Nilai kontrak dengan pelanggan bisa besar, tetapi nilainya belum menunjukkan laba ataupun menjamin tersedianya uang pada tanggal pembayaran. Perusahaan dapat membayar bahan dan pekerjaan tim sebelum menerima pembayaran untuk tahap yang selesai. Agar perbedaannya terlihat, catat penerimaan dan pembayaran aktual berdasarkan tanggal.
Pencatatan pergerakan uang ini disebut arus kas. Laporan arus kas menjelaskan perubahan saldo uang selama periode yang telah berlalu. Untuk memeriksa kewajiban mendatang, tambahkan proyeksi arus kas atau kalender pembayaran yang memuat tanggal dan jumlah yang diperkirakan.
Mari kita bahas cara membaca indikator tersebut dan menyusun pencatatan pada bisnis berbasis proyek—konstruksi, renovasi, dan jasa—yang melibatkan uang muka, pembelian, dana yang dipercayakan kepada karyawan untuk pengeluaran, serta pembayaran setelah suatu tahap selesai.
Daftar isi:
Mengapa pergerakan uang perlu dipantau
Arus kas aktual menunjukkan penerimaan dan pembayaran yang sudah terjadi serta menjelaskan perubahan saldo uang. Untuk memeriksa lebih awal apakah uang akan cukup bagi kewajiban beberapa minggu ke depan, diperlukan proyeksi arus kas atau kalender pembayaran. Pisahkan penerimaan yang diperkirakan dalam proyeksi tersebut dari uang yang sudah diterima.
Dalam konstruksi dan renovasi, pembayaran sering terjadi pada tanggal yang berbeda: pelanggan membayar uang muka, membayar suatu tahap, lalu melakukan pelunasan, sementara bahan, pengiriman, pekerjaan tim, dan alat berat perlu dibayar pada waktu lain. Jika hanya melihat nilai kontrak, waktu pergerakan uang tetap tidak jelas.
Untuk setiap transaksi, catat tanggal aktual, jumlah, arah pergerakan, dan kategori. Kemudian cocokkan totalnya dengan rekening koran dan kas. Catatan ini dapat digunakan bersama laporan laba rugi dan neraca, tetapi masing-masing laporan menjawab pertanyaan yang berbeda.
Arus kas dan laba: mengapa angkanya berbeda
Arus kas mencerminkan uang masuk dan keluar. Laba suatu periode bergantung pada pendapatan yang diakui serta beban terkait sesuai aturan akuntansi yang diterapkan. Kontrak yang ditandatangani dan dimulainya pekerjaan belum membuktikan bahwa pendapatan sudah diperoleh atau proyek menghasilkan laba. Uang muka yang diterima menambah saldo uang, tetapi tidak dengan sendirinya menjadi pendapatan yang telah diperoleh.
Bayangkan perusahaan sudah menyelesaikan suatu tahap dan memiliki dasar untuk mengakui pendapatan, sementara beban tahap itu lebih kecil. Laporan laba rugi dapat menunjukkan laba meskipun pelanggan baru membayar nanti. Sebaliknya, uang muka sudah masuk, tetapi sebagian pekerjaan masih harus dilakukan dan biaya terkait baru muncul kemudian. Untuk mengambil keputusan, periksa kedua periode dan ketentuan kontrak.
Membandingkan ketiga laporan membantu memahami indikator ini; fungsinya dibahas dalam artikel tentang arus kas, laporan laba rugi, dan neraca (bahasa Rusia).
| Laporan | Pertanyaan yang dijawab | Cara membacanya |
|---|---|---|
| Arus kas | Uang apa yang masuk dan keluar selama periode? | Cocokkan saldo dan arus aktual; catat tanggal mendatang secara terpisah dalam proyeksi |
| Laba rugi | Bagaimana hubungan pendapatan dan beban yang diakui selama periode? | Nilai hasil berdasarkan aturan pengakuan yang dipilih, bukan menggantinya dengan saldo uang |
| Neraca | Aset, kewajiban, dan ekuitas apa yang tercatat pada suatu tanggal? | Bandingkan komponen indikator dan tanggal laporan |
Struktur arus kas: dari mana uang datang dan ke mana perginya
Laporan arus kas biasanya membedakan arus operasi, investasi, dan pendanaan. Untuk pencatatan manajemen, tetapkan aturan klasifikasi dan terapkan secara konsisten. Kategori biaya proyek saja tidak menentukan kategori arus kas.
- Arus operasi terkait kegiatan biasa: penerimaan pelanggan, pembayaran bahan, tenaga pelaksana, sewa, dan jasa untuk proyek berjalan. Pembelian biasa untuk lokasi proyek baru juga tetap merupakan operasi berdasarkan sifat ekonominya.
- Arus investasi muncul, misalnya, dari pembelian atau penjualan peralatan dan aset jangka panjang lainnya. Jangan memasukkan semua biaya memulai proyek atau setiap alat ke dalamnya tanpa memeriksa sifat pembelian.
- Arus pendanaan terkait penerimaan dan pelunasan pokok kredit serta pinjaman, juga perubahan modal. Tampilkan bunga secara terpisah dan klasifikasikan secara konsisten berdasarkan aturan pelaporan yang berlaku serta kebijakan akuntansi yang dipilih; bunga tidak selalu dapat langsung dianggap sebagai arus pendanaan.
Pengelompokan membantu memahami penyebab perubahan uang: dana mungkin digunakan untuk pembelian biasa, peralatan jangka panjang, atau pelunasan pinjaman. Besarnya perputaran rekening saja tidak membuktikan profitabilitas.
Menyusun arus kas untuk akuntansi manajemen
Mulailah dari daftar langsung penerimaan dan pembayaran aktual: tanggal, jumlah, kategori, pihak terkait, dan proyek bila diperlukan. Cocokkan saldo awal dan akhir dengan bank dan kas untuk periode yang sama. Tandai transfer internal antara rekening sendiri dan orang yang bertanggung jawab secara terpisah, agar tidak dianggap sebagai penerimaan baru atau pengeluaran eksternal perusahaan.
Pengaturan pertama adalah kategori yang seragam. Jika pembelian yang sama hari ini dicatat sebagai “bahan”, besok sebagai “pembelian”, lalu menggunakan nama toko, laporan akan lebih sulit dibandingkan. Sepakati nama dan gunakan di seluruh proyek. Pendekatan ini dijelaskan dalam artikel tentang pembagian pengeluaran (bahasa Rusia).
Pengaturan kedua adalah dana yang dipercayakan kepada karyawan untuk pengeluaran dan harus dipertanggungjawabkan. Penyerahan uang kepada karyawan untuk membeli barang dan pembayaran berikutnya kepada pemasok adalah tahap pergerakan dana yang berbeda. Dalam arus kas perusahaan, jangan menghitungnya sebagai dua pengeluaran eksternal. Cocokkan penyerahan aktual, bukti pendukung, pembayaran kepada penerima akhir, dan sisa dana pada penanggung jawab. Baca artikel tentang pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan (bahasa Rusia).
Pengaturan ketiga adalah rincian per proyek. Arus kas keseluruhan menunjukkan pergerakan uang perusahaan; penanda tambahan “proyek — kategori — tanggal” membantu mengetahui pekerjaan yang berkaitan dengan transaksi. Jumlah saldo pencatatan proyek tidak menggantikan pencocokan uang di rekening bank dan kas.
Kalender pembayaran dan kekurangan kas
Arus kas aktual menggambarkan transaksi yang sudah terjadi. Kalender pembayaran melengkapinya dengan tanggal kewajiban mendatang dan penerimaan yang diperkirakan. Kekurangan kas terjadi ketika uang yang tersedia tidak cukup pada tanggal pembayaran tertentu, meskipun kegiatan usaha dapat menghasilkan laba menurut perhitungan.
Untuk kalender sederhana, lakukan enam langkah:
- Catat saldo aktual yang tersedia pada tanggal awal dan cocokkan dengan bank dan kas.
- Masukkan kewajiban rutin beserta tenggat pastinya: upah, pajak, sewa, pembayaran kontrak, dan pinjaman.
- Tambahkan pembayaran proyek: bahan, kontraktor, peralatan, pengiriman, dan pembayaran tahap pekerjaan.
- Cantumkan penerimaan pelanggan yang diperkirakan menurut tanggal; tandai mana yang sudah dikonfirmasi dan mana yang bergantung pada penerimaan pekerjaan, persetujuan, atau janji.
- Setelah setiap tanggal pembayaran atau penerimaan, hitung ulang saldo proyeksi: saldo sebelumnya ditambah penerimaan dikurangi pembayaran. Pada periode ketat, periksa setiap hari dan nilai terendah dalam minggu; gunakan saldo mingguan sebagai ringkasan.
- Sebelum tanggal potensi kekurangan, bahas langkah yang tersedia: jadwal pembelian, ketentuan pembayaran pelanggan, perubahan tenggat pembayaran pemasok yang disepakati, dan penundaan belanja tidak wajib. Periksa tenggat kontrak dan tenggat hukum untuk pembayaran wajib.
Contoh: pada awal minggu tersedia 100 000 ₽, hari Senin harus dibayar 120 000 ₽, dan hari Jumat diperkirakan diterima 50 000 ₽. Saldo akhir minggu adalah 30 000 ₽, tetapi saldo sementara pada Senin adalah −20 000 ₽. Memeriksa hanya saldo akhir minggu akan menyembunyikan kekurangan ini. Jika pembayaran Jumat belum dikonfirmasi, hitung juga skenario keterlambatannya.
Penyebab dan langkah untuk bisnis proyek dibahas dalam artikel tentang kekurangan kas dalam konstruksi (bahasa Rusia).
Mempermudah pencatatan pergerakan uang di aplikasi 101
Di 101, Anda dapat mencatat peristiwa proyek, kategori pengeluaran, penyelesaian pembayaran dengan peserta, dan dokumen pendukung. Saldo proyek menunjukkan selisih penerimaan dan pengeluaran yang dicatat; saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan terkait penyelesaian dengan peserta tertentu. Tidak satu pun indikator ini, dengan sendirinya, sama dengan saldo bank perusahaan, laba proyek, atau laporan arus kas gabungan yang sudah lengkap.
Peristiwa penyerahan uang kepada peserta yang bertanggung jawab mencerminkan pergerakan internal dana yang harus dipertanggungjawabkan. Ketika peserta benar-benar membayar pemasok atau pelaksana, periksa catatan terpisah tentang pembayaran kepada penerima akhir. Cocokkan peristiwa dengan rekening koran, kas, dan dokumen; jangan menggandakan pengeluaran eksternal saat menggabungkan arus kas.
Untuk mengetahui susunan laporan dan data yang diperlukan, baca artikel tentang laporan arus kas (bahasa Rusia). Jika membandingkan alat akuntansi manajemen, gunakan materi tentang 101 dan “Finansist” (bahasa Rusia). Periksa fungsi dan data yang tersedia untuk paket, hak akses, dan perusahaan yang Anda pilih.
Jika ingin melihat produk dan membahas pencatatan peristiwa proyek Anda, daftarkan diri untuk presentasi 101.
Kesalahan arus kas dan daftar periksa singkat
Ketidakakuratan dapat timbul karena transaksi terlewat, tanggal salah, transfer internal tercampur dengan pembayaran eksternal, dan klasifikasi tidak konsisten. Saat memeriksa laporan, perhatikan empat keadaan:
- Uang pribadi, uang perusahaan, dan dana peserta yang harus dipertanggungjawabkan tercampur sehingga saldo aktual tidak dapat dicocokkan.
- Pengeluaran dicatat dalam satu kategori umum sehingga tidak jelas proyek atau jenis biaya mana yang mengubah arus kas.
- Pembayaran dimasukkan setelah tanggal aktual atau berdasarkan ingatan; laporan tidak cocok dengan rekening koran dan kas.
- Arus kas historis digunakan sebagai proyeksi tanpa kalender kewajiban dan penerimaan yang diperkirakan.
Gunakan daftar periksa singkat untuk mulai menata pencatatan; sesuaikan jumlah kategori dan jangka proyeksi dengan perusahaan Anda:
- Tetapkan nama seragam bagi kategori penerimaan dan pembayaran. Untuk versi awal, Anda dapat menggunakan 10–15 kategori, kemudian menyesuaikannya dengan transaksi Anda.
- Catat transaksi dengan tanggal aktual dan cocokkan secara berkala dengan dokumen sumber, bank, dan kas.
- Cantumkan proyek bila transaksi terkait dengannya; tampilkan pergerakan internal secara terpisah.
- Catat dana yang harus dipertanggungjawabkan per penanggung jawab dan periksa saldo tanpa menghitung pengeluaran dua kali.
- Susun kalender pembayaran, misalnya untuk satu bulan ke depan. Perbarui setidaknya sekali seminggu dan ketika tenggat berubah; menjelang kekurangan yang diperkirakan, periksa saldo harian.
Setelah arus kas aktual dan proyeksi tertata, diskonto mungkin diperlukan untuk membandingkan investasi jangka panjang. Tujuan dan batasannya dijelaskan dalam artikel tentang pendiskontoan arus kas (bahasa Rusia).
