Un déficit de tesorería puede surgir de varias decisiones: el cliente retrasó el pago, los materiales hicieron falta antes de lo previsto, un profesional pidió un anticipo y el proveedor ofreció un descuento por pago inmediato. Cuando vence un pago obligatorio, puede no haber suficiente dinero disponible.
Este desfase no equivale a trabajar con pérdidas. Un proyecto puede ser rentable según los cálculos y, aun así, el dinero del cliente llegar después de los pagos a los proveedores y al equipo. Por eso, compruebe por separado el beneficio, el dinero real y las fechas de los pagos futuros.
A continuación encontrará un diagnóstico, un calendario de pagos para 14 días, medidas ante la falta de dinero y reglas que ayudan a reducir el riesgo de que el déficit se repita.
Contenido:
¿Qué se considera un déficit de tesorería?
Un déficit de tesorería es la falta de dinero disponible en la fecha de un pago obligatorio: por ejemplo, para pagar el trabajo del equipo, los materiales, el alquiler, los impuestos o la subcontratación. También puede darse en un proyecto rentable si se espera cobrar después de efectuar los pagos. El beneficio, las cuentas por cobrar y el dinero en la cuenta muestran aspectos distintos de la situación financiera.
En los negocios por proyectos —construcción, reformas, fabricación, organización de eventos o trabajo de agencias— pueden coincidir los plazos de cobros y gastos de varios encargos. Una obra necesita materiales hoy, otra tiene un pago retrasado y una tercera se cerrará mediante un acta de aceptación dentro de un mes. Compruebe el saldo total de dinero de la empresa junto con las obligaciones de cada proyecto.
Una de las causas de los déficits recurrentes es la falta de una previsión de los flujos de dinero. Una compra no planificada puede consumir los fondos necesarios para los próximos pagos obligatorios.
Diagnóstico: ¿dónde se produjo exactamente el saldo negativo?
Antes de buscar un préstamo, reúna los saldos de las cuentas bancarias y de caja, los pagos con sus fechas, los cobros previstos y su grado de fiabilidad. Identifique por separado las cantidades destinadas a obligaciones ya contraídas. No sustituya el saldo real por un pago prometido.
Después, revise los registros de cada proyecto. El saldo positivo de un proyecto y el negativo de otro no muestran cuánto dinero libre tiene la empresa. El saldo del proyecto en 101 es la diferencia entre los cobros registrados y los gastos contabilizados; no equivale al efectivo que tiene un participante, al beneficio ni al saldo de una cuenta bancaria. Si se transfirió dinero realmente entre proyectos o al Fondo de la empresa o desde él, compruebe las operaciones, las personas responsables y las condiciones de uso.
La ilustración con billetes mezclados es una metáfora; no muestra los saldos de los proyectos ni movimientos reales de dinero.
Revise las obligaciones que todavía no figuran en la tabla: facturas de proveedores pendientes de aprobación, anticipos acordados con quienes realizan el trabajo, impuestos, devoluciones y posibles gastos de garantía. Reúna por separado las cuentas por cobrar: importe, fundamento, fecha prevista de pago y persona responsable del contacto con el cliente. No incluya un pago en disputa en el escenario base como si fuera un cobro garantizado.
| ¿Qué comprobar? | ¿En qué fijarse? | ¿Qué hacer? |
|---|---|---|
| Cobros por fecha | El cobro se espera después de los pagos obligatorios o su fecha no está confirmada | Aclarar el fundamento, la fecha probable y la persona responsable; comprobar un escenario de retraso |
| Pagos obligatorios | Los salarios, impuestos, alquileres y pagos contractuales no figuran en el calendario | Reunir importes y vencimientos de los próximos 14 días e identificar los pagos con una fecha límite establecida |
| Proyectos por separado | El saldo contable positivo de un proyecto se toma por dinero libre de la empresa | Conciliar los movimientos registrados de los proyectos con el dinero real, las obligaciones y las transferencias |
| Fondos sujetos a rendición de cuentas y compras pequeñas | Se ha entregado dinero, pero aún faltan documentos justificativos o registros | Conciliar los importes entregados, los recibos, los informes y los saldos reales en poder de las personas responsables |
Plan para salir de un déficit de tesorería
Cuando falte dinero, determine el orden de las medidas según los vencimientos y las consecuencias de los pagos. La regla de «pagamos a quien insiste más» puede dejar sin cubrir una obligación más urgente.
Prepare un calendario de pagos para los próximos 14 días. Para cada fecha, anote el dinero realmente disponible al inicio del día, los cobros previstos, los pagos obligatorios y el saldo previsto. El saldo previsto es igual al saldo inicial más los cobros previstos menos los pagos. Prepare un escenario separado para posibles retrasos de los cobros inciertos y actualice el calendario a medida que disponga de datos reales.
Después de conciliar el calendario, actúe en este orden:
- Revise los gastos no obligatorios: compras para tener existencias, nuevos gastos y servicios que pueda aplazar sin perjudicar las obligaciones ya contraídas.
- Separe los pagos con plazos establecidos por ley de aquellos cuyos plazos pueden modificarse. En Rusia, no se pueden aplazar arbitrariamente los salarios; para cambiar el plazo de pago de un impuesto se requiere el procedimiento y la decisión previstos por el Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS). En otras jurisdicciones, compruebe la legislación aplicable. Con los proveedores y otras contrapartes, negocie aplazamientos o pagos fraccionados únicamente dentro de lo permitido por el contrato y con un acuerdo documentado.
- Aclare las cuentas por cobrar: emita las facturas, acuerde las actas de aceptación, recuerde a los clientes los pagos y solicite una fecha realista. Evalúe las promesas sin confirmar en un escenario separado.
- Concilie los fondos sujetos a rendición de cuentas de los participantes, los documentos de compras y los saldos reales. Un registro de gasto o transferencia debe corresponder a un movimiento real de dinero; no cree una transferencia solo para hacer coincidir los indicadores.
- Si las medidas acordadas no cubren el déficit, evalúe un descubierto, un crédito o un préstamo: el coste total con intereses y comisiones, el plazo de devolución y la capacidad de saldar la deuda incluso si se retrasa el cobro previsto.
¿Cómo organizar los pagos de los clientes para evitar déficits de tesorería?
Puede surgir un desfase cuando la empresa paga los trabajos y materiales antes de recibir el dinero del proyecto correspondiente. Deje registrados los gastos previstos antes del siguiente pago del cliente y qué parte de ese periodo financia la propia empresa.
Los anticipos y los pagos por etapas pueden reducir el riesgo si sus importes y fechas se ajustan al calendario de trabajos y gastos, figuran en el contrato y el cliente transfiere realmente el dinero a tiempo. Un anticipo acordado todavía no es dinero recibido: compruebe el cobro real antes de gastar.
Muestre al cliente cómo se registran los cobros y gastos, qué informes podrá ver y cómo se formaliza la aceptación de las etapas. El guion de la conversación y la transición a anticipos por etapas se explican en el artículo sobre anticipos y relaciones con el cliente (en ruso).
Acuerde de antemano las condiciones de notificación y de una posible suspensión de los trabajos por falta de pago y recójalas en el contrato; aplíquelas respetando los requisitos obligatorios de la ley. Un saldo de proyecto nulo o negativo en 101 no da por sí mismo derecho a detener automáticamente los trabajos: muestra los cobros y gastos contabilizados y no sustituye las condiciones contractuales.
Prevención de los déficits de tesorería
El primer pilar es la conciliación periódica de los flujos reales de dinero y una previsión independiente. El informe de flujos de efectivo muestra qué dinero entró y salió durante un periodo. Para evaluar una futura falta de dinero, añada al saldo real un calendario de cobros previstos y pagos obligatorios. Puede consultar más detalles sobre el contenido del informe en el artículo sobre el informe de flujos de efectivo (en ruso).
El segundo pilar es el capital de trabajo y los plazos de cobro y pago. Compare las cuentas por cobrar, las existencias, las obligaciones a corto plazo y el dinero disponible. Incluso un capital de trabajo positivo no significa que todo ese importe esté en la cuenta y pueda gastarse hoy. Al ampliar la cartera de proyectos, compruebe si habrá suficiente liquidez hasta que lleguen los pagos de los clientes.
El tercer pilar es una reserva. Determine su importe teniendo en cuenta los pagos periódicos, los posibles retrasos de cobro y las fuentes de financiación disponibles. La reserva reduce la vulnerabilidad ante cambios inesperados de fechas, pero no sustituye el calendario ni el control de gastos. Consulte los enfoques para establecerla en el artículo sobre el fondo de reserva (en ruso).
Herramientas de control: la aplicación 101
Cuando hay varios proyectos, conviene separar los cobros y gastos registrados de cada uno del dinero total de la empresa y de los fondos sujetos a rendición de cuentas de los participantes. En 101 puede revisar los movimientos registrados y el saldo del proyecto; la disponibilidad del Fondo de la empresa y de otras secciones depende del plan contratado y de los permisos del usuario. Concilie los registros de la aplicación con los datos bancarios y de caja.
En 101, el saldo contable del proyecto se calcula a partir de los cobros y gastos registrados. Ayuda a detectar un exceso de gasto ya reflejado en los registros, pero no equivale al beneficio, al dinero que tiene un participante ni al saldo bancario, y no prevé el saldo futuro de la empresa. Para prevenir un déficit, complete los registros con un calendario de pagos que incluya los cobros previstos y las obligaciones. Revise por separado el saldo del proyecto, el beneficio, el Fondo de la empresa y los fondos sujetos a rendición de cuentas. Encontrará más información sobre el significado de este indicador en la ayuda de 101 sobre el saldo del proyecto (en ruso).
Para configurar la conciliación con más detalle, utilice los artículos del blog de 101: sobre el registro de fondos sujetos a rendición de cuentas (en ruso) y sobre el informe de flujos de efectivo, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance (en ruso). Ayudan a determinar qué indicador necesita para cada cuestión de gestión.
El sistema de trabajo es sencillo: los pagos figuran en el calendario, los movimientos de los proyectos están conciliados, los anticipos se vinculan a las etapas y el importe de la reserva se define mediante una regla clara. Esto reduce el riesgo de un déficit inesperado, pero requiere comprobar periódicamente el dinero real y las fechas previstas.
