Al elegir una plataforma de gestión empresarial, empiece por las decisiones que debe tomar cada día y por los datos en los que se apoyará. Defina qué procesos deben estar conectados: ventas, proyectos, recursos, finanzas o colaboración del equipo.
En una empresa que trabaja por proyectos, puede perderse el control de los gastos y las liquidaciones de cada proyecto: los documentos quedan en las conversaciones y el resultado solo se conoce cuando termina el trabajo. En el comercio requieren especial atención las existencias y las compras; en los servicios, las solicitudes y los contactos recurrentes. Elabore su propia lista de problemas que debe resolver el sistema.
A continuación se presentan cinco soluciones con distintos enfoques y preguntas que le ayudarán a compararlas con su forma de trabajar. Algunas funciones de estos productos se solapan; el orden en que aparecen no indica una posición en una clasificación.
Contenido:
- Qué se considera una plataforma de gestión empresarial
- Cómo elegir una plataforma: preguntas para comparar
- Cinco soluciones para distintas necesidades
- Cuando un solo sistema no basta: combinar dos o tres herramientas
- Qué riesgos revisar durante la implantación
- Cómo incorporar la gestión financiera en una empresa que trabaja por proyectos
Qué se considera una plataforma de gestión empresarial
En este análisis llamamos plataforma de gestión empresarial a un sistema que conecta varios procesos de trabajo y sus datos: clientes, pedidos, proyectos, recursos o finanzas. El nombre por sí solo no determina las funciones que necesita. Compruebe cómo pasa la información de una tarea a otra relacionada dentro de la solución elegida.
Al elegir una herramienta, defina qué indicador quiere obtener sin tener que recopilar datos de chats y hojas de cálculo a mano. Para un proyecto concreto pueden ser los gastos y las liquidaciones con los participantes; para las ventas, la conversión y la rapidez de respuesta; para la producción, el coste de producción y el nivel de utilización de los recursos.
Antes de la implantación, describa los roles, el acceso a los datos, el procedimiento de trabajo con documentos y las reglas para registrar operaciones. Asigne responsables de estas reglas: instalar el programa no basta para que la información sea completa y comparable.
Cómo elegir una plataforma: preguntas para comparar
Primero describa los procesos actuales y el resultado que quiere conseguir. Así dispondrá de criterios para comparar soluciones y preparar un caso de demostración, y después para evaluar la implantación.
Responda por escrito a las preguntas junto con las personas que utilizarán el sistema. Aclare las discrepancias antes de elegir el producto y muestre al proveedor ejemplos reales de sus documentos y operaciones.
- ¿Qué se considera la «unidad de registro» de la empresa: un cliente, una oportunidad de venta, un proyecto, una obra, un pedido o una solicitud?
- ¿Dónde se pierde ahora el control: en las solicitudes, los plazos, el dinero, los documentos, las responsabilidades o las comunicaciones?
- ¿Qué roles deben trabajar en el sistema: directivo, gestor, encargado, contratista, contable o socio?
- ¿Se necesita trabajar desde el móvil o el trabajo se realiza desde un ordenador?
- ¿Qué documentos deben generarse: presupuestos, facturas, actas, informes de gastos o informes para el cliente?
- ¿Qué integraciones son imprescindibles: telefonía, mensajería, banco, caja, almacén o sitio web?
- ¿Qué indicador elige como principal para la necesidad actual: ingresos por ventas, margen, beneficio, deuda de los clientes o rapidez de ejecución?
Compare dos opciones: una plataforma con los módulos necesarios y una combinación de varias herramientas. Para cada opción, determine dónde se guarda el registro original, quién se encarga de actualizarlo y cómo llegará la información a los demás informes.
El CRM (sistema de gestión de clientes y oportunidades de venta) y la contabilidad de gestión resuelven necesidades distintas que pueden reunirse en un mismo producto. El artículo «¿Contabilidad de gestión financiera o sistema CRM?» (en ruso) le ayudará a entenderlas. Al elegir, compruebe los casos de uso que necesita, además del nombre de la categoría del programa.
Cinco soluciones para distintas necesidades
Los siguientes son ejemplos de soluciones, no un estudio de cuotas de mercado ni una clasificación de calidad. La descripción de sus funciones se contrastó con las páginas oficiales el 26 de octubre de 2026. Compruebe los módulos incluidos, las condiciones de licencia y la disponibilidad de las integraciones necesarias para la modalidad de producto elegida.
| Solución | Necesidades principales | Qué comprobar con su propio caso |
|---|---|---|
| Bitrix24 | Clientes, ventas, tareas y comunicaciones. | ¿Cómo se tramita una solicitud y se obtiene el resultado necesario para el proyecto o pedido? |
| 1C:ERP Gestión empresarial | Finanzas, ventas, compras, existencias y producción. | ¿Qué procesos y datos maestros hay que configurar y quién se encarga de mantenerlos? |
| Odoo | Aplicaciones conectadas para ventas, contabilidad, existencias y proyectos. | ¿Qué aplicaciones se necesitan y quién se ocupa de la configuración, las actualizaciones y el soporte? |
| Microsoft Dynamics 365 y Power Platform | Aplicaciones empresariales, automatización y análisis de datos. | ¿Qué conjunto de aplicaciones, licencias y conexiones con los datos necesita su empresa? |
| Aplicación 101 | Trabajo e información financiera por proyectos. | ¿Qué operaciones, roles e informes necesita para su obra o proyecto y cómo se calculan los indicadores? |
1) Bitrix24: gestión de clientes, tareas y comunicaciones. El producto incluye fichas de clientes, embudos de ventas, canales de comunicación y herramientas para gestionar tareas. Si su prioridad es tramitar solicitudes y conservar el historial de interacción con el cliente, pruebe este caso con sus propios ejemplos. Averigüe por separado cómo obtendrá el resultado económico que necesita para el proyecto o pedido. Fuente: descripción oficial del CRM de Bitrix24 (en ruso).
2) 1C:ERP «Gestión empresarial»: planificación y control de los recursos de la empresa. Aquí se analiza una solución concreta de planificación de recursos empresariales (ERP), no toda la familia de programas 1C. Incluye las áreas de finanzas, ventas, compras, existencias y producción. Al evaluarla, examine sus procesos, la configuración de los datos maestros, la forma de trabajar del personal y el alcance de la implantación. Fuente: página oficial de 1C:ERP (en ruso).
3) Odoo: un conjunto de aplicaciones empresariales conectadas. Incluye aplicaciones para clientes y ventas, contabilidad, existencias, proyectos y otras necesidades. Se pueden elegir las aplicaciones según los procesos de la empresa. Antes de la implantación, defina el conjunto necesario y los responsables de la configuración, las actualizaciones, el acceso a los datos y el soporte. Fuente: catálogo oficial de aplicaciones de Odoo (en inglés).
4) Microsoft Dynamics 365 y Power Platform: aplicaciones empresariales y herramientas para ampliarlas. La oferta de Dynamics 365 incluye soluciones para ventas, servicio, finanzas y operaciones; Power Platform incorpora herramientas de creación de aplicaciones, automatización y análisis de datos. Defina el conjunto necesario y evalúe las licencias, la configuración, la formación, el soporte y el trabajo con los datos. Fuentes: páginas oficiales de Dynamics 365 (en inglés) y Power Platform (en inglés).
5) Aplicación 101: gestión de las finanzas y del trabajo por proyectos. Para una empresa que trabaja por proyectos, conviene comprobar el registro de gastos e ingresos, los presupuestos, los informes, las liquidaciones con los participantes y los indicadores de cada obra o proyecto. Durante la demostración, examine su propio proyecto: qué operaciones se incluyen en los informes, cómo se calculan los indicadores y quién puede ver esos datos. Las funciones de gestión de clientes y finanzas pueden coexistir en una misma plataforma.
Durante la presentación, pida que se analice su caso: el proyecto, los participantes, el presupuesto, los gastos y el informe esperado. Las preguntas preparadas le ayudarán a valorar si el proceso de trabajo encaja con su equipo.
Cuando un solo sistema no basta: combinar dos o tres herramientas
Si elige varias herramientas, reparta entre ellas las tareas. Por ejemplo, la gestión de clientes se ocupa de las consultas y la comunicación; la gestión de proyectos, de los plazos y la ejecución; y la contabilidad financiera, de las operaciones y las liquidaciones. Estas áreas también pueden estar conectadas dentro de una sola plataforma.
Defina la fuente principal para cada tipo de dato: la ficha del cliente, el estado de los trabajos, un pago o un gasto. Después compruebe cómo se transmiten los cambios, cómo se gestionan los errores y quién se responsabiliza del cotejo de datos. De lo contrario, informes con el mismo nombre pueden basarse en registros originales distintos.
Si todavía registra los gastos en una hoja de cálculo, compruebe qué funciones le faltan: trabajo compartido, acceso por roles, documentos justificativos o informes por proyectos. Para comparar, consulte el artículo «Cómo controlar los gastos en Excel». Decida si cambiar de sistema en función de sus necesidades y limitaciones.
Qué riesgos revisar durante la implantación
Pueden surgir problemas tanto al elegir el producto como al implantarlo. Compruebe si se han establecido las reglas de introducción de datos, si hay una persona responsable y si la dirección utiliza los informes obtenidos en su trabajo. Acuerde estas acciones antes de que el equipo empiece a utilizar el sistema.
Antes de automatizar, acuerde quién autoriza los gastos, quién aprueba los presupuestos y cómo se registran los cambios del proyecto. Estas reglas ayudarán a configurar los permisos y la secuencia de trabajo en el sistema elegido.
Para los gastos, defina de antemano qué documentos justificativos se necesitan y quién los verifica. En el trabajo por proyectos pueden ser recibos, actas y otros archivos adjuntos. Al elegir el sistema, revise todo el recorrido: registro de la operación, incorporación del documento, verificación e inclusión de la información en el informe.
Cómo incorporar la gestión financiera en una empresa que trabaja por proyectos
Tanto los plazos como el resultado económico son importantes para un proyecto. Compare el avance de los trabajos con los gastos, los pagos y las obligaciones: qué operaciones ya están registradas, qué cantidades se han entregado a los participantes y qué liquidaciones quedan pendientes. La prioridad de los indicadores depende de su modelo de proyecto.
En la aplicación 101, los datos pueden examinarse en el contexto del proyecto: sus operaciones, presupuestos, informes y liquidaciones con los participantes. Compruebe con su propio caso qué acciones están disponibles para la dirección, el contratista y otros roles, y cómo se obtiene la situación financiera que necesita conocer.
Al liquidar cuentas con los participantes, distinga los tipos de operaciones, los fondos propios y los fondos sujetos a rendición de cuentas, así como el significado del saldo mostrado. El importe correspondiente a un participante y la existencia de documentos justificativos responden a preguntas distintas; establezca por separado el procedimiento de control documental.
Encontrará más información sobre las necesidades de una empresa que trabaja por proyectos en los artículos sobre la gestión de empresas por proyectos (en ruso) y sobre la contabilidad financiera de ingresos y gastos.
Compare las soluciones con un mismo caso: la consulta del cliente, el acuerdo sobre los trabajos, la ejecución, los gastos y las liquidaciones. Una plataforma adecuada debe ofrecer a su equipo acciones claras y datos verificables para tomar decisiones.
