La digitalización de un negocio puede empezar con una escena: al anochecer, alguien intenta cuadrar las cifras de los proyectos, busca los mensajes intercambiados con un cliente, recuerda a quién se le prometió un anticipo y, al mismo tiempo, recibe mensajes de los operarios: «Lo compré hoy, pero perdí el recibo». En una situación así, conviene revisar cómo se transmite la información: los registros dispersos pueden ser una de las causas de los fallos.
La digitalización empresarial convierte los acuerdos y las acciones clave en registros claros: solicitudes, tareas, documentos, pagos, estados de los trabajos, fotos e informes. Así se puede gestionar a partir de hechos: quién hizo qué, cuándo, por cuánto y con qué respaldo.
En la construcción y las reformas intervienen muchos contratistas, materiales, etapas, trabajos que hay que rehacer, anticipos y recepciones de obra. Por eso, en el blog de 101 la digitalización aparece con frecuencia junto a la gestión de proyectos y del dinero.
Contenido:
¿Qué es la digitalización empresarial?
La digitalización empresarial, también denominada transformación digital, consiste en describir los procesos de la empresa y plasmarlos en herramientas que permitan repetirlos y controlarlos. El software no es lo esencial. Lo esencial son unas reglas comunes: qué datos se registran, quién responde por ellos, cómo debe ser el resultado terminado y dónde se guarda.
Dicho de forma sencilla, la digitalización empresarial hace «visible» el trabajo. Cada solicitud tiene un origen y un estado. Cada oportunidad de venta tiene una etapa y una persona responsable. Cada pago tiene una categoría y un proyecto. Los trabajos cuentan con un calendario y una confirmación de su aceptación. Esta estructura ayuda a gestionar los procesos cuando los datos se introducen y verifican a tiempo, también si hay varios proyectos en marcha y parte del equipo trabaja en las obras.
¿Por dónde empezar?
Intentar digitalizarlo todo a la vez puede convertir el trabajo en una configuración interminable. Resulta más útil elegir los puntos de apoyo que sostienen la gestión.
Como punto de partida, se pueden distinguir tres grupos: ventas, ejecución de los trabajos y finanzas. Los datos de ventas ayudan a estimar el volumen de trabajo previsto para la semana y el mes; la información sobre la ejecución permite revisar la carga de trabajo y los riesgos de incumplir plazos. Para evaluar el beneficio, se necesitan los ingresos y todos los costes correspondientes al período; los cobros y el saldo disponible, por sí solos, no lo reflejan. Un posible desfase de tesorería se comprueba a partir del saldo inicial y de los cobros y pagos previstos, teniendo en cuenta las obligaciones.
En la construcción se añade un cuarto grupo: los documentos del proyecto. Acuerdos, etapas, documentos de cierre, registros fotográficos y actas: todo lo que ayuda a entregar los trabajos y a respaldar su posición en caso de discrepancias. También resulta útil mantener un calendario para que el equipo vea la secuencia de los trabajos y las dependencias entre etapas. En el blog de 101 se explican los principios para elaborar un calendario con Notion como ejemplo: cómo elaborar un cronograma de obra.
¿Cómo llevar a cabo la digitalización empresarial?
Un plan de digitalización empresarial se apoya en un principio sencillo: primero acordar las reglas, después plasmarlas en la herramienta y, por último, enseñar al equipo a trabajar conforme a ellas. Una herramienta sin reglas se convierte en otro lugar al que nadie entra.
El siguiente esquema se puede adaptar tanto a una empresa que trabaja en una oficina como a un contratista que trabaja en obras:
- Paso 1. Anote entre 5 y 7 procesos clave: clientes potenciales, cálculo, contrato, compras, ejecución de los trabajos, recepción y pagos.
- Paso 2. Defina el punto final de cada proceso: qué se considera un resultado (una factura pagada, una etapa aprobada o un acta de aceptación completada).
- Paso 3. Asigne responsables de los procesos: para cada proceso, una persona responsable de mantener los datos en orden.
- Paso 4. Determine el conjunto mínimo de datos que se registra siempre; sin él, el informe puede quedar incompleto.
- Paso 5. Elija un núcleo de 1–2 herramientas e incorpore al equipo a ellas.
- Paso 6. Configure las plantillas disponibles en las herramientas elegidas: etapas de las oportunidades de venta, estados de las tareas, categorías de gastos, tipos de documentos e informes habituales.
- Paso 7. Establezca una rutina de control: una breve revisión de cifras y estados cada semana y un análisis de las desviaciones cada mes.
En una empresa de construcción, el dinero de cada obra y la confirmación de los trabajos realizados pueden ser el punto de partida. Esto ayuda a comprobar si los registros están completos y qué base existe para calcular el resultado; el efecto sobre el beneficio depende de los datos y de las acciones posteriores. En el blog de 101 hay ejemplos de cómo se relacionan los eventos del proyecto, los presupuestos y los informes: consulte la sección «Sobre la aplicación» (en ruso). Para comentar su caso de uso de la contabilidad de gestión, puede solicitar una demostración de la Aplicación 101.
10 herramientas para la digitalización empresarial (selección del 28 de mayo de 2026)
A continuación se presenta una selección del 28 de mayo de 2026: herramientas para ventas, proyectos, finanzas, documentos y analítica. La disponibilidad de los enlaces oficiales y las descripciones de las funciones básicas se volvieron a comprobar el 26 de octubre de 2026. Antes de implantar una herramienta, consulte con el proveedor las condiciones de conexión y la disponibilidad de las funciones concretas:
- Aplicación 101: contabilidad de gestión y trabajo por proyectos para profesionales de la construcción y los acabados: dinero por obra, presupuestos e informes (en ruso), informes fotográficos del proyecto (en ruso). Para la videovigilancia se utiliza una aplicación independiente, 101 Vision (en ruso); es necesario comprobar la compatibilidad de la cámara y las condiciones de conexión. Se puede considerar cuando el equipo trabaja en las obras.
- Bitrix24 (en ruso): CRM (sistema de gestión de clientes) y tareas en un mismo sistema. Se puede considerar cuando se necesita un punto único para las oportunidades de venta y las tareas relacionadas con ellas.
- amoCRM (en ruso): CRM (sistema de gestión de clientes) para ventas: oportunidades de venta, consultas procedentes de chats y servicios de mensajería conectados y llamadas a través de la telefonía conectada. Se puede considerar cuando se necesita organizar la gestión de consultas por parte de los responsables comerciales.
- 1С:УНФ (1C:UNF; en ruso): gestión para pequeñas empresas: ventas, almacén, compras, producción y finanzas. Resulta útil cuando se necesita poner en orden el catálogo de productos, las existencias y los costes de los productos.
- Kontur.Diadoc (en ruso): intercambio electrónico de documentos con contrapartes. Se puede considerar cuando se necesita enviar, recibir y firmar documentos en formato electrónico.
- СБИС (Saby): ecosistema con servicios de presentación de declaraciones (en ruso), intercambio electrónico de documentos (en ruso) y mensajería (en ruso). Se puede considerar cuando se necesitan estas áreas en un mismo ecosistema.
- МойСклад (MoySklad; en ruso): almacén y ventas en la nube. Se puede considerar para el comercio, la pequeña producción o una empresa que necesita controlar las compras y las existencias.
- Yandex Tracker: tareas y procesos. Es adecuado para consultas y solicitudes internas; la gestión de recursos (en ruso) ayuda a planificar la carga de trabajo del equipo a partir de las tareas registradas, los plazos y las estimaciones del esfuerzo necesario.
- Yandex DataLens (en ruso): paneles de indicadores y visualización de datos. Resulta útil cuando los datos ya están en los sistemas de gestión y la dirección necesita analizarlos; es necesario configurar la conexión a la fuente de datos.
- YooKassa (en ruso): recepción de pagos en el sitio web y mediante enlaces, también para ventas a través de chats y servicios de mensajería. Para enviar recibos fiscales, es necesario activar «Чеки от ЮKassa» (recibos fiscales de YooKassa) o una caja registradora en línea de otro proveedor (en ruso).
Errores frecuentes al digitalizar el negocio
Los errores habituales están relacionados con la forma de trabajar: los datos se registran de manera irregular, las reglas no están establecidas y resulta difícil comprobar en qué se basan los informes. Al elegir un proceso para digitalizarlo, revise los siguientes riesgos:
- Comprar una herramienta sin describir los procesos y los roles: existe el riesgo de acabar con un conjunto de pestañas sin un procedimiento de trabajo claro.
- Demasiados campos obligatorios: los empleados pueden eludir las reglas y escribir «1», «ok» o «lo completaré después».
- No asignar un responsable de los datos: nadie se ocupa de mantener el orden en las oportunidades de venta, las tareas y las categorías de gastos.
- Desconexión entre el presupuesto y los datos reales: el plan queda separado de las compras y los pagos efectivos, y el beneficio se calcula «a ojo».
- Digitalizar sin revisiones periódicas: las omisiones y los errores pueden pasar inadvertidos. Acuerde la periodicidad de un breve análisis de estados y cifras.
En los proyectos de construcción, una tarea específica es comparar el presupuesto con las operaciones y los documentos reales. Cuando haya cambios durante los trabajos, compruebe que el plan está actualizado y que las nuevas condiciones están acordadas. Este tema se analiza en el artículo «¿El presupuesto es toda la documentación que necesita un constructor?» (en ruso).
¿Qué leer sobre este tema en el blog de 101?
Si el objetivo es digitalizar un negocio que trabaja por proyectos, conviene obtener una visión de conjunto de la gestión de proyectos, los calendarios y el dinero.
- Automatización de la construcción: qué sistemas existen y cuándo implantarlos (en ruso)
- Cómo elegir un sistema de gestión de proyectos
- 10 sistemas de gestión de proyectos (en ruso)
La digitalización empresarial puede ser útil cuando la empresa utiliza estados comunes, las mismas categorías de gastos y un procedimiento compartido para cerrar etapas y registrar acuerdos. El resultado depende de que los registros estén completos, de las revisiones periódicas y de las acciones del equipo. Compruebe, además, cómo intercambian datos entre sí las herramientas elegidas.
