Kesenjangan kas dapat muncul dari beberapa keputusan: pelanggan terlambat membayar, bahan dibutuhkan lebih awal dari rencana, pekerja meminta uang muka, dan pemasok menawarkan diskon untuk pembayaran langsung. Saat pembayaran wajib jatuh tempo, dana yang tersedia mungkin tidak cukup.
Kesenjangan ini tidak sama dengan kerugian. Menurut perhitungan, proyek dapat menghasilkan laba, tetapi uang dari pelanggan baru masuk setelah pembayaran kepada pemasok dan tim. Karena itu, periksa laba, uang yang benar-benar tersedia, dan tanggal pembayaran mendatang secara terpisah.
Di bawah ini dibahas diagnosis, kalender pembayaran untuk 14 hari, tindakan saat kekurangan uang, dan aturan yang membantu mengurangi risiko terulangnya kesenjangan.
Daftar isi:
Apa yang disebut kesenjangan kas?
Kesenjangan kas adalah kekurangan uang yang tersedia pada tanggal pembayaran wajib, misalnya untuk pekerjaan tim, bahan, sewa, pajak, atau subkontrak. Ini juga dapat terjadi pada proyek yang menguntungkan jika penerimaan diperkirakan masuk setelah pengeluaran. Laba, piutang, dan uang dalam rekening menunjukkan sisi yang berbeda dari kondisi keuangan.
Dalam bisnis berbasis proyek—konstruksi, renovasi, produksi, penyelenggaraan acara, atau jasa agensi—jadwal penerimaan dan pengeluaran untuk beberapa pesanan dapat saling bertumpang tindih. Satu proyek membutuhkan bahan hari ini, pembayaran untuk proyek lain terlambat, sementara proyek ketiga baru akan diselesaikan dengan berita acara penerimaan sebulan lagi. Periksa saldo uang perusahaan secara keseluruhan bersama kewajiban setiap proyek.
Salah satu penyebab kesenjangan yang berulang adalah tidak adanya proyeksi arus kas. Pembelian yang tidak direncanakan dapat menghabiskan dana yang diperlukan untuk pembayaran wajib dalam waktu dekat.
Diagnosis: di mana tepatnya terjadi kekurangan?
Sebelum mencari pinjaman, kumpulkan saldo uang di rekening bank dan kas, pembayaran beserta tanggalnya, penerimaan yang diharapkan, serta tingkat kepastiannya. Tandai secara terpisah jumlah yang dialokasikan untuk kewajiban yang sudah disepakati. Jangan mengganti saldo aktual dengan janji pembayaran.
Kemudian periksa pencatatan setiap proyek. Saldo positif satu proyek dan saldo negatif proyek lain tidak menunjukkan berapa uang bebas yang dimiliki perusahaan. Saldo proyek di 101 adalah selisih penerimaan yang dicatat dan pengeluaran yang dibukukan; saldo ini tidak sama dengan uang tunai yang dipegang peserta, laba, atau saldo rekening bank. Jika uang benar-benar dipindahkan antarproyek atau melalui Dana Perusahaan, cocokkan transaksi, penanggung jawab, dan ketentuan penggunaannya.
Ilustrasi uang kertas yang bercampur merupakan metafora; gambar tersebut tidak menunjukkan saldo proyek atau perpindahan uang yang sebenarnya.
Periksa kewajiban yang belum masuk ke tabel: tagihan pemasok yang sedang menunggu persetujuan, uang muka yang telah disepakati untuk pelaksana, pajak, pengembalian dana, dan kemungkinan biaya garansi. Kumpulkan piutang secara terpisah: jumlah, dasar tagihan, perkiraan tanggal pembayaran, dan penanggung jawab komunikasi dengan pelanggan. Jangan memasukkan pembayaran yang disengketakan sebagai penerimaan pasti dalam skenario dasar.
| Apa yang perlu diperiksa? | Apa yang perlu diperhatikan? | Apa yang perlu dilakukan? |
|---|---|---|
| Penerimaan menurut tanggal | Pembayaran diperkirakan masuk setelah pengeluaran wajib atau tanggalnya belum dikonfirmasi | Pastikan dasar tagihan, tanggal yang mungkin, dan penanggung jawab; periksa skenario keterlambatan |
| Pembayaran wajib | Gaji, pajak, sewa, dan pembayaran kontrak belum dicatat dalam kalender | Kumpulkan jumlah dan tenggat untuk 14 hari mendatang; tandai pembayaran dengan tenggat yang ditetapkan |
| Setiap proyek secara terpisah | Surplus pembukuan proyek dianggap sebagai uang bebas perusahaan | Cocokkan peristiwa proyek dengan uang aktual, kewajiban, dan transfer |
| Dana yang harus dipertanggungjawabkan dan pembelian kecil | Uang telah diserahkan, tetapi belum ada dokumen pendukung atau catatan | Cocokkan jumlah yang diserahkan, bukti pembelian, laporan, dan saldo aktual yang dipegang penanggung jawab |
Rencana mengatasi kesenjangan kas
Saat uang tidak cukup, tentukan urutan tindakan berdasarkan tenggat dan akibat pembayaran. Aturan “bayar pihak yang meminta paling keras” dapat membuat kewajiban yang lebih mendesak tidak terdanai.
Susun kalender pembayaran untuk 14 hari mendatang. Untuk setiap tanggal, catat uang aktual yang tersedia pada awal hari, penerimaan yang diharapkan, pembayaran wajib, dan proyeksi saldo. Proyeksi saldo sama dengan saldo awal ditambah penerimaan yang diharapkan dikurangi pembayaran. Siapkan skenario terpisah jika pembayaran yang belum pasti terlambat, dan perbarui kalender ketika data aktual tersedia.
Setelah mencocokkan kalender, lakukan langkah berikut secara berurutan:
- Tinjau pengeluaran yang tidak wajib: pembelian untuk stok, pengeluaran baru, dan layanan yang dapat ditunda tanpa merugikan kewajiban yang sudah disepakati.
- Pisahkan pembayaran dengan tenggat yang ditetapkan undang-undang dari pembayaran yang jadwalnya dapat diubah. Dalam konteks Rusia, pembayaran gaji tidak boleh ditunda secara sewenang-wenang; perubahan tenggat pembayaran pajak memerlukan prosedur dan keputusan yang ditetapkan oleh Layanan Pajak Federal Rusia (FNS). Di yurisdiksi lain, periksa hukum yang berlaku di sana. Dengan pemasok dan pihak lain, bahas penundaan atau angsuran hanya dalam batas kontrak dan dengan persetujuan tertulis.
- Pastikan rincian piutang: terbitkan tagihan, sepakati berita acara penerimaan, ingatkan pelanggan tentang pembayaran, dan mintalah tanggal yang realistis. Uji janji yang belum dikonfirmasi dalam skenario terpisah.
- Cocokkan dana yang harus dipertanggungjawabkan peserta, dokumen pembelian, dan saldo aktual. Catatan pengeluaran atau transfer harus sesuai dengan perpindahan uang yang sebenarnya; jangan membuat transfer hanya agar angka terlihat cocok.
- Jika langkah yang disepakati tidak menutup kekurangan, evaluasi cerukan, kredit, atau pinjaman: total biaya termasuk bunga dan biaya administrasi, tenggat pelunasan, serta kemampuan melunasi utang meskipun pembayaran yang diharapkan terlambat.
Bagaimana mengatur pembayaran dari pelanggan agar tidak terjadi kesenjangan kas?
Kesenjangan dapat terjadi saat perusahaan membayar pekerjaan dan bahan sebelum menerima uang untuk proyek tersebut. Catat pengeluaran yang akan terjadi sebelum pembayaran pelanggan berikutnya dan bagian dari periode tersebut yang dibiayai sendiri oleh perusahaan.
Uang muka dan pembayaran bertahap dapat mengurangi risiko jika jumlah serta tanggalnya sesuai dengan jadwal pekerjaan dan pengeluaran, tercantum dalam kontrak, dan pelanggan benar-benar mentransfer uang tepat waktu. Uang muka yang disepakati belum berarti uang sudah diterima: periksa penerimaan aktual sebelum membelanjakannya.
Tunjukkan kepada pelanggan bagaimana penerimaan dan pengeluaran dicatat, laporan apa yang dapat dilihatnya, dan bagaimana penerimaan hasil setiap tahap didokumentasikan. Contoh pembicaraan dan peralihan ke uang muka per tahap dibahas dalam artikel tentang uang muka dan hubungan dengan pelanggan (dalam bahasa Rusia).
Bahas terlebih dahulu ketentuan pemberitahuan dan kemungkinan penghentian sementara pekerjaan jika pembayaran tidak diterima, lalu cantumkan dalam kontrak; terapkan dengan memperhatikan ketentuan hukum yang wajib. Saldo proyek nol atau negatif di 101 tidak dengan sendirinya memberikan hak untuk otomatis menghentikan pekerjaan: saldo tersebut menunjukkan kondisi penerimaan dan pengeluaran yang dicatat, bukan pengganti ketentuan kontrak.
Mencegah kesenjangan kas
Landasan pertama adalah pencocokan arus kas aktual secara berkala dan proyeksi terpisah. Laporan arus kas menunjukkan uang yang masuk dan keluar selama suatu periode. Untuk menilai kekurangan di masa depan, tambahkan kalender penerimaan yang diharapkan dan pembayaran wajib pada saldo aktual. Susunan laporan dijelaskan lebih lanjut dalam artikel tentang laporan arus kas (dalam bahasa Rusia).
Landasan kedua adalah modal kerja dan tenggat pembayaran. Bandingkan piutang, persediaan, kewajiban jangka pendek, dan uang yang tersedia. Modal kerja yang positif pun tidak berarti seluruh nilainya ada di rekening dan dapat dibelanjakan hari ini. Saat memperluas portofolio proyek, periksa apakah likuiditas cukup hingga pembayaran pelanggan masuk.
Landasan ketiga adalah cadangan. Tentukan besarnya dengan mempertimbangkan pembayaran rutin, kemungkinan keterlambatan pembayaran, dan sumber pembiayaan yang tersedia. Cadangan mengurangi kepekaan terhadap perubahan waktu yang tidak terduga, tetapi tidak menggantikan kalender dan pengendalian pengeluaran. Baca pendekatannya dalam artikel tentang dana cadangan (dalam bahasa Rusia).
Alat pengendalian: Aplikasi 101
Saat ada beberapa proyek, penting untuk memisahkan penerimaan dan pengeluaran yang dicatat untuk setiap proyek dari keseluruhan uang perusahaan dan dana yang harus dipertanggungjawabkan peserta. Di 101, Anda dapat memeriksa peristiwa dan saldo proyek; akses ke Dana Perusahaan dan bagian lainnya bergantung pada paket layanan dan hak pengguna. Cocokkan catatan aplikasi dengan data bank dan kas.
Di 101, saldo pembukuan proyek dihitung dari penerimaan dan pengeluaran yang dicatat. Saldo ini membantu mengenali pengeluaran berlebih yang telah tercatat, tetapi tidak sama dengan laba, uang yang dipegang peserta, atau saldo bank, serta tidak memproyeksikan saldo perusahaan di masa depan. Untuk mencegah kesenjangan, lengkapi catatan dengan kalender pembayaran yang mencakup penerimaan yang diharapkan dan kewajiban. Periksa saldo proyek, laba, Dana Perusahaan, dan dana yang harus dipertanggungjawabkan secara terpisah. Makna indikator ini dijelaskan lebih lanjut dalam panduan 101 tentang saldo proyek (dalam bahasa Rusia).
Untuk mengatur pencocokan catatan lebih rinci, gunakan materi blog 101: tentang pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan (dalam bahasa Rusia) dan tentang laporan arus kas, laporan laba rugi, dan neraca (dalam bahasa Rusia). Materi ini membantu menentukan indikator yang diperlukan untuk setiap pertanyaan pengelolaan.
Sistem yang berfungsi terlihat sederhana: pembayaran dimasukkan dalam kalender, peristiwa proyek telah dicocokkan, uang muka dikaitkan dengan tahap pekerjaan, dan besarnya cadangan ditetapkan dengan aturan yang jelas. Ini mengurangi risiko kekurangan yang tidak terduga, tetapi memerlukan pemeriksaan rutin atas uang aktual dan tanggal yang diproyeksikan.
