Un contrato con un cliente puede tener un importe elevado, pero ese importe todavía no indica el beneficio ni garantiza que habrá dinero disponible en la fecha de pago. La empresa puede pagar los materiales y el trabajo del equipo antes de cobrar una etapa terminada. Para ver la diferencia, registre los cobros y pagos reales por fecha.
Este registro de los movimientos de dinero se denomina flujo de efectivo. El estado de flujos de efectivo explica cómo cambió el saldo de dinero en un período pasado. Para comprobar las obligaciones futuras, se añade una previsión de flujos de efectivo o un calendario de pagos con las fechas y los importes esperados.
Veamos cómo interpretar estos indicadores y organizar el control en negocios por proyectos: construcción, reformas y servicios, donde hay anticipos, compras, fondos entregados a empleados para gastos y pagos al terminar cada etapa.
Contenido:
Por qué seguir los movimientos de dinero
El flujo de efectivo real muestra los cobros y pagos ya realizados y explica la variación del saldo de dinero. Para comprobar con antelación si habrá dinero suficiente para las obligaciones de las próximas semanas, necesita una previsión de flujos o un calendario de pagos. Separe en esa previsión los cobros esperados del dinero ya recibido.
En construcción y reformas, los pagos suelen producirse en fechas diferentes: el cliente entrega un anticipo, paga una etapa y después liquida el contrato, mientras que los materiales, el transporte, el trabajo del equipo y la maquinaria requieren pagos en otros momentos. Si solo observa el importe del contrato, las fechas de los movimientos de dinero siguen sin estar claras.
Registre para cada operación la fecha real, el importe, el sentido del movimiento y la categoría. Después, concilie el total con los extractos bancarios y la caja. Puede utilizar estos registros junto con la cuenta de resultados y el balance, pero cada informe responde a una pregunta distinta.
Flujo de efectivo y beneficio: por qué difieren las cifras
El flujo de efectivo refleja entradas y salidas de dinero. El beneficio del período depende de los ingresos reconocidos y de los gastos correspondientes, según las reglas contables adoptadas. Un contrato firmado y el inicio de los trabajos no demuestran por sí solos que se hayan generado ingresos ni que el proyecto sea rentable. Un anticipo recibido aumenta el saldo de dinero, pero no se convierte por sí mismo en ingresos ganados.
Imagine que la empresa ha terminado una etapa y ha reconocido justificadamente los ingresos, y que los gastos de esa etapa son inferiores. La cuenta de resultados puede mostrar beneficio aunque el cliente pague más tarde. En la situación inversa, ya se ha recibido el anticipo, pero parte del trabajo y de sus costes todavía está pendiente. Para tomar decisiones, compruebe ambos períodos y las condiciones del contrato.
La combinación de tres informes ayuda a comparar estos indicadores; sus funciones se explican en el artículo sobre flujo de efectivo, cuenta de resultados y balance (en ruso).
| Informe | ¿A qué pregunta responde? | ¿Cómo interpretarlo? |
|---|---|---|
| Flujo de efectivo | ¿Qué dinero entró y salió durante el período? | Conciliar el saldo y los flujos reales; registrar las fechas futuras por separado en una previsión |
| Cuenta de resultados | ¿Cómo se relacionan los ingresos y gastos reconocidos del período? | Evaluar el resultado conforme a las reglas de reconocimiento adoptadas, sin sustituirlo por el saldo de dinero |
| Balance | ¿Qué activos, pasivos y patrimonio se reflejan en una fecha? | Comparar la composición de los indicadores y la fecha del informe |
Estructura de los flujos: de dónde viene y adónde va el dinero
El estado de flujos de efectivo suele distinguir actividades de explotación, inversión y financiación. Para la gestión interna, establezca reglas de clasificación y aplíquelas de forma coherente. Una categoría de gastos de proyecto no determina por sí sola la clase de flujo de efectivo.
- Los flujos de explotación corresponden al trabajo habitual: cobros de clientes y pagos de materiales, colaboradores, alquileres y servicios para los proyectos actuales. Una compra ordinaria para una nueva obra también sigue siendo operativa por su naturaleza económica.
- Los flujos de inversión surgen, por ejemplo, al comprar o vender equipos y otros activos a largo plazo. No incluya aquí todos los gastos de inicio de un proyecto ni cualquier herramienta sin comprobar la naturaleza de la compra.
- Los flujos de financiación están relacionados con la obtención y devolución del principal de créditos y préstamos y con cambios en el capital. Muestre los intereses por separado y clasifíquelos coherentemente según las reglas de información aplicables y la política contable adoptada; no pueden asignarse automáticamente a financiación en todos los casos.
La agrupación ayuda a entender por qué cambió el dinero: puede haberse destinado a compras habituales, equipos a largo plazo o devolución de un préstamo. Un volumen elevado de movimientos en las cuentas no demuestra por sí solo rentabilidad.
Cómo elaborar el flujo de efectivo para la gestión
Empiece con una lista directa de cobros y pagos reales: fecha, importe, categoría, contraparte y, cuando corresponda, proyecto. Concilie los saldos inicial y final con el banco y la caja para el mismo período. Identifique por separado las transferencias internas entre sus cuentas y las personas responsables para no confundirlas con nuevos cobros o gastos externos de la empresa.
La primera configuración son categorías uniformes. Si la misma compra se registra hoy como «materiales», mañana como «compras» y después con el nombre de la tienda, será más difícil comparar el informe. Acuerde los nombres y úselos en todas las obras. El enfoque se explica en el artículo sobre distribución de gastos (en ruso).
La segunda configuración son los fondos entregados a empleados para gastos con rendición de cuentas. Entregar dinero a un empleado para una compra y el posterior pago al proveedor son etapas diferentes del movimiento de fondos. Al elaborar el flujo de efectivo de la empresa, no los cuente como dos gastos externos. Concilie la entrega real, los justificantes, el pago al destinatario final y el saldo en poder del responsable. Consulte el artículo sobre fondos sujetos a rendición de cuentas (en ruso).
La tercera configuración es el desglose por proyectos. El flujo de efectivo general muestra los movimientos de la empresa; los atributos adicionales «proyecto — categoría — fecha» permiten identificar los trabajos relacionados con cada operación. La suma de los saldos contables de los proyectos no sustituye la conciliación del dinero en las cuentas bancarias y en caja.
Calendario de pagos y déficits de caja
El flujo de efectivo real describe operaciones ya realizadas. El calendario de pagos lo complementa con fechas de obligaciones futuras y cobros esperados. Hay un déficit de caja si el dinero disponible no basta en una fecha concreta de pago, aunque la actividad pueda mostrar beneficio en sus cálculos.
Para un calendario sencillo, siga seis pasos:
- Registre el saldo real disponible en la fecha inicial y concílielo con el banco y la caja.
- Introduzca las obligaciones regulares con vencimientos exactos: remuneraciones, impuestos, alquiler, pagos contractuales y préstamos.
- Añada los pagos de proyectos: materiales, contratistas, maquinaria, transporte y pagos por etapas.
- Indique por fecha los cobros esperados de clientes; marque cuáles están confirmados y cuáles dependen de aceptación, aprobación o promesas.
- Tras cada fecha de pago o cobro, recalcule el saldo previsto: saldo anterior más cobros menos pagos. En períodos ajustados, compruebe cada día y el mínimo dentro de la semana; deje el saldo semanal para el resumen.
- Antes del posible déficit, valore las medidas disponibles: calendario de compras, condiciones de pago con el cliente, cambios acordados en los plazos con proveedores y aplazamiento de gastos opcionales. Compruebe los plazos contractuales y legales de los pagos obligatorios.
Ejemplo: al empezar la semana dispone de 100 000 ₽; el lunes debe pagar 120 000 ₽ y el viernes espera cobrar 50 000 ₽. El saldo semanal será de 30 000 ₽, pero el lunes el saldo intermedio será de −20 000 ₽. Comprobar solo el cierre semanal ocultaría el déficit. Si el cobro del viernes no está confirmado, calcule también el escenario de retraso.
Las causas y las medidas para negocios por proyectos se explican en el artículo sobre déficits de caja en construcción (en ruso).
Cómo simplificar el registro de dinero en la aplicación 101
En 101 puede registrar eventos de proyectos, categorías de gastos, liquidaciones con participantes y justificantes. El saldo del proyecto muestra la diferencia entre cobros y gastos registrados; el saldo de fondos a justificar corresponde a las liquidaciones con un participante concreto. Ninguno de estos indicadores equivale por sí solo al saldo bancario de la empresa, al beneficio del proyecto ni a un estado consolidado de flujos de efectivo completo.
El evento de entrega de dinero a un participante responsable refleja un movimiento interno de fondos a justificar. Cuando el participante paga realmente al proveedor o colaborador, compruebe que exista un registro separado de la liquidación con el destinatario final. Compare los eventos con extractos, caja y documentos y no duplique el gasto externo al consolidar los flujos.
Para conocer la estructura del informe y sus datos necesarios, lea el artículo sobre el estado de flujos de efectivo (en ruso). Si compara herramientas de gestión contable, consulte el material sobre 101 y «Finansist» (en ruso). Compruebe las funciones y datos disponibles según su tarifa, permisos y empresa seleccionada.
Si quiere conocer el producto y comentar cómo registrar eventos de sus proyectos, solicite una presentación de 101.
Errores en el flujo de efectivo y lista de comprobación
Las imprecisiones pueden deberse a operaciones omitidas, fechas incorrectas, mezcla de transferencias internas con pagos externos y clasificación incoherente. Al revisar el informe, observe cuatro situaciones:
- Se mezclan el dinero personal, el de la empresa y los fondos entregados a participantes; no se puede conciliar el saldo real.
- Los gastos se registran en una categoría general, por lo que no se sabe qué proyecto o tipo de coste modificó el flujo.
- Los pagos se introducen después de su fecha real o de memoria; el informe no coincide con el extracto y la caja.
- El flujo histórico se utiliza como previsión sin un calendario de obligaciones y cobros esperados.
Utilice una breve lista para iniciar la configuración; adapte las categorías y el horizonte de previsión a su empresa:
- Establezca nombres uniformes para categorías de cobros y pagos. Puede comenzar con 10–15 categorías y ajustarlas después a sus operaciones.
- Registre las operaciones con su fecha real y concílielas regularmente con documentos originales, banco y caja.
- Indique el proyecto cuando la operación corresponda a él; muestre los movimientos internos por separado.
- Controle los fondos a justificar por responsable y compruebe los saldos sin contar dos veces los gastos.
- Elabore un calendario de pagos, por ejemplo, para el próximo mes. Actualícelo al menos semanalmente y cuando cambien los plazos; cerca de un déficit previsto, revise el saldo diario.
Una vez organizados los flujos reales y previstos, puede necesitar descontar flujos para comparar inversiones a largo plazo. Su finalidad y limitaciones se explican en el artículo sobre descuento de flujos de efectivo (en ruso).
