Подотчётные средства появляются в компании в тот момент, когда деньги начинают жить отдельной жизнью: перевёл прорабу на материалы, он купил «по мелочи», часть чеков исчезла, по объекту в итоге не сходится. И споры возникают не из-за сумм, а из-за тумана вокруг них.
Дальше почти всегда включается ручной контроль: напоминания в чатах, просьбы «скинь чек», попытки вспомнить по карте, на какой объект ушла покупка. Это отнимает время и создаёт почву для обмана.
Ниже разберём, что такое подотчётные средства, как выстроить учёт и отчётность, что делать, если отчёта нет, и как Приложение 101 помогает держать подотчёт в порядке. Отчет, подотчет, отчетность — от этих повторов уже плохо, но поверьте, будет еще хуже, если не разобраться в базовых понятиях и не внедрить работу с ними в свою рутину.
Что такое подотчётные средства и подотчётные лица?
Подотчётные средства — деньги компании или заказчика, которые передали человеку на конкретную цель: закупки, доставка, расходники, мелкий инструмент, иногда командировочные. Человек становится подотчётным лицом, потому что обязан подтвердить траты документами и вернуть остаток.
В ремонте и стройке подотчёт часто идёт через прорабов, снабженцев, мастеров. Ситуация узнаваемая: утром перевёл на закупку, вечером уже нужен ответ «сколько осталось» и «на что ушло». Если ответа нет в цифрах, остаются разговоры.
Важно с первого дня разделить два слоя денег: личные средства человека и подотчёт. В 101 это даже визуально разнесено по двум балансам (собственный и подотчётный), из-за этого сложнее «перемешать» деньги между объектами и объяснить путаницу случайностью.
Как учет подотчетных средств ведет к обманам?
Если вы ведете подотчет по перепискам и по памяти, то создаете плодородное поле для обманов со стороны сотрудников. Да, можно надеяться на честность, но и самим не нужно плошать. Пока объектов один-два, это терпимо. Когда параллельно идёт несколько проектов, деньги легко «перекидываются» между ними, а закрываются тем, что первым подвернулось под руку.
Типовая сцена: снабженец произвел закупку на три объекта в один день. Чеки в кармане, потом в машине, потом «где-то лежат». Через неделю заказчик спрашивает отчёт, руководитель ищет концы и начинает пересобирать историю расходов по кускам.
- Чеки теряются, а суммы остаются только в переводах между картами.
- Появляются «нарисованные» чеки и покупки, которые нельзя проверить.
- Деньги одного объекта закрываются тратами другого, потом начинается перекос по балансам.
- Закупка делается «в долг» в магазине, долг закрывается переводом с соседнего проекта, в отчёте получается каша.
Эти проблемы описаны в логике подотчётных расчётов в стройке, полезно держать под рукой разбор: как безопасно отдавать средства под отчёт в строительной сфере.
Как вести учёт подотчёта?
Учёт подотчётных средств — не про «бухгалтерию в телефоне». Это управленческий контур: быстро понять, кто держит деньги, сколько осталось, какие траты подтверждены, где зависли отчёты. Об этом мы подробно рассказали в статьях: что такое управленческий учёт и учёт доходов и расходов.
Схема ниже подходит и для ремонта, и для строительной компании, и для бригад, которые ведут несколько объектов параллельно:
- Зафиксируй, кто может получать подотчёт и на какие цели (роль, лимит, период).
- Выдавай деньги только под цель: «закупка на объект», «доставка», «расходники на этап».
- Сразу привязывай подотчёт к объекту (или к нескольким объектам, если закупка общая).
- Требуй подтверждение каждой траты: чек с QR, счёт, накладная, фото товара, комментарий.
- Поставь короткий срок отчётности внутри компании (в днях), чтобы чеки не копились неделями.
- Запрети новый подотчёт при незакрытом старом (правило дисциплины, не наказание).
- Раз в неделю делай сверку: остатки, неподтверждённые траты, зависшие отчёты.
Если подотчёт сейчас живёт в таблицах, пригодится материал как вести учёт расходов в Excel. Он помогает увидеть, какие поля и правила нужны, чтобы позже спокойно переехать в систему учёта.
Как правильно отчитываться?
Отчётность по подотчёту начинается с первички. Для управленческого учёта важно, чтобы по каждой трате было понятно три вещи: что купили, на какой объект, кто согласовал.
В стройке чек — главный якорь, потому что по нему видно состав покупки. Если на чеке есть QR, его можно проверять и вытаскивать номенклатуру. В 101 это делается сканированием QR: данные о покупках подтягиваются из ФНС, поэтому в отчёте виден перечень товаров, а не только сумма.
Если QR нет (рынок, частник, доставка без кассы), правило остаётся тем же: трата подтверждается. В 101 в таком случае прикрепляют фото товара и комментарий к расходу, чтобы у руководителя оставалась проверяемая история.
Авансовый отчёт в классическом виде чаще нужен бухгалтерии. Внутри проекта его роль проще: собрать в одном месте все расходы подотчётного лица за период и показать остаток к возврату или сумму к закрытию. Если отчёт формируется быстро, заказчику тоже легче показать прозрачность расходов по этапу.
Что делать, если отчёта нет?
Отсутствие отчёта — не событие «человек плохой». Это сигнал, что правила либо не проговорены, либо не выполняются. Действовать лучше по лестнице: от мягкого напоминания к финансовым ограничениям.
Сцена из практики: прораб ведёт два объекта, денег под отчётом много, отчётность откладывает до «конца месяца». В конце месяца всплывает часть трат без чеков, руководитель спорит с заказчиком, а прораб говорит, что «всё потрачено». В такой конструкции проигрывают все.
| Ситуация | Что сделать? |
|---|---|
| Отчёт просрочен на 1–3 дня | Короткое напоминание, договориться о дате закрытия, зафиксировать срок. |
| Отчёт просрочен регулярно | Запретить новый подотчёт при незакрытом старом, снизить лимит, включить еженедельную сверку. |
| По тратам нет подтверждений | Запросить пояснение, собрать заменяющие доказательства (фото, накладная, переписка с поставщиком), решить вопрос с компенсацией внутри правил компании. |
| Есть признаки фальсификации | Остановить выдачу подотчёта, сделать внутреннюю проверку, зафиксировать выводы, пересобрать процесс контроля. |
Главное управленческое правило звучит жёстко, при этом оно честное: пока старый подотчёт не закрыт, новый не выдаётся. Если это правило не работает, подотчёт превращается в кредитную линию без договора.
Как Приложение 101 снижает количество обманов
В 101 подотчёт встроен в ежедневные действия: выдал деньги → человек купил → тут же зафиксировал расход → баланс подотчёта уменьшился. Руководитель видит актуальный остаток и не собирает отчёт вручную по перепискам.
Ключевой антиобманный механизм — проверяемость чека. Когда расход создаётся по QR, позиции подтягиваются из ФНС. Это снимает типовой трюк «покажу сумму перевода, чек потерял».
Второй механизм — прозрачный баланс по каждому объекту и человеку. Если один снабженец закупает на несколько проектов, расходы распределяются по объектам без путаницы, заказчик видит только траты своего проекта.
Третий механизм — отчётность в моменте. После покупки человек сканирует QR или добавляет фото, прикрепляет комментарий, и расход остаётся в проекте. Это описано в сценариях учёта закупок и снабжения: как автоматизировать закупки в строительстве.
Если хочется увидеть, как подотчёт выглядит на реальном объекте (балансы, отчёты, история расходов), можно прийти на онлайн-демо: покажут живые примеры и ответят на вопросы перехода с таблиц.
Регламент работы с подотчетом
Регламент не обязан быть длинным. Он обязан быть исполнимым. Если команда работает с подотчётом в 101, регламент проще, потому что половина правил поддерживается системой.
- Лимит подотчёта на роль (прораб, снабженец, мастер) и период закрытия.
- Правило «нет отчёта — нет новой выдачи».
- Требование к подтверждениям: QR-чек, фото, документ от поставщика, комментарий.
- Еженедельная сверка остатков и неподтверждённых расходов.
Если учёт уже вырос из таблиц и чатов, полезно почитать, когда компании пора переходить на сервис учёта: это помогает трезво оценить стоимость ручного контроля.