CoinKeeper часто попадает в руки предпринимателя по простой причине: он быстро дисциплинирует траты. Категории, лимиты, понятная статистика — и деньги перестают растворяться в мелочах.
Проблема начинается, когда тот же подход переносят в бизнес. В проектной работе (ремонт, стройка, дизайн, продакшн, ивенты) деньги живут внутри объектов, договоров, авансов, подотчёта, взаиморасчётов с подрядчиками. Один список «доходы/расходы» здесь быстро перестаёт отвечать на главный вопрос собственника: сколько я заработал на каждом проекте и сколько денег можно безопасно вывести.
Ключевая разница CoinKeeper и Приложения 101 упирается в цель. CoinKeeper помогает видеть личные и семейные финансы. Приложение 101 сделано под бизнес-задачу: фиксировать операции так, чтобы из них собирался управленческий учёт, отчёты и финансовая картина по проектам.
Для чего подходит CoinKeeper
CoinKeeper — приложение для учёта личных финансов и семейного бюджета. С ним удобно вести категории доходов и расходов, задавать лимиты на период, смотреть статистику, добавлять метки и комментарии.
Ещё одна сильная сторона — совместный доступ и синхронизация, когда бюджет ведут несколько людей с разных устройств. Это логично для семьи: расходы общие, правила простые, цели понятны.
CoinKeeper также продвигает импорт операций из банков и автокатегоризацию, чтобы меньше тратить время на ручной ввод.
Почему учёт личных расходов ломается в бизнесе
В бизнесе деньги привязаны к обязательствам. Заказчик платит авансом и этапами, подрядчики работают с постоплатой, часть расходов идёт через подотчёт сотрудников, закупки разъезжаются по объектам. Если фиксировать это как «еда», «транспорт», «покупки», вы увидите структуру трат, но потеряете управляемость.
Обычно сбой проявляется быстро. Руководитель видит поток списаний и поступлений, но не видит финансовый результат по объекту: где перерасход, где зависли авансы, кому должны, кто должен вам, хватает ли денег на ближайшие выплаты.
Есть и техническое ограничение: семейный режим не решает бизнес-роль. В CoinKeeper в совместном учёте нет гибких доступов к отдельным счетам/категориям, а разделение операций по участникам предлагают решать через теги. Для семьи это рабочий компромисс, для команды на проектах — риск по дисциплине и контролю.
- Проект смешивается с компанией: объект «в плюсе», пока не всплыли общие расходы (офис, реклама, налоги).
- Подотчёт превращается в «расходы сотрудника», хотя владельцу важно видеть остаток, долг и подтверждение чека.
- Подрядчики и взаиморасчёты исчезают в категориях, после чего сложно закрыть долг, сверить сумму, доказать факт работ.
- План и факт не встречаются: смета живёт в одном месте, траты — в другом, итог считают вручную.
Что такое управленческий учёт простыми словами
Управленческий учёт — это способ фиксировать операции так, чтобы руководитель мог принимать решения. Он отвечает на вопросы «сколько заработали», «на чём заработали», «где риски кассового разрыва», «кому должны», «кто должен нам».
В проектном бизнесе управленческий контур чаще всего опирается на три отчёта: ДДС (движение денег), ОПиУ (прибыль и убытки) и управленческий баланс. Эти отчёты важны тем, что разделяют прибыль и деньги: обороты могут быть большими, а прибыль — низкой, и это видно в ОПиУ и ДДС.
Ещё один обязательный элемент — разрез по проектам. Когда каждый объект имеет свой «финансовый контур», вы видите не только сумму расходов, но и результат: маржу, прибыль, долги, отклонения от плана.
Если хотите глубже разобраться с базовой финансовой логикой, в блоге 101 есть понятные материалы: ДДС, ОПиУ и управленческий баланс и финансовый учёт доходов и расходов.
Как Приложение 101 закрывает управленческий учёт
Приложение 101 изначально создавалось как центр управленческого учёта по объектам: у каждого проекта есть свой финансовый баланс с оплатами заказчика, фактическими расходами, прибылью и долгами.
Важная деталь — путь данных. В 101 факт расхода попадает в систему там, где он возник: на объекте, в закупке, в расчёте с подрядчиком. Для этого есть мобильный ввод, фото и распознавание первички, включая сканирование QR-кодов на чеках, плюс хранение документов рядом с операцией.
Дальше этот факт становится управленческой цифрой: трата привязана к проекту и статье, вы видите план/факт, прибыльность объекта, подотчёт и взаиморасчёты. В результате отчёты строятся из ежедневных действий команды, а не из «подвига» бухгалтера в конце месяца.
На практике чаще всего начинают со структуры статей и проектной аналитики. Для этого пригодятся инструкции: распределение расходов по статьям и материал про то, как оценивать результативность управленческих изменений через анализ эффективности бизнеса.
Если вы работаете по сметам, полезно собрать расчёты прямо в системе и держать их рядом с фактом: расчёт сметы в приложении со смартфона.
В линейке тарифов у 101 есть PRO и PRO+, а ещё бесплатный режим, чтобы проверить подход на своих процессах.
Таблица сравнения CoinKeeper и 101
| Критерий | CoinKeeper | Приложение 101 |
|---|---|---|
| Цель | Личные финансы и семейный бюджет | Управленческий учёт бизнеса по проектам |
| Единица учёта | Категории расходов/доходов, счета | Проект (объект) + статьи + ответственность |
| Совместная работа | Синхронизация для семьи, без гибких доступов по счетам/категориям | Разделение ответственности в команде и управленческий контроль |
| Первичные документы | Опционально как заметки | Чеки/фото/документы рядом с операцией, сканирование QR |
| Ключевой результат | Понимание структуры личных трат и лимитов | Прибыльность проектов, долги, подотчёт, отчёты для решений |
Эта разница обычно видна по вопросу, который вы задаёте системе вечером. «Куда ушли деньги?» — это про бюджет. «Сколько заработали на объекте № 7 и где риск кассового разрыва на следующей неделе?» — это про управленческий учёт.
Как выбрать инструмент и перейти на управленческий учёт
Если вы ведёте семейный бюджет и хотите дисциплины в личных финансах, CoinKeeper закроет задачу. Если у вас есть проекты, подрядчики, подотчёт, авансы и постоплаты, логичнее выбрать систему, где проект — базовая единица учёта и где из факта автоматически складывается управленческая картина.
Переход обычно проще, чем кажется, если начинать с минимального контура и не пытаться «оцифровать всё». Ниже — рабочая последовательность для проектного бизнеса.
- Шаг 1. Определите, что у вас считается проектом (объект, мероприятие, выпуск, заказ) и заведите проекты в системе.
- Шаг 2. Согласуйте 15–30 статей расходов, по которым будете жить ближайшие 2–3 месяца (материалы, подрядчики, зарплаты, аренда, логистика, реклама).
- Шаг 3. Назначьте ответственность: кто фиксирует закупки, кто закрывает подотчёт, кто подтверждает выполнение работ.
- Шаг 4. Начните собирать первичку вместе с операциями (чеки, фото, счета), чтобы не восстанавливать историю задним числом.
- Шаг 5. Раз в неделю смотрите два отчёта: деньги (ДДС) и результат по проектам (маржа/прибыль), затем корректируйте план.
Если вы хотите посмотреть, как это устроено вживую, запросите бесплатную презентацию Приложения 101: на ней обычно быстро выясняется, какие статьи, роли и отчёты нужны именно вашему формату работ.