რესურსების დაგეგმვა ზედმეტი ცხრილების გარეშე

რესურსების დაგეგმვა საჭიროა, როცა პროექტი ერთზე მეტია, თანამშრომლები და ტექნიკა დავალებებზე ნაკლებია, ვადები მკაცრია და დამკვეთი გასაგებ თარიღებს ელის. ასეთ დროს მხოლოდ ბოლო ვადის დაწესება ვეღარ გეხმარებათ: თარიღი ქაღალდზე რჩება, ბრიგადას სამუშაო ფრონტი მზად არ აქვს, სამუშაოთა ხელმძღვანელი ობიექტებს შორის მოძრაობს, მასალები კი შესანახი ადგილის მომზადებამდე ან სამუშაოს დაწყების შემდეგ მოდის.

განვიხილოთ, რას ნიშნავს რესურსების დაგეგმვა, რა პრინციპებით მუშაობს, სად უშვებენ შეცდომებს, როგორ განსხვავდება ვადებისა და დავალებების დაგეგმვისგან და ვის გამოადგება.

რა არის რესურსების დაგეგმვა?

რესურსების დაგეგმვა ნიშნავს სამუშაოს დროში წინასწარ განაწილებას ისე, რომ თითოეულ დავალებას ეყოს თანამშრომლები, ტექნიკა, მასალები, ფული, დაშვების ნებართვები და ხელმძღვანელის ყურადღება. არსებითად, ის ორ კითხვას პასუხობს: ვინ შეასრულებს სამუშაოს და რა საშუალებებით დასრულდება ის დროულად?

პროექტებში რესურსები ყოველთვის შეზღუდულია. ამიტომ მათი დაგეგმვა ხშირად არჩევანის გაკეთებას მოითხოვს. შეგიძლიათ ვადა შეინარჩუნოთ და სიმძლავრე გაზარდოთ მეორე ბრიგადით, ქვეკონტრაქტორით, ტექნიკის დაქირავებით ან დაჩქარებული მიწოდებით. ასევე შეგიძლიათ არსებული სიმძლავრე შეინარჩუნოთ და ვადა გადაწიოთ, სამუშაოს მოცულობა შეამციროთ ან შესრულების ტექნოლოგია შეცვალოთ.

რომელი რესურსები იგეგმება და სად ჩნდება შეცდომები?

მშენებლობასა და რემონტში რესურსებად ხშირად ბრიგადებს მიიჩნევენ. ეს მნიშვნელოვანი ნაწილია, მაგრამ სრული სურათი უფრო ფართოა. რეალური გეგმა რესურსების ოთხ ჯგუფს ეყრდნობა: ადამიანებს, ტექნიკას, მასალებსა და ფულს.

ადამიანები მხოლოდ ფილების დამგები ბრიგადა არ არის: მნიშვნელოვანია მათი კვალიფიკაცია და როლი პროცესში. ერთი ხელოსანი ბევრ მცირე დავალებას ასრულებს და ტემპს ინარჩუნებს, მეორე უფრო ნელა მუშაობს, მაგრამ სამუშაოს თავიდან შესრულება არ სჭირდება. გეგმაში ეს სხვადასხვა რისკს, ხანგრძლივობასა და ხარჯს ნიშნავს.

ტექნიკა და ხელსაწყოები დაგეგმვაში ხშირად ავიწყდებათ. ხსნარის მოსამზადებელი სადგური, კედელში არხების საჭრელი, ვიბროფილა, ხარაჩო და ამწე პლატფორმა შეზღუდულადაა ხელმისაწვდომი. როცა მათი დაჯავშნა კალენდარში არ აისახება, ჩნდება მოცდენა და გადაუდებელი დამატებითი ხარჯები.

მასალებს განიხილავენ კონკრეტული თარიღისთვის ობიექტის მზადყოფნის კუთხით: რა უნდა მოიტანონ სამუშაოს დაწყებამდე? აქ შედის ლოგისტიკა, შესანახი ადგილი, მიწოდების დროის მონაკვეთები და ეტაპების მიხედვით დაკომპლექტება. ზედმეტად ადრე მოტანილი მასალა სამუშაოს ხელს უშლის და დაზიანების რისკს ზრდის. დაგვიანებული მიწოდება კი გრაფიკს არღვევს.

ფული პროექტში ადამიანების მსგავსად რესურსია. კონტრაქტორები ანაზღაურებას ელიან, მომწოდებლები წინასწარი გადახდით მუშაობენ, თანამშრომლებს კი ხარჯებისთვის საანგარიშოდ გაცემული თანხები დროულად სჭირდებათ. ამიტომ სამუშაოს გეგმის, გადახდებისა და ფაქტობრივი ხარჯების კავშირი განსაზღვრავს, რამდენ პროექტს გაუმკლავდება კომპანია ერთდროულად. 101-ის ბლოგში ეს ლოგიკა პროექტის ფინანსური დისციპლინისა და მმართველობითი აღრიცხვის მეშვეობითაა ახსნილი: შემოსავლებისა და ხარჯების აღრიცხვა, მმართველობითი აღრიცხვის შეცდომები (რუსულ ენაზე) და სამი ანგარიში ბიზნესის მფლობელისთვის (რუსულ ენაზე).

რესურსების დაგეგმვის პრინციპები

რესურსების დაგეგმვა სამუშაოს გასაგები სტრუქტურით იწყება: რა კეთდება, რა თანმიმდევრობით, რისი შესრულება შეიძლება პარალელურად, რა დამოკიდებულია შეთანხმებებზე და რა — მიწოდებაზე. დატვირთვის ცხრილი ამ სტრუქტურის გარკვევის შემდეგ ჩნდება.

შემდეგ განისაზღვრება დამოკიდებულებები. რემონტში ელექტროსამუშაოები შელესვას წინ უსწრებს, შელესვა — საბოლოო მოპირკეთებას, მოპირკეთება კი — სანტექნიკური მოწყობილობების დამონტაჟებას. მშენებლობაში ეტაპები მოიცავს ტექნიკურ მომზადებას, ბეტონის სამუშაოებს, მონტაჟს, საინჟინრო სისტემებს, მოპირკეთებასა და ექსპლუატაციაში გაშვებას. სანამ დამოკიდებულებები აღწერილი არ არის, თანამშრომლების დატვირთვას ვერ გამოთვლით: უცნობია, სად შეძლებენ ისინი ხვალ მუშაობას.

მესამე პრინციპია თითოეული ობიექტისთვის რესურსების კონკრეტულ დროის მონაკვეთებში დაგეგმვა. ბრიგადა უბრალოდ მარტისთვის კი არ არის დაკავებული: ის 3–8 მარტს შელესვაზე მუშაობს, 9–12 მარტს კი ფანჯრის ღიობების გვერდების მოპირკეთებაზე. ეს დეტალიზაცია შესაძლოა მოსაწყენი იყოს, მაგრამ ობიექტებს შორის კონფლიქტები სწორედ ასე ვლინდება.

მეოთხე პრინციპია შრომითი დანახარჯის შეფასების კალენდარული ხანგრძლივობისგან გამიჯვნა. 40 ადამიან-საათი სამუშაოს მოცულობას აღწერს; დაწყებისა და დასრულების თარიღები კი სამუშაო კალენდარზე, თანამშრომლების ხელმისაწვდომობასა და ოპერაციების თანმიმდევრობაზეა დამოკიდებული. მაგალითად, 8-საათიანი სამუშაო დღის პირობებში ერთი თანამშრომელი 40 ადამიან-საათს 5 სამუშაო დღეში შეასრულებს. ორი ერთნაირი პროდუქტიულობის მქონე თანამშრომელი ამ მოცულობას 2,5 სამუშაო დღეში შეასრულებს, თუ სამუშაო პარალელურ შესრულებას უშვებს და კოორდინაცია დამატებით ძალისხმევას არ მოითხოვს. კალენდარული ვადა შეიძლება უფრო გრძელი იყოს დასვენების დღეების, მიწოდებისა და ტექნოლოგიური პაუზების გამო. თუ კოორდინაცია დამატებით ძალისხმევას მოითხოვს, ეს ცალკე უნდა გაითვალისწინოთ: მხოლოდ თანამშრომლების რაოდენობა არც ვადას და არც ხარისხს არ უზრუნველყოფს.

ძირითადი წესები, რომ გეგმა მუშაობდეს

წესი 1. დატვირთვის შესახებ ერთი სანდო ჩანაწერი უნდა არსებობდეს. თუ სამუშაოთა ხელმძღვანელი მას ტელეფონში აწარმოებს, მენეჯერი — ცხრილში, მომარაგება კი — ჩატში, გეგმის სამი ვერსია ჩნდება. საბოლოოდ გადაწყვეტილებები შთაბეჭდილებებზე დაყრდნობით მიიღება.

წესი 2. დაგეგმეთ რეალური ობიექტი. მასში არის თავიდან შესასრულებელი სამუშაოები, შეთანხმებების მოლოდინი, მიწოდების შეფერხება და გაუთვალისწინებელი მოვლენები. გეგმაში დროისა და სიმძლავრის რეზერვი ჩადეთ; წინააღმდეგ შემთხვევაში, პირველი ცვლილება მას დაარღვევს.

წესი 3. გეგმაში საკონტროლო წერტილები უნდა იყოს. საკონტროლო თარიღების გარეშე გეგმა მხოლოდ ლამაზ ნახაზად რჩება. ეტაპობრივი შედეგები უფრო გასაგებია: საწყისი ელექტრომონტაჟი დასრულდა, კედლები შეღებვისთვის მიღებულია ან ეტაპი ჩაბარებულია. ეტაპობრივი შედეგებისა და სამუშაოს შემოწმებად დავალებებად დაყოფის შესახებ წაიკითხეთ პროექტის მართვის საფუძვლები მეწარმეებისთვის (რუსულ ენაზე).

წესი 4. ყოველი ცვლილება რესურსებზე გავლენის მიხედვით აღრიცხეთ. თუ დამკვეთი იატაკქვეშა გათბობას ამატებს, ფილებს ცვლის ან კედლის გადატანას ითხოვს, თანამშრომლებზე, მასალებზე, დროზე და ფულზე ახალი მოთხოვნა ჩნდება. რესურსების გეგმაში ცვლილებების გაუთვალისწინებლობა გუნდს ზეგანაკვეთური მუშაობით ვადის დაჭერას აიძულებს, მარჟა კი ქრება.

წესი 5. გეგმა რეგულარულად განაახლეთ. სარემონტო კომპანიაში ხშირად საკმარისია ობიექტების ყოველდღიური მოკლე შეთანხმება და ბრიგადების დატვირთვის ყოველკვირეული გადახედვა. მშენებლობაში გამოიყენება უბნების სამუშაო შეხვედრები და მომარაგებისა და ქვეკონტრაქტორების ყოველკვირეული მიმოხილვა. განახლება უნდა იყოს მართვის მოქმედება და არ შემოიფარგლოს უკვე მომხდარი მოვლენების დაწევის მცდელობით.

რით განსხვავდება სხვა მიდგომებისგან?

ვადების დაგეგმვისგან განსხვავება. კალენდარული გრაფიკი პასუხობს კითხვას, როდის უნდა დასრულდეს ეტაპები. რესურსების გეგმა აჩვენებს, რა უზრუნველყოფს ამ გრაფიკს. პრაქტიკაში ისინი ერთად მუშაობს: ჯერ ეტაპებისა და დამოკიდებულებების ლოგიკა იგება, შემდეგ რესურსების საკმარისობა მოწმდება და ბოლოს გრაფიკი კორექტირდება. კალენდრისა და დამოკიდებულებების გასახსენებლად იხილეთ 101-ის მასალა სამშენებლო სამუშაოების კალენდარულ გრაფიკზე.

დავალებების დაფის, Kanban-ისა და დავალებების აღრიცხვის სისტემისგან განსხვავება. დაფა მცირე დავალებების ნაკადს აჩვენებს და დავალებების დაკარგვისგან გიცავთ. ის იშვიათად პასუხობს კითხვას, საკმარისი იქნება თუ არა პერსონალი მომავალ თვეში, რადგან დავალებებს ხშირად შრომითი დანახარჯი და დამოკიდებულებები არ აქვს მითითებული. Kanban სასარგებლოა ობიექტზე, რესურსების გეგმა კი მენეჯერს თანამშრომლებისა და ქვეკონტრაქტორების ობიექტებს შორის განაწილებაში ეხმარება. მიდგომები შეიძლება დააკავშიროთ: ეტაპები და საკვანძო შედეგები გრაფიკში, ყოველდღიური წვრილი საქმეები კი დაფაზე აღრიცხოთ. სამშენებლო სფეროში Agile-ისა და Kanban-ის გამოყენების შესახებ წაიკითხეთ Agile მშენებლობაში (რუსულ ენაზე).

ბიუჯეტირებისგან განსხვავება. ბიუჯეტი პასუხობს კითხვას, რამდენი ფულის დახარჯვა იგეგმება. რესურსების გეგმა აჩვენებს, როდის და რისთვის არის ფული საჭირო, რომ სამუშაო არ შეჩერდეს. პროექტულ ბიზნესში ეს უკავშირებს მომწოდებლების გადახდებს, ბრიგადების ანაზღაურებას, საანგარიშოდ გაცემულ თანხებსა და ქვეკონტრაქტორების ავანსებს. თუ ეს ნაკადები სამუშაო კალენდარს არ უკავშირდება, ფულადი სახსრების დეფიციტი რეგულარული ხდება.

ერთი უნივერსალური სისტემის არჩევისგან განსხვავება. პრაქტიკაში ხშირად ინსტრუმენტების კომბინაცია მუშაობს: ერთი ფენა ვადებისთვის, მეორე კომუნიკაციისა და დოკუმენტებისთვის, მესამე კი ფინანსებისა და ანგარიშებისთვის. ეს აზრი განხილულია 101-ის სტატიაში პროექტის მართვის საშუალებები (რუსულ ენაზე) და სახელმძღვანელოში როგორ აირჩიოთ პროექტის მართვის სისტემა.

ვის სჭირდება რესურსების დაგეგმვა?

რესურსების დაგეგმვა განსაკუთრებით სასარგებლოა, როცა რესურსები საერთოა და პროექტები მათთვის კონკურირებს:

• ერთდროულად გაქვთ 2 ან მეტი ობიექტი და მათთვის საერთო საკვანძო თანამშრომლები: სამუშაოთა ხელმძღვანელი, მომარაგების სპეციალისტი, ხარჯთაღრიცხვის შემდგენელი და წამყვანი ხელოსნები.
• ტექნიკა ან ხელსაწყოები ობიექტებს შორის გადაადგილდება.
• ქვეკონტრაქტორების მომსახურებას რიგითა და დროის მონაკვეთებით ჯავშნით, მაგალითად ვენტილაციის, იატაკის მოჭიმვის, ფასადის ან სპეციალიზებული სამუშაოებისთვის.
• მიწოდებას ხანგრძლივი ვადა აქვს, მაგალითად ფანჯრების, სამზარეულოს, საინჟინრო სისტემების, ლიფტების ან ლითონის კონსტრუქციების შემთხვევაში.

თუ პროექტი ერთია, გუნდი სტაბილურია, მიწოდების ვადები მოკლეა და გრაფიკი თითქმის არ იცვლება, რესურსების დაგეგმვა ხშირად ფორმალობად იქცევა. ასეთ პირობებში საკმარისია კალენდარული გრაფიკი, ცვლილებების მიმართ დისციპლინა და გამჭვირვალე ფინანსური სურათი.

როგორ დანერგოთ რესურსების დაგეგმვა?

დანერგვის გავრცელებული შეცდომაა ყველა დავალებისთვის დატვირთვის გამოთვლა და დეტალებში ჩაკარგვა. დაიწყეთ იმ დონიდან, სადაც რეალურად მიიღება გადაწყვეტილებები: ეტაპები, საკვანძო რესურსები, დროის მონაკვეთები და შეზღუდვები.

ერთი კვირის პრაქტიკული სამუშაო სცენარი ასეთია:

1. აირჩიეთ დაგეგმვის ჰორიზონტი: 2 კვირა ოპერატიული საქმიანობისთვის, 6–8 კვირა ბრიგადების დატვირთვისთვის და 3–6 თვე ტექნიკისა და მნიშვნელოვანი მიწოდებისთვის.
2. ეტაპები და დამოკიდებულებები ერთ კალენდარულ გრაფიკში აღწერეთ; მარტივი დროის ხაზი საკმარისია.
3. შექმენით რესურსების საერთო სია: ბრიგადები, საკვანძო სპეციალისტები, ტექნიკა და კრიტიკული მიწოდებები.
4. თითოეულ ეტაპს რესურსი და ხანგრძლივობა მიუთითეთ, შემდეგ პერსონალისა და ტექნიკის კონფლიქტები შეამოწმეთ.
5. დანერგეთ ცვლილებების წესი: ყოველი ახალი მოთხოვნა ვადასა და რესურსებზე გავლენის მიხედვით შეფასდეს.
6. დააწესეთ განახლების რიტმი: ყოველდღიური მოკლე შეთანხმება და დატვირთვის ყოველკვირეული გადახედვა.

შემდეგ ჩნდება კითხვა, სად შეინახოთ ეს ინფორმაცია, რომ ჩატებად, ჩანაწერებად და ცხრილებად არ დაიშალოს. 101-ის ბლოგში მოცემულია პრაქტიკული სახელმძღვანელო, როგორ გამოსცადოთ სისტემა მოკლე დროში და რას მიაქციოთ პირველ რიგში ყურადღება: როგორ აირჩიოთ პროექტის მართვის სისტემა.

რესურსების დაგეგმვის ფულთან დასაკავშირებლად დაიწყეთ საკვანძო ეტაპების გადახდებსა და ფაქტობრივ ხარჯებთან მიბმით. 101-ის აპლიკაციაში პროექტი ფინანსურ მოდელადაა ორგანიზებული: შემოსავლები, კატეგორიების მიხედვით ხარჯები, ბალანსი, დოკუმენტები და მოვლენების ისტორია. ასე ფული მხოლოდ საბანკო ამონაწერში აღარ რჩება და პროექტის მართვის ნაწილად იქცევა.

დარეგისტრირდით დემონსტრაციაზე, რომ ნახოთ, როგორ მოერგება ეს თქვენს პროცესებს: რამდენი ობიექტი გაქვთ, როგორაა განაწილებული როლები, როგორ გაიცემა საანგარიშო თანხები, როგორ აღირიცხება ხარჯები და შეთანხმებები და რა ანგარიშები სჭირდება ხელმძღვანელს. ამის შემდეგ რესურსების დაგეგმვა ცალკე სავარჯიშოს ნაცვლად პროექტის მართვას ციფრების მეშვეობით დაეხმარება.