Boshqaruv tizimini qanday qurish kerak?

Tashkilotni boshqarish tizimi faqat «qog‘ozdagi tartib» uchun kerak emas. Loyihalar ko‘payib, odamlar turli rollarda ishlayotgan, qarorlar tez qabul qilinib, keyin kim kim bilan qanday shartlarda kelishganini eslashga ko‘p vaqt ketayotgan paytda bunday tizim zarur bo‘ladi. Shu nuqtada boshqaruv bir-biriga bog‘lanmagan kelishuvlar zanjiriga aylanadi, rahbar esa savdoni ham, ishlab chiqarishni ham, moliyani ham o‘z yelkasida olib yuradi.

Yaxshi yo‘lga qo‘yilgan boshqaruv tizimi ikki vazifani bajaradi: qaror qabul qilish qoidalarini belgilaydi va loyihalar hamda kompaniyada nima bo‘layotganini ko‘rsatadigan raqamlarni muntazam taqdim etadi. Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda bu ayniqsa yaqqol seziladi: vazifalar bir joyda, pul boshqa joyda, hujjatlar yana boshqa joyda, fotohisobotlar esa chatlarda bo‘ladi.

Quyida tashkilotni boshqarish tizimini qismlarga bo‘lib qanday qurish, qaysi tarkibiy qismlar uning ishlashini ta’minlashi, qaysi vositalar odatda tegishli vazifalarni hal qilishi va tizimni ortiqcha yuklamasiz qanday joriy etishni ko‘rib chiqamiz. Maqola davomida 101’ning loyihalarni boshqarish va hisob yuritishga oid foydali materiallariga havolalarni ham beraman.

Tashkilotga boshqaruv tizimi nima uchun kerak?

Qurilish yoki ta’mirlash kompaniyasini tasavvur qiling: bir obyektda avans to‘lovlariga pul ketadi, ikkinchisida buyurtmachi to‘lovni kechiktiradi, uchinchisida loyiha o‘zgaradi, ta’minotchi telefon orqali berilgan topshiriq bilan xarid qiladi, ishboshi haftada bir marta hisobot yozadi, hujjatlar esa ishni topshirish arafasida yig‘iladi. Rasman ish ketyapti, boshqaruv ham «bor». Faqat u xotira va shaxsiy nazoratga tayanadi.

Kompaniyani qoidalar va faktlar asosida boshqarish istagi paydo bo‘lganda tashkilotni boshqarish tizimi shakllanadi. Faktlar deganda loyihalarga oid raqamlar nazarda tutiladi: pul tushumlari, xarajatlar, hisobdor mablag‘lar, foydalilik, majburiyatlar. Bu boshqaruv hisobiga olib boradigan bevosita yo‘ldir, chunki usiz qarorlar ko‘pincha sezgiga tayanib qabul qilinadi.

Ikkinchi sabab — biznes ko‘lamining kengayishi. Xodimlar ko‘payganida turli jamoalarda bir xil xatolar takrorlanadi. Odatdagi qarorlar bir xil tartibda qabul qilinishi uchun boshqaruv tizimi kerak: o‘zgarishlarni qanday kelishish, qabul qilishni qanday qayd etish, hisobdorlik asosida mablag‘larni qanday berish, bosqichlarni qanday yakunlash. Bu mavzuni kompaniyaning bosqichma-bosqich rivojlanishi haqidagi qarash bilan to‘ldirish foydali: «Biznes evolyutsiyasi: kompaniya rivojlanishining 6 bosqichi» (rus tilida).

Tashkilotni boshqarish tizimi nimalardan iborat?

Ko‘p uchraydigan xato — boshqaruv tizimini bitta servis bilan tenglashtirish. Dastur yordam beradi, ammo boshqaruv odamlar va qoidalarga tayanadi. Tizim bir-birini qo‘llab-quvvatlaydigan bir nechta tayanchdan tashkil topadi.

Amaliyot uchun qulay model — oltita tarkibiy qism. Ularni birdaniga «hamma narsani raqamlashtirish»ga urinmasdan, birin-ketin yo‘lga qo‘yish mumkin.

• Maqsadlar va chegaralar. Oy va loyiha bo‘yicha nima muvaffaqiyat hisoblanadi: muddat, marja, sifat, takroriy savdo.
• Rollar va javobgarlik. Byudjet bo‘yicha kim qaror qabul qiladi, o‘zgarishlarni kim kelishadi, xaridlar uchun kim javob beradi, amalda bajarilgan ishlarni kim qayd etadi.
• Jarayonlar va qoidalar. Loyiha qanday boshlanadi, smeta qanday o‘zgartiriladi, bosqichlar qanday yakunlanadi, hujjatlar qanday saqlanadi.
• Boshqaruv hisobi. Rahbar uchun muntazam hisobotlar: loyihalarning foydaliligi, hisobdor mablag‘lar, qarzlar, kompaniya fondi.
• Muloqot. Qo‘ng‘iroqlar davriyligi, tezkor yig‘ilishlar tartibi, aloqa kanallari, xabar shablonlari, kelishuvlarni qayd etish qoidalari. Bu masalada «Loyihadagi muloqotni boshqarish» (rus tilida) materiali yordam beradi.
• Vositalar. Turli vazifalar uchun tizimlar to‘plami: vazifalar va muddatlar, CRM, moliya, hujjatlar, bilimlar bazasi.

Bu qismlar o‘zaro bog‘langanida tashkilotni boshqarish tizimining ishlashi oldindan tushunarli bo‘ladi. Rahbar «hamma narsani eslab yurishi» shart emas, chunki boshqaruv takrorlanadigan sikl sifatida yo‘lga qo‘yilgan bo‘ladi.

Qoidalar va jarayonlar: qanday kelishib, yozib qo‘yish kerak?

Jarayonlar ko‘pincha haddan tashqari keng tasvirlanadi. Aslida odamlarga odatiy vaziyat yuz berganda nima qilishni aytadigan qisqa qoidalar kerak. Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda bunday vaziyatlar doim takrorlanadi: «qo‘shimcha ishlar chiqdi», «pudratchiga avans kerak», «buyurtmachi tezroq bajarishni so‘rayapti», «ta’minot ulgurmayapti», «ishboshi hisobot bermadi».

Ishni loyiha xaritasidan — mijoz so‘rovidan tortib ishlar yakunlanishigacha bo‘lgan yo‘ldan boshlash ma’qul. Bu mantiqni boshqaruv tuzilmasi haqidagi tushuncha bilan bog‘lash qulay: kim qaysi nuqtada qaror qabul qiladi, funksional bo‘linmalar va loyiha rahbari o‘rtasida vakolatlar qanday taqsimlanadi. Bunda «Loyiha boshqaruvi tuzilmasi: turlari va uni shakllantirish» maqolasi asqatadi.

Keyingi qadam — tez samara beradigan uchta tayanch qoida.

• O‘zgarishlar qoidasi. Har qanday o‘zgarish qayd etiladi: nima o‘zgaradi, kim rozilik berdi, muddat va mablag‘ga qanday ta’sir qiladi.
• Faktni tasdiqlash qoidasi. Har qanday xarajat tasdiqlovchi dalil bilan asoslanadi: chek, fotosurat, izoh, tegishli loyiha bilan bog‘lanish.
• Qabul qilish qoidasi. Bosqich dalolatnoma yoki tekshiruv ro‘yxati bilan yakunlanadi: nima bajarildi, nima qoldi, qanday e’tirozlar bor.

Bu yerda qoidalarni amalda qo‘llashga yordam beradigan vositalar haqida o‘ylash foydali. Loyihaning kartochkasi, ishtirokchilar rollari, hodisalari va hujjatlari bo‘lsa, bahsli talqinlar kamayadi: faktlar bir joyda jamlanadi.

Pul boshqaruvning bir qismi sifatida: boshqaruv hisobi

Moliyaviy qismsiz tashkilotni boshqarish tizimi tezda ma’muriy ishlar yig‘indisiga aylanadi: vazifalar ko‘p, hisobotlar ko‘p, oy oxiridagi foyda esa kutilmagan bo‘lib chiqadi. Boshqaruv hisobi jamoa harakatlarini raqamlar bilan bog‘lab, bu ishlarga ma’no qaytaradi.

Qisqacha aytganda, boshqaruv hisobi — rahbar uchun muntazam hisobotlar tizimi. U quyidagi savollarga javob beradi: kompaniya har bir loyihadan qancha foyda oldi, marjinallik qanday, qaysi xarajatlar loyihaga tegishli, qaysilari umumiy.

Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda asosiy tarkib deyarli har doim bir xil:

• Loyihalar. Har bir shartnoma yoki obyekt alohida, o‘z balansi bilan yuritiladi.
• Pul oqimlari, daromadlar va xarajatlar. Buyurtmachidan kelgan tushumlar va to‘lovlar pul harakatini ko‘rsatadi. Foydani hisoblashda hisoblash usuli bo‘yicha sotishdan olingan daromad va xarajatlar ular tan olingan davrga kiritiladi; bu davr to‘lov sanasiga to‘g‘ri kelmasligi mumkin. Olingan avans va pul qoldig‘i o‘z-o‘zidan foydani ko‘rsatmaydi.
• Hisobdor mablag‘lar. Xaridlar, boshqa xarajatlar yoki hisob-kitoblar uchun mas’ul shaxsga, ulardan foydalanish bo‘yicha hisobot berish majburiyati bilan topshirilgan mablag‘lar. Xarajatni tasdiqlash va pulning amalda topshirilishi alohida hisobga olinadi. Bu qismga yondashuv «Hisobdorlik asosida berilgan mablag‘lar hisobini qanday yuritish kerak» (rus tilida) materialida yoritilgan.
• Xarajat moddalari va tafsilotlar. Marjani aynan nima kamaytirayotganini tushunish uchun xarajatlarning aniq tuzilmasi foydali. Bu masala «Xarajatlar hisobini qanday to‘g‘ri yuritish kerak» (rus tilida) maqolasida alohida ko‘rib chiqilgan.
• Foydalilik ko‘rsatkichlari. Marjinal foyda, marjinallik, rentabellik, sof foyda. Atamalarni tushunishda «Marjinal foyda» materiali asqatadi.

«Loyihalar va fondlar» bo‘limida loyihalar, ularning rahbarlari, buyurtmachilari va pul qoldiqlari ko‘rinadi. Pul qoldig‘i loyiha foydasini ko‘rsatmaydi. 101 namoyish akkauntining interfeysi rus tilida.

Bu mahsulotda amalda qanday ko‘rinishini bilmoqchi bo‘lsangiz, «Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda boshqaruv hisobini tashkil etish» maqolasiga qarang. Unda loyihalar tuzilmasi va haqiqiy xarajatlarni qayd etish intizomi bo‘lsa, boshqaruv hisobi uchun murakkab ERP tizimi shart emasligi yaqqol ko‘rinadi.

Kompaniya o‘sganida yana bir yo‘nalish — kompaniya bo‘yicha tahlil va fond bilan ishlash paydo bo‘ladi. 101’da Kompaniya fondi ichki xarajatlar hisobini yuritish uchun ishlatiladi. Bu bo‘limdan foydalanish imkoniyati amaldagi tarif va kompaniyadagi huquqlaringizga bog‘liq.

IT vositalari: vazifalarga mosini qanday tanlash kerak?

«Boshqaruv tizimi» deganda ko‘pincha bitta servis qidiriladi. Vositalar to‘plamiga qarash amaliyroq: muayyan boshqaruv vazifasini qaysi turdagi vosita hal qiladi? 101 blogida loyihalarni boshqarish tizimlariga oid alohida to‘plamlar va tanlash mezonlari bor: loyihalarni boshqarish tizimini qanday tanlash kerak, 10 ta tizim sharhi (rus tilida), loyihalarni boshqarish dasturlari to‘plami.

Tanlov asosli bo‘lishi uchun ehtiyojlarni yo‘nalishlarga ajrating: muddatlar va vazifalar, savdo, pul, hujjatlar, muloqot.

Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda ko‘pincha quyidagi uyg‘unlik samarali bo‘ladi: vazifalar va muddatlar uchun vazifalarni kuzatish tizimi, pul, hisobotlar va hujjatlar uchun esa alohida vosita. Shunda «boshqaruv» shunchaki ekranlar to‘plami bo‘lib qolmaydi, faktlar asosida boshqarish imkoniyati paydo bo‘ladi.

Joriy etish: tizim ishlashi uchun nima qilish kerak?

Tashkilotni boshqarish tizimini joriy etish kamdan-kam hollarda dastur tanlash bosqichida muvaffaqiyatsizlikka uchraydi. Ko‘pincha hamma narsani bir haftada o‘zgartirishga urinish ishni buzadi. Jamoaning odatlari bor, rahbarning vaqti kam, loyihalar bo‘yicha esa joriy majburiyatlar mavjud. Demak, tizimni bosqichma-bosqich joriy etish ma’qul: avval qoidalar va faktlarni qayd etish intizomi, keyin avtomatlashtirish.

Variantlardan biri — tizim haqiqiy ishni ko‘tara olishini tekshirish uchun 7 kunlik sinov. Bu loyihalarni boshqarish tizimini tanlash haqidagi maqolada keltirilgan yondashuv: avval ish ssenariylari, keyin haqiqiy sharoitdagi tekshiruv.

1. 1-qadam. Jarayonlari odatiy bo‘lgan bitta loyihani tanlang. Amalda bajarilgan ishlar va haqiqiy xarajatlarni qayd etish uchun mas’ullarni belgilang.
2. 2-qadam. 10–15 ta qoidani yozib qo‘ying: o‘zgarishlar, hisobdor mablag‘lar, xaridlar, qabul qilish, hisobotlar. Har bir qoida — bitta xatboshi.
3. 3-qadam. Boshqaruv maromini joriy eting. Masalan, haftada bir marta ish holati bo‘yicha qisqa qo‘ng‘iroq va bir marta loyihaning moliyaviy holatini ko‘rib chiqish. Davriylikni loyihalar davomiyligi va xatarlarga moslang.
4. 4-qadam. Vositalarni qo‘l mehnatini kamaytiradigan joylarda qo‘llang: cheklarni yig‘ish, fotohisobotlar, hujjatlarni shakllantirish, loyihalar bo‘yicha hisobotlar.
5. 5-qadam. Ikki haftadan so‘ng tahlil qiling: qaysi qoidalar bajarilmayapti, qayerda ma’lumot yetishmayapti, qaysi hisobotlar qaror qabul qilishga amalda yordam beryapti.

Loyihalar asosida ishlaydigan biznes uchun «Loyihalar asosida ishlaydigan biznesni boshqarish» (rus tilida) materialidagi boshqaruv tayanchlarini yodda tutish foydali: loyiha maqsadlari, jamoa, reja, byudjet nazorati, muntazam muloqot, xatarlar bilan ishlash, vakolatlarni topshirish.

Jarayonlarni rollar bo‘yicha ko‘rib chiqib, kompaniyaning qayerida boshqaruv izdan chiqayotganini tushunmoqchi bo‘lsangiz, 101 namoyishiga yoziling. Unda loyihalar, hisobotlar va hujjatlarni ish uslubingizga mos ravishda qanday bog‘lashni muhokama qilishingiz mumkin.

Ko‘rsatkichlar va boshqaruv maromi

Tashkilotni boshqarish tizimi ish maromi paydo bo‘lganida amaliyotga singadi. Bu marom — qarorlar bir xil qoidalar asosida qabul qilinadigan muntazam nazorat nuqtalaridir. Bunday maromsiz hatto yaxshi reglament ham faqat tekshiruv oldidan ochiladigan faylga aylanadi.

Loyihalar asosida ishlaydigan kompaniya uchun loyihalar davomiyligi va xatarlarga moslashtirish lozim bo‘lgan ish maromi namunasi:

• Har kuni yoki kunora: ishlar holati va to‘sqinliklar bo‘yicha qisqa ma’lumot.
• Haftada bir marta: loyihalarning moliyaviy holatini ko‘rib chiqish: pul tushumlari, to‘lovlar, hisobdor mablag‘lar, majburiyatlar.
• Oyda bir marta: kompaniya bo‘yicha boshqaruv hisoboti: foydalilik, umumiy xarajatlar, fond, ish yuklamasi rejalari.

Ko‘rsatkichlarni qarorlarga bevosita ta’sir qiladigan qilib tanlash ma’qul. Loyihalar asosida ishlaydigan biznesda bular odatda quyidagilar: loyihalar bo‘yicha marjinallik, debitorlik qarzi, hisobdor mablag‘lar bo‘yicha hisobni yopish tezligi, bajarilishidan oldin kelishilgan o‘zgarishlar ulushi, bosqichlar muddatlariga rioya etilishi. Ko‘rsatkichlar bilan hisob o‘rtasidagi bog‘liqlik boshqaruv hisobi haqidagi materiallarda batafsil yoritilgan.

Tashkilotni boshqarish tizimi ishlayotganining asosiy belgisi — kompaniyada savollar qisqaradi. «Kim aybdor?» o‘rniga «Qanday fakt bor?», «Nega pul yo‘q?» o‘rniga esa «Qaysi loyiha qaysi xarajat moddasi bo‘yicha zarar keltirdi?» degan savollar yangraydi. Bu qarorlari takror qo‘llanadigan, natijalarini esa oldindan kutish mumkin bo‘lgan boshqaruvdir.