Resurslarni ortiqcha jadvallarsiz rejalashtirish

Bir nechta loyiha bo‘lsa, xodimlar va texnika vazifalar soniga yetmasa, muddatlar qisqa va buyurtmachi aniq sanalarni kutayotgan bo‘lsa, resurslarni rejalashtirish zarur bo‘ladi. Bunday paytda faqat yakuniy muddatni belgilash yetarli emas: muddat qog‘ozda qoladi, brigada uchun ish joyi tayyor bo‘lmaydi, ishboshqaruvchi obyektlar orasida yuguradi, materiallar esa saqlash joyi tayyor bo‘lishidan oldin yoki ish boshlanishidan keyin keladi.

Quyida resurslarni rejalashtirish nima ekanini, uning tamoyillarini, keng tarqalgan xatolarni, muddatlar va vazifalarni rejalashtirishdan farqini hamda kimga mos kelishini ko‘rib chiqamiz.

Resurslarni rejalashtirish nima?

Resurslarni rejalashtirish — har bir vazifaga xodimlar, texnika, materiallar, pul, kirish ruxsatlari va rahbarning e’tibori yetishi uchun ishlarni oldindan vaqt bo‘yicha taqsimlashdir. Aslida u ikki savolga javob beradi: ishni kim bajaradi va uni vaqtida tugatish uchun qanday vositalar kerak?

Loyihalarda resurslar doimo cheklangan. Shuning uchun resurslarni rejalashtirish ko‘pincha tanlovni talab qiladi. Siz muddatni saqlab, ikkinchi brigada, subpudrat, texnika ijarasi yoki tezlashtirilgan yetkazib berish orqali quvvatni oshirishingiz mumkin. Yoki mavjud quvvatni saqlab, muddatni surasiz, ish hajmini kamaytirasiz yoxud bajarish texnologiyasini o‘zgartirasiz.

Qaysi resurslar rejalashtiriladi va xatolar qayerda ko‘p uchraydi?

Qurilish va ta’mirlashda resurs deganda ko‘pincha brigadalar tushuniladi. Bu muhim qism, lekin resurslar bundan kengroq. Haqiqiy reja to‘rtta guruhga tayanadi: odamlar, texnika, materiallar va pul.

Odamlar faqat kafel teruvchi brigada bilan cheklanmaydi: ularning malakasi va jarayondagi vazifasi ham ahamiyatli. Bir usta ko‘plab kichik ishlarni bajarib, sur’atni saqlaydi, boshqasi sekinroq ishlaydi, ammo qayta ishlashga hojat qoldirmaydi. Rejada bu turli xavflar, muddatlar va xarajatlarni anglatadi.

Texnika va asboblar ko‘pincha rejalashtirishdan chetda qoladi. Qorishma stansiyasi, devorda kanal ochuvchi asbob, vibroplita, qurilish havozasi va ko‘targichning mavjudligi cheklangan. Ularning band qilinishi taqvimga kiritilmasa, bekor turishlar va shoshilinch qo‘shimcha xarajatlar paydo bo‘ladi.

Materiallar obyektning muayyan sanaga tayyorligi nuqtayi nazaridan ko‘riladi: ish boshlanguncha nima yetkazilishi kerak? Bunga logistika, saqlash joyi, yetkazib berish vaqtlari va bosqichlar bo‘yicha butlash kiradi. Material juda erta kelsa, ishlarga xalaqit beradi va shikastlanish xavfini oshiradi. Kech kelsa, ish jadvalini buzadi.

Pul ham loyihada odamlar kabi resurs hisoblanadi. Pudratchilar to‘lovni kutadi, yetkazib beruvchilar oldindan to‘lov asosida ishlaydi, hisobdor mablag‘lar esa vaqtida berilishi kerak. Shu sababli ish rejasi, to‘lovlar va haqiqiy xarajatlar o‘rtasidagi bog‘lanish kompaniya bir vaqtning o‘zida nechta loyihani olib bora olishiga ta’sir qiladi. 101 blogida bu mantiq loyiha moliyaviy intizomi va boshqaruv hisobi orqali yoritilgan: daromad va xarajatlar hisobi, boshqaruv hisobidagi xatolar (rus tilida) va biznes egasi uchun uchta hisobot (rus tilida).

Resurslarni rejalashtirish tamoyillari

Resurslarni rejalashtirish ishlarning aniq tuzilmasidan boshlanadi: nima bajariladi, qanday ketma-ketlikda, nimalarni parallel bajarish mumkin, qaysi ishlar kelishuvlarga va qaysilari yetkazib berishga bog‘liq. Bandlik jadvali shu tuzilma aniqlangach tuziladi.

Keyin bog‘liqliklar belgilanadi. Ta’mirlashda elektr ishlari suvoqdan oldin, suvoq pardozdan oldin, pardoz esa santexnika jihozlarini o‘rnatishdan oldin bajariladi. Qurilishda texnik tayyorgarlik, beton ishlari, montaj, muhandislik tizimlari, pardozlash va ishga tushirish bosqichlari bor. Bog‘liqliklar tavsiflanmaguncha xodimlar bandligini hisoblab bo‘lmaydi: ertaga ularni qaysi ishga qo‘yish mumkinligi noma’lum bo‘ladi.

Uchinchi tamoyil — har bir obyekt uchun resurslarni aniq vaqt oraliqlarida rejalashtirish. Brigada shunchaki mart oyiga band qilinmaydi: u 3–8 mart kunlari suvoq, 9–12 mart kunlari deraza yonlarini pardozlash bilan shug‘ullanadi. Bu batafsillik zerikarli tuyulishi mumkin, ammo obyektlar o‘rtasidagi to‘qnashuvlar aynan shunday aniqlanadi.

To‘rtinchi tamoyil — mehnat sarfi bahosini taqvim bo‘yicha davomiylikdan ajratish. 40 kishi-soat ish hajmini bildiradi; boshlanish va tugash sanalari esa ish taqvimi, xodimlarning mavjudligi va amallar ketma-ketligiga bog‘liq. Masalan, 8 soatlik ish kunida bir xodim 40 kishi-soatni 5 ish kunida bajaradi. Unumdorligi bir xil bo‘lgan ikki xodim bu hajmni 2,5 ish kunida bajaradi, agar ishni parallel bajarish mumkin bo‘lsa va muvofiqlashtirish uchun qo‘shimcha mehnat talab qilinmasa. Dam olish kunlari, yetkazib berish va texnologik tanaffuslar sabab taqvimdagi muddat uzoqroq bo‘lishi mumkin. Muvofiqlashtirish qo‘shimcha mehnat talab qilsa, u alohida hisoblanadi; xodimlar sonining o‘zi muddatni ham, sifatni ham kafolatlamaydi.

Reja ishlashi uchun asosiy qoidalar

1-qoida. Bandlik bo‘yicha bitta ishonchli manba bo‘lsin. Ishboshqaruvchi uni telefonda, rahbar jadvalda, ta’minot xodimi chatda yuritsa, rejaning uchta versiyasi paydo bo‘ladi. Natijada qarorlar taxminlarga tayanib qabul qilinadi.

2-qoida. Haqiqiy obyektni rejalashtiring. Unda qayta bajariladigan ishlar, kelishuvlarni kutish, yetkazib berish uzilishlari va kutilmagan holatlar bo‘ladi. Rejaga vaqt va quvvat zaxirasini kiriting, aks holda birinchi o‘zgarishdayoq u buziladi.

3-qoida. Rejada nazorat nuqtalari bo‘lsin. Nazorat sanalarisiz reja chiroyli chizma bo‘lib qoladi. Bosqich natijalari aniqroq: dastlabki elektr montaji tugallandi, devorlar bo‘yash uchun qabul qilindi yoki bosqich topshirildi. Muhim bosqichlar va ishni tekshiriladigan vazifalarga ajratish haqida tadbirkor uchun loyihalarni boshqarish asoslari (rus tilida) maqolasida o‘qishingiz mumkin.

4-qoida. Har bir o‘zgarishning resurslarga ta’sirini qayd eting. Buyurtmachi issiq pol qo‘shsa, kafelni o‘zgartirsa yoki devorni ko‘chirishni so‘rasa, odamlar, materiallar, vaqt va pulga yangi ehtiyoj tug‘iladi. O‘zgarishlar resurs rejasiga kiritilmasa, jamoa ortiqcha ishlash hisobiga ulgurishga urinadi, marja esa yo‘qoladi.

5-qoida. Rejani muntazam yangilang. Ta’mirlash kompaniyasida bu ko‘pincha obyektlar bo‘yicha qisqa kundalik muvofiqlashtirish va brigadalar bandligini haftalik ko‘rib chiqishdir. Qurilish kompaniyasida uchastkalar bo‘yicha yig‘ilishlar hamda ta’minot va subpudratni haftalik tahlil qilish qo‘llanadi. Rejani yangilash voqealarga yetib olishga urinish bilan cheklanmasdan, boshqaruv harakati bo‘lishi kerak.

Boshqa yondashuvlardan nimasi bilan farq qiladi?

Muddatlarni rejalashtirishdan farqi. Taqvim jadvali bosqichlar qachon tugashi kerakligini ko‘rsatadi. Resurs rejasi esa shu jadval qanday vositalar bilan ta’minlanishini ko‘rsatadi. Amalda ular birga ishlaydi: avval bosqichlar va bog‘liqliklar tuziladi, keyin resurslar yetarliligi tekshiriladi, so‘ng jadval tuzatiladi. Taqvim va bog‘liqliklarni eslab olish uchun 101 blogidagi qurilish ishlarining kalendar rejasi haqidagi maqolaga murojaat qiling.

Vazifalar doskasi, Kanban va vazifa kuzatuvchisidan farqi. Doska kichik vazifalar oqimini ko‘rsatadi va topshiriqlarni yo‘qotmaslikka yordam beradi. Lekin u keyingi oy odamlar yetarlimi degan savolga kamdan-kam javob beradi, chunki vazifalarda ko‘pincha mehnat sarfi va bog‘liqliklar belgilanmagan. Kanban obyektning o‘zida foydali, resurs rejasi esa xodimlar va subpudratchilarni obyektlar o‘rtasida taqsimlaydigan rahbarga yordam beradi. Ularni bog‘lash mumkin: muhim bosqichlar jadvalda, kundalik kichik ishlar doskada yuritiladi. Agile va Kanbanni qurilishda qo‘llash haqida qurilishda Agile (rus tilida) maqolasida o‘qing.

Budjetlashtirishdan farqi. Budjet qancha pul sarflash rejalashtirilganini ko‘rsatadi. Resurs rejasi esa ishlar to‘xtamasligi uchun pul qachon va nimaga kerakligini ko‘rsatadi. Loyihaviy biznesda bunga yetkazib beruvchilarga to‘lovlar, brigadalar haqi, hisobdor mablag‘lar va subpudrat avanslari kiradi. Ushbu oqimlar ish taqvimiga bog‘lanmasa, pul oqimidagi uzilishlar muntazam holatga aylanadi.

Hamma vazifani qoplaydigan bitta tizimni tanlashdan farqi. Amalda ko‘pincha vositalar majmuasi ishlaydi: muddatlar uchun bir qatlam, muloqot va hujjatlar uchun boshqasi, moliya va hisobotlar uchun yana biri. Bu fikr 101 blogidagi loyihalarni boshqarish vositalari (rus tilida) hamda loyihalarni boshqarish tizimini qanday tanlash maqolalarida yoritilgan.

Resurslarni rejalashtirish kimga foydali?

Resurslarni rejalashtirish ayniqsa resurslar umumiy bo‘lib, loyihalar ular uchun raqobatlashganda foydalidir:

• Bir vaqtning o‘zida 2 yoki undan ortiq obyekt bo‘lsa va ishboshqaruvchi, ta’minot xodimi, smetachi va yetakchi ustalar umumiy bo‘lsa.
• Texnika yoki asboblar obyektlar orasida ko‘chib yursa.
• Subpudratchilar shamollatish, pol asosini quyish, fasad yoki maxsus ishlar uchun navbat va vaqt oraliqlari bo‘yicha band qilinsa.
• Derazalar, oshxonalar, muhandislik tizimlari, liftlar yoki metall konstruksiyalar kabi uzoq muddatda yetkaziladigan mahsulotlar bo‘lsa.

Loyiha bitta, jamoa barqaror, yetkazib berish muddati qisqa va jadval deyarli o‘zgarmasa, resurslarni rejalashtirish ko‘pincha rasmiyatchilikka aylanadi. Bunday holatda taqvim jadvali, o‘zgarishlarga intizomli yondashuv va shaffof moliyaviy holat yetarli bo‘ladi.

Resurslarni rejalashtirishni qanday joriy etish mumkin?

Joriy etishdagi keng tarqalgan xato — barcha vazifalar bo‘yicha bandlikni hisoblashga urinib, tafsilotlarga ko‘milib qolish. Avval qarorlar haqiqatan qabul qilinadigan darajadan boshlang: bosqichlar, asosiy resurslar, vaqt oraliqlari va cheklovlar.

Bir haftalik amaliy ish tartibi quyidagicha:

1. Rejalashtirish ufqini tanlang: operativ ishlar uchun 2 hafta, brigadalar bandligi uchun 6–8 hafta, texnika va yirik yetkazib berishlar uchun 3–6 oy.
2. Bosqichlar va bog‘liqliklarni bitta taqvim jadvalida yozing; oddiy vaqt chizig‘i yetarli.
3. Resurslar majmuasini yig‘ing: brigadalar, asosiy mutaxassislar, texnika va muhim yetkazib berishlar.
4. Har bir bosqichga resurs va davomiylikni belgilang, so‘ng xodimlar va texnika bo‘yicha to‘qnashuvlarni tekshiring.
5. O‘zgarish qoidasini kiriting: har bir yangi talabning muddat va resurslarga ta’siri baholansin.
6. Yangilash ritmini belgilang: kundalik qisqa muvofiqlashtirish va haftalik bandlik tahlili.

Keyin barcha ma’lumotlarni chatlar, qaydlar va jadvallarga tarqalib ketmaydigan tarzda qayerda saqlash masalasi paydo bo‘ladi. 101 blogida tizimni qisqa muddatda sinash va avval nimaga e’tibor berish haqida amaliy qo‘llanma bor: loyihalarni boshqarish tizimini qanday tanlash.

Resurslarni rejalashtirishni pul bilan bog‘lash uchun asosiy bosqichlarni to‘lovlar va haqiqiy xarajatlarga biriktirishdan boshlang. 101 ilovasida loyiha moliyaviy model sifatida tuzilgan: tushumlar, xarajat toifalari, balans, hujjatlar va voqealar tarixi mavjud. Shunda pul faqat bank ko‘chirmasida qolmay, loyihani boshqarishning bir qismiga aylanadi.

Bu sizning jarayonlaringizda qanday ishlashini ko‘rish uchun namoyishga yoziling: nechta obyekt borligi, xodimlarning vazifalari, hisobdor mablag‘lar qanday berilishi, xarajatlar va kelishuvlar qanday qayd etilishi hamda rahbarga qaysi hisobotlar kerakligi ko‘rib chiqiladi. Shunda resurslarni rejalashtirish alohida mashq bo‘lib qolmay, raqamlar orqali loyihani boshqarishga yordam beradi.