La digitalización empresarial consiste en pasar de gestionar «de palabra» a gestionar con datos: los acuerdos quedan registrados, las cifras se calculan, los documentos se conservan y el estado de los trabajos puede consultarse sin llamadas ni visitas presenciales, siempre que los datos se actualicen a tiempo.
En la construcción y las reformas, sus efectos se perciben antes: hay muchos proyectos, muchas personas y aún más tareas y dinero que gestionar. Cuando la información está repartida entre chats, notas y hojas de cálculo, la dirección dedica tiempo a buscar y cotejar datos, mientras el equipo espera decisiones.
A continuación encontrará una explicación clara de cómo se lleva a cabo la digitalización en una empresa real, quién la necesita desde ahora y un plan práctico para implantarla en 7 pasos.
Contenido:
- ¿Qué es la digitalización empresarial?
- ¿En qué se diferencia la digitalización de la automatización y de «llevar las cuentas en Excel»?
- ¿Quién necesita la digitalización empresarial?
- ¿Qué se suele digitalizar en una empresa?
- 7 pasos hacia la digitalización
- Errores que hacen fracasar la digitalización
- ¿Dónde ayuda la Aplicación 101 y cuándo puede ser útil PRO+?
¿Qué es la digitalización empresarial?
La digitalización consiste en trasladar a un entorno digital los procesos de trabajo internos y externos de la empresa: quién hace qué, en qué plazos, con qué reglas, a qué coste y con qué documentos y resultados. El término puede sonar moderno, pero la idea es la misma: el proceso pasa a un sistema en el que queda constancia de lo ocurrido y resulta posible gestionarlo.
En el día a día, la digitalización responde a dos preguntas. La primera es «¿dónde está la información fiable?»: qué versión del presupuesto está vigente, qué pago se ha autorizado, quién ha recibido el material y quién responde por el retraso. La segunda es «¿qué ocurrirá después?»: si habrá dinero suficiente hasta final de mes, si la obra cumple el calendario y dónde se encuentra el cuello de botella del equipo.
Una escena habitual en una obra: el cliente escribe «¿dónde está el informe?», el jefe de obra busca fotos en los chats, el responsable de compras intenta recordar dónde quedaron los recibos y la dirección trata de entender cuánto se ha gastado y cuánto hará falta todavía. Reunir los eventos, el dinero y los documentos en un mismo lugar ayuda a reducir esas búsquedas, siempre que los datos se registren de forma completa y puntual y el equipo siga unas reglas comunes.
¿En qué se diferencia la digitalización de la automatización y de «llevar las cuentas en Excel»?
La automatización consiste en encomendar acciones repetitivas a un sistema que las ejecuta conforme a unas reglas definidas: por ejemplo, crear tareas, tramitar autorizaciones, realizar cálculos o generar informes. Sus efectos se evalúan a partir del tiempo, los errores y otros indicadores del proceso concreto.
La digitalización tiene un alcance mayor: crea una representación digital del negocio. La automatización suele formar parte de ella cuando la empresa ya sabe qué datos necesita y qué decisiones quiere tomar a partir de ellos.
Excel también es una herramienta digital: permite configurar listas comunes de valores y, al trabajar de forma colaborativa mediante servicios en la nube compatibles, gestionar los accesos y las versiones. Sin embargo, si el equipo intercambia archivos dispersos sin reglas comunes, los datos de referencia dejan de coincidir, las copias se multiplican y el envío de archivos se convierte en un proceso más. Entonces aparece el riesgo de «llevar las cuentas por llevarlas»: hay cifras, pero el orden de las acciones y las responsabilidades siguen sin estar claros.
Una comprobación útil: si un proceso se detiene cuando falta una persona concreta, revise el reparto de responsabilidades, el procedimiento de sustitución y la disponibilidad de los datos. La ejecución regular conforme a las reglas y los registros verificables ayudan a evaluar la implantación junto con los indicadores elegidos.
¿Quién necesita la digitalización empresarial?
La digitalización no es exclusiva de las grandes empresas. Se vuelve necesaria cuando gestionar «manualmente» ya supone un riesgo: demasiados proyectos, personas, contratistas, pagos, compras y cambios durante los trabajos.
En una empresa constructora, la escala permite verlo con claridad. Cuando hay varios jefes de obra y decenas de operarios, a los responsables les resulta imposible retener todas las tareas, los acuerdos y las cifras si están repartidos entre chats y hojas de cálculo.
Otra señal aparece en la atención al cliente. El cliente espera previsibilidad: qué se ha hecho, qué se hará después y por qué está pagando. Si la información para los informes se reúne manualmente, su preparación puede retrasarse aunque el trabajo en la obra avance bien:
- El equipo crece, los procesos se complican y la dirección dedica más tiempo a «apagar incendios» que a gestionar.
- Las cuentas de los proyectos se calculan a posteriori y los desfases de tesorería aparecen de repente.
- Los presupuestos y los acuerdos cambian y se pierde la versión «más reciente».
- Las compras y los fondos a justificar se gestionan por separado y cotejarlos lleva horas.
- Los clientes piden transparencia, informes y justificantes documentales.
¿Qué se suele digitalizar en una empresa?
Conviene empezar por las áreas en las que un error tiene un coste mayor. En la construcción, casi siempre son el dinero, los acuerdos y los plazos. En el blog de 101 hemos repasado las áreas que tiene sentido digitalizar primero: la contabilidad financiera y de gestión, la recopilación de datos y la analítica, las ventas, los contratos (firma digital e intercambio electrónico de documentos) y los informes para los clientes.
Para llevarlo a las tareas cotidianas, la digitalización suele abarcar cuatro «flujos»:
- Dinero: comparación entre lo previsto y lo real en los proyectos, fondos a justificar, anticipos, pagos y márgenes.
- Trabajos: calendario, estados de las etapas, responsabilidades y registro de lo realizado.
- Documentos: presupuestos, contratos, actas de aceptación, facturas, documentos de cierre y correspondencia sobre cambios.
- Comunicación: quién ha prometido qué a quién, qué decisiones se han tomado y dónde está la confirmación.
Un punto de partida frecuente son los presupuestos. Si se preparan con mayor rapidez y siguen una lógica común, resulta más sencillo acordar cambios y explicar el precio al cliente. Pueden servirle de ayuda la guía sobre cómo elaborar un presupuesto en línea (en ruso) y el artículo sobre la importación rápida de presupuestos desde Excel (en ruso).
El segundo punto es el calendario. Aunque todavía no se haya formalizado una metodología de gestión de proyectos, un calendario básico ayuda al equipo y al cliente a mantener la disciplina. Sobre este tema puede consultar el artículo sobre el cronograma de ejecución de obra.
7 pasos hacia la digitalización
La digitalización resulta más fácil de implantar cuando se plantea como un proyecto con un resultado claro. Conviene acordar de antemano qué se cambiará en el trabajo del equipo, qué datos se registrarán, cómo se comprobará su calidad y cuándo se considerará que la implantación ha tenido éxito. Su estructura se parece a la de la gestión de proyectos; pueden servirle de base los conceptos del artículo «Fundamentos de la gestión de proyectos» (en ruso).
Estos siete pasos se adaptan a la realidad de la construcción: teléfonos, desplazamientos, urgencias y proyectos en paralelo.
- Defina el objetivo con cifras. Convierta «Quiero digitalizar la empresa» en un objetivo medible: «Quiero ver el margen de cada obra una vez por semana» o «Quiero reducir el tiempo de preparación del informe para el cliente a 15 minutos».
- Describa los procesos clave con palabras sencillas. Cómo llega un cliente potencial, cómo se prepara un presupuesto, cómo se aprueban los cambios, cómo se entregan fondos a justificar y cómo se cierran los trabajos. Es importante designar a la persona responsable del proceso: quién responde por la regla y por el resultado.
- Elija 1–2 áreas prioritarias. Suelen ser las finanzas del proyecto y los informes de los trabajos. Cuando estas áreas funcionan de forma ordenada, resulta más fácil incorporar las demás: ventas, almacén, documentos y planificación.
- Reúna los datos y los registros de referencia. La lista de obras, etapas, categorías de gasto y contratistas, las plantillas de presupuestos y las reglas de autorización. En este paso afloran las diferencias de criterio: cada jefe de obra utiliza sus propios nombres y el responsable de compras sigue otra lógica.
- Elija las herramientas según los procesos y después configúrelas. La lógica es sencilla: una fuente de información fiable para el dinero, otra para los estados de los trabajos y una relación clara con los documentos. Antes de configurar nada, conviene comprobar los roles, los permisos de acceso y el formato de los informes que necesitan la dirección y el cliente.
- Implante las reglas en el equipo. Formación breve, listas de comprobación, seguimiento durante las primeras semanas y análisis de los errores. Si al jefe de obra le resulta incómodo registrar eventos desde el teléfono, puede volver al chat y a la libreta.
- Compruebe los efectos y consolide el funcionamiento habitual. Compare los indicadores «antes» y «después»: la rapidez de los informes, la precisión de la comparación entre lo previsto y lo real, la proporción de compras autorizadas y el número de situaciones controvertidas. Después, establezca el procedimiento por escrito y extienda la digitalización a la siguiente área.
Errores que hacen fracasar la digitalización
Digitalizar la confusión. Si el proceso no está descrito, el sistema puede convertirse en una nueva capa de caos: estados distintos, categorías de gasto duplicadas e informes cuyas cifras «no cuadran».
Encomendar la digitalización a una sola persona. Sin responsables de los procesos, la dirección acaba teniendo a un «responsable del programa» que no puede influir en la disciplina del equipo.
Perseguir la cantidad de funciones. La constancia importa más: es preferible registrar a diario los fondos a justificar y los gastos que elaborar una analítica perfecta de forma esporádica al final del mes.
Mantener la introducción duplicada de datos. Si una compra se registra primero en el chat, después en una hoja de cálculo y luego en el servicio, las personas pueden elegir el camino más rápido y dejar de utilizar el sistema. Conviene decidir desde el principio dónde se realiza el registro inicial.
Olvidarse del cliente. En la construcción, uno de los objetivos de la digitalización puede ser ofrecer al cliente informes transparentes que ayuden a tratar los cambios a partir de documentos. Compruebe el resultado comparando el tiempo de preparación de los informes y el número de situaciones controvertidas «antes» y «después»; para evaluar el retorno de la inversión, contraste los efectos medidos con los costes de implantación y de funcionamiento del sistema.
¿Dónde ayuda la Aplicación 101 y cuándo puede ser útil PRO+?
En la construcción, el «centro de gravedad» de un proyecto suele estar en las finanzas: fondos a justificar, anticipos, sobrecostes, compras sin autorizar y retrasos en los pagos. Por eso, los sistemas de gestión de proyectos suelen complementarse con una herramienta que mantiene en orden el dinero del proyecto. En el blog de 101 se ha analizado este enfoque en los artículos «Gestión de un negocio por proyectos» (en ruso) y sobre la contabilidad financiera de ingresos y gastos.
La Aplicación 101 ayuda a vincular el proyecto con el dinero: registrar los ingresos y gastos de cada obra, controlar la comparación entre lo previsto y lo real, reunir la información para los informes y mantener en orden los cálculos y los documentos. Este mismo principio se describe en el artículo sobre tecnologías de gestión de proyectos en la construcción, que dedica un apartado al control financiero.
Si está valorando PRO+ para seguir los indicadores con mayor detalle, contraste las funciones que necesita con la tabla de planes vigente y con sus permisos. Cuando la empresa tiene varias obras, es importante poder ver el conjunto de proyectos, los roles, los tipos de trabajo y las categorías de gasto: son aspectos que debe comprobar al elegir una herramienta, sin dar por hecho que un único informe incluya todos esos desgloses. El Fondo de la empresa dispone de analítica de gastos operativos para el período seleccionado; en la pantalla mostrada refleja su evolución por meses. Los beneficios de los proyectos se consultan por separado. Los roles determinan el acceso a los datos, y la posibilidad de analizar en detalle los tipos de trabajo y otros desgloses propios depende del nivel de detalle de los registros, de los permisos y de las herramientas disponibles.
Si desea ver cómo funciona en la práctica la digitalización mediante el control financiero y los informes, lo más sencillo es empezar por una demostración y comprobar cómo encaja esa lógica en su propio proceso.
Para elegir una herramienta con criterio, resulta útil revisar los criterios del artículo «Cómo elegir un sistema de gestión de proyectos»: qué roles hay en el equipo, qué informes se necesitan, dónde se conserva la versión única de la información fiable y cómo se controlan los plazos y el dinero.
