Справку о применяемой системе налогообложения просят в ситуациях, где важен НДС и «чистота» статуса: заказчик подписывает договор и хочет понять, будет ли счёт с НДС, банк запрашивает документы к кредиту, площадка проверяет поставщика перед тендером.
Путаница начинается из-за слова «справка». В налоговой нет одного универсального документа с таким названием. Вместо него есть несколько официальных подтверждений, и нужное зависит от режима: УСН, патент, самозанятость (НПД), АУСН и другие.
Ниже разберём, какой документ подходит под твою ситуацию, где его взять и какие сроки заложить, если контрагенту нужно подтверждение «ещё вчера».
Содержание:
Что такое «справка о применяемой системе налогообложения»?
По смыслу это подтверждение, на каком налоговом режиме работает ИП или компания. Чаще всего контрагенту важно одно: есть ли обязанность начислять НДС и какие документы ожидать по оплате (счёт-фактура, УПД со статусом, акты).
ФНС подтверждает режим несколькими способами. Самый универсальный для бизнеса документ в последние годы — электронная выписка о применяемых специальных налоговых режимах. Она приходит в PDF и подписана электронной подписью налогового органа, поэтому подходит для банков и большинства заказчиков.
Какой документ нужен под твой режим?
Сначала уточни у того, кто запрашивает документ, что именно он хочет увидеть: «выписку по спецрежимам», «подтверждение УСН», «справку самозанятого». Это экономит время, потому что сроки у документов разные.
- УСН (упрощёнка) — выписка о применяемых спецрежимах; при требовании конкретной формы — информационное письмо ФНС (форма № 26.2-7).
- Патент (ПСН) — сам патент уже подтверждает право применять режим по виду деятельности; дополнительно часто прикладывают выписку по спецрежимам.
- Самозанятость (НПД) — справка о постановке на учёт (формируется в приложении «Мой налог»), иногда ещё просят справку о доходах.
- ОСНО — отдельной «справки об ОСНО» обычно не требуют. Если вопрос про НДС, его наличие подтверждают документы по сделке (УПД/счёт-фактура), плюс контрагент часто сверяет данные по открытым источникам.
Если пока выбираешь режим и хочешь разобраться в логике, в блоге 101 есть разбор, что выгоднее в проектах: патент или УСН. А если стоишь на развилке «самозанятость или ИП», пригодится статья про разницу между самозанятостью и ИП.
Где взять выписку о спецрежимах через личный кабинет ФНС?
Выписка о применяемых специальных налоговых режимах доступна в личном кабинете ФНС для ИП и для юрлиц. Документ формируется в электронном виде, скачивается как PDF и подходит для отправки по почте или через ЭДО.
Внутри выписки обычно видно, какие спецрежимы применяются и с каких дат. Удобно, что документ уже подписан электронной подписью налогового органа, контрагенту не нужно верить скриншотам.
Алгоритм получения выписки:
- Зайди в личный кабинет ФНС (кабинет ИП или кабинет юрлица).
- Открой блок про системы налогообложения (в разных версиях интерфейса он называется по-разному: профиль, сведения, жизненные ситуации).
- Выбери действие «Запросить выписку по спецрежимам».
- Дождись, пока появится возможность скачать PDF, и сохрани файл.
У выписки есть особенность: она формируется по состоянию на день, который предшествует отправке запроса. Плюс запрос обычно доступен не чаще одного раза в сутки. Это редко мешает, только если режим сменился сегодня и контрагент хочет увидеть изменения сразу.
Как получить информационное письмо по УСН (форма 26.2-7)?
Информационное письмо по форме № 26.2-7 — это отдельный документ ФНС, который подтверждает применение УСН. Его часто просят банки, крупные заказчики, бухгалтерии контрагентов. В письме обычно отражаются дата подачи заявления о переходе на УСН и сведения о сдаче деклараций по УСН за периоды применения режима.
Важная деталь: налоговый кодекс не обязывает инспекцию автоматически присылать подтверждение, что УСН «разрешили». Поэтому письмо появляется только после запроса.
Запрос составляется в свободной форме. Смысл такой: «прошу подтвердить, что ИП/ООО применяет УСН». Дальше указываются реквизиты (ФИО/наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП), контакты и способ получения ответа.
Куда отправлять запрос:
- через личный кабинет ФНС (как обращение в налоговый орган);
- по ТКС через оператора ЭДО, если такой канал уже подключён;
- лично в инспекцию на бумаге;
- почтой заказным письмом (лучше с описью вложения).
Сколько делается справка и сколько стоит?
За сам документ ФНС плату не берёт. Разница только во времени получения.
| Что подтверждаем? | Какой документ дать? | Срок | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Спецрежимы (УСН, ПСН, АУСН и другие) | Выписка о применяемых специальных налоговых режимах (PDF с ЭП) | Часто получается в день запроса (учти ограничение: один запрос в сутки) | 0 ₽ |
| УСН по «строгому» запросу | Информационное письмо ФНС по форме № 26.2-7 | До 30 календарных дней с даты регистрации запроса | 0 ₽ |
| Самозанятость (НПД) | Справка о постановке на учёт (в «Мой налог»), при необходимости справка о доходах | Формируется сразу в приложении | 0 ₽ |
| Патент (ПСН) | Патент + при необходимости выписка по спецрежимам | Патент действует в срок, указанный в документе; выписка — как выше | 0 ₽ |
Если инспекция присылает ответ на бумаге почтой, добавь время на доставку. Если ответ идёт в электронном виде через кабинет или ЭДО, это ускоряет обмен с контрагентом.
Как отправить контрагенту, чтобы не было вопросов?
Контрагенту важны два признака: документ официальный и понятно, к кому он относится. Поэтому отправляй PDF целиком, не скриншот. Если документ пришёл с электронной подписью, она уже «вшита» в файл и обычно визуализирована при открытии.
Набор, который закрывает большинство запросов:
- выписка по спецрежимам из личного кабинета ФНС;
- если УСН и есть требование «26.2-7» — дослать информационное письмо, когда будет готово;
- для патента — копия патента на нужный вид деятельности;
- для самозанятого — справка о постановке на учёт из «Мой налог».
Ещё один момент из практики стройки: режим налогообложения часто путают из-за бардака в документах по проектам. Когда платежи, акты, чеки и договоры лежат в одном месте, проще отвечать на запросы банка и заказчика, плюс легче планировать налоги. Мы регулярно пишем про это в разделе «Право для строителей».
Если у тебя ИП с работниками, добавь в систему учёта отдельную строку под налоги и взносы: это помогает заранее видеть нагрузку. По теме кадровых платежей есть отдельный разбор: какие налоги платит ИП за работника. Для финансовой подушки пригодится статья как создать резервный фонд.
Когда учёт ведётся по объектам, проще разложить доходы по режимам (особенно если совмещаются УСН и патент) и быстро выгрузить документы по запросу. Это один из сценариев, под который рассчитано Приложение 101: фиксируешь платежи и документы по проектам, видишь прибыль, откладываешь деньги на налоги.
Если напишешь, в каком статусе работаешь (ИП, ООО, самозанятый) и какой режим (УСН, патент, НПД, ОСНО), подскажу, какой документ выбрать в твоей ситуации и что точнее спросить у заказчика, чтобы не делать лишних запросов в инспекцию.