أساليب المحاسبة الإدارية

تساعد أساليب المحاسبة الإدارية على الإجابة عن أسئلة عملية: أين يحقق النشاط المال، وأين يفقد هامش المساهمة، ولماذا يتغير الرصيد النقدي؟ وتوضح المحاسبة الإدارية وضع الشركة الحالي بالاعتماد على الإيرادات والمصروفات وصافي الربح وعلاقة هذه الأرقام بأعمال الفريق.

غالباً ما تُختزل المحاسبة الإدارية في جدول واحد. لكنها في الواقع مجموعة أساليب: متى يُعترف بالإيرادات والمصروفات، وكيف تُصنف التكاليف، وكيف تُنسب الإيرادات والتكاليف والتدفقات النقدية إلى مشروع أو مجال عمل أو الشركة، وكيف تُقارن الخطة بالنتائج الفعلية. عندما تتناسب الأساليب مع نموذج العمل، تتحول المراجعة المتباعدة إلى رقابة منتظمة.

نستعرض الأساليب الشائعة في الأعمال الصغيرة والمتوسطة القائمة على المشاريع، مثل البناء والترميم والتصميم والوكالات والإنتاج، وكيفية جمعها في نظام واضح. وللبدء بالتعريفات والمبادئ، اطلعوا على مقدمة المحاسبة الإدارية.

لماذا نميز بين أساليب المحاسبة الإدارية؟

الأسلوب قاعدة داخلية: ما البيانات التي تُسجل، ومتى يُعترف بالإيراد والمصروف، وكيف يُنسبان إلى المشروع، وكيف تُراجع النتيجة. مثلاً، هل يُعترف بالإيراد عند استلام المال أم توثيق إنجاز العمل؟ هل تُوزع المصروفات المشتركة على المشاريع أم تبقى على مستوى الشركة؟ وهل يُحسب الهامش لكل عمل أم كمجموع شهري فقط؟

يمكن تصور النظام في طبقات: طبقة للأموال في الحسابات، وأخرى للربح، وثالثة للأصول والديون. وللصورة العامة تُستخدم قائمة التدفقات النقدية وقائمة الربح والخسارة والميزانية العمومية. يجب التحقق بشكل منفصل من العروض المتاحة في منتج معين واكتمال بياناته.

بعد التقارير الأساسية، أضيفوا تفاصيل المشاريع وتصنيف المصروفات والعهد المالية ومقارنة المخطط بالفعلي. يشرح مقال التقارير الثلاثة الرئيسية لصاحب العمل (بالروسية) العلاقة بينها.

الأساس النقدي وتقرير التدفقات النقدية

يسجل الأساس النقدي ما دخل وخرج فعلياً. وهو أساس تقرير التدفقات النقدية: المقبوضات والمدفوعات والرصيد.

يوضح حركة النقد الفعلية، لكن تقييم القدرة على الدفع يتطلب أيضاً مراعاة الالتزامات القادمة. قد تكون للشركة أعمال كثيرة ومستندات إنجاز موقعة وربح محاسبي، لكنها لا تملك اليوم المال لدفع مستحقات المقاول. يحدث ذلك مع الدفعات المقدمة والتحصيل بعد الإنجاز ودورات المشاريع الطويلة.

يتطلب نجاحه انتظام تسجيل العمليات. يقترح 101 في مقال الأتمتة البدء بمصادر البيانات وتقييم العمليات واختيار النظام وتعيين المسؤولين والتحليل المنتظم. يساعد هذا التسلسل على تثبيت الأساس النقدي في العمل اليومي.

للتفصيل، اطلعوا على دليل تقرير التدفقات النقدية (بالروسية).

أساس الاستحقاق وتقرير الربح

يقيس أساس الاستحقاق نتيجة العمل، لا حركة المال فقط. وهو أساس قائمة الربح والخسارة: إيرادات الفترة ومصروفاتها وتكلفة العمل والمصروفات التشغيلية وصافي الربح.

مثلاً، يُوثق إنجاز العمل في مايو، ويصل جزء من المقابل في يونيو. قد تبدو المقبوضات النقدية في مايو أقل من الإيرادات المعترف بها لذلك الشهر. تفصل قائمة الربح والخسارة نتيجة العمل عن تاريخ التحصيل؛ ويعتمد توقيت الاعتراف الدقيق على العقد والمنهج المطبق.

حددوا في الشركة ما يثبت الإيراد: مستند إنجاز أو مرحلة أو حدث. وحددوا كيفية تسجيل تكلفة المواد والمقاولين وأجور المشروع، وإسناد مصروفات المكتب إلى المشاريع أو الشركة. تناقش مواد 101 حول التقارير والإيرادات والمصروفات هذه المسائل.

اقرؤوا المحاسبة المالية للإيرادات والمصروفات والتقارير الثلاثة الرئيسية (بالروسية).

المحاسبة حسب المشروع

إذا كان العمل قائماً على مشاريع، قارنوا نتائج كل مشروع ونتائج الشركة بشكل منفصل. اربطوا الإيرادات والتكاليف والمدفوعات المتعلقة بالعمل بمشروعه: موقع ترميم أو منزل أو تصميم أو حملة تسويق أو فعالية أو توريد أو دفعة إنتاج.

تابعوا المقبوضات والمصروفات والديون والعهد المالية والربح لكل مشروع على حدة. يمكن إبقاء المصروفات المشتركة على مستوى الشركة أو توزيعها وفق قاعدة محددة مسبقاً. في 101، رصيد المشروع هو الفرق بين المقبوضات والمصروفات المسجلة؛ ولا يساوي الربح أو الديون أو النقد لدى أحد المشاركين. راجعوا دليل رصيد المشروع في 101 (بالروسية).

من السمات المهمة لهذا الأسلوب وجود بنية موحدة للأحداث:

1. حددوا معنى المشروع: عقد أو موقع أو عميل أو مرحلة.
2. حددوا الحقول الإلزامية لكل حركة مالية: المشروع والفئة والطرف المقابل والمستند.
3. اربطوا العهد بالمشاريع والأشخاص ليظهر ما سُلّم وما صُرف وما يحتاج إلى تسوية. يساعد مقال العهد المالية (بالروسية) على تنظيم ذلك.
4. ضعوا إجراءً مختصراً يحدد من يدخل البيانات ومن يراجعها وعدد مرات مراجعة التقارير. الانتظام وسرعة التحديث عنصران أساسيان.

لتحويل ذلك إلى عمل يومي، اطلعوا على أتمتة المحاسبة الإدارية (بالروسية).

أساليب محاسبة التكاليف

بعد تنظيم النقد ونتائج المشاريع، حددوا كيفية حساب تكلفة العمل. هنا تبدأ منهجية التكاليف.

المستوى الأول هو فئات المصروفات: أعمال المقاولين والمواد والخدمات اللوجستية والإيجار والأجور والضرائب والإعلان. تساعد البنية المستقرة على مقارنة المشاريع وجمع بيانات للحسابات المستقبلية.

المستوى الثاني يفصل التكاليف المتغيرة والثابتة. في نهج المساهمة، يساوي هامش المساهمة بالقيمة النقدية الإيرادات ناقص التكاليف المتغيرة؛ ويغطي المبلغ المتبقي التكاليف الثابتة. يساعد ذلك على معرفة أنواع الأعمال التي تسهم في الربح. راجعوا حساب هامش المساهمة.

المستوى الثالث يوزع التكاليف غير المباشرة. في أعمال المشاريع قد تتشتت هذه التكاليف فتخفي الربحية الحقيقية. استخدموا أساساً بسيطاً مثل نسبة الإيرادات أو ساعات الفريق أو المساحة أو الوحدات المنتجة، أو التكاليف على أساس الأنشطة (ABC). يوزع ABC التكاليف وفق محركات الأنشطة، مثل القياس والزيارات والتجهيز وفحص الجودة وإدارة المقاولين.

إذا صعبت مقارنة المصروفات، ابدؤوا بعدد محدود من الفئات المستقرة وراجعوها عند الحاجة. تحققوا بانتظام من ملاءمتها لأنواع المشاريع الجديدة.

هناك أيضاً التكلفة المعيارية: كميات مواد مقررة وساعات عمل معيارية وتكاليف معتادة لكل مرحلة. تفيد في الأعمال المتكررة، مثل الترميمات المتشابهة وسلاسل المنتجات وحزم الخدمات. قارنوا المعيار بالفعلي وحللوا الانحرافات مع الفريق.

الموازنات ومقارنة المخطط بالفعلي

ابنوا الموازنة بالبنية نفسها للبيانات الفعلية: المشاريع والفئات والمسؤولون والفترات. قارنوا المشاريع والمراحل والفترات نفسها، وتحققوا من تأكيد الأحداث وربطها بالمراحل الصحيحة.

ابدؤوا بفئات الإيرادات والمصروفات، ثم ضعوا موازنات المشاريع الحالية وأضيفوا توقعاً نقدياً يناسب دورة الدفع. يساعد ذلك على كشف فترات نقص السيولة مسبقاً والتفاوض على دفعات مقدمة أو إعادة جدولة المدفوعات.

يمكن للفريق البدء بموازنة المشروع: فئات المصروفات والأعمال والمشتريات الفعلية وحركة المال والعهد وحساب منفصل للربحية. راجعوا الإدارة المالية وموازنة المشروع في 101.

تصبح المقارنة مفيدة عندما توجه القرارات: إعادة حساب السعر أو تعديل التقدير أو قواعد الموافقة على المشتريات أو حدود العهد. في 101 يمكن مراجعة المخطط والفعلي للمشروع في مخطط غانت؛ تحققوا من التواريخ والأحداث وروابط المراحل للمقارنة الصحيحة. راجعوا دليل المخطط والفعلي (بالروسية).

اختيار مجموعة أساليب دون تعقيد المحاسبة

الخطأ الرئيسي هو تطبيق كل الأساليب دفعة واحدة. اختاروا مجموعة محدودة تعالج مشكلاتكم الحالية:

• عند الخوف من نقص السيولة، ابدؤوا بالأساس النقدي والتدفقات النقدية وثبتوا إجراء تسجيل المدفوعات.
• إذا لم تظهر ربحية المشاريع، أضيفوا الاستحقاق والربح والخسارة وصنفوا تكلفة العمل.
• في النشاط القائم على المشاريع، استخدموا المشروع وحدةً للتحليل مع العهد والديون والمستندات.
• عند التخطيط للنمو، أضيفوا الموازنات ومقارنة المخطط بالفعلي حسب الفئات والمشاريع.

تُصعّب السجلات المتفرقة مطابقة الإيصالات والمدفوعات والتقارير. قد تقلل بنية موحدة للأحداث نقل البيانات يدوياً؛ وتعتمد النتيجة على اكتمال السجلات وعدد المشاريع وتوزيع المسؤوليات.

لمقارنة الأدوات، اطلعوا على خمسة تطبيقات للمحاسبة الإدارية (بالروسية).

في العرض التوضيحي يمكنكم التحقق من ملاءمة الأساليب لفريقكم: من يسجل الوقائع ومن يراجعها وكيف تُبنى تقارير المشاريع والشركة.