Когда Вы считаете прибыль по проекту, важно видеть два слоя: что потрачено именно на этот проект и что «живет» поверх всех проектов. Если смешать эти суммы, цена и маржа начинают «плыть», а руководитель узнаёт о перерасходе уже постфактум.
Термины «прямые» и «косвенные» звучат бухгалтерски, но в реальности это про одну понятную вещь: можно ли честно привязать трату к конкретному объекту, заказу, мероприятию, партии.
Ниже разберёмся с базовой логикой, посмотрим, какие ещё бывают виды затрат, и как это удобно вести в Приложении 101 — с разбивкой по проектам, статьям и Фонду компании в PRO+.
1. Что такое прямые и косвенные затраты простыми словами?
Затраты — это ресурсы, которые бизнес тратит, чтобы выполнить работу и получить результат: деньги, материалы, время людей, услуги подрядчиков. В управленческом учёте полезно смотреть на затраты через призму проекта: что относится к конкретному заказу, а что относится к компании в целом.
Прямые затраты — это всё, что можно однозначно «положить» в себестоимость конкретного проекта. Если Вы ведёте ремонт квартиры, прямыми будут закупки материалов по этому объекту, оплата мастерам за работы на этом объекте, доставка, аренда инструмента под конкретную задачу. Такие траты легко объяснить заказчику и так же легко проверить по отчёту.
Косвенные затраты — это расходы, которые поддерживают работу компании и сразу обслуживают несколько проектов. Аренда офиса, бухгалтерия, реклама, связь, сервисы, зарплата руководителя отдела продаж — всё это нужно, чтобы проекты существовали, но «прикрутить» это к одному объекту без правил распределения не получится.
На практике ошибка выглядит так: проект закрыли «в плюс», потому что посчитали только материалы и работы. Через месяц выяснилось, что рекламу и офис платили из денег этого проекта, поэтому реальной прибыли у компании осталось меньше, чем ожидали. Похоже на Ваши расчёты?
2. Какие еще бывают виды затрат и как они связан между собой?
Классификаций много, но в управленческом учёте обычно хватает нескольких «осей», которые помогают принимать решения: как формировать цену, где резать перерасход, сколько проектов Вы потянете без кассовых провалов.
Переменные и постоянные. Переменные растут вместе с объёмом работ (материалы, сдельная оплата, логистика по заказам). Постоянные в коротком периоде почти не меняются (аренда, оклады, часть сервисов). Маржинальная прибыль в таком подходе считается как выручка минус переменные затраты — так видно, сколько денег остаётся на покрытие постоянных расходов.
Производственные, коммерческие, управленческие. Производственные — те, что формируют себестоимость работ и продукта. Коммерческие — связанные с продажами. Управленческие — про «содержание» компании. Внутри этой логики прямые чаще совпадают с производственными, косвенные часто совпадают с управленческими. Полного совпадения ждать не стоит, но структура уже помогает навести порядок в статьях.
Плановые и фактические. План фиксируется в смете или предварительном расчёте. Факт появляется по мере отчётов и оплат. Когда план и факт живут в одной системе, разговор про «мы не уложились» превращается в цифры: по какой статье, на каком этапе, из-за какой причины.
| Связка | Как выглядит в реальном проекте |
|---|---|
| Прямые + переменные | Материалы и сдельные работы по конкретному объекту |
| Прямые + «почти постоянные» | Техника в аренде на месяц под один объект, охрана площадки под один проект |
| Косвенные + постоянные | Офис, оклады, базовые сервисы, бухгалтерия |
| Косвенные + переменные | Комиссии, лиды и продвижение, если бюджет зависит от объёма продаж |
Если Вы ведёте проектный бизнес, полезно держать под рукой три отчёта собственника: ДДС, ОПиУ и Баланс. Они как раз «собирают» разные виды затрат в понятную картину.
3. Как вести учет прямых и косвенных затрат в Приложении 101?
В Приложении 101 логика опирается на проекты: каждый объект или заказ ведётся отдельно, с поступлениями, расходами, балансами участников и отчётностью по операциям. Так становится видно, где проект ушёл в перерасход и по каким статьям.
Дальше важно разнести прямые и косвенные по «местам хранения». Прямые затраты логично вести внутри проекта и раскладывать по статьям расходов. Косвенные — учитывать отдельно, чтобы они не «размывали» экономику объектов и не превращались в незаметный минус.
Как это настроить на практике. Ниже — рабочая схема, которую можно внедрить за один вечер и дальше только поддерживать дисциплину.
Шаг 1. Создайте проект под каждый объект/заказ и договоритесь внутри команды, что деньги и отчёты «живут» внутри проекта, не в чатах.
Шаг 2. Добавьте статьи расходов по проекту (материалы, работы, техника, логистика, прочее). В 101 это отдельный раздел проекта, где затем собирается аналитика по каждой статье. Для ориентира используйте статью про распределение расходов по статьям.
Шаг 3. Зафиксируйте план: смету или предварительный расчёт. Если Вы считаете сметы регулярно, пригодится материал как сделать смету быстро.
Шаг 4. Собирайте факт по прямым затратам через отчёты: закупки материалов, работы, услуги подрядчиков, доставка. В 101 можно прикладывать документы и отчитываться по покупкам, включая сканирование QR-кода с чека, чтобы список позиций подтягивался в историю проекта.
Шаг 5. Регулярно сверяйте план/факт по статьям. В реальности перерасход почти всегда «сидит» в 1–2 статьях, и их проще увидеть, когда расходы распределены по категориям.
Шаг 6. Вынесите косвенные затраты в Фонд компании, если Вы ведёте их в PRO+. Так Вы отделяете проектные деньги от внутренних расходов компании (налоги, реклама, зарплаты, развитие) и видите, что относится к поддержанию бизнеса.
Шаг 7. Проверьте, что команда понимает разницу: закупка плитки под объект — прямой расход, подписка на сервис и аренда офиса — косвенный. Если людям проще, закрепите правило в одном абзаце в регламенте и добавьте ссылку на справку: как создать статьи расходов и как вести учёт в Фонде компании.
Шаг 8. Раз в неделю смотрите отчёты собственника и задавайте один вопрос: «Какая статья расходов растёт быстрее выручки?» Если ответ есть, управление снова в Ваших руках.