Acara perusahaan sering dibicarakan dari dua sudut pandang ekstrem: “ini hanya membuang-buang uang” dan “tanpa ini, tim akan berantakan”. Kenyataannya lebih tenang. Sebuah acara memberikan hasil ketika memiliki tujuan, aturan partisipasi yang jelas, dan jawaban yang transparan atas pertanyaan “siapa yang membayar”.
Ada hal yang lebih penting: acara perusahaan dan kegiatan tim hampir selalu luput dari akuntansi manajemen. Kartu digunakan untuk membayar “makanan”, “taksi”, atau “hadiah”, lalu pada akhir tahun muncul kesan bahwa banyak uang telah dikeluarkan untuk orang-orang, tetapi tidak ada dasar untuk menilai hasilnya.
Dalam artikel ini, kami membahas acara perusahaan secara menyeluruh: format yang tersedia, siapa yang benar-benar memerlukannya, cara menyepakati pembayaran, dan cara memasukkannya ke sistem keuangan perusahaan secara keseluruhan, termasuk dana dan penyisihan rutin.
Daftar isi:
- Apa itu acara perusahaan?
- Mengapa acara diperlukan dalam budaya perusahaan?
- Format: dari yang wajib hingga yang sukarela
- Siapa yang membayar dan bagaimana menyepakatinya tanpa menimbulkan rasa kesal?
- Bagaimana memasukkan acara ke sistem keuangan?
- Dana: cara menyisihkan uang untuk acara perusahaan
- Daftar periksa singkat untuk kebijakan acara
Apa itu acara perusahaan?
Acara perusahaan adalah segala kegiatan terorganisasi yang dikaitkan perusahaan dengan timnya: dari perayaan bersama hingga satu hari pelatihan, dari kegiatan di luar kantor bersama hingga pertemuan singkat antara karyawan baru dan pimpinan.
Ciri utamanya sederhana: acara memengaruhi hubungan kerja. Acara membantu orang saling mengenal, menyepakati aturan, meredakan ketegangan setelah masa sulit, merayakan hasil, mengikuti pelatihan, dan mempercepat penyesuaian karyawan baru.
Ada kerangka manajemen yang berguna: acara perusahaan dapat dipandang sebagai proyek internal. Acara memiliki tujuan, anggaran, tenggat, penanggung jawab, serta kesimpulan tentang apa yang berhasil dan apa yang sebaiknya diubah. Ini merupakan pendekatan organisasi; membuat proyek terpisah di Aplikasi 101 untuk setiap acara tidak wajib.
Mengapa acara diperlukan dalam budaya perusahaan?
Budaya perusahaan tetap ada meskipun tidak ada poster berisi nilai-nilai perusahaan. Budaya itu terlihat dalam hal-hal kecil: cara membahas kesalahan, menyerahkan tugas, menyelesaikan konflik, dan mengambil keputusan. Acara menyediakan ruang untuk membicarakan dan memperkuat aturan-aturan tersebut.
Ada situasi yang lazim dalam bisnis berbasis proyek. Tim tumbuh dari 6 menjadi 25 orang, lalu muncul mandor, staf pengadaan, penyusun estimasi biaya, dan manajer proyek. Berbagai persoalan mulai “hilang” di antara peran-peran tersebut. Satu evaluasi bersama yang baik atas hasil bulanan sering menciptakan lebih banyak keteraturan daripada grup percakapan kesepuluh.
Acara juga berguna saat pekerjaan berjalan tenang: acara menciptakan komunikasi rutin di luar situasi darurat. Dengan demikian, ketika beban kerja memuncak, tim tidak membuang waktu untuk mencari tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Format: dari yang wajib hingga yang sukarela
Satu kesalahan sering terjadi: semua kegiatan disebut “penguatan kerja sama tim” dan diukur dengan tolok ukur yang sama. Setiap format memiliki manfaat dan logika pembayaran yang berbeda.
Berikut pembagian acara perusahaan menurut tujuannya. Semua format ini dapat berlangsung dalam satu perusahaan, dengan proporsi yang berbeda-beda.
- Kegiatan kerja: sesi strategi, perencanaan musim kerja, evaluasi kualitas, pelatihan keselamatan kerja, dan pelatihan produk.
- Ritual budaya perusahaan: ucapan selamat, pemberian penghargaan, hari jadi perusahaan, dan makan siang bersama setelah serah terima proyek.
- Adaptasi karyawan baru: pertemuan karyawan baru, kunjungan ke gudang dan lokasi proyek, serta pengenalan aturan pelaporan dan komunikasi.
- Pertemuan informal: pergi ke bar setelah seminggu bekerja tanpa hari libur, bermain bersama, atau bepergian ke alam terbuka dalam kelompok kecil.
Ada detail penting: “informal” tidak sama dengan “tidak berguna”. Setelah bersama-sama menyerahkan proyek yang sulit, tim sering perlu mengambil napas. Yang perlu dibahas adalah batasannya: apa yang disepakati, siapa yang ikut, siapa yang membayar, dan bagaimana pengeluaran dicatat.
Siapa yang membayar dan bagaimana menyepakatinya tanpa menimbulkan rasa kesal?
Pihak yang memperoleh manfaat bagi pengelolaan dan menetapkan aturanlah yang membayar. Jika perusahaan memerlukan acara sebagai alat manajemen, biayanya seharusnya ditanggung perusahaan. Jika acara merupakan inisiatif pribadi karyawan, biaya dapat ditanggung bersama dengan satu syarat: partisipasinya sukarela.
Konflik yang umum terjadi seperti ini. Pimpinan “mengundang semua orang”, padahal sebagian anggota tim tidak minum alkohol atau merasa lelah dengan acara yang bising. Setelah itu, orang-orang ikut menyumbang uang “agar hubungan tidak rusak”. Hal ini merusak kepercayaan lebih besar daripada tidak adanya acara perusahaan.
| Situasi | Siapa yang menginisiasi | Siapa yang membayar | Pengaturan yang diperlukan |
|---|---|---|---|
| Pelatihan, strategi, dan pertemuan wajib | Perusahaan | Perusahaan | Anggaran, penanggung jawab, dan laporan hasil |
| Perayaan untuk seluruh tim | Perusahaan | Perusahaan | Anggaran tersendiri dan aturan partisipasi |
| Pergi ke bar dalam kelompok kecil | Karyawan | Karyawan atau skema campuran | Partisipasi sukarela dan batas yang jelas jika perusahaan ikut menanggung biaya |
| Hadiah pribadi untuk rekan kerja | Karyawan | Karyawan | Hanya jika berkenan, tanpa menarik iuran “dari semua orang” |
Bagaimana memasukkan acara ke sistem keuangan?
Cara paling praktis adalah menjadikan acara perusahaan sebagai bagian dari akuntansi manajemen. Seperti pekerjaan konstruksi atau proyek di sebuah agensi: rencana, realisasi, penanggung jawab, dokumen, dan kesimpulan.
Di Aplikasi 101, pengeluaran acara perusahaan dapat dicatat melalui laporan pengeluaran menurut pos, disertai struk dan dokumen. Pengeluaran umum perusahaan dimasukkan ke Dana Perusahaan tanpa dikaitkan dengan proyek. Jika perusahaan memilih pencatatan acara berbasis proyek, laporan dapat dikaitkan dengan proyek tersendiri; untuk itu, pelanggan harus sudah ditetapkan untuk proyek tersebut. Acara itu sendiri berbeda dengan “peristiwa” di 101, yaitu satu catatan akuntansi, misalnya laporan pengeluaran atau transfer. Materi tentang manajemen keuangan proyek dan acara Tahun Baru membahas pencatatan keuangan serta penyelenggaraan acara perusahaan. Manajemen keuangan proyek, Tahun Baru di perusahaan konstruksi (dalam bahasa Rusia).
Langkah yang perlu dilakukan:
- Tentukan tujuan acara dan kriteria hasilnya: apa yang seharusnya berubah setelah acara.
- Tetapkan aturan partisipasi: siapa yang wajib hadir, siapa yang boleh memilih, dan apakah ada format alternatif.
- Susun anggaran menurut pos: tempat, makanan, transportasi, pembawa acara, hadiah, barang bermerek perusahaan, dan penginapan.
- Tunjuk penanggung jawab keuangan: siapa yang menyetujui pengeluaran dan siapa yang melengkapi dokumen.
- Kumpulkan data realisasi pengeluaran: struk, berita acara, dan kesepakatan dengan kontraktor. Untuk dana yang diberikan dengan kewajiban mempertanggungjawabkan penggunaannya, pendekatan dalam artikel pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan (dalam bahasa Rusia) dapat membantu.
- Lakukan evaluasi singkat: apa yang dipertahankan, apa yang dihilangkan, dan bagaimana agar tetap sesuai anggaran pada kesempatan berikutnya.
Jika tim sering mengeluarkan uang “untuk orang-orang” secara terpisah-pisah, sebaiknya tetapkan aturan bersama untuk mencatat pengeluaran acara perusahaan dan satu daftar pos pengeluaran yang sama. Untuk pengeluaran umum perusahaan, Anda dapat menggunakan Dana Perusahaan tanpa proyek; proyek sesuai jika perusahaan memilih skema pencatatan tersebut. Dengan begitu, biaya budaya perusahaan terlihat dalam nilai uang, sedangkan kesimpulan setelah acara membantu menilai dampaknya.
Dana: cara menyisihkan uang untuk acara perusahaan
Ketika acara perusahaan bergantung pada keputusan sesaat, acara menjadi persoalan yang menegangkan pada akhir tahun: berat rasanya mengeluarkan uang, perayaan tetap diperlukan, dan tenggat semakin dekat. Dana membantu mengurangi ketidakpastian ini ketika perusahaan sejak awal mengalokasikan uang untuk acara berdasarkan aturan yang disepakati.
Dalam sistem dana, acara perusahaan biasanya dimasukkan ke “dana bonus dan motivasi” atau dana tersendiri untuk “acara perusahaan dan pelatihan”. Dana di sini merupakan peruntukan anggaran dalam kebijakan keuangan perusahaan. Di Aplikasi 101, setiap perusahaan memiliki satu Dana Perusahaan; peruntukan tersebut tidak berarti membuat beberapa Dana Perusahaan di aplikasi. Artikel 101 tentang sistem dana menjelaskan struktur yang mudah dipahami: dana cadangan, dana pengembangan, dana kewajiban garansi, serta dana bonus dan motivasi. Sistem dana untuk bisnis (dalam bahasa Rusia).
Praktiknya sederhana: perusahaan memilih persentase laba atau jumlah tetap setiap bulan, lalu mentransfernya ke dana sesuai aturannya sendiri. Di Aplikasi 101, Anda dapat mengelola Dana Perusahaan dan mencatat operasinya. Penyisihan rutin memerlukan disiplin organisasi: catatan di aplikasi saja tidak mentransfer uang. Hal ini membantu mengalokasikan anggaran acara perusahaan sejak awal dan mencatatnya secara terpisah dari pengeluaran rutin.
Jika perusahaan menggunakan skema campuran, dengan sebagian biaya ditanggung organisasi dan sebagian lagi ditambahkan karyawan, dana juga membantu: perusahaan menetapkan batas kontribusinya sejak awal. Setelah itu, setiap orang memutuskan sendiri apakah akan ikut dengan membayar tambahan.
Daftar periksa singkat untuk kebijakan acara
Acara perusahaan menjadi bagian budaya yang tidak menimbulkan kecemasan ketika ada kebijakan singkat. Kebijakan itu dapat diringkas dalam satu halaman dan dibicarakan dengan tim pada awal musim kerja.
- Tujuan: mengapa kegiatan diadakan dan hasil apa yang diharapkan.
- Partisipasi: mana yang wajib dan mana yang sukarela.
- Pembayaran: siapa yang membayar, apakah ada batas, dan apakah ada pembiayaan bersama.
- Pencatatan: di mana anggaran dikelola dan dokumen disimpan: Dana Perusahaan atau proyek, laporan pengeluaran, pos, dan struk.
- Dana: apakah ada penyisihan rutin untuk acara perusahaan dan motivasi.
Jika Anda ingin menyatukan semuanya dalam satu sistem, mulailah dari hal kecil: aturan bersama untuk pencatatan pengeluaran acara perusahaan, anggaran yang jelas, dan satu penanggung jawab. Untuk pengeluaran umum perusahaan, Dana Perusahaan tanpa proyek dapat digunakan; proyek tersendiri juga dapat dipakai jika skema pencatatan tersebut dipilih dan pelanggan sudah ditetapkan. Setelah satu bulan, pengaturan ini bisa membuat pengeluaran lebih terkendali dan, setelah satu kuartal, bisa menjadi kebiasaan.
