हिसाब अलग रखें। लेखांकन में परियोजना एक वित्तीय इकाई है: उसमें उसी परियोजना की प्राप्तियाँ, लागत और दस्तावेज़ एक जगह आते हैं।
- खर्च की मदें (रूसी में) और यह नियम तय करें कि लेन-देन दर्ज करते समय उन्हें कौन चुनेगा।
- प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागत को अलग करें। प्रत्यक्ष लागत परियोजना में शामिल करें और अप्रत्यक्ष लागत का हिसाब अलग रखें; उनके आवंटन का आधार और तरीका पहले से तय करें।
- अपनी रिपोर्टों के लिए खर्च को मान्यता देने का समय तय करें। लागत का पूरे किए गए काम, संबंधित अवधि और राजस्व से संबंध तय करें, यदि मॉडल में ऐसा निर्धारित हो। भुगतान, काम की पुष्टि का दस्तावेज़, काम की स्वीकृति या महीने का हिसाब बंद करना लेन-देन का प्रमाण हो सकते हैं; इनमें से कोई भी सभी मामलों के लिए मान्यता का सार्वभौमिक आधार नहीं है।
- व्यवसाय को तीन रिपोर्टों से देखें: नकदी प्रवाह विवरण धन के आवागमन को, लाभ-हानि विवरण लाभ और हानि को, तथा तुलनपत्र परिसंपत्तियों, देनदारियों और पूँजी को दिखाता है।
यदि आपको कीमत तय करने और ग्राहक से बातचीत के लिए हिसाब चाहिए, तो इसमें लागत अनुमान और वास्तविक लागत की तुलना जोड़ें। इससे परियोजना सौंपने से पहले ही लागत अनुमान से अधिक होने का पता लगाने में मदद मिलती है। लागत अनुमान की प्रक्रिया समझने के लिए लागत अनुमान कैसे तैयार करें, इस पर लेख (रूसी में) उपयोगी होगा।
101 ऐप हिसाब व्यवस्थित रखने में कैसे मदद करता है?
परियोजना-आधारित व्यवसाय में समस्या बहुत कम बार अंकगणित की होती है। समस्या वास्तविक लेन-देन के रिकॉर्ड जुटाने में होती है: रसीदें चैट में पड़ी हैं, अग्रिम मौखिक रूप से तय हैं, सामान पहुँचाने के दस्तावेज़ नहीं हैं और पूरे हुए काम का औपचारिक समापन बाद में होता है। इससे परियोजना की लागत का हिसाब बिखर जाता है और कंपनी के खर्च अलग-अलग परियोजनाओं में खो जाते हैं।
101 ऐप में हिसाब परियोजना के आधार पर व्यवस्थित होता है: प्राप्तियाँ, व्यय, मदें, दस्तावेज़, अनुमानित और वास्तविक आँकड़ों की तुलना तथा परियोजना-वार रिपोर्टें। इससे वास्तविक लेन-देन और उसके हिसाब में दर्ज होने के बीच का अंतराल घटता है और काम की लागत तथा लाभदायकता पर ध्यान बनाए रखने में मदद मिलती है।
यदि आप देखना चाहते हैं कि यह आपकी परियोजनाओं में कैसे काम करेगा, तो ऐप का प्रदर्शन देखने का अनुरोध करें: हम दिखाएँगे कि प्रत्यक्ष लागत को मदों में कैसे बाँटें और रिपोर्टों के विश्लेषण के लिए कंपनी के खर्च अलग कैसे रखें।
बाद में आप विश्लेषण को और गहरा कर सकते हैं। वास्तविक लेन-देन दर्ज करना आदत बन जाए, तो अगला कदम “छिपे हुए खर्चों” और बिक्री के आर्थिक पहलुओं को समझना है: व्यवसाय के भीतर पैसा कहाँ खोजें (रूसी में) और बिक्री खर्च की अलग पंक्ति लाभ की तस्वीर को अक्सर क्यों बदल देती है।
