नकदी की कमी कई फैसलों के मेल से पैदा हो सकती है: ग्राहक ने भुगतान देर से किया, सामग्री योजना से पहले चाहिए थी, कारीगर ने अग्रिम माँगा और आपूर्तिकर्ता ने तुरंत भुगतान पर छूट की पेशकश की। जब अनिवार्य भुगतानों की तारीख आती है, तो उपलब्ध पैसा कम पड़ सकता है।
ऐसी कमी का मतलब घाटा होना नहीं है। गणना के अनुसार परियोजना लाभदायक हो सकती है, लेकिन ग्राहक से पैसा आपूर्तिकर्ताओं और टीम को भुगतान करने के बाद आएगा। इसलिए लाभ, वास्तव में उपलब्ध पैसा और भविष्य के भुगतानों की तारीखें अलग-अलग जाँचें।
नीचे स्थिति की जाँच, 14 दिनों का भुगतान कैलेंडर, पैसे की कमी में उठाए जाने वाले कदम और दोबारा ऐसी कमी होने का जोखिम घटाने वाले नियम दिए गए हैं।
विषय-सूची:
नकदी की कमी किसे कहते हैं?
नकदी की कमी का अर्थ है अनिवार्य भुगतान की तारीख तक पर्याप्त पैसा उपलब्ध न होना—जैसे टीम के काम, सामग्री, किराए, कर या उपठेके के लिए। यह लाभदायक परियोजना में भी हो सकती है, यदि प्राप्तियाँ भुगतान के बाद आने की उम्मीद हो। लाभ, ग्राहकों से मिलने वाली बकाया रकम और बैंक खाते का पैसा वित्तीय स्थिति के अलग-अलग पहलू दिखाते हैं।
परियोजना आधारित व्यवसाय—निर्माण, मरम्मत, उत्पादन, कार्यक्रम आयोजन या एजेंसी के काम—में कई ऑर्डरों की प्राप्तियों और खर्चों की तारीखें आपस में टकरा सकती हैं। एक स्थल पर सामग्री आज चाहिए, दूसरे का भुगतान रुका है और तीसरे का स्वीकृति दस्तावेज़ एक महीने बाद बनेगा। कंपनी के कुल नकदी शेष को हर परियोजना की देनदारियों के साथ जाँचें।
बार-बार नकदी की कमी होने का एक कारण नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान न होना है। बिना योजना की खरीद उस पैसे को खर्च कर सकती है जिसकी निकटतम अनिवार्य भुगतानों के लिए जरूरत होगी।
स्थिति की जाँच: कमी ठीक कहाँ हुई?
ऋण खोजने से पहले बैंक खातों और नकद का शेष, तारीखों सहित भुगतान, अपेक्षित प्राप्तियाँ और उनकी निश्चितता जुटाएँ। पहले से स्वीकार की गई देनदारियों के लिए रखी रकम अलग चिह्नित करें। वास्तविक शेष की जगह भुगतान के वादे को न रखें।
फिर परियोजनाओं के हिसाब-किताब की जाँच करें। एक परियोजना का सकारात्मक शेष और दूसरी का नकारात्मक शेष यह नहीं बताते कि कंपनी के पास कितना स्वतंत्र रूप से उपयोग योग्य पैसा है। 101 में परियोजना का शेष दर्ज प्राप्तियों और दर्ज खर्चों का अंतर है; यह किसी सदस्य के पास नकद, लाभ या बैंक खाते के शेष के बराबर नहीं है। यदि वास्तव में परियोजनाओं के बीच या कंपनी निधि के माध्यम से पैसा भेजा गया है, तो लेनदेन, जिम्मेदार व्यक्तियों और उपयोग की शर्तों का मिलान करें।
मिले-जुले नोटों का चित्र एक रूपक है; यह परियोजनाओं के शेष या पैसे की वास्तविक आवाजाही नहीं दिखाता।
उन देनदारियों की जाँच करें जो अभी तालिका में नहीं आई हैं: अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे आपूर्तिकर्ताओं के बिल, काम करने वालों को स्वीकृत अग्रिम, कर, धन-वापसी और संभावित वारंटी खर्च। ग्राहकों से मिलने वाली बकाया रकम अलग जुटाएँ: राशि, आधार, अपेक्षित भुगतान तारीख और ग्राहक से संपर्क के लिए जिम्मेदार व्यक्ति। विवादित भुगतान को मूल परिदृश्य में निश्चित प्राप्ति न मानें।
| क्या जाँचें? | किस बात पर ध्यान दें? | क्या करें? |
|---|---|---|
| तारीखों के अनुसार प्राप्तियाँ | भुगतान अनिवार्य खर्चों के बाद आने की उम्मीद है या उसकी तारीख की पुष्टि नहीं हुई है | आधार, संभावित तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति स्पष्ट करें; देरी का परिदृश्य जाँचें |
| अनिवार्य भुगतान | वेतन, कर, किराया और अनुबंध के भुगतान कैलेंडर में दर्ज नहीं हैं | अगले 14 दिनों की रकम और समय-सीमाएँ जुटाएँ; तय समय-सीमा वाले भुगतान चिह्नित करें |
| हर परियोजना अलग से | परियोजना के लेखे में दिखते सकारात्मक शेष को कंपनी का स्वतंत्र रूप से उपयोग योग्य पैसा मान लिया जाता है | परियोजना की घटनाओं का वास्तविक पैसे, देनदारियों और हस्तांतरणों से मिलान करें |
| हिसाब देने के लिए सौंपी गई रकम और छोटी खरीद | पैसा दिया जा चुका है, लेकिन सहायक दस्तावेज़ या प्रविष्टियाँ अभी नहीं हैं | दी गई रकम, रसीदों, रिपोर्टों और जिम्मेदार व्यक्तियों के पास वास्तविक शेष का मिलान करें |
नकदी की कमी से निकलने की योजना
जब पैसा कम हो, तो भुगतान की समय-सीमा और परिणाम के अनुसार कदमों की प्राथमिकता तय करें। “जो सबसे जोर से माँगे, उसे भुगतान करें” वाला नियम अधिक जरूरी देनदारी को बिना पैसे के छोड़ सकता है।
अगले 14 दिनों का भुगतान कैलेंडर बनाएँ। हर तारीख के लिए दिन की शुरुआत में वास्तव में उपलब्ध पैसा, अपेक्षित प्राप्तियाँ, अनिवार्य भुगतान और अनुमानित शेष दर्ज करें। अनुमानित शेष बराबर है शुरुआती शेष जमा अपेक्षित प्राप्तियाँ घटा भुगतान। अनिश्चित भुगतानों में देरी के लिए अलग परिदृश्य तैयार करें और वास्तविक जानकारी मिलने पर कैलेंडर अपडेट करें।
कैलेंडर का मिलान करने के बाद क्रम से ये कदम उठाएँ:
- गैर-अनिवार्य खर्चों की समीक्षा करें: अतिरिक्त भंडार के लिए खरीद, नए खर्च और ऐसी सेवाएँ जिन्हें पहले से स्वीकार की गई देनदारियों को नुकसान पहुँचाए बिना टाला जा सकता है।
- कानून से तय समय-सीमा वाले भुगतानों को उन भुगतानों से अलग करें जिनकी तारीख बदली जा सकती है। रूस के संदर्भ में वेतन की तारीख मनमाने ढंग से नहीं टाली जा सकती; कर भुगतान की समय-सीमा बदलने के लिए रूस की संघीय कर सेवा (FNS) द्वारा निर्धारित प्रक्रिया और निर्णय आवश्यक हैं। अन्य अधिकार-क्षेत्रों में वहाँ लागू कानून जाँचें। आपूर्तिकर्ताओं और दूसरे अनुबंध पक्षों के साथ भुगतान टालने या किस्तों पर चर्चा केवल अनुबंध की सीमाओं में और दस्तावेज़ी सहमति के साथ करें।
- प्राप्य बकाया स्पष्ट करें: बिल भेजें, स्वीकृति दस्तावेज़ों पर सहमति लें, ग्राहकों को भुगतान याद दिलाएँ और व्यावहारिक तारीख पूछें। बिना पुष्टि वाले वादे को अलग परिदृश्य में जाँचें।
- सदस्यों को हिसाब देने के लिए सौंपी गई रकम, खरीद के दस्तावेज़ों और वास्तविक शेष का मिलान करें। खर्च या हस्तांतरण की प्रविष्टि पैसे की वास्तविक आवाजाही से मेल खानी चाहिए; केवल आँकड़े मिलाने के लिए हस्तांतरण न बनाएँ।
- यदि सहमत उपाय कमी पूरी नहीं करते, तो ओवरड्राफ्ट, क्रेडिट या ऋण का आकलन करें: ब्याज और शुल्क सहित कुल लागत, चुकाने की समय-सीमा तथा अपेक्षित भुगतान देर से आने पर भी ऋण चुकाने की क्षमता।
नकदी की कमी से बचने के लिए ग्राहकों से भुगतान कैसे व्यवस्थित करें?
कमी तब हो सकती है जब कंपनी संबंधित परियोजना का पैसा मिलने से पहले काम और सामग्री का भुगतान करती है। दर्ज करें कि ग्राहक के अगले भुगतान से पहले कौन-से खर्च आएँगे और इस अवधि का कितना हिस्सा कंपनी अपने पैसे से चलाती है।
अग्रिम और चरणों के अनुसार भुगतान जोखिम कम कर सकते हैं, यदि उनकी रकम और तारीखें काम तथा खर्चों की समय-सारणी से मेल खाती हों, अनुबंध में लिखी हों और ग्राहक वास्तव में समय पर पैसा भेजे। तय हुआ अग्रिम अभी प्राप्त पैसा नहीं है: खर्च करने से पहले वास्तविक प्राप्ति जाँचें।
ग्राहक को दिखाएँ कि प्राप्तियाँ और खर्च कैसे दर्ज होते हैं, उसे कौन-सी रिपोर्टें दिखेंगी और चरणों के काम की स्वीकृति कैसे दस्तावेज़ में दर्ज होती है। बातचीत और चरणवार अग्रिम अपनाने का तरीका इस लेख में समझाया गया है: अग्रिम और ग्राहक के साथ संबंध (रूसी भाषा में)।
भुगतान न मिलने पर सूचना देने और काम अस्थायी रूप से रोकने की संभावित शर्तें पहले चर्चा करके अनुबंध में दर्ज करें; कानून की अनिवार्य आवश्यकताओं को ध्यान में रखकर उन्हें लागू करें। 101 में परियोजना का शून्य या नकारात्मक शेष अपने आप काम रोकने का अधिकार नहीं देता: वह दर्ज प्राप्तियों और खर्चों की स्थिति दिखाता है, अनुबंध की शर्तों की जगह नहीं लेता।
नकदी की कमी की रोकथाम
पहला आधार वास्तविक नकदी प्रवाह का नियमित मिलान और अलग पूर्वानुमान है। नकदी प्रवाह विवरण दिखाता है कि एक अवधि में कौन-सा पैसा आया और गया। भविष्य की कमी का आकलन करने के लिए वास्तविक शेष में अपेक्षित प्राप्तियों तथा अनिवार्य भुगतानों का कैलेंडर जोड़ें। विवरण में क्या शामिल होता है, इस पर अधिक जानकारी यहाँ है: नकदी प्रवाह विवरण पर लेख (रूसी भाषा में)।
दूसरा आधार कार्यशील पूँजी और भुगतान की समय-सीमाएँ हैं। प्राप्य बकाया, भंडार, अल्पकालिक देनदारियों और उपलब्ध पैसे की तुलना करें। कार्यशील पूँजी सकारात्मक होने का भी यह मतलब नहीं कि वह पूरी रकम खाते में है और आज खर्च की जा सकती है। परियोजनाओं का दायरा बढ़ाते समय जाँचें कि ग्राहकों से प्राप्तियाँ आने तक पर्याप्त नकदी उपलब्ध रहेगी या नहीं।
तीसरा आधार आरक्षित रकम है। नियमित भुगतान, भुगतान में संभावित देरी और उपलब्ध वित्तपोषण स्रोतों को ध्यान में रखकर उसका आकार तय करें। आरक्षित रकम अप्रत्याशित समय-परिवर्तन का प्रभाव कम करती है, लेकिन कैलेंडर और खर्च नियंत्रण की जगह नहीं लेती। इसके तरीकों के बारे में पढ़ें: आरक्षित निधि पर लेख (रूसी भाषा में)।
नियंत्रण के साधन: 101 ऐप
जब कई परियोजनाएँ हों, तो हर परियोजना की दर्ज प्राप्तियों और खर्चों को कंपनी के कुल पैसे तथा सदस्यों को हिसाब देने के लिए सौंपी गई रकम से अलग रखना जरूरी है। 101 में आप परियोजना की घटनाएँ और शेष जाँच सकते हैं; कंपनी निधि तथा अन्य अनुभागों की उपलब्धता सेवा योजना और उपयोगकर्ता के अधिकारों पर निर्भर है। ऐप की प्रविष्टियों का बैंक और नकद के आँकड़ों से मिलान करें।
101 में परियोजना का लेखा शेष दर्ज प्राप्तियों और खर्चों से निकाला जाता है। इससे पहले से दर्ज जरूरत से अधिक खर्च पहचानने में मदद मिलती है, लेकिन यह लाभ, किसी सदस्य के पास पैसा या बैंक शेष के बराबर नहीं है और कंपनी के भविष्य के शेष का पूर्वानुमान नहीं देता। कमी रोकने के लिए प्रविष्टियों के साथ अपेक्षित प्राप्तियों और देनदारियों वाला भुगतान कैलेंडर जोड़ें। परियोजना का शेष, लाभ, कंपनी निधि और हिसाब देने के लिए सौंपी गई रकम अलग-अलग जाँचें। इस संकेतक का अर्थ अधिक विस्तार से यहाँ बताया गया है: परियोजना के शेष पर 101 सहायता सामग्री (रूसी भाषा में)।
मिलान को अधिक विस्तार से व्यवस्थित करने के लिए 101 ब्लॉग की सामग्री उपयोग करें: हिसाब देने के लिए सौंपी गई रकम के लेखे पर लेख (रूसी भाषा में) और नकदी प्रवाह विवरण, लाभ-हानि विवरण और बैलेंस शीट पर लेख (रूसी भाषा में)। यह सामग्री हर प्रबंधकीय प्रश्न के लिए जरूरी संकेतक चुनने में मदद करती है।
काम करने वाली व्यवस्था सरल दिखती है: भुगतान कैलेंडर में दर्ज हैं, परियोजनाओं की घटनाओं का मिलान हुआ है, अग्रिम चरणों से जुड़े हैं और आरक्षित रकम का आकार स्पष्ट नियम से तय है। इससे अचानक कमी का जोखिम घटता है, लेकिन वास्तविक पैसे और अनुमानित तारीखों की नियमित जाँच जरूरी है।
