Тип контрагента вспоминают в тот момент, когда уже поздно импровизировать: надо выдать доступ к проекту, провести оплату, собрать закрывающие документы. И тут выясняется, что «мастер» оказался партнёром по бизнесу, «дизайнер» просит видеть деньги по объекту, а поставщик материалов работает как самозанятый.
Слово «тип» часто смешивает две разные вещи: юридический статус (ООО, ИП, самозанятый, физлицо) и роль в проекте (заказчик, подрядчик, партнёр, сотрудник). Если разложить контрагента по этим двум осям, путаница уходит.
В Приложении 101 под «типом» обычно имеют в виду категорию контрагента, потому что она влияет на доступ к разделам и суммам по проектам. Поэтому важно определить роль заранее: категорию в связке «аккаунт + компания» потом не перекинуть одним кликом.
Содержание:
Что такое «тип контрагента»?
Контрагент — любая сторона договора: заказчик, подрядчик, поставщик, партнёр, сотрудник. В стройке это ещё и роли внутри одного проекта: кто платит, кто выполняет работы, кто управляет людьми, кто подписывает документы.
Чтобы определить тип контрагента без гаданий, задай себе два вопроса. Первый: в каком статусе он работает по документам (ООО, ИП, самозанятый, физлицо). Второй: какую функцию он делает в твоём проекте (заказчик, подрядчик, партнёр, сотрудник).
Как определить роль контрагента в проекте?
Роль проще всего определить через ответственность и деньги. Кто приносит бюджет в проект, тот заказчик. Кто отвечает за результат работ, тот подрядчик. Кто управляет проектом вместе с тобой и принимает решения по деньгам, тот партнёр. Кто работает внутри твоей компании по задачам, тот сотрудник.
Если в голове всё равно «серо», помогает короткий разговор на входе. Один вопрос снимает половину ошибок: «ты в этом проекте платишь, выполняешь работы, управляешь или помогаешь внутри команды?» Ответ обычно прямой, без юридических формулировок.
Отдельная зона путаницы — цепочка подрядчик → субподрядчик. Заказчик заключает договор с подрядчиком, подрядчик привлекает субподрядчиков и отвечает за них в рамках своего договора. Подробно про разницу и ответственность есть в статье «Генподрядчик и субподрядчик: разница понятий и степень ответственности».
Как определить юридический статус и реквизиты?
Юридический статус нужен, чтобы правильно оформить договор и оплату. Тут действует простое правило: реквизиты берутся из регистрационных данных, затем сверяются по реестрам. Внутри проекта это экономит время на актах, оплатах и «а у нас другое юрлицо» в конце месяца.
Минимальный набор, который стоит запросить до первой оплаты: ФИО или наименование, ИНН, реквизиты для оплаты, основание действий подписанта (доверенность, устав, приказ). Для ИП — ОГРНИП, для ООО — ОГРН и КПП. Для самозанятого — ИНН и подтверждение статуса на дату оплаты.
Дальше два быстрых действия: проверить контрагента в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и проверить статус самозанятого в сервисе ФНС (проверка идёт по ИНН и дате). Это занимает минуты, при споре даёт опору: ты видел статус на конкретный день, платил в понятном режиме.
- Если контрагент — ООО: проверь наименование, адрес, действующего руководителя, ОГРН, ИНН, КПП.
- Если контрагент — ИП: проверь ФИО, ОГРНИП, ИНН, вид деятельности.
- Если контрагент — самозанятый: проверь статус НПД на дату оплаты и заранее договорись про чек.
- Если контрагент — физлицо: зафиксируй паспортные данные и согласуй формат расчётов, чтобы бухгалтерия не «догоняла» документы задним числом.
Как связать тип с договором, оплатой и актами?
Когда роль и юридический статус определены, легко понять, что подписывать и что сохранять. Заказчик и подрядчик закрывают результат работ актами. Поставщик закрывает поставку накладными и счётом. Самозанятый закрывает услуги чеком НПД и актом по договорённости. Сотрудник в штате закрывается кадровыми документами и зарплатным блоком.
В ремонте и строительстве больше всего споров возникает в зоне «работы выполнены, доказательств нет». Поэтому полезно держать в голове связку: смета → отчёты по работам → приёмка → акт. Про сам акт и форму КС-2 есть подробный материал «Нужно ли подписывать акт о приёмке выполненных работ или КС-2?».
Деньги тоже привязаны к типу. Когда рассчитываешься с подрядчиками и поставщиками, нужна дисциплина по основаниям платежей, подотчёту, чекам и прайсам. Разбор типовых ошибок собран в статье «Оплата работы подрядчика: расчёты с поставщиками и подрядчиками».
Как выбрать категорию в Приложении 101?
В Приложении 101 категория контрагента — это роль в твоей компании: заказчик, подрядчик, партнёр, сотрудник. От категории зависит, какие разделы и суммы контрагент увидит по проектам. Поэтому выбор категории делается по функции человека в работе.
У 101 есть хорошая привычка: карточка контрагента в компании и личный аккаунт пользователя разделены. Карточку можно создать заранее, затем связать с реальным аккаунтом, когда человек зарегистрируется. Подробный разбор сценариев есть в статье «Как пригласить контрагента в Приложение 101».
| Ситуация в проекте | Категория в 101 | Зачем так |
|---|---|---|
| Человек оплачивает работы и принимает результат | Заказчик | Чтобы он видел свои оплаты, остаток по объекту, сметы и отчёты в пределах роли |
| Прораб управляет объектом вместе с тобой, согласует решения по деньгам | Партнёр | Чтобы дать доступ к управлению проектом и финансовой картине, где это нужно |
| Мастер выполняет работы и отчитывается по ним | Подрядчик | Чтобы он сдавал отчёты, видел расчёты по своей части и не получал лишний обзор по компании |
| Менеджер работает внутри твоей команды | Сотрудник | Чтобы разделить внутренние задачи и внешних исполнителей по доступам |
Если нужно добавить контрагента, опора в инструкции из помощи: как добавить нового контрагента. А список категорий и логика ролей собраны здесь: категории контрагентов.
Частые ситуации, где ошибаются
Дизайнер просит доступ как заказчик. Такое бывает, когда дизайнер ведёт клиента «под ключ» и собирает согласования. Категорию выбирай по тому, кто платит и подписывает. Если платит клиент и он принимает результат, дизайнер чаще попадает в роль подрядчика или сотрудника, роль зависит от формата твоей работы с ним.
Прораб в доле, но ведёт объект как исполнитель. Тут соблазн поставить «подрядчик», чтобы ограничить доступ. Если прораб реально принимает решения по бюджету и управляет проектом, партнёр чаще подходит лучше. Ограничения решаются доступами по проектам, роль стоит держать честной.
Поставщик материалов. По сути он подрядчик по поставке. Внутри 101 его часто ведут в категории подрядчика с пометкой в комментарии, чтобы расчёты и документы держались в одном месте с объектом.
Контрагент сменил роль. В жизни это выглядит так: мастер вырос до прораба, партнёр вышел из проекта, сотрудник стал внешним подрядчиком. В 101 категорию в уже существующей связке поменять нельзя, поэтому роль лучше фиксировать до выдачи доступа. Если роль реально поменялась, помогает завести новый аккаунт контрагента и добавить заново с нужной категорией.
Чеклист перед приглашением в компанию
Когда надо быстро подключить человека к проекту, чеклист спасает от «переделаем потом». Пройдись по нему один раз до приглашения и первой оплаты.
- Определи роль в проекте: заказчик, подрядчик, партнёр, сотрудник.
- Зафиксируй юридический статус: ООО, ИП, самозанятый, физлицо.
- Собери реквизиты и проверь их по реестрам (ЕГРЮЛ/ЕГРИП, статус НПД по дате оплаты).
- Согласуй, какие документы закрывают сделку: акт, КС-2, чек НПД, накладная.
- Выбери категорию в 101 и выдай доступ к проектам по нужному объёму.
Если дальше хочется выстроить подключение контрагентов как процесс, сохрани в закладки статью про приглашение контрагента в 101. Там разобраны сценарии, когда человек уже зарегистрирован и когда карточка создаётся заранее.