En las empresas que trabajan por proyectos, el beneficio casi nunca se ve a simple vista. Los cobros llegan por partes, algunos gastos aparecen el último día y otros se esconden entre los gastos generales; además, hay devoluciones, trabajos que deben repetirse, descuentos y tiempos de inactividad.
Por eso es fácil caer en una trampa: el proyecto parece rentable según el contrato, hay movimientos en la cuenta y el equipo está ocupado, pero el resultado del mes queda en cero. ¿Le resulta familiar?
A continuación veremos una fórmula práctica del beneficio para los proyectos y la empresa, y después la convertiremos en un cálculo claro que usted podrá repetir para cada obra.
Contenido:
- Qué se considera beneficio en una empresa que trabaja por proyectos
- Fórmula básica del beneficio: qué debe incluir
- Coste del proyecto: qué gastos incluir
- Margen de contribución y beneficio neto del proyecto: cómo relacionarlos
- Beneficio previsto en el presupuesto y resultado real: cómo mantener la conexión
- Errores que hacen desaparecer el beneficio
- Cómo simplificar el cálculo en la aplicación 101
Qué se considera beneficio en una empresa que trabaja por proyectos
Empecemos por una distinción en la que suelen confundirse los términos. Existe el beneficio del proyecto y existe el beneficio de la empresa. En una actividad por proyectos son cifras distintas, incluso en una misma fecha.
El beneficio del proyecto muestra el resultado de los ingresos reconocidos y los gastos atribuibles al proyecto durante el periodo elegido. Un cobro no equivale por sí solo a un ingreso reconocido, y un pago no siempre coincide con el momento de reconocimiento del gasto. Conviene mantener esta lógica para cada obra, para ver qué proyecto genera un resultado y cuál solo mueve volumen de negocio.
El beneficio neto de la empresa es el resultado después de los gastos generales reconocidos, los intereses y el impuesto. Los dividendos se distribuyen con cargo al beneficio: el pago a los propietarios no es en sí mismo un gasto que reduzca este indicador. El efectivo disponible para ese pago debe comprobarse además mediante el flujo de caja y las obligaciones pendientes.
Otra confusión frecuente consiste en mezclar beneficio, ingresos y dinero en la cuenta. En la contabilidad de gestión, los ingresos y el beneficio siguen sus propias reglas, y eso es normal. Para repasar los conceptos básicos, le será útil el artículo sobre la diferencia entre ingresos y beneficio.
Fórmula básica del beneficio: qué debe incluir
La base del cálculo es sencilla: el beneficio es la diferencia entre ingresos y gastos. En una actividad por proyectos, la dificultad está en los detalles: qué se reconoce como ingreso, qué gastos se incluyen y en qué momento se considera cerrado el proyecto.
En la práctica, la fórmula es la siguiente:
Beneficio del proyecto = Ingresos del proyecto − Coste del proyecto
Después conviene añadir una segunda medida: un porcentaje para comparar proyectos. Para ello se utiliza la rentabilidad:
Rentabilidad del proyecto = (Beneficio del proyecto ÷ Coste del proyecto) × 100%
O bien una variante más cercana al margen:
Margen sobre ingresos = (Beneficio del proyecto ÷ Ingresos) × 100%
¿Por qué dos variantes? Porque responden a preguntas distintas. La rentabilidad sobre costes permite evaluar la eficiencia del gasto. El margen sobre ingresos permite entender qué proporción del dinero queda después de todos los gastos del proyecto.
Coste del proyecto: qué gastos incluir
Una mañana en la obra, el encargado pide pagar a los profesionales, el responsable de compras envía una factura de materiales y el diseñador solicita un pago adicional por la supervisión del diseño. Todo ello son gastos del proyecto y rara vez se discuten.
La discusión empieza cuando los gastos parecen generales y se intenta dejarlos fuera del cálculo. Después, esas exclusiones terminan consumiendo el beneficio.
Para calcular el beneficio del proyecto resulta útil dividir los gastos en dos niveles.
Los gastos directos del proyecto incluyen trabajos, materiales, transporte, alquiler de maquinaria, subcontratación, alojamiento del equipo e impuestos y comisiones del proyecto que surgen por una obra concreta.
Los gastos generales de la empresa incluyen oficina, equipo directivo, contabilidad, marketing, comunicaciones, servicios, gastos bancarios y depreciación de herramientas. Después se distribuyen entre los proyectos según la regla elegida.
Si usted basa el cálculo solo en los gastos directos, obtiene la imagen del presupuesto. Es útil para gestionar la ejecución. Para responder cuánto hemos ganado, hace falta la imagen completa, incluida la parte de gastos generales asignada.
Margen de contribución y beneficio neto del proyecto: cómo relacionarlos
En la aplicación 101 y en la gestión de proyectos se utiliza a menudo el margen de contribución. Es la cantidad que queda después de los costes variables relacionados con la ejecución de los trabajos.
La fórmula es breve:
Margen de contribución = Ingresos − Costes variables
A partir del margen de contribución se calcula su porcentaje sobre ingresos:
Porcentaje del margen de contribución = (Margen de contribución ÷ Ingresos) × 100%
Tomemos un proyecto con cifras claras. Por los trabajos realizados y aceptados se reconocieron ingresos de 1 500 000 ₽. Los costes variables —trabajos, materiales, transporte y subcontratación— fueron de 1 000 000 ₽. El margen de contribución del proyecto es, por tanto, de 500 000 ₽.
Después entra en juego el beneficio neto. El margen de contribución sirve para cubrir los gastos generales de la empresa y los impuestos; lo que queda después es el beneficio neto. Este concepto y su cálculo se explican por separado en el artículo cómo calcular el beneficio neto.
Supongamos que a este proyecto le corresponden en el periodo un total de 250 000 ₽ de gastos generales comprobados, intereses e impuestos de la empresa, según la regla de distribución elegida. El cálculo sería:
Beneficio neto = 500 000 ₽ de margen de contribución − 250 000 ₽ de gastos generales, intereses e impuestos = 250 000 ₽.
Con esta composición completa de gastos, el resultado restante será de 250 000 ₽. Si esa cantidad no contempla algún gasto general, interés o impuesto del periodo, el resultado no puede llamarse beneficio neto.
Esta sí es una cifra que permite hablar de cuánto ha quedado realmente.
Beneficio previsto en el presupuesto y resultado real: cómo mantener la conexión
El beneficio previsto se necesita antes de iniciar los trabajos, para decidir si merece la pena aceptar el proyecto y en qué condiciones. En construcción y en el trabajo por proyectos suele denominarse beneficio del presupuesto.
La lógica es la siguiente:
Beneficio previsto en el presupuesto = Ingresos previstos del contrato − Costes directos previstos del proyecto
No es una verdad definitiva, sino un plan. Su función es marcar una referencia y unos límites: cuándo el precio se vuelve arriesgado, qué partidas del presupuesto son críticas y qué reserva se necesita para las desviaciones. Tratamos el tema en detalle en el artículo sobre el margen previsto del proyecto.
Para que funcione la comparación entre previsión y realidad basta con una disciplina sencilla. Usted puede llevarla en una hoja de cálculo o en un sistema. Lo importante es realizar las acciones de forma periódica; de lo contrario, no habrá datos que comparar.
- Registre el plan: los ingresos del contrato y los costes directos del presupuesto.
- Registre los cobros y los gastos reales a medida que aparezcan, vinculándolos al proyecto.
- Compare una vez por semana las desviaciones de las partidas principales: trabajos, materiales y subcontratación.
- Si la desviación aumenta, recalcule la previsión hasta el final del proyecto y actualice el beneficio esperado.
A mitad del proyecto, la pregunta suele ser: ¿seguimos obteniendo beneficio? La respuesta solo aparece al comparar el plan con los datos reales; los comprobantes aislados no la resuelven.
Errores que hacen desaparecer el beneficio
En una actividad por proyectos, el beneficio suele perderse por los hábitos de registro, no por las matemáticas. Las fórmulas son conocidas. El problema es que parte del dinero y de los gastos no entra en el cálculo.
- Calcular a partir de los cobros e ignorar las obligaciones: los anticipos y pagos por adelantado dan una impresión de resultado que el cálculo no confirma.
- No incluir pequeños gastos del proyecto: transporte, fijaciones, consumibles, tiempos de inactividad y trabajos repetidos. Cada comprobante parece insignificante, pero el total del proyecto es considerable.
- Confundir el recargo sobre costes con el margen: un recargo en el presupuesto no garantiza beneficio mientras no se calculen los costes variables y los gastos generales.
- No distribuir los gastos generales entre proyectos: los proyectos parecen rentables, mientras la empresa apenas cubre sus costes.
- Comparar proyectos solo por el beneficio en rublos, sin el porcentaje de rentabilidad: dos proyectos pueden dar el mismo resultado utilizando cantidades distintas de recursos.
Si usted desea ampliar los indicadores relacionados con el beneficio, le será útil el artículo sobre los indicadores clave del negocio.
Cómo simplificar el cálculo en la aplicación 101
Cuando hay más de dos o tres proyectos simultáneos, el cálculo manual se convierte en una conciliación repetitiva: quién transfirió dinero a quién, dónde está el comprobante, a qué obra pertenece y qué gastos ya se registraron. Eso consume tiempo y aumenta la probabilidad de error.
En la aplicación 101, la lógica gira en torno al proyecto: los cobros y gastos se registran dentro de cada obra y después el sistema reúne el balance del proyecto y sus indicadores de rentabilidad. Este enfoque se describe en el artículo cómo se calcula la rentabilidad y en el material sobre el análisis mediante la sección Analítica (en ruso).
Para la empresa hay otro nivel importante: el fondo común, con los gastos generales, la distribución del beneficio y los movimientos de dinero entre socios. PRO+ cubre esta lógica. En una actividad por proyectos, esto ayuda a dejar de discutir cuánto aportó cada persona y pasar a las cifras del fondo y las reglas de distribución.
Si el beneficio está ligado al crecimiento de la empresa, conviene estudiar el apalancamiento operativo: cómo afecta un cambio en los ingresos al beneficio operativo con su estructura de gastos. En el blog encontrará el artículo apalancamiento operativo en una empresa que trabaja por proyectos (en ruso).
¿Quiere analizar el beneficio de sus proyectos con un experto y ver qué informes obtendrá en el sistema? Asista a una demostración: normalmente, en 30–40 minutos se aclara qué cifras ya se pueden reunir y qué reglas de registro conviene acordar con el equipo.
