تُستخدم كلمتا «المصروفات» و«التكاليف» كثيرًا بوصفهما مترادفتين. قد يكون ذلك مقبولًا في الحديث العادي، لكنه يؤدي إلى تشوّه الصورة في المحاسبة والتسعير: يبدو المشروع مربحًا، مع عدم وجود أموال متاحة.
يظهر الالتباس عادةً في حالتين. الأولى عندما تكون الأموال قد خرجت، بينما لم تُعَدّ الأعمال منتهية بعد. والثانية عندما تختلط المبالغ المنفقة على المشاريع بما تنفقه الشركة: المكتب والمبيعات والخدمات والضرائب.
سنستخدم فيما يلي تعريفات عملية للمحاسبة الإدارية على أساس الاستحقاق: تُظهر التكاليف قيمة الموارد المستهلكة، بينما تمثل المصروفات المبالغ المعترف بها عند حساب ربح الفترة. هذه المنهجية مخصصة للتقارير الداخلية؛ وهي لا تحل محل القواعد المحاسبية والضريبية المعمول بها. سنوضح ما يخص المشروع وما يخص الشركة، وما يؤثر في ربح الفترة، وما يبقى مسجلًا ضمن الأعمال تحت التنفيذ.
المحتويات:
الدفع والتكلفة والمصروف: ثلاثة مستويات مختلفة
في النموذج المختار، من المفيد التمييز بين ثلاثة مستويات. ففي البناء قد تختلف مواعيد الدفع واستلام المواد وتنفيذ الأعمال واستلام مرحلة من المشروع. ولا يلزم أن تقع هذه الأحداث بهذا الترتيب: فقد تُستلم الموارد وتُستخدم قبل دفع قيمتها.
الدفع هو حركة الأموال: خروج مبلغ من الحساب أو البطاقة أو الصندوق، أو دخوله إليها. التكلفة في هذا النموذج الإداري هي التقييم النقدي لمورد مستهلك: مادة أو عمل أو استخدام معدات أو خدمة. المصروف هو مبلغ يخفض النتيجة المالية للفترة وفق المنهجية المعتمدة: إذ يدخل ضمن تكلفة الأعمال المنفذة أو بنود البيع أو الإدارة. ولا يعني شراء مخزون أو أصل ثابت أو دفع مبلغ مقدم، في حد ذاته، أن المورد قد استُهلك وأن مصروفًا قد نشأ.
| المصطلح | ما الذي يسجله؟ | عن أي سؤال يجيب؟ | مثال في أعمال التجديد |
|---|---|---|---|
| الدفع | خروج الأموال أو دخولها | «كم يوجد في الحساب من أموال، وأين ذهبت الأموال التي خرجت؟» | سددتم فاتورة المورد |
| التكلفة | استهلاك المورد لتحقيق نتيجة | «كم بلغت قيمة الموارد المستهلكة لتنفيذ الأعمال؟» | سُجلت المواد المستهلكة على المشروع، وأتم فريق العمال وردياته |
| المصروف | إدراج التكلفة في حساب ربح الفترة | «كم ربح النشاط خلال الفترة؟» | أُدرجت تكاليف الأعمال المنفذة في حساب الربح وفق المنهجية المعتمدة |
يساعد هذا التمييز على ملاحظة خطأ شائع: «خروج الأموال» لا يعني بعدُ «نشوء مصروف». وعند استيفاء قواعد النموذج المتبع، يمكن الاعتراف بالمصروف قبل الدفع؛ وتبقى عندئذ على الشركة مديونية للمقاول. ولا يحدد الدفع أو محضر توثيق الأعمال أو إقفال مرحلة، في حد ذاته، توقيتًا موحدًا للاعتراف بالمصروف في جميع الحالات.
ما هي التكاليف؟
في النموذج الإداري المختار، التكاليف هي التقييم النقدي للموارد المستهلكة لتنفيذ العمل وتحقيق نتيجة. فشراء المواد ينشئ مخزونًا، واستخدامها يُكوّن تكاليف الأعمال. أما الأداة المستخدمة على مدى طويل، فيُفصل بين تسجيل شرائها وتسجيل تكلفة استخدامها. ويسهّل النظر من خلال المشروع معرفة التكاليف التي تخص موقع عمل محدد وتلك التي تخدم الشركة ككل.
تُقسم التكاليف عمليًا إلى مباشرة وغير مباشرة. ويمكن نسبة التكاليف المباشرة إلى مشروع محدد على أساس مبرر: المواد المستخدمة والأعمال المنفذة والنقل إلى ذلك العنوان واستخدام أداة مستأجرة لمهمة معينة. أما التكاليف غير المباشرة فتخدم عدة مشاريع أو الشركة ككل: المكتب والمحاسبة وجزء من الإدارة والإعلان والاتصالات. وتُحدد في المنهجية الإدارية قواعد إدراجها في تكلفة الأعمال أو في مصروفات الفترة.
لماذا يفيد مصطلح «التكاليف»؟ لأنه يساعد على حساب تكلفة الأعمال إلى جانب تسجيل المدفوعات. وإذا أردتم تفصيل التكاليف المباشرة لمشروع معين، فيمكنكم الرجوع إلى المقال عن التكاليف المباشرة في البناء (باللغة الروسية).
ما هي المصروفات؟
المصروفات في هذه المقالة هي المبالغ المعترف بها في النتيجة المالية للفترة وفق المنهجية الإدارية المتبعة. ويتحدد توقيت الاعتراف بها بحسب مضمون العملية وفترة استخدام المورد وصلته بالأعمال المنفذة والإيرادات المرتبطة بها، إذا كان النموذج ينص على ذلك. وقد يثبت محضر توثيق الأعمال أو الاستلام وقوع العملية، لكن أيًا منهما لا يشكل بمفرده معيارًا واحدًا لجميع الحالات. وتظهر المصروفات داخل الشركة في قائمة الأرباح والخسائر: الإيرادات وتكلفة الأعمال والبنود التشغيلية وصافي الربح.
من الحالات المهمة مصروفات الشركة التي تُضاف إلى تكاليف المشاريع. ففي البناء كثيرًا ما تُخفى داخل المشاريع لكي «يتوافق» السعر المقدم للعميل. ثم تظهر النتيجة التالية: مشاريع كثيرة وحجم مبيعات متزايد، لكن الربح ثابت، وتُضطر الشركة إلى البحث بنفسها عن أموال للتطوير.
لمعرفة السبب، تُفصل مصروفات الشركة بقواعد وبنود مستقلة. ويمكن النظر إلى مصروفات البيع على نحو منفصل عبر مقال المصروفات التجارية (باللغة الروسية). وللتصنيف الأولي يفيد طرح السؤال: هل يرتبط المصروف بمشروع معين أم بمبيعات الشركة ككل؟ إن حجم الأعمال في المشروع لا يحدد، في حد ذاته، توقيت الاعتراف بهذا المصروف.
كيف يظهر ذلك في البناء: 6 حالات
الحالة 1. اشتريتم مواد مقدمًا لتخزينها وسددتم قيمتها. حدث الدفع، لكن المواد ما زالت مسجلة كمخزون. ولا يثبت نقلها إلى موقع العمل، في حد ذاته، أنها استُهلكت. ومع استخدامها تُدرج قيمة المواد ضمن تكاليف الأعمال؛ ثم تدخل في حساب الربح وفق قواعد الاعتراف بالمصروفات المعتمدة، مع مراعاة صلتها بالأعمال المنفذة.
الحالة 2. قدمتم دفعة مقدمة لفريق العمل. هذه عملية دفع؛ وحتى تنفيذ الأعمال تُسجل الدفعة المقدمة بصورة منفصلة عن قيمة الموارد المستهلكة. ومع تنفيذ الأعمال تُسجل قيمتها ضمن التكاليف استنادًا إلى حجم الأعمال المؤكد. وتتحول إلى مصروف وفق قواعد الاعتراف في نموذجكم. وإذا أُدرجت الدفعة المقدمة فورًا في حساب الربح، فقد تتشوه نتيجة المشروع.
الحالة 3. ظهرت تكلفة نقل بعد وقوعها. إذا كانت مرتبطة بمشروع محدد، فيمكن نسبتها إلى تكاليفه المباشرة وفق المنهجية المتبعة. وعندما تدخل تكلفة النقل في قيمة المخزون، تُسجل معه حتى الاعتراف بالمصروف. حددوا مسبقًا البند والقاعدة الخاصة بمن يسجل النقل ومتى يسجله: فهذا يقلل خطر إغفال تكلفة في المشروع التالي.
الحالة 4. اشتريتم أداة لاستخدامها في عدة مشاريع. إذا كانت ستُستخدم لأكثر من فترة واحدة، فإن شراءها يُسجل في هذا النموذج بصورة منفصلة كأصل. وتُوزع تكلفة الاستخدام على الفترات والمشاريع من خلال الإهلاك أو منهجية توزيع أخرى معتمدة، مثل التوزيع بحسب ساعات الاستخدام أو حجم الأعمال. ولا يتحول سعر الشراء الكامل تلقائيًا إلى مصروف للفترة. ويجب أن تعكس الطريقة استخدام الأداة وأن تُطبق باتساق.
الحالة 5. المكتب والمحاسبة والإعلان. هذه تكاليف تخص الشركة في النموذج المختار؛ وتُسجل المصروفات في الفترات التي تخص الخدمات المستهلكة. وتُسجل المدفوعات المقدمة عن الأشهر المقبلة بصورة منفصلة حتى استهلاك الخدمات. وإذا وُزعت هذه المصروفات على المشاريع دون أساس واضح، فقد تتشوه المقارنة بين ربحية المشاريع.
الحالة 6. أظهر المشروع ربحًا عند احتساب التكاليف المباشرة، لكن حساب نتيجة الشركة لم يشمل مصروفات البيع والإدارة. وبعد أخذهما في الحسبان أصبحت نتيجة النشاط أقل من المتوقع. تحققوا من فصل المصروفات غير المباشرة ومن عدم تسجيلها مرتين عند توزيعها على المشاريع. ولا يحدد مصدر الأموال المستخدمة لسداد هذه المصروفات، في حد ذاته، ربحية المشروع.
كيف تتجنبون الخلط في المحاسبة: قواعد عملية
اتفقوا على المصطلحات وعلى موضع تسجيل هذه الأرقام. عندئذ تساعد المحاسبة على معرفة أين يتجاوز المشروع التكاليف المخططة، وأين ينخفض هامش الربح، وأين تظهر فجوة نقدية.
ابدؤوا بالقواعد التالية. يعتمد حجم التطبيق على البيانات المتاحة وعدد المشاريع وإجراءات تأكيد العمليات.
- وضحوا ما يُعَدّ دفعًا وتكلفة ومصروفًا في نموذجكم الإداري. وثّقوا التعريفات والأمثلة، بما فيها شراء المخزون والدفعة المقدمة والأداة المستخدمة على مدى طويل.
- خصصوا حسابات مستقلة لكل مشروع. فالمشروع في المحاسبة وحدة مالية تجمع المقبوضات والتكاليف والمستندات الخاصة به.
- حددوا بنود المصروفات (باللغة الروسية) والقاعدة التي تبين من يختارها عند تسجيل العملية.
- افصلوا التكاليف المباشرة عن غير المباشرة. انسبوا المباشرة إلى المشروع، وسجلوا غير المباشرة بصورة مستقلة؛ وحددوا مسبقًا أساس توزيعها وطريقته.
- حددوا توقيت الاعتراف بالمصروفات في تقاريركم. وثّقوا صلة التكاليف بالأعمال المنفذة والفترة المعنية والإيرادات، إذا كان النموذج ينص على ذلك. قد يثبت الدفع أو محضر توثيق الأعمال أو الاستلام أو إقفال الشهر وقوع العملية؛ لكن أيًا منها لا يشكل أساسًا موحدًا للاعتراف في جميع الحالات.
- انظروا إلى النشاط من خلال ثلاث قوائم: تُظهر قائمة التدفقات النقدية حركة الأموال، وقائمة الأرباح والخسائر الربح والخسارة، وقائمة المركز المالي الأصول والالتزامات وحقوق الملكية.
إذا احتجتم إلى المحاسبة للتسعير والتفاوض مع العميل، فأضيفوا إلى هذا التصور مقارنة التقديرات المخططة بالتكاليف الفعلية للمشروع. يساعد ذلك على ملاحظة تجاوز التكاليف قبل تسليم المشروع. ولفهم منطق تقدير التكلفة، يفيد مقال كيفية حساب تقدير تكلفة الأعمال (باللغة الروسية).
كيف يساعد تطبيق 101 على تنظيم الحسابات
في النشاط القائم على المشاريع، نادرًا ما تكمن المشكلة في العمليات الحسابية. بل تكمن في جمع البيانات الفعلية: إيصالات في المحادثات ودفعات مقدمة متفق عليها شفهيًا ونقل دون مستندات وأعمال لا يُسجل اكتمالها إلا لاحقًا. ولهذا تتبعثر تكاليف المشروع وتضيع مصروفات الشركة بين المشاريع.
في تطبيق 101 تتمحور آلية العمل حول المشروع: المقبوضات والمبالغ المنفقة والبنود والمستندات والمقارنة بين المخطط والفعلي والتقارير الخاصة بالمشروع. يقلل ذلك الفاصل بين العملية الفعلية وانعكاسها في الأرقام المحاسبية، ويساعد على إبقاء تكلفة الأعمال وربحيتها ضمن دائرة الاهتمام.
إذا أردتم معرفة كيفية تطبيق ذلك على مشاريعكم، فاطلبوا عرضًا توضيحيًا: سنبين لكم كيفية توزيع التكاليف المباشرة بحسب البنود وفصل مصروفات الشركة لتحليل التقارير.
بعد ذلك يمكنكم زيادة مستوى التفصيل. فعندما يصبح تسجيل البيانات الفعلية عادة، يكون الانتقال إلى موضوع «المصروفات الخفية» واقتصاديات المبيعات خطوة منطقية: أين تبحثون عن الأموال داخل النشاط (باللغة الروسية)، ولماذا يؤدي تخصيص بند مستقل لمصروفات البيع كثيرًا إلى تغيير صورة الربح.
