Почему честный учёт важен, даже если вы и так «всё чувствуете»
В личной жизни многие ведут деньги «на глаз»: помнят размер ипотеки, цену топлива, представляют, сколько уходит на еду. В бизнесе такой подход превращает управление в лотерею. Один месяц остаётся кэш, в другой все деньги растворяются, причина не видна.
Финансовый учёт в компании — это способ зафиксировать то, как вы проживаете деньги, время и ресурсы на проектах. Цифры похожи на дневник: они не придумывают проблему, они показывают, что уже случилось.
Учёт нужен не только налоговой службе, он нужен вам как руководителю. Пока вы опираетесь на ощущения, в голове крутятся отдельные эпизоды: удачный договор, проблемный заказчик, задержка оплаты. Только системный учёт связывает это в картину: какие проекты вытягивают компанию, какие тянут вниз и за счёт чего.
Когда цифры начинают подбираться под желаемый результат, учёта больше нет. Остаётся отчётность для галочки. На бумаге прибыль, по ощущениям усталость и пустая касса. Руководитель перестаёт видеть, где бизнес действительно зарабатывает, а где просто крутит деньги.
Честный учёт опирается на реальность, даже если она неприятна. Именно в этой реальности вы принимаете решения, платите зарплаты, подписываете договоры. Продолжать жить по ощущениям удобно, пока хватает денег. В момент кризиса выживает тот, у кого есть цифры, а не набор воспоминаний.
Что происходит, когда вы ровняете цифры под красивые отчёты
Представьте объект, где выручка закрыла только работы, а материалы ушли из вашего кармана. В отчёте хочется показать небольшой плюс, и часть закупок вы переносите на следующий проект или списываете на «общие расходы».
На короткой дистанции руководителю спокойнее. Команда видит зелёные строки, вам кажется, что бизнес развивается. При этом проблема никуда не девается: следующий объект начинается с невидимого долга, который никто не учёл.
Так появляются кассовые разрывы. Формально проекты в плюсе, в реальности подрядчики ждут выплат, материалы берутся в кредит у поставщиков, вы перекрываете один объект авансом с другого. Учёт перестаёт быть инструментом управления и превращается в маску, которая скрывает усталость компании.
Когда цифры подгоняются под ожидания, вы не увидите:
- что прайс по отдельным работам не покрывает даже прямые затраты;
- что часть материалов стабильно «теряется» без отражения в событиях;
- что один и тот же контрагент регулярно срывает сроки оплат и съедает вашу ликвидность;
- что управленческие решения размывают маржу, хотя оборот растёт.
Самый опасный эффект подправленных отчётов — иллюзия контроля. Пока в таблицах всё зелёное, у руководителя нет повода задавать неудобные вопросы. Слабые места бизнеса продолжают существовать, только теперь они не видны никому.
Как понять, что учёт отражает реальность
Учёт реальной жизни всегда немного неровный. В одном месяце высокая маржа, в следующем провал, новый тип работ даёт другую структуру расходов, отдельные исполнители показывают разные результаты. Это нормальная картина живого бизнеса.
Если в отчётах все проекты дают почти одинаковый процент прибыли и никогда не уходят в минус, стоит насторожиться. Либо компания попала в идеальные условия, либо цифры подбираются под заранее ожидаемый результат. Во втором случае учёт теряет смысл.
Честный учёт можно узнать по нескольким признакам. События создаются по факту: пришёл аванс — он появился в балансе, закупили материалы — чек вошёл в историю проекта, мастер выполнил работы — они отражены отдельной строкой. Исправления не заметают следы, а оформляются корректирующими операциями.
Ещё один признак реального учёта — у руководителя есть рабочие показатели, на которые он смотрит регулярно: маржа по проектам, рентабельность типов работ, доля проблемных контрагентов. Мы подробно разбирали ключевые цифры для управленца в статье «Шесть показателей эффективности бизнеса».
Если вы открываете отчёты и заранее знаете, что увидите одинаковые цифры по всем объектам, система уже даёт сигнал. Скорее всего, она обслуживает ваши ожидания, а не бизнес. Настоящая ценность учёта начинается там, где в цифрах появляются различия и вопросы.
Зачем бизнесу «плохие» цифры и минусовые проекты
Минус в отчёте по проекту неприятен. Хочется спрятать его в общих расходах или раскидать по следующим объектам, чтобы общая картинка выглядела спокойнее. Это человеческое желание, но для управления бизнесом оно разрушительно.
Отрицательный результат — это диагноз, с которым можно работать. Он подсказывает, где искать причину: недооценённый прайс, слабый контроль дополнительных работ, невыгодные условия с конкретным заказчиком, провал в организации закупок. Пока минус растворён в общем массиве цифр, диагноз выглядит как усталость и чувство, что «денег нет».
У компании с честным учётом списки минусовых проектов превращаются в план действий. Один объект утонул в допработах без допсоглашений — пересматриваем регламент согласования. Второй показал нулевую маржу по конкретному виду работ — поднимаем цену или меняем технологию. Третий развалился из-за заказчика, который не соблюдает график оплат — перестаём работать с такими условиями.
Сильная аналитика строится как раз на таких «неудобных» кейсах. Если системно разбирать проекты с отрицательным результатом, через год компания получает другой уровень качества, и цифры начинают меняться без магии маркетинга. Мы подробно разбирали подход к цифрам в статье про систему бизнес-аналитики.
Чем честнее вы относитесь к минусовым проектам, тем больше опыта накапливает компания. Рано или поздно типовые ошибки уходят, и на их месте появляется предсказуемый результат. Без неприятных цифр до этой точки не добраться.
Как выстроить честный учёт в Приложении 101 без самообмана
Технически вести честный учёт проще, чем кажется. Главное — договориться с собой: цифры фиксируют факты жизни компании, а не ожидания руководителя. Для этого нужна привычка отражать реальность сразу и не переписывать историю ради красивых отчётов.
Приложение 101 создано именно для учёта реальных событий. Каждый аванс, каждая закупка, каждая работа оформляется отдельным событием с датой, суммой и участниками. В этой модели нет места общим формулировкам вроде «что‑то купили на объект», остаются только конкретные факты.
Шаг 1. Решите внутри команды, что учёт — это отражение реальности. Если событие проведено, его не меняют ради красоты, только исправляют явные ошибки (ошиблись счётом, перепутали контрагента). Все остальные корректировки оформляются отдельными операциями, чтобы история проекта оставалась прозрачной.
Шаг 2. Разведите личные деньги и деньги компании. Не закрывайте минусы по объектам через личный вклад «из кармана» без фиксации в Приложении 101. Если вы дольёте свои средства, это тоже событие, которое должно попасть в баланс проекта. Тогда в отчётах будет видно, чем на самом деле питается бизнес.
Шаг 3. Договоритесь о правилах для контрагентов. Если подрядчик выполнил работы, они отражаются в отчёте в тот же день, а не через неделю по памяти. Если заказчик задержал оплату, это видно в балансе. Так формируется честная статистика по каждому участнику, без попыток «сгладить углы».
Шаг 4. Сделайте регулярный разбор цифр обязательной частью управления. Раз в неделю открывайте отчёт по проектам в 101 и смотрите, где появились отклонения: провалы по марже, затянувшиеся авансы, рост долга по контрагенту. Раз в месяц выбирайте один проблемный объект и разбирайте его детально по событиям.
Шаг 5. Используйте аналитику 101 как панель приборов. Баланс по проектам, отчёты по фондам, прибыль по руководителям и видам работ помогают увидеть систему целиком, а не отдельные цифры. Подробнее о том, как выстроить такую картину, мы собрали в статье про бизнес-аналитику в Приложении 101.
Если вы хотите посмотреть, как такая модель учёта может работать в вашем бизнесе, приходите на бесплатную демонстрацию сервиса. Эксперт покажет, как через события, отчёты и роли в Приложении 101 собирать честную картину по проектам, контрагентам и фондам компании без подгонки цифр.