კორპორაციულ ღონისძიებებზე მსჯელობა ხშირად ორ უკიდურესობას შორის მერყეობს: „ეს ფულის ფუჭად ხარჯვაა“ და „ამის გარეშე გუნდი დაიშლება“. რეალობა უფრო მშვიდია. ღონისძიებას შედეგი აქვს, როცა მას აქვს მიზანი, მონაწილეობის გასაგები წესები და გამჭვირვალე პასუხი კითხვაზე — ვინ იხდის.
კიდევ უფრო მნიშვნელოვანია სხვა რამ: კორპორაციული ღონისძიებები და გუნდური აქტივობები თითქმის ყოველთვის მმართველობითი აღრიცხვის მიღმა რჩება. ბარათიდან ფული იხარჯება „საჭმელზე“, „ტაქსიზე“, „საჩუქრებზე“, წლის ბოლოს კი რჩება განცდა, რომ ადამიანებზე ბევრი დაიხარჯა, თუმცა შედეგის შესაფასებლად მონაცემები არ არსებობს.
სტატიაში კორპორაციულ ღონისძიებებს მთლიანობაში განვიხილავთ: რა ფორმატები არსებობს, ვის სჭირდება ისინი რეალურად, როგორ შევთანხმდეთ გადახდაზე და როგორ ჩავრთოთ ეს ყველაფერი კომპანიის საერთო ფინანსურ სისტემაში, ფონდებისა და რეგულარული შენატანების ჩათვლით.
შინაარსი:
- რა არის კორპორაციული ღონისძიებები?
- რისთვის სჭირდება ისინი კორპორაციულ კულტურას?
- ფორმატები: სავალდებულოდან ნებაყოფლობითამდე
- ვინ იხდის და როგორ შევთანხმდეთ წყენის გარეშე?
- როგორ ჩავრთოთ ღონისძიებები ფინანსურ სისტემაში?
- ფონდები: როგორ გადავდოთ ფული კორპორაციული ღონისძიებებისთვის
- ღონისძიებების პოლიტიკის მოკლე საკონტროლო სია
რა არის კორპორაციული ღონისძიებები?
კორპორაციული ღონისძიებები არის ნებისმიერი ორგანიზებული აქტივობა, რომელსაც კომპანია თავის გუნდს უკავშირებს: საერთო დღესასწაულიდან სასწავლო დღემდე, ერთობლივი გასვლიდან ახალი თანამშრომლების ხელმძღვანელთან მოკლე შეხვედრამდე.
მთავარი ნიშანი მარტივია: ღონისძიება სამუშაო ურთიერთობებზე მოქმედებს. ის ადამიანებს ეხმარება ერთმანეთის გაცნობაში, წესებზე შეთანხმებაში, რთული პერიოდის შემდეგ დაძაბულობის მოხსნაში, შედეგის აღნიშვნაში, სწავლასა და ახალი თანამშრომლის უფრო სწრაფად ინტეგრირებაში.
არსებობს სასარგებლო მმართველობითი მიდგომა: კორპორაციული ღონისძიება შეიძლება განვიხილოთ როგორც შიდა პროექტი. მას აქვს მიზანი, ბიუჯეტი, ვადები, პასუხისმგებელი პირები და საბოლოო დასკვნები — რა გამოვიდა და რისი შეცვლა სჯობს. ეს ორგანიზაციული მიდგომაა; 101-ის აპლიკაციაში ყოველი ღონისძიებისთვის ცალკე პროექტის შექმნა სავალდებულო არ არის.
რისთვის სჭირდება ისინი კორპორაციულ კულტურას?
კორპორაციული კულტურა ღირებულებების ამსახველი პლაკატების გარეშეც არსებობს. ის დეტალებში ჩანს: როგორ განიხილავენ შეცდომებს, როგორ გადასცემენ დავალებებს, როგორ აგვარებენ კონფლიქტებს და როგორ იღებენ გადაწყვეტილებებს. ღონისძიებები ქმნის სივრცეს, სადაც ამ წესების განხილვა და განმტკიცებაა შესაძლებელი.
პროექტებზე მომუშავე ბიზნესში ტიპური სურათი ასეთია: გუნდი 6-დან 25 ადამიანამდე გაიზარდა, გაჩნდნენ სამუშაოთა მწარმოებლები, მომარაგების თანამშრომლები, ხარჯთაღრიცხვის სპეციალისტი და პროექტების ხელმძღვანელი. საკითხებმა სხვადასხვა როლს შორის „დაკარგვა“ დაიწყო. თვის შედეგების ერთი სრულფასოვანი ერთობლივი განხილვა ხშირად მეტ წესრიგს ქმნის, ვიდრე კიდევ ერთი, მეათე ჩატი.
ღონისძიებები მშვიდ პერიოდშიც სასარგებლოა: ისინი კომუნიკაციას რეგულარულს ხდის გადაუდებელი პრობლემების მიღმაც. მაშინ, დატვირთვის პიკზე, გუნდი დროს აღარ კარგავს იმის გარკვევაში, ვინ რაზეა პასუხისმგებელი.
ფორმატები: სავალდებულოდან ნებაყოფლობითამდე
ხშირად გვხვდება ერთი შეცდომა: ყველა აქტივობას „გუნდის შეკვრას“ უწოდებენ და ერთი საზომით შეფასებას ცდილობენ. სხვადასხვა ფორმატს განსხვავებული ღირებულება და გადახდის განსხვავებული ლოგიკა აქვს.
კორპორაციული ღონისძიებები დანიშნულების მიხედვით შეიძლება ასე დავყოთ. ერთ კომპანიაში ყველა ფორმატი შეიძლება თანაარსებობდეს, სხვადასხვა პროპორციით.
- სამუშაო ღონისძიებები: სტრატეგიული სესია, სეზონის დაგეგმვა, ხარისხის განხილვა, უსაფრთხოების ტექნიკის სწავლება, პროდუქტის შესწავლა.
- კულტურული რიტუალები: მილოცვები, დაჯილდოება, კომპანიის დღე, პროექტის ჩაბარების შემდეგ საერთო სადილი.
- ადაპტაცია: ახალი თანამშრომლების შეხვედრა, საწყობისა და ობიექტების დათვალიერება, ანგარიშგებისა და კომუნიკაციის წესების გაცნობა.
- არაფორმალური შეხვედრები: დასვენების დღეების გარეშე გატარებული კვირის შემდეგ ბარში წასვლა, ერთობლივი თამაში, მცირე ჯგუფით ბუნებაში გასვლა.
მნიშვნელოვანი დეტალია: „არაფორმალური“ არ ნიშნავს „უსარგებლოს“. რთული ობიექტის ერთობლივი ჩაბარების შემდეგ გუნდს ხშირად ამოსუნთქვა სჭირდება. აქ უკვე საზღვრებზეა საუბარი: რაზე შეთანხმდნენ, ვინ მონაწილეობს, ვინ იხდის და როგორ აღირიცხება ხარჯები.
ვინ იხდის და როგორ შევთანხმდეთ წყენის გარეშე?
იხდის ის, ვინც მმართველობით სარგებელს იღებს და წესებს ადგენს. თუ კომპანიას ღონისძიება მართვის ინსტრუმენტად სჭირდება, ხარჯიც კომპანიამ უნდა გაიღოს. თუ ეს თანამშრომლების პირადი ინიციატივაა, თანხის ერთობლივად შეგროვებაც შესაძლებელია ერთი პირობით: მონაწილეობა ნებაყოფლობითია.
ტიპური კონფლიქტი ასე გამოიყურება: ხელმძღვანელი „ყველას ეპატიჟება“, გუნდის ნაწილი ალკოჰოლს არ სვამს ან ხმაურიანი ფორმატებით იღლება, შემდეგ კი ადამიანები ფულს დებენ, „ურთიერთობა რომ არ გააფუჭონ“. ეს ნდობას უფრო მეტად აზიანებს, ვიდრე კორპორაციული ღონისძიების არქონა.
| სიტუაცია | ვინ არის ინიციატორი | ვინ იხდის | როგორ გაფორმდეს |
|---|---|---|---|
| სწავლება, სტრატეგია, სავალდებულო შეხვედრები | კომპანია | კომპანია | ბიუჯეტი, პასუხისმგებელი პირი, შედეგების ანგარიში |
| დღესასწაული მთელი გუნდისთვის | კომპანია | კომპანია | ცალკე ბიუჯეტი და მონაწილეობის წესები |
| მცირე ჯგუფით ბარში გასვლა | თანამშრომლები | თანამშრომლები ან შერეული სქემა | ნებაყოფლობითობა და გასაგები ლიმიტი, თუ კომპანია თანხას ამატებს |
| კოლეგებისთვის პირადი საჩუქრები | თანამშრომლები | თანამშრომლები | მხოლოდ სურვილისამებრ, „ყველასგან“ ფულის შეგროვების გარეშე |
როგორ ჩავრთოთ ღონისძიებები ფინანსურ სისტემაში?
ყველაზე პრაქტიკული გზა კორპორაციული ღონისძიებების მმართველობითი აღრიცხვის ნაწილად მიჩნევაა. როგორც სამშენებლო ობიექტის ან სააგენტოს პროექტის შემთხვევაში: გეგმა, ფაქტობრივი შედეგები, პასუხისმგებელი პირები, დოკუმენტები და დასკვნები.
101-ის აპლიკაციაში კორპორაციული ღონისძიების ხარჯების აღრიცხვა შესაძლებელია ხარჯების მუხლების მიხედვით შედგენილი ანგარიშებით, ჩეკებისა და დოკუმენტების დართვით. კომპანიის საერთო ხარჯები კომპანიის ფონდს მიეკუთვნება, პროექტთან მიბმის გარეშე. თუ კომპანიამ ღონისძიების პროექტის მიხედვით აღრიცხვა აირჩია, ანგარიშები შეიძლება ცალკე პროექტს მიებას; ამისთვის პროექტში დამკვეთი უნდა იყოს მითითებული. თავად ღონისძიება და 101-ის მოვლენა სხვადასხვა ცნებაა: 101-ში მოვლენა აღრიცხვის ცალკეული ჩანაწერია, მაგალითად, ხარჯების ანგარიში ან გადარიცხვა. ფინანსური აღრიცხვისა და კორპორაციული ღონისძიებების ორგანიზების შესახებ იხილეთ მასალები პროექტის ფინანსურ მართვასა და საახალწლო კორპორაციულ ღონისძიებებზე. პროექტის ფინანსური მართვა, ახალი წელი სამშენებლო კომპანიაში (რუსულ ენაზე).
რა უნდა გააკეთოთ:
- განსაზღვრეთ ღონისძიების მიზანი და შედეგის კრიტერიუმი — რა უნდა შეიცვალოს მის შემდეგ.
- დაადგინეთ მონაწილეობის წესები: ვისთვის არის სავალდებულო, ვისთვის — ნებაყოფლობითი და არსებობს თუ არა ალტერნატიული ფორმატი.
- შეადგინეთ ბიუჯეტი მუხლების მიხედვით: სივრცე, საკვები, ტრანსპორტი, წამყვანი, საჩუქრები, ბრენდირებული ნივთები, განთავსება.
- დანიშნეთ ფინანსებზე პასუხისმგებელი პირი: ვინ ათანხმებს ხარჯებს და ვინ ასრულებს დოკუმენტების გაფორმებას.
- შეაგროვეთ ფაქტობრივი ხარჯების დამადასტურებელი მასალა: ჩეკები, აქტები, შემსრულებლებთან შეთანხმებები. ანგარიშგების ვალდებულებით გაცემული თანხებისთვის გამოგადგებათ სტატიის მიდგომა ანგარიშგების ვალდებულებით გაცემული თანხების აღრიცხვის შესახებ (რუსულ ენაზე).
- ჩაატარეთ მოკლე განხილვა: რა დატოვოთ, რა ამოიღოთ და როგორ ჩაეტიოთ ბიუჯეტში შემდეგ ჯერზე.
თუ გუნდი „ადამიანებზე“ ფულს ხშირად სხვადასხვა გზით ხარჯავს, სასარგებლოა კორპორაციული ხარჯების აღრიცხვის ერთიანი წესისა და ხარჯების მუხლების საერთო ნაკრების შემოღება. კომპანიის საერთო ხარჯებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ კომპანიის ფონდი პროექტის გარეშე; პროექტი გამოდგება, თუ კომპანიამ აღრიცხვის ასეთი სქემა აირჩია. მაშინ ჩანს, რა ღირს კულტურა ფულად გამოხატულებაში, ღონისძიებების შემაჯამებელი დასკვნები კი ეფექტის შეფასებაში დაგეხმარებათ.
ფონდები: როგორ გადავდოთ ფული კორპორაციული ღონისძიებებისთვის
როცა კორპორაციული ღონისძიებები ერთჯერად გადაწყვეტილებებზეა დამოკიდებული, წლის ბოლოს ისინი დაძაბულობის წყაროდ იქცევა: ფული დასანანია, დღესასწაული საჭიროა, ვადები კი იწურება. ფონდები ამ გაურკვევლობის შემცირებაში ეხმარება კომპანიას, როცა ის შეთანხმებული წესებით ღონისძიებებისთვის ფულს წინასწარ გამოყოფს.
ფონდების სისტემაში კორპორაციული ღონისძიებები, როგორც წესი, „პრემიებისა და მოტივაციის ფონდში“ ან ცალკე ფონდში — „კორპორაციული ღონისძიებები და სწავლება“ — ხვდება. აქ ფონდები კომპანიის ფინანსური პოლიტიკით განსაზღვრულ საბიუჯეტო დანიშნულებებს ნიშნავს. 101-ის აპლიკაციაში კომპანიას ერთი კომპანიის ფონდი აქვს; ჩამოთვლილი დანიშნულებები აპლიკაციაში რამდენიმე ასეთი ფონდის შექმნას არ გულისხმობს. ფონდების სისტემის შესახებ 101-ის სტატიაში მოცემულია გასაგები სტრუქტურა: სარეზერვო ფონდი, განვითარების ფონდი, საგარანტიო ვალდებულებების ფონდი, პრემიებისა და მოტივაციის ფონდი. ფონდების სისტემა ბიზნესისთვის (რუსულ ენაზე).
პრაქტიკა მარტივია: კომპანია ირჩევს მოგების პროცენტს ან ყოველთვიურ ფიქსირებულ თანხას და საკუთარი წესის მიხედვით ფონდში რიცხავს. 101-ის აპლიკაციაში შესაძლებელია კომპანიის ფონდის მართვა და მისი ოპერაციების აღრიცხვა. რეგულარულ შენატანებს ორგანიზაციული დისციპლინა სჭირდება: აპლიკაციაში ჩანაწერი თავისთავად ფულს არ გადარიცხავს. ეს კორპორაციული ღონისძიებებისთვის ბიუჯეტის წინასწარ გამოყოფასა და მიმდინარე ხარჯებისგან მის ცალკე აღრიცხვაში გეხმარებათ.
თუ კომპანიაში შერეული სქემაა — ნაწილს ორგანიზაცია იხდის, ნაწილს კი თანამშრომლები ამატებენ — ფონდები ამ შემთხვევაშიც სასარგებლოა: კომპანია წინასწარ ადგენს თავისი წილის ლიმიტს. შემდეგ თითოეული თავად წყვეტს, სურს თუ არა დამატებითი თანხის შეტანით მონაწილეობა.
ღონისძიებების პოლიტიკის მოკლე საკონტროლო სია
კორპორაციული ღონისძიებები კულტურის მშვიდ ნაწილად იქცევა, როცა არსებობს მოკლე პოლიტიკა. ის შეიძლება ერთ ფურცელზე დაეტიოს და სეზონის დასაწყისში გუნდთან განიხილოთ.
- მიზანი: რატომ ვაკეთებთ ამას და რა შედეგს ველით.
- მონაწილეობა: რა არის სავალდებულო და რა — ნებაყოფლობითი.
- გადახდა: ვინ იხდის, არსებობს თუ არა ლიმიტი და თანადაფინანსება.
- აღრიცხვა: სად იმართება ბიუჯეტი და სად ინახება დოკუმენტები — კომპანიის ფონდი ან პროექტი, ხარჯების ანგარიშები, მუხლები, ჩეკები.
- ფონდები: არის თუ არა რეგულარული შენატანები კორპორაციული ღონისძიებებისა და მოტივაციისთვის.
თუ გსურთ, ეს ყველაფერი ერთიან სისტემად აქციოთ, მცირედით დაიწყეთ: კორპორაციული ხარჯების აღრიცხვის ერთიანი წესები, გასაგები ბიუჯეტი და ერთი პასუხისმგებელი პირი. კომპანიის საერთო ხარჯებისთვის გამოდგება კომპანიის ფონდი პროექტის გარეშე; ცალკე პროექტიც შესაძლებელია, თუ აღრიცხვის ასეთი სქემა აირჩიეთ და დამკვეთი მითითებულია. ერთი თვის შემდეგ ამ წესრიგმა შეიძლება ხარჯების მართვა გაამარტივოს, ხოლო ერთი კვარტლის შემდეგ — ჩვევად იქცეს.
