Bagaimana membangun sistem manajemen?

Sistem manajemen organisasi tidak dibutuhkan hanya demi “ketertiban di atas kertas”. Sistem ini diperlukan ketika proyek semakin banyak, orang menjalankan peran yang berbeda, keputusan diambil dengan cepat, lalu banyak waktu terbuang untuk mengingat siapa menyepakati apa dengan siapa dan dengan syarat apa. Pada titik itu, pengelolaan berubah menjadi rangkaian kesepakatan yang terpisah-pisah, sementara pimpinan harus menanggung sendiri urusan penjualan, produksi, dan keuangan.

Sistem manajemen organisasi yang baik menjalankan dua fungsi: menetapkan aturan pengambilan keputusan dan menyediakan angka secara berkala yang menunjukkan kondisi proyek serta perusahaan. Hal ini sangat terasa dalam bisnis berbasis proyek: tugas tersimpan di satu tempat, uang di tempat lain, dokumen di tempat ketiga, dan laporan foto di percakapan chat.

Berikut ini kita akan membahas cara membangun sistem manajemen organisasi bagian demi bagian: unsur apa yang menjaganya tetap berjalan, alat apa yang biasanya memenuhi kebutuhan tertentu, dan cara menerapkannya tanpa membebani tim secara berlebihan. Sepanjang pembahasan, saya akan menyertakan tautan ke materi 101 yang bermanfaat tentang manajemen proyek dan pencatatan keuangan.

Mengapa organisasi membutuhkan sistem manajemen?

Bayangkan sebuah perusahaan konstruksi atau renovasi: satu proyek membutuhkan dana untuk pembayaran uang muka, pelanggan pada proyek kedua terlambat membayar, dan rencana proyek ketiga berubah. Bagian pengadaan membeli barang berdasarkan instruksi lewat telepon, pengawas lapangan menulis laporan seminggu sekali, dan dokumen baru dikumpulkan menjelang serah terima. Secara formal, pekerjaan berjalan dan “manajemen” pun ada. Namun, semuanya bertumpu pada ingatan dan pengawasan pribadi.

Sistem manajemen organisasi mulai terbentuk ketika Anda ingin perusahaan dikelola berdasarkan aturan dan fakta. Yang dimaksud fakta di sini adalah angka proyek: penerimaan kas, pengeluaran, dana yang harus dipertanggungjawabkan, profitabilitas, dan kewajiban. Hal ini langsung mengarah pada akuntansi manajemen, karena tanpanya keputusan sering diambil berdasarkan intuisi.

Alasan kedua adalah pertumbuhan skala bisnis. Ketika jumlah orang bertambah, kesalahan yang sama berulang di berbagai tim. Sistem manajemen diperlukan agar keputusan rutin diambil secara konsisten: bagaimana menyetujui perubahan, mencatat penerimaan pekerjaan, menyerahkan dana yang harus dipertanggungjawabkan, dan menutup tahapan. Topik ini akan lebih lengkap jika disertai pemahaman tentang tahapan perkembangan perusahaan: “Evolusi Bisnis: 6 Tahap Perkembangan Perusahaan” (dalam bahasa Rusia).

Apa saja unsur sistem manajemen organisasi?

Kesalahan yang umum terjadi adalah menyamakan sistem manajemen dengan satu layanan perangkat lunak. Aplikasi memang membantu, tetapi pengelolaan bertumpu pada orang dan aturan. Sistem terdiri dari beberapa unsur penopang yang saling mendukung.

Model yang praktis terdiri dari enam unsur. Anda dapat membangunnya satu per satu tanpa mencoba “mendigitalkan semuanya” sekaligus.

• Tujuan dan batasan. Apa yang dianggap sebagai keberhasilan untuk satu bulan dan untuk setiap proyek: tenggat, margin, kualitas, dan penjualan berulang.
• Peran dan tanggung jawab. Siapa yang mengambil keputusan anggaran, siapa yang menyetujui perubahan, siapa yang bertanggung jawab atas pengadaan, dan siapa yang mencatat pekerjaan yang telah dilaksanakan.
• Proses dan aturan. Bagaimana proyek dimulai, estimasi biaya diubah, tahapan ditutup, dan dokumentasi disimpan.
• Akuntansi manajemen. Laporan berkala untuk pimpinan: profitabilitas proyek, dana yang harus dipertanggungjawabkan, utang, dan dana perusahaan.
• Komunikasi. Frekuensi panggilan, format rapat koordinasi, saluran komunikasi, templat pesan, dan aturan pencatatan kesepakatan. Untuk topik komunikasi, Anda dapat membaca materi “Manajemen Komunikasi Proyek” (dalam bahasa Rusia).
• Alat kerja. Sekumpulan sistem untuk berbagai kebutuhan: tugas dan tenggat, CRM, keuangan, dokumen, serta basis pengetahuan.

Ketika unsur-unsur ini terhubung, cara kerja sistem manajemen organisasi menjadi dapat diprediksi. Pimpinan tidak perlu “mengingat semuanya”, karena pengelolaan berjalan sebagai siklus yang berulang.

Aturan dan proses: bagaimana menyepakati dan menetapkannya?

Proses sering dijelaskan terlalu luas. Pada kenyataannya, orang membutuhkan aturan singkat yang menjelaskan tindakan saat situasi rutin muncul. Dalam bisnis berbasis proyek, situasi seperti ini terus berulang: “ada pekerjaan tambahan”, “kontraktor membutuhkan uang muka”, “pelanggan meminta pekerjaan dipercepat”, “pengadaan terlambat”, atau “pengawas lapangan belum menyampaikan laporan”.

Mulailah dengan memetakan alur proyek, dari permintaan pelanggan hingga penyelesaian pekerjaan. Alur ini sebaiknya dikaitkan dengan pemahaman tentang struktur manajemen: siapa mengambil keputusan pada setiap titik dan bagaimana wewenang dibagi antara bagian fungsional dan manajer proyek. Untuk itu, Anda dapat membaca artikel “Struktur Manajemen Proyek: Jenis dan Cara Menyusunnya”.

Selanjutnya, ada tiga aturan penopang yang dapat memberi dampak dengan cepat.

• Aturan perubahan. Catat setiap perubahan: apa yang berubah, siapa yang menyetujuinya, serta dampaknya terhadap waktu dan biaya.
• Aturan bukti. Setiap pengeluaran didukung bukti: struk, foto, komentar, dan kaitan dengan proyeknya.
• Aturan penerimaan pekerjaan. Suatu tahapan ditutup dengan berita acara atau daftar periksa: apa yang telah selesai, apa yang masih tersisa, dan apa saja catatannya.

Pada tahap ini, pertimbangkan alat yang membantu menjalankan aturan dalam praktik. Ketika proyek memiliki kartu, peran peserta, catatan aktivitas, dan dokumen sendiri, ruang untuk perbedaan penafsiran berkurang: fakta terkumpul di satu tempat.

Keuangan sebagai bagian dari manajemen: akuntansi manajemen

Tanpa komponen keuangan, sistem manajemen organisasi cepat berubah menjadi sekadar administrasi: tugas banyak, laporan banyak, tetapi laba pada akhir bulan tetap menjadi kejutan. Akuntansi manajemen mengembalikan makna pengelolaan dengan mengaitkan tindakan tim dengan angka.

Secara singkat, akuntansi manajemen adalah sistem laporan berkala untuk pimpinan yang menjawab pertanyaan berikut: berapa laba yang diperoleh perusahaan dari setiap proyek, berapa persentase marginnya, serta pengeluaran mana yang terkait dengan proyek dan mana yang bersifat bersama.

Dalam bisnis berbasis proyek, komponen dasarnya hampir selalu sama:

• Proyek. Setiap kontrak atau lokasi proyek dikelola secara terpisah, dengan saldo tersendiri.
• Arus kas, pendapatan, dan beban. Penerimaan kas dari pelanggan dan pembayaran menunjukkan pergerakan uang. Untuk menghitung laba dengan basis akrual, pendapatan dan beban dicatat pada periode pengakuannya; waktu pengakuan dapat berbeda dari tanggal pembayaran. Uang muka yang diterima dan saldo kas saja tidak menunjukkan laba.
• Dana yang harus dipertanggungjawabkan. Dana yang diserahkan kepada penanggung jawab untuk pengadaan, pengeluaran lain, atau pembayaran, dengan kewajiban melaporkan penggunaannya. Bukti pengeluaran dan penyerahan uang yang sebenarnya dicatat secara terpisah. Pendekatan untuk bagian ini dibahas dalam materi “Cara Mencatat Dana yang Harus Dipertanggungjawabkan” (dalam bahasa Rusia).
• Pos pengeluaran dan perinciannya. Struktur pengeluaran yang jelas membantu Anda memahami apa yang menekan margin. Pembahasan tersendiri tersedia dalam artikel “Cara Mencatat Pengeluaran dengan Benar” (dalam bahasa Rusia).
• Indikator profitabilitas. Margin kontribusi, persentase margin, rentabilitas, dan laba bersih. Untuk memahami istilah-istilah ini, Anda dapat membaca materi “Margin Kontribusi”.

Bagian “Proyek dan Dana” menampilkan proyek, pimpinan proyek, pelanggan, dan saldo kas. Saldo kas tidak menunjukkan laba proyek. Antarmuka akun demonstrasi 101 menggunakan bahasa Rusia.

Untuk melihat seperti apa penerapannya dalam produk, bacalah artikel “Menata Akuntansi Manajemen dalam Bisnis Berbasis Proyek”. Artikel tersebut menunjukkan bahwa akuntansi manajemen tidak memerlukan sistem ERP yang kompleks jika proyek tertata dan pengeluaran aktual dicatat dengan disiplin.

Ketika perusahaan berkembang, muncul lapisan berikutnya: analisis tingkat perusahaan dan pengelolaan dana. Di 101, Dana Perusahaan digunakan untuk mencatat pengeluaran internal. Akses ke bagian ini bergantung pada paket yang berlaku dan hak akses Anda di perusahaan.

Alat TI: mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda?

Saat mencari “sistem manajemen”, orang sering berharap menemukan satu layanan. Lebih praktis jika Anda melihat sekumpulan alat: jenis alat mana yang memenuhi kebutuhan manajemen tertentu. Blog 101 menyediakan pilihan alat dan kriteria pemilihan sistem manajemen proyek dalam artikel terpisah: cara memilih sistem manajemen proyek, ulasan 10 sistem (dalam bahasa Rusia), pilihan aplikasi manajemen proyek.

Agar pilihan Anda memiliki dasar yang jelas, kelompokkan kebutuhan menjadi beberapa kategori: tenggat dan tugas, penjualan, uang, dokumen, serta komunikasi.

Dalam bisnis berbasis proyek, kombinasi berikut sering efektif: aplikasi pelacak tugas untuk tugas dan tenggat, serta alat terpisah untuk uang, pelaporan, dan dokumen. Dengan begitu, “manajemen” tidak lagi sekadar kumpulan layar: Anda dapat mengelola berdasarkan fakta.

Penerapan: bagaimana agar sistem terus berjalan?

Penerapan sistem manajemen organisasi jarang gagal karena pemilihan perangkat lunak. Kegagalan lebih sering terjadi karena upaya mengubah semuanya dalam satu minggu. Tim memiliki kebiasaan, waktu pimpinan terbatas, dan proyek memiliki kewajiban yang sedang berjalan. Karena itu, terapkan sistem secara bertahap: mulai dari aturan dan kedisiplinan mencatat fakta, lalu tambahkan otomatisasi.

Salah satu pilihan adalah uji coba selama 7 hari untuk memeriksa apakah sistem mampu mendukung pekerjaan nyata. Pendekatan ini berasal dari artikel tentang memilih sistem manajemen proyek: tentukan skenario terlebih dahulu, kemudian uji dalam kondisi kerja sebenarnya.

1. Langkah 1. Pilih satu proyek dengan proses yang lazim. Tunjuk penanggung jawab pencatatan pekerjaan yang telah dilaksanakan dan pengeluaran aktual.
2. Langkah 2. Dokumentasikan 10–15 aturan: perubahan, dana yang harus dipertanggungjawabkan, pengadaan, penerimaan pekerjaan, dan pelaporan. Satu aturan, satu paragraf.
3. Langkah 3. Terapkan ritme manajemen. Sebagai contoh, lakukan satu panggilan singkat untuk membahas status dan satu tinjauan kondisi keuangan proyek setiap minggu. Sesuaikan frekuensinya dengan durasi proyek dan risikonya.
4. Langkah 4. Gunakan alat pada bagian yang dapat mengurangi pekerjaan manual: mengumpulkan struk, laporan foto, pembuatan dokumen, dan laporan proyek.
5. Langkah 5. Setelah dua minggu, tinjau aturan mana yang belum dijalankan, di mana data belum tersedia, dan laporan mana yang benar-benar membantu pengambilan keputusan.

Untuk bisnis berbasis proyek, ada baiknya Anda mengingat unsur-unsur penopang manajemen dalam materi “Mengelola Bisnis Berbasis Proyek” (dalam bahasa Rusia): tujuan proyek, tim, rencana, pengendalian anggaran, komunikasi rutin, pengelolaan risiko, dan pendelegasian.

Jika Anda ingin meninjau proses berdasarkan peran dan memahami bagian mana dari perusahaan yang mulai sulit dikendalikan, daftarkan diri untuk demonstrasi 101. Dalam demonstrasi tersebut, Anda dapat membahas cara menghubungkan proyek, laporan, dan dokumen sesuai dengan cara kerja Anda.

Metrik dan ritme manajemen

Sistem manajemen organisasi akan menjadi bagian dari kebiasaan kerja ketika ritmenya terbentuk. Ritme ini berupa titik pemeriksaan rutin ketika keputusan diambil berdasarkan aturan yang sama. Tanpa ritme tersebut, prosedur yang baik sekalipun akan menjadi berkas yang hanya dibuka menjelang pemeriksaan.

Berikut contoh ritme kerja untuk perusahaan berbasis proyek yang perlu disesuaikan dengan durasi proyek dan risikonya:

• Setiap hari atau dua hari sekali: pembaruan singkat tentang status pekerjaan dan hambatannya.
• Seminggu sekali: tinjauan kondisi keuangan proyek: penerimaan kas, pembayaran, dana yang harus dipertanggungjawabkan, dan kewajiban.
• Sebulan sekali: laporan manajemen perusahaan: profitabilitas, pengeluaran bersama, dana perusahaan, dan rencana beban kerja.

Pilih metrik yang secara langsung memengaruhi keputusan. Dalam bisnis berbasis proyek, metrik ini biasanya mencakup persentase margin tiap proyek, piutang, kecepatan penyelesaian pertanggungjawaban dana, proporsi perubahan yang disetujui sebelum dilaksanakan, dan kepatuhan terhadap tenggat tiap tahapan. Hubungan antara metrik dan pencatatan dibahas secara terperinci dalam materi tentang akuntansi manajemen.

Tanda utama bahwa sistem manajemen organisasi berjalan adalah pertanyaan di dalam perusahaan menjadi lebih singkat. Pertanyaan “Siapa yang salah?” berganti menjadi “Apa faktanya?”, sedangkan “Mengapa tidak ada uang?” menjadi “Proyek mana yang mencatat selisih negatif, dan pada pos apa?” Inilah pengelolaan dengan keputusan yang dapat diterapkan secara berulang dan hasil yang dapat diprediksi.