Metode akuntansi manajemen membantu menjawab pertanyaan praktis: di mana bisnis menghasilkan uang, di mana margin berkurang, dan mengapa saldo kas berubah. Akuntansi manajemen menunjukkan kondisi perusahaan saat ini melalui pendapatan, biaya, laba bersih, dan kaitannya dengan tindakan tim.
Akuntansi manajemen sering dianggap hanya sebuah lembar kerja. Padahal, ini merupakan kumpulan metode: kapan mengakui pendapatan dan biaya, bagaimana mengelompokkan biaya, apakah pendapatan, biaya, dan arus kas dikaitkan dengan proyek, lini usaha, atau perusahaan, serta bagaimana membandingkan rencana dan realisasi. Jika metode sesuai dengan model bisnis, pencatatan berubah dari rekonsiliasi sesekali menjadi pengendalian rutin.
Berikut metode utama untuk bisnis proyek kecil dan menengah, termasuk konstruksi, renovasi, desain, agensi, dan produksi, serta cara menggabungkannya dalam sistem yang mudah dipahami. Untuk definisi dan prinsip, baca pengantar akuntansi manajemen.
Daftar isi:
Mengapa perlu membedakan metode akuntansi manajemen?
Metode adalah aturan internal: data apa yang dicatat, kapan pendapatan dan biaya diakui, bagaimana keduanya dikaitkan dengan proyek, dan bagaimana hasil diperiksa. Misalnya, apakah pendapatan diakui ketika uang diterima atau ketika penyelesaian pekerjaan didokumentasikan? Apakah biaya bersama dialokasikan ke proyek atau tetap di tingkat perusahaan? Apakah margin dihitung per pekerjaan atau hanya sebagai total bulanan?
Bayangkan beberapa lapisan pencatatan. Satu melacak uang dalam rekening, satu laba, dan satu lagi aset serta utang. Gambaran menyeluruh menggunakan laporan arus kas, laba rugi, dan neraca. Tampilan yang tersedia dalam produk tertentu dan kelengkapan datanya perlu diperiksa secara terpisah.
| Lapisan laporan | Pendekatan utama | Pertanyaan utama |
|---|---|---|
| Arus kas | Basis kas | Apakah uang cukup untuk pembayaran mendatang? |
| Laba rugi | Basis akrual | Apakah bisnis menghasilkan laba selama periode ini? Di mana laba dan rugi terjadi? |
| Neraca | Aset, kewajiban, dan ekuitas pada tanggal tertentu | Apa yang dimiliki dan harus dibayar perusahaan pada tanggal laporan? |
Setelah laporan dasar, tambahkan rincian proyek, kategori biaya, dana yang diberikan kepada staf untuk dipertanggungjawabkan, dan perbandingan rencana dengan realisasi. Hubungannya dijelaskan dalam tiga laporan utama untuk pemilik bisnis (bahasa Rusia).
Basis kas dan laporan arus kas
Basis kas mencatat apa yang benar-benar masuk dan keluar. Ini menjadi dasar laporan arus kas: penerimaan, pembayaran, dan saldo.
Pencatatan kas menunjukkan arus masuk dan keluar aktual, tetapi penilaian kemampuan membayar juga memerlukan kewajiban mendatang. Bisnis dapat memiliki omzet besar, dokumen pekerjaan selesai, bahkan laba di atas kertas, namun tidak memiliki uang untuk membayar kontraktor hari ini. Situasi ini bisa terjadi dengan uang muka, pembayaran setelah pekerjaan, dan siklus proyek panjang.
Catat transaksi secara disiplin agar metode bekerja. Dalam materi otomatisasi, 101 menyarankan memulai dari sumber data, evaluasi proses, pemilihan sistem, penetapan penanggung jawab, dan analisis rutin. Urutan ini membantu menjadikan pencatatan kas bagian dari pekerjaan harian.
Struktur laporan dijelaskan dalam panduan laporan arus kas (bahasa Rusia).
Basis akrual dan laporan laba
Basis akrual mengukur hasil pekerjaan, bukan hanya pergerakan uang. Ini mendasari laporan laba rugi: pendapatan dan biaya periode, biaya pekerjaan, biaya operasional, dan laba bersih.
Contohnya, pekerjaan didokumentasikan selesai pada Mei, tetapi sebagian pembayaran diterima pada Juni. Penerimaan kas Mei dapat terlihat lebih rendah daripada pendapatan Mei. Laporan laba rugi memisahkan hasil pekerjaan dari tanggal penerimaan pembayaran; waktu pengakuan yang tepat bergantung pada kontrak dan metode yang berlaku.
Tetapkan apa yang mendukung pengakuan pendapatan: dokumen penyelesaian, tahap, atau peristiwa. Tentukan juga cara mencatat biaya bahan, kontraktor, dan gaji proyek, serta apakah biaya kantor dialokasikan ke proyek atau perusahaan. Materi 101 tentang laporan, pendapatan, dan biaya membahas hal ini.
Baca akuntansi keuangan pendapatan dan biaya dan tiga laporan utama (bahasa Rusia) untuk penjelasan hubungan laporan.
Akuntansi per proyek
Jika bisnis bekerja per proyek, bandingkan hasil setiap proyek dan perusahaan secara terpisah. Kaitkan pendapatan, biaya, dan pembayaran terkait dengan proyeknya: renovasi, pembangunan rumah, desain, kampanye pemasaran, acara, pengiriman, atau batch produksi.
Pantau penerimaan, biaya, utang, dana yang harus dipertanggungjawabkan, dan laba secara terpisah per proyek. Biaya bersama dapat tetap di tingkat perusahaan atau dialokasikan menurut aturan yang ditetapkan sebelumnya. Dalam 101, saldo proyek adalah penerimaan tercatat dikurangi biaya tercatat; saldo ini tidak sama dengan laba, utang, atau kas yang dipegang peserta. Baca panduan saldo proyek 101 (bahasa Rusia).
Salah satu ciri penting metode proyek adalah struktur peristiwa yang seragam:
- Tentukan apa yang dianggap proyek: kontrak, lokasi pekerjaan, pelanggan, atau tahap.
- Tetapkan kolom wajib setiap pergerakan uang: proyek, kategori, pihak terkait, dan dokumen.
- Kaitkan dana dengan proyek dan orang agar jumlah yang diberikan, dibelanjakan, dan masih perlu dilaporkan terlihat. Baca penjelasan dana yang harus dipertanggungjawabkan (bahasa Rusia).
- Tetapkan prosedur singkat tentang siapa yang memasukkan data, siapa yang memeriksa, dan seberapa sering laporan ditinjau. Keteraturan dan kecepatan pembaruan sangat penting.
Untuk menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari, baca otomatisasi akuntansi manajemen (bahasa Rusia).
Metode akuntansi biaya
Setelah kas dan hasil proyek tercatat, tentukan cara menghitung biaya pekerjaan. Di sinilah metodologi biaya dimulai.
Tingkat pertama adalah kategori pengeluaran: pekerjaan kontraktor, bahan, logistik, sewa, gaji, pajak, dan pemasaran. Struktur stabil memudahkan perbandingan proyek dan pengumpulan data untuk perhitungan mendatang.
Tingkat kedua memisahkan biaya variabel dan tetap. Dalam pendekatan kontribusi, margin kontribusi dalam nilai uang adalah pendapatan dikurangi biaya variabel; sisanya menutup biaya tetap. Ini membantu melihat jenis pekerjaan yang menyumbang laba. Baca perhitungan margin kontribusi.
Tingkat ketiga mengalokasikan overhead. Dalam bisnis proyek, biaya ini sering tersebar sehingga profitabilitas sesungguhnya sulit terlihat. Gunakan dasar sederhana, seperti proporsi pendapatan, jam tim, luas, atau unit produksi, atau biaya berbasis aktivitas (ABC). ABC mengalokasikan overhead melalui pemicu kegiatan seperti pengukuran, kunjungan, pengadaan, pemeriksaan mutu, dan pengelolaan kontraktor.
Jika biaya sulit dibandingkan, mulai dengan sedikit kategori stabil dan revisi bila perlu. Periksa secara rutin apakah kategorinya sesuai dengan jenis proyek baru.
Metode lain adalah biaya standar: norma bahan, jam kerja standar, dan biaya umum per tahap. Ini berguna untuk pekerjaan berulang seperti renovasi serupa, seri produk, dan paket layanan. Bandingkan standar dengan realisasi dan bahas penyimpangan bersama tim.
Penganggaran dan perbandingan rencana dengan realisasi
Susun anggaran dengan struktur yang sama seperti data aktual: proyek, kategori, penanggung jawab, dan periode. Bandingkan proyek, tahap, dan periode yang sama; pastikan peristiwa telah dikonfirmasi dan terhubung dengan tahap yang tepat.
Mulai dengan kategori pendapatan dan biaya, buat anggaran proyek berjalan, lalu tambahkan proyeksi arus kas sesuai siklus pembayaran. Ini membantu mengantisipasi kekurangan kas dan merundingkan uang muka atau penjadwalan ulang pembayaran.
Tim proyek dapat memulai dari anggaran proyek: kategori biaya, pekerjaan dan pembelian aktual, pergerakan uang, dana yang perlu dipertanggungjawabkan, serta perhitungan profitabilitas terpisah. Baca manajemen keuangan dan anggaran proyek dalam 101.
Perbandingan menjadi berguna jika mendasari keputusan: menghitung ulang harga, menyusun ulang estimasi, mengubah aturan persetujuan pembelian, atau batas dana untuk staf. Dalam 101, rencana dan realisasi proyek dapat diperiksa dalam diagram Gantt; periksa tanggal, peristiwa, dan kaitan dengan tahap agar perbandingan tepat. Baca panduan rencana dan realisasi 101 (bahasa Rusia).
Memilih metode tanpa memperumit pencatatan
Kesalahan utama adalah menerapkan semua metode sekaligus. Pilih kumpulan minimum yang menyelesaikan masalah saat ini:
- Jika mengkhawatirkan kekurangan kas, mulai dengan basis kas dan arus kas, lalu tetapkan prosedur pencatatan pembayaran.
- Jika laba proyek tidak terlihat, tambahkan akrual dan laba rugi serta kelompokkan biaya pekerjaan.
- Jika bisnis bekerja per proyek, gunakan proyek sebagai unit analisis, termasuk dana staf, utang, dan dokumen.
- Jika merencanakan pertumbuhan, tambahkan anggaran serta rencana dan realisasi per kategori dan proyek.
Catatan terpisah menyulitkan rekonsiliasi bukti transaksi, pembayaran, dan laporan. Struktur peristiwa seragam dapat mengurangi pemindahan data manual; hasil bergantung pada kelengkapan catatan, jumlah proyek, dan pembagian tanggung jawab.
Untuk membandingkan alat, baca lima aplikasi akuntansi manajemen (bahasa Rusia).
Dalam demonstrasi, Anda dapat memeriksa apakah metode sesuai dengan proses tim: siapa yang mencatat fakta, siapa yang memeriksa, dan bagaimana laporan proyek serta perusahaan dibuat.
