Как понять, какая система управления проектами вам нужна
Запрос «система управления проектами» часто звучит одинаково, а внутри у компаний он разный. Одним важны сроки и задачи, другим — согласования, третьим — контроль команды на выездах, четвертым — финансовая картина по каждому проекту.
Чтобы выбрать систему осознанно, начните с двух вопросов. Первый: что у вас считается «проектом» (объект, ремонт, дизайн-проект, внедрение, маркетинговая кампания). Второй: где у вас теряется контроль — в сроках, коммуникации, документах, оплатах, взаиморасчетах с подрядчиками.
Классические системы управления проектами держат фокус на задачах, дедлайнах, статусах и нагрузке. Это полезно, когда у вас много параллельных задач и зависимостей. При этом в проектном бизнесе часто болит другое: деньги распределены между людьми, чеки живут в чатах, отчеты собираются вручную, и в итоге руководитель узнает финансовый результат постфактум.
Если вы управляете проектами «по сметам и актам», обратите внимание на решения, где финансовая отчетность встроена в проект и разделена по ролям. Про этот подход мы пишем и в материалах про управление проектным бизнесом, и в статьях про финансовый учет доходов и расходов.
Хорошая система управления проектами отвечает на один практический вопрос: что вы хотите видеть каждый день — статус задач или финансовый результат по проектам?10 систем управления проектами
Ниже — 10 популярных сервисов. Список собран так, чтобы вы увидели разные «школы» управления: таск-трекеры, work management платформы, инструменты для инженерных графиков, системы для продуктовых команд и решение для финансовой прозрачности проектов.
| Сервис | Сильная сторона | Кому подходит |
|---|---|---|
| Приложение 101 | Финансовый учет по проектам и разделение финансовой отчетности по ролям с телефона | Строительство, ремонт, дизайн, продакшн, агентства, команды, где важны деньги и отчетность |
| Jira | Agile-доски, бэклог, спринты, гибкие workflow | Разработка, продуктовые команды, техподдержка |
| Trello | Канбан-доски и автоматизации для повторяющихся процессов | Небольшие команды, процессы «по доске» |
| Asana | Проектные представления (список, доска, таймлайн), управление нагрузкой | Маркетинг, операционка, кросс-функциональные команды |
| ClickUp | «Все-в-одном»: задачи, документы, цели, дашборды | Команды, которые хотят собрать работу в одной системе |
| monday.com | Work management с автоматизациями и шаблонами под отделы | Офисные команды, управление портфелем проектов |
| Wrike | Отчеты, согласования, ресурсное планирование, корпоративные сценарии | Средние и крупные компании с процессами согласования |
| Notion | Базы данных, страницы, таймлайны и календари в едином пространстве | Команды, которым важны знания, документация, гибкие реестры |
| Microsoft Project (и экосистема Planner) | Гант, ресурсы, портфельное планирование | Инженерные графики, сложное ресурсное планирование |
| YouTrack | Agile-доски, issue tracking, гибкая настройка под команды | Разработка, IT, внутренние сервисные команды |
Приложение 101. Это система для проектного бизнеса, где проект — финансово понятный объект: поступления, расходы, баланс, отчеты, документы, взаиморасчеты с людьми. Ключевая вещь здесь — мобильность и разделение финансовой отчетности: мастер, прораб, подрядчик или менеджер вносит свой отчет с телефона, руководитель видит общую картину, заказчик получает прозрачный отчет по своему проекту. Такой сценарий закрывает дыру, которая остается в классических таск-трекерах: задачи есть, финансового контроля по проекту нет.
Если вам важно подтверждение работ, обратите внимание на механику приемки событий в 101: в блоге разбирали, как это помогает в спорных ситуациях — как приложение может защитить вас. Если вы в стройке и сравниваете подходы, посмотрите разбор Gectaro и Приложения 101. Если у вас вопрос «какой учетный сервис выбрать», пригодится обзор приложений для управленческого учета.
Отдельно отмечу PRO+: там полезен «Фонд компании», когда нужно учитывать общие расходы бизнеса и распределять результат между партнерами, сохраняя порядок в проектах.
Jira. Один из стандартов для разработки: бэклог, спринты, доски, workflow, отчеты по работе команды. Если у вас продуктовая разработка и важны процессы Scrum/Kanban, Jira закрывает большую часть ежедневных сценариев руководителя разработки. Финансовый учет по проектам и подотчетным средствам обычно живет в другой системе.
Trello. Легко стартовать, легко объяснить команде. Канбан-доска остается основным форматом, плюс есть автоматизации для повторяющихся действий. Trello хорошо помогает вытащить процесс из чатов в структуру, когда вам достаточно статусов и понятного движения карточек.
Asana. Подходит, когда проекту нужны представления «список/доска/таймлайн», плюс видимость загрузки команды и перераспределение задач. Частый сценарий — маркетинг и операционная работа, где зависимостей много, а командам нужен единый план и быстрые отчеты по прогрессу.
ClickUp. Его выбирают, когда хотят собрать задачи, документы, цели и дашборды в одном месте. Приживется, если вы готовы один раз настроить структуру под себя и поддерживать дисциплину ведения задач. В проектном бизнесе его часто дополняют финансовым учетом в отдельном контуре.
monday.com. Work management платформа с логикой «таблица/доска» и автоматизациями под разные отделы. Сильная сторона — быстро собрать процессы: заявки, согласования, статусы, шаблоны проектов, отчеты руководителю. Если у вас много повторяющихся процессов, monday.com закрывает их довольно уверенно.
Wrike. Его часто выбирают компании, где много согласований, правок, внешних участников и внутренней отчетности. В таких условиях важны права доступа, маршруты согласования и управленческие отчеты. Wrike дает широкие возможности именно в «корпоративной» части управления работой.
Notion. Это гибкое рабочее пространство, где можно собрать базу знаний, регламенты, проектные страницы, таблицы-реестры, календарь и таймлайны. Notion часто заменяет разрозненные документы, папки и вики, а задачи живут рядом с контекстом. Если у вас проблема с документацией и передачей знаний, Notion закрывает ее быстро.
Microsoft Project (и экосистема Planner). Подходит для сценариев, где на первом месте детальный график (Гант) и ресурсное планирование. Это история про инженерные проекты, портфели, взаимосвязи и планы по мощностям. Важно заранее оценить, кто будет поддерживать актуальность плана.
YouTrack. Инструмент для команд, которым нужен issue tracker и Agile-доски, с гибкой настройкой процессов под себя. Часто выбирают разработчики и IT-команды, которые хотят быстрый трекинг задач и прозрачный процесс без лишней «обвязки».
Если вы выбираете систему управления проектами в 2025 году, держите фокус на своем узком месте. Таск-трекер закрывает сроки и ответственность по задачам. Финансовая система закрывает деньги, отчетность и взаиморасчеты. В проектном бизнесе чаще всего нужны обе логики, просто в разном «весе».
Если хотите посмотреть, как выглядит управление проектом через финансовую отчетность и разделение ролей, приходите на бесплатную презентацию Приложения 101.