ग्राहक के साथ अनुबंध की राशि बड़ी हो सकती है, लेकिन अनुबंध में लिखी राशि अभी लाभ नहीं दर्शाती और न ही भुगतान की तारीख तक पैसे उपलब्ध होने की गारंटी देती है। कंपनी पूरे किए गए चरण का भुगतान मिलने से पहले सामग्री और टीम के काम का भुगतान कर सकती है। इस अंतर को देखने के लिए वास्तविक प्राप्तियों और भुगतानों को तारीख के अनुसार दर्ज करें।
पैसे की इस आवाजाही के लेखे को नकदी प्रवाह का लेखा कहते हैं। नकदी प्रवाह विवरण बताता है कि बीती अवधि में नकदी शेष कैसे बदला। भविष्य की देनदारियों की जाँच के लिए इसके साथ अनुमानित नकदी प्रवाह या अपेक्षित तारीखों और राशियों वाला भुगतान कैलेंडर जोड़ें।
आइए समझें कि इन संकेतकों को कैसे पढ़ें और निर्माण, मरम्मत तथा सेवाओं जैसे परियोजना आधारित व्यवसायों में लेखा कैसे व्यवस्थित करें, जहाँ अग्रिम, खरीद, कर्मचारियों को खर्च के लिए दी गई जवाबदेह राशि और चरण पूरा होने के बाद भुगतान होते हैं।
विषय-सूची:
नकदी प्रवाह पर नज़र क्यों रखें
वास्तविक नकदी प्रवाह हो चुकी प्राप्तियाँ और भुगतान दिखाता है तथा नकदी शेष में बदलाव स्पष्ट करता है। अगले कुछ हफ्तों की देनदारियों के लिए पैसे पर्याप्त होंगे या नहीं, यह पहले से जाँचने के लिए अनुमानित नकदी प्रवाह या भुगतान कैलेंडर चाहिए। ऐसे पूर्वानुमान में अपेक्षित प्राप्तियों को पहले से मिले पैसे से अलग रखें।
निर्माण और मरम्मत में भुगतान अक्सर अलग-अलग तारीखों पर होते हैं: ग्राहक अग्रिम देता है, चरण का भुगतान करता है और फिर अंतिम हिसाब चुकाता है, जबकि सामग्री, डिलीवरी, कार्यदल और मशीनरी के लिए दूसरे समय पर भुगतान करना पड़ता है। केवल अनुबंध की राशि देखने से पैसे की आवाजाही का समय स्पष्ट नहीं होता।
हर लेनदेन के लिए वास्तविक तारीख, राशि, दिशा और मद दर्ज करें। फिर परिणाम का बैंक विवरणों और नकद बही से मिलान करें। इन अभिलेखों का उपयोग लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र के साथ किया जा सकता है, लेकिन हर विवरण अपना अलग प्रश्न हल करता है।
नकदी प्रवाह और लाभ: आँकड़े अलग क्यों होते हैं
नकदी प्रवाह पैसे की प्राप्ति और निकासी दर्शाता है। अवधि का लाभ मान्यता प्राप्त राजस्व और उससे जुड़े खर्चों पर निर्भर करता है, जिन्हें अपनाए गए लेखांकन नियमों के अनुसार दर्ज किया जाता है। केवल अनुबंध पर हस्ताक्षर और काम शुरू होना यह सिद्ध नहीं करते कि राजस्व अर्जित हो गया है और परियोजना लाभकारी है। मिला हुआ अग्रिम नकदी शेष बढ़ाता है, लेकिन अपने आप अर्जित राजस्व नहीं बन जाता।
मान लें कि कंपनी ने एक चरण पूरा किया, उचित आधार पर राजस्व को मान्यता दी और उस चरण के खर्च राजस्व से कम हैं। लाभ-हानि विवरण लाभ दिखा सकता है, भले ही ग्राहक उस चरण का भुगतान बाद में करे। उलटी स्थिति में अग्रिम के पैसे आ चुके हैं, लेकिन कुछ काम अभी बाकी है और संबंधित लागत बाद में आएगी। निर्णय लेते समय दोनों अवधियों और अनुबंध की शर्तों की जाँच करें।
इन संकेतकों को साथ देखने में तीन विवरणों का संयोजन मदद करता है; उनके उद्देश्य विस्तार से इस लेख में समझाए गए हैं: नकदी प्रवाह, लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र (रूसी में)।
| विवरण | किस प्रश्न का उत्तर देता है? | कैसे पढ़ें? |
|---|---|---|
| नकदी प्रवाह | अवधि में कौन-से पैसे आए और गए? | वास्तविक शेष और प्रवाह का मिलान करें; भविष्य की तारीखें पूर्वानुमान में अलग रखें |
| लाभ-हानि विवरण | अवधि के मान्यता प्राप्त राजस्व और खर्चों का संबंध क्या है? | अपनाए गए मान्यता नियमों के अनुसार परिणाम का आकलन करें; उसकी जगह नकदी शेष न रखें |
| तुलन पत्र | तारीख विशेष पर कौन-सी परिसंपत्तियाँ, देनदारियाँ और पूँजी दर्ज हैं? | संकेतकों की संरचना और विवरण की तारीख की तुलना करें |
नकदी प्रवाह की संरचना: पैसे कहाँ से आते हैं और कहाँ जाते हैं
नकदी प्रवाह विवरण में आम तौर पर परिचालन, निवेश और वित्तपोषण प्रवाह अलग किए जाते हैं। प्रबंधकीय व्यवस्था बनाते समय वर्गीकरण के नियम तय करें और उनका लगातार एकसमान उपयोग करें। परियोजना की खर्च मद अपने आप नकदी प्रवाह की श्रेणी तय नहीं करती।
- परिचालन प्रवाह सामान्य कामकाज से जुड़े हैं: ग्राहकों से प्राप्तियाँ और चालू परियोजनाओं के लिए सामग्री, काम करने वालों, किराये तथा सेवाओं का भुगतान। नई साइट के लिए सामान्य खरीद भी अपने आर्थिक स्वरूप के अनुसार परिचालन ही रहती है।
- निवेश प्रवाह, उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक उपकरण और अन्य दीर्घकालिक परिसंपत्तियाँ खरीदने या बेचने पर उत्पन्न होते हैं। खरीद का स्वरूप जाँचे बिना परियोजना शुरू करने के सभी खर्चों या हर औजार को इस श्रेणी में न रखें।
- वित्तपोषण प्रवाह ऋण और उधार की मूल राशि प्राप्त करने तथा चुकाने और पूँजी में बदलाव से जुड़े हैं। ब्याज अलग दिखाएँ और लागू रिपोर्टिंग नियमों तथा अपनाई गई लेखांकन नीति के अनुसार उसका लगातार एकसमान वर्गीकरण करें; हर स्थिति में उसे अपने आप वित्तपोषण प्रवाह में नहीं रखा जा सकता।
समूह बनाना नकदी में बदलाव का कारण समझने में मदद करता है: पैसे सामान्य खरीद, दीर्घकालिक उपकरण या ऋण चुकाने में गए हो सकते हैं। खातों में बड़ा लेनदेन अपने आप लाभप्रदता सिद्ध नहीं करता।
प्रबंधकीय लेखांकन में नकदी प्रवाह विवरण कैसे तैयार करें
वास्तविक प्राप्तियों और भुगतानों की सीधी सूची से शुरू करें: तारीख, राशि, मद, संबंधित पक्ष और आवश्यकता हो तो परियोजना। एक ही अवधि के प्रारंभिक और अंतिम शेष का बैंक तथा नकद बही से मिलान करें। अपने खातों और जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच आंतरिक हस्तांतरण अलग चिह्नित करें, ताकि उन्हें कंपनी की नई प्राप्ति या बाहरी खर्च न समझ लिया जाए।
पहली व्यवस्था है एकसमान मदें। यदि एक ही खरीद आज «सामग्री», कल «खरीद» और फिर दुकान के नाम से दर्ज होती है, तो विवरणों की तुलना कठिन होती है। नाम तय करें और सभी साइटों पर उनका उपयोग करें। मदों का तरीका विस्तार से इस लेख में बताया गया है: खर्चों का वितरण (रूसी में)।
दूसरी व्यवस्था है जवाबदेह अग्रिम राशि का लेखा। खरीद के लिए कर्मचारी को पैसे देना और बाद में आपूर्तिकर्ता को भुगतान करना पैसे की आवाजाही के अलग चरण हैं। कंपनी का नकदी प्रवाह तैयार करते समय इन्हें दो बाहरी खर्च न गिनें। वास्तविक रूप से दी गई राशि, प्रमाणित दस्तावेज, अंतिम प्राप्तकर्ता को भुगतान और जिम्मेदार व्यक्ति के पास बची राशि का मिलान करें। अधिक जानकारी इस लेख में है: जवाबदेह अग्रिम राशि का लेखा (रूसी में)।
तीसरी व्यवस्था है परियोजना के अनुसार विश्लेषण। समग्र नकदी प्रवाह कंपनी का प्रवाह दिखाता है; «परियोजना — मद — तारीख» जैसे अतिरिक्त संकेत बताते हैं कि लेनदेन किस काम से जुड़ा है। परियोजनाओं के लेखा शेषों का जोड़ बैंक खातों और नकद बही में पैसे के मिलान का विकल्प नहीं है।
भुगतान कैलेंडर और नकदी की कमी
वास्तविक नकदी प्रवाह पहले से हो चुके लेनदेन बताता है। भुगतान कैलेंडर इसमें भविष्य की देनदारियों और अपेक्षित प्राप्तियों की तारीखें जोड़ता है। नकदी की कमी तब होती है जब किसी भुगतान की तय समयसीमा तक उपलब्ध पैसे पर्याप्त न हों, भले ही गणना में कारोबार लाभ दे सकता हो।
एक सरल कैलेंडर के लिए छह चरण पूरे करें:
- शुरुआती तारीख का वास्तविक उपलब्ध शेष दर्ज करें और उसका बैंक तथा नकद बही से मिलान करें।
- नियमित देनदारियाँ सटीक समयसीमा के साथ दर्ज करें: वेतन, कर, किराया और अनुबंधों तथा ऋणों के भुगतान।
- परियोजना के भुगतान जोड़ें: सामग्री, ठेकेदार, मशीनरी, डिलीवरी और चरणों के भुगतान।
- ग्राहकों से अपेक्षित प्राप्तियाँ तारीख के अनुसार लिखें; बताएँ कि कौन-सी पुष्टि की गई हैं और कौन-सी स्वीकृति, सहमति या वादे पर निर्भर हैं।
- हर भुगतान या प्राप्ति की तारीख के बाद अनुमानित शेष की फिर से गणना करें: पिछला शेष जमा प्राप्तियाँ घटा भुगतान। दबाव वाली अवधियों में हर दिन और सप्ताह के भीतर न्यूनतम शेष जाँचें; साप्ताहिक परिणाम सारांश के लिए रखें।
- संभावित कमी की तारीख से पहले उपलब्ध उपायों पर चर्चा करें: खरीद का कार्यक्रम, ग्राहक के साथ भुगतान की शर्तें, आपूर्तिकर्ता के साथ सहमति से भुगतान समय बदलना और गैरजरूरी खर्च टालना। अनिवार्य भुगतानों की अनुबंध और कानून द्वारा तय समयसीमाएँ जाँचें।
उदाहरण: सप्ताह की शुरुआत में 100 000 ₽ उपलब्ध हैं, सोमवार को 120 000 ₽ का भुगतान करना है और शुक्रवार को 50 000 ₽ आने की उम्मीद है। सप्ताह का अंतिम शेष 30 000 ₽ होगा, लेकिन सोमवार का बीच का शेष −20 000 ₽ होगा। केवल सप्ताह के अंतिम शेष की जाँच करने से यह कमी छिप जाती। यदि शुक्रवार का भुगतान पुष्ट नहीं है, तो उसके विलंब के परिदृश्य की भी गणना करें।
परियोजना आधारित व्यवसाय के कारणों और उपायों पर विस्तार से यह लेख बताता है: निर्माण में नकदी की कमी (रूसी में)।
101 ऐप में पैसे की आवाजाही का लेखा कैसे सरल बनाएँ
101 में परियोजनाओं की घटनाएँ, खर्च मदें, प्रतिभागियों के साथ हिसाब और प्रमाणित दस्तावेज दर्ज किए जा सकते हैं। परियोजना का शेष दर्ज प्राप्तियों और खर्चों का अंतर दिखाता है; जवाबदेह अग्रिम राशि का शेष किसी खास प्रतिभागी के साथ हिसाब से संबंधित होता है। इनमें से कोई संकेतक अपने आप कंपनी के बैंक शेष, परियोजना के लाभ या तैयार समेकित नकदी प्रवाह विवरण के बराबर नहीं है।
जिम्मेदार प्रतिभागी को पैसे देने की घटना जवाबदेह अग्रिम राशि की आंतरिक आवाजाही दर्शाती है। जब प्रतिभागी वास्तव में आपूर्तिकर्ता या काम करने वाले को भुगतान करता है, तो अंतिम प्राप्तकर्ता के साथ हिसाब की अलग प्रविष्टि जाँचें। घटनाओं का बैंक विवरणों, नकद बही और दस्तावेजों से मिलान करें तथा नकदी प्रवाह समेकित करते समय बाहरी खर्च दो बार न गिनें।
विवरण कैसे बनता है और उसके लिए कौन-सी जानकारी चाहिए, इसके बारे में इस लेख में पढ़ें: नकदी प्रवाह विवरण (रूसी में)। यदि आप प्रबंधकीय लेखांकन के साधनों की तुलना कर रहे हैं, तो यह सामग्री उपयोगी होगी: 101 और «Финансист» (रूसी में)। अपने प्लान, अनुमतियों और चुनी हुई कंपनी के लिए उपलब्ध सुविधाओं और आँकड़ों की जाँच करें।
यदि आप उत्पाद देखना और अपनी परियोजनाओं की घटनाएँ दर्ज करने पर चर्चा करना चाहते हैं, तो 101 की प्रस्तुति के लिए समय तय करें।
नकदी प्रवाह में गलतियाँ और छोटी जाँच सूची
छूटे हुए लेनदेन, गलत तारीखें, आंतरिक हस्तांतरणों को बाहरी भुगतानों में मिलाना और असंगत वर्गीकरण गलतियाँ पैदा कर सकते हैं। विवरण जाँचते समय इन चार स्थितियों पर ध्यान दें:
- निजी पैसे, कंपनी के पैसे और प्रतिभागियों की जवाबदेह अग्रिम राशि मिली हुई हैं; वास्तविक शेष का मिलान नहीं हो पाता।
- खर्च एक ही सामान्य मद में दर्ज हैं, इसलिए यह स्पष्ट नहीं है कि किस परियोजना या खर्च के प्रकार ने नकदी प्रवाह बदला।
- भुगतान वास्तविक तारीख के बाद या याददाश्त से दर्ज हैं; विवरण बैंक विवरण और नकद बही से मेल नहीं खाता।
- देनदारियों और अपेक्षित प्राप्तियों के कैलेंडर के बिना ऐतिहासिक नकदी प्रवाह को पूर्वानुमान के रूप में उपयोग किया जाता है।
व्यवस्था शुरू करने के लिए छोटी जाँच सूची अपनाएँ; मदों की संख्या और पूर्वानुमान की अवधि अपनी कंपनी के अनुसार चुनें:
- प्राप्तियों और भुगतानों की मदों के एकसमान नाम तय करें। शुरुआत में 10–15 मदें रख सकते हैं और फिर अपने लेनदेन के अनुसार उन्हें स्पष्ट कर सकते हैं।
- लेनदेन वास्तविक तारीख के साथ दर्ज करें और मूल दस्तावेजों, बैंक तथा नकद बही से नियमित रूप से मिलान करें।
- जहाँ लेनदेन परियोजना से जुड़ा हो, परियोजना लिखें; आंतरिक हस्तांतरण अलग दिखाएँ।
- जिम्मेदार व्यक्तियों के अनुसार जवाबदेह अग्रिम राशि का लेखा रखें और खर्च दो बार गिने बिना शेष जाँचें।
- भुगतान कैलेंडर बनाएँ, जैसे एक महीने आगे तक। उसे कम-से-कम हर सप्ताह और समयसीमा बदलने पर अद्यतन करें; संभावित कमी के आसपास रोज का शेष देखें।
वास्तविक और अनुमानित नकदी प्रवाह व्यवस्थित हो जाने पर दीर्घकालिक निवेशों की तुलना के लिए छूट देकर वर्तमान मूल्य की गणना आवश्यक हो सकती है। इसका उद्देश्य और सीमाएँ इस लेख में समझाई गई हैं: नकदी प्रवाह का वर्तमान मूल्य निकालना (रूसी में)।
