लोग अक्सर एक ही शब्द खोजते हैं—‘ऑनलाइन लेखांकन सॉफ़्टवेयर’—लेकिन उनकी समस्याएँ अलग होती हैं। कहीं नकदी का हिसाब महीने के अंत में ही मिल पाता है। कहीं साइट प्रभारी खरीद की जानकारी चैट में, वित्तीय जानकारी नोट्स में और काम पूरा होने के दस्तावेज़ ‘बाद में छाँटना है’ नाम के फ़ोल्डर में रखता है। ऐसे में काम चलता रहने के बावजूद परियोजनाओं को संभालना मुश्किल हो जाता है।
101 ऐप हर निर्माण परियोजना का प्रबंधन लेखांकन रखने में मदद करता है। इसमें प्राप्त धन, काम और सामग्री की रिपोर्ट तथा राशि के हस्तांतरण को अलग-अलग दर्ज करके परियोजना का शेष और प्रतिभागियों के साथ हिसाब-किताब जाँचा जा सकता है। लाभ को शेष से अलग जाँचा जाता है; रिपोर्ट के नतीजे दर्ज किए गए डेटा और चुने गए दायरे पर निर्भर करते हैं।
आगे जानिए कि 101 में ऑनलाइन हिसाब कैसे रखा जाता है, यह रोज़मर्रा के किन कामों में मदद करता है, किन लोगों के लिए उपयोगी है और इसे अपनी टीम में अनावश्यक परेशानी के बिना कैसे अपनाया जा सकता है।
स्क्रीनशॉट में ब्राउज़र का रूसी भाषा वाला 101 इंटरफ़ेस और मालिक के खाते से खोली गई डेमो कंपनी Forge Construction का काल्पनिक डेटा दिखाया गया है। तस्वीरें स्क्रीनशॉट लिए जाने के समय की स्थिति दिखाती हैं। अलग-अलग उदाहरणों के आँकड़ों को एक ही परियोजना के हिसाब में न जोड़ें। कार्यपूर्णता प्रमाणपत्र के पूर्वावलोकन में कुछ कॉलम के शीर्षक अंग्रेज़ी में हैं।
विषय-सूची:
- निर्माण और मरम्मत में ऑनलाइन हिसाब रखने का क्या अर्थ है?
- 101 ऐप कैसे काम करता है?
- रोज़मर्रा का हिसाब: पैसा, खर्च के लिए सौंपी गई राशि, योजना और वास्तविक आँकड़े, ठेकेदार
- निर्माणस्थल पर फ़ोन से हिसाब रखना
- PRO और PRO+: बुनियादी सुविधाएँ कब पर्याप्त हैं और अधिक सुविधाएँ कब चाहिए?
- अपनी टीम में ऑनलाइन लेखांकन सॉफ़्टवेयर कैसे अपनाएँ?
निर्माण और मरम्मत में ऑनलाइन हिसाब रखने का क्या अर्थ है?
ऑनलाइन हिसाब को समय पर अद्यतन रखने के लिए तय करें कि डेटा लेन-देन के दिन ही दर्ज किया जाएगा: ग्राहक से मिला भुगतान, कारीगर को दिया गया अग्रिम, सामग्री की खरीद और पूरा हुआ काम। तब प्रबंधक ताज़ा प्रविष्टियों के आधार पर परियोजना की स्थिति समझ पाएगा। हिसाब कितनी जल्दी और कितनी पूरी तरह दर्ज होता है, यह इस पर निर्भर करता है कि प्रतिभागी प्रविष्टियाँ कैसे दर्ज करते और जाँचते हैं।
निर्माण में 3–7 दिन की देरी परिचित अनिश्चितता पैदा कर देती है। ठेकेदार काम कर चुका होता है, सामग्री आ चुकी होती है और पैसा खर्च हो चुका होता है, लेकिन स्प्रेडशीट खाली रहती है। फ़ोन से प्रविष्टियाँ और खर्च दर्ज करने से निर्माणस्थल की वास्तविक स्थिति और प्रबंधन लेखांकन के बीच का अंतर कम होता है।
101 ऐप कैसे काम करता है?
101 का मूल विचार सरल है: हर परियोजना एक अलग वित्तीय इकाई है। परियोजना का शेष प्राप्त धन और दर्ज खर्चों के बीच का अंतर दिखाता है; यह किसी खास प्रतिभागी के पास मौजूद पैसे के बराबर नहीं है। किसी अलग गणना में लाभ ग्राहक से ली जाने वाली कीमत और लागत का अंतर है। इसे लागत अनुमानों और रिपोर्ट के आधार पर, मार्कअप से अलग जाँचा जाता है। प्रतिभागियों को देय रकम और ग्राहक से बकाया राशि संबंधित परियोजना में चुने गए पक्ष के शेष से जाँचें। निष्कर्ष निकालने से पहले देखें कि ज़रूरी रिपोर्ट, प्राप्त धन और हस्तांतरण दर्ज हैं, प्रविष्टियों की पुष्टि हुई है और जिन आँकड़ों की तुलना की जा रही है उनका दायरा समान है।
इसके बाद प्रबंधन की सुविधाएँ काम आती हैं: खर्च को परियोजना, खर्च की श्रेणी और तारीख से जोड़ा जाता है, योजना की तुलना वास्तविक आँकड़ों से होती है और रिपोर्ट पहले से दर्ज डेटा से बनती हैं। इस नियंत्रण की उपयोगिता डेटा की पूर्णता और गुणवत्ता पर निर्भर करती है। निष्कर्ष निकालने से पहले मूल प्रविष्टियाँ और रिपोर्ट में शामिल डेटा जाँचें।
यदि आप जानना चाहते हैं कि यह तरीका अलग-अलग कामकाजी भूमिकाओं में कैसे लागू होता है, तो ब्लॉग में वित्तीय पहलू पर यह विस्तृत लेख पढ़ें: ‘निर्माण कंपनी के वित्त विशेषज्ञ के लिए सॉफ़्टवेयर: 101 ऐप परियोजनाओं के पैसों का हिसाब कैसे व्यवस्थित करता है’ (रूसी भाषा में)।
रोज़मर्रा का हिसाब: पैसा, खर्च के लिए सौंपी गई राशि, योजना और वास्तविक आँकड़े, ठेकेदार
ऑनलाइन लेखांकन सॉफ़्टवेयर की उपयोगिता रोज़मर्रा की छोटी बातों में दिखाई देती है। जब खर्च नियमित रूप से संबंधित परियोजना के साथ दर्ज किए जाते हैं, तो यह जाँचना आसान होता है कि पैसा कहाँ गया और अंतर मिलने पर किन प्रविष्टियों पर बात करनी है।
एक संवेदनशील पहलू है खर्च के लिए सौंपी गई राशि, जिसके उपयोग का हिसाब देना होता है। 101 में इसे अर्जित कमाई से अलग दर्ज किया जाता है। पैसा देने को हस्तांतरण और खरीद को उसी परियोजना की रिपोर्ट के रूप में दर्ज किया जाता है; बची राशि चुने गए प्रतिभागी के खर्च के लिए सौंपी गई राशि के शेष से जाँचें। रिपोर्ट दर्ज होने भर से यह साबित नहीं होता कि सौंपी गई राशि को हिसाब से घटा दिया गया है। प्रतिभागी के व्यक्तिगत शेष और खर्च के लिए सौंपी गई राशि के शेष को अलग-अलग जाँचें। निष्कर्ष निकालने से पहले दर्ज प्रविष्टियाँ और उनकी पुष्टि की स्थिति देखें।
एक और व्यावहारिक सुविधा दस्तावेज़ों पर काम करना है। प्रविष्टियों के साथ प्रमाण के तौर पर तस्वीरें, जैसे रसीद की फ़ोटो, जोड़ी जा सकती हैं। लागत अनुमान एक अलग प्रकार की प्रविष्टि के रूप में बनते हैं, जबकि कार्यपूर्णता प्रमाणपत्र और दूसरे दस्तावेज़ परियोजना में दर्ज डेटा से तैयार होते हैं। भेजने से पहले उनकी सामग्री, अवधि, रकम और संबंधित पक्षों का विवरण जाँचें।
यदि आप अपने आँकड़ों की जाँच करना चाहते हैं, तो ‘प्रबंधन लेखांकन का ऑडिट: अपने आँकड़ों की जाँच कैसे करें’ पढ़ें। इसमें जाँच को एक ऐसी प्रक्रिया के रूप में समझाया गया है जिसे नियमित रूप से दोहराकर अपने कार्य कैलेंडर में शामिल किया जा सकता है।
निर्माणस्थल पर फ़ोन से हिसाब रखना
101 में फ़ोन से हिसाब रखा जा सकता है। इंस्टॉल किए गए ऐप में पूरे हुए काम और खरीद की रिपोर्ट बनाना, तस्वीरें जोड़ना और रसीदों के QR कोड स्कैन करना संभव है। उपलब्ध फ़ील्ड और कार्रवाइयाँ सेटिंग तथा प्रतिभागी के अधिकारों पर निर्भर करती हैं। सामान की सूची रूस की संघीय कर सेवा (FNS) के बाहरी डेटा से मिलती है, इसलिए पहचानी गई जानकारी जाँचें; सूची लोड होने की समय-सीमा की गारंटी नहीं है। रिपोर्ट और वास्तविक भुगतान अलग-अलग प्रविष्टियों के रूप में दर्ज किए जाते हैं।
यह तरीका निर्माणस्थल की जानकारी को जल्दी हिसाब में लाने में मदद करता है। यदि प्रतिभागी लेन-देन के दिन ही प्रविष्टियाँ दर्ज करके जाँचते हैं, तो प्रबंधक को अधिक ताज़ा जानकारी मिलती है। परियोजना, खर्च की श्रेणी और प्रमाण के तौर पर लगी तस्वीर या रसीद से प्रविष्टि का संदर्भ समझने में मदद मिलती है।
फ़ोन से काम करने के तरीके को विस्तार से समझने के लिए यह अलग लेख पढ़ें: ‘निर्माण पेशेवरों के लिए मोबाइल सुविधा: फ़ोन एक मुख्य उपकरण कैसे बनता है’ (रूसी भाषा में)।
यदि आपको लागत अनुमान बनाकर ग्राहक को स्पष्ट गणनाएँ भी देनी हैं, तो ‘101 में मरम्मत का ऑनलाइन लागत अनुमान: तैयारी और जाँच’ और ‘101 ऐप में अपना लागत अनुमान ऑनलाइन कैसे बनाएँ’ (रूसी भाषा में) उपयोगी होंगे।
PRO और PRO+: बुनियादी सुविधाएँ कब पर्याप्त हैं और अधिक सुविधाएँ कब चाहिए?
PRO में परियोजनाओं और कंपनी फंड में असीमित प्रविष्टियाँ बनाना शामिल है। PRO+ में, अन्य सुविधाओं के साथ, फंड की प्रविष्टियों को मंज़ूरी देना, विस्तृत विश्लेषण और कंपनी के लोगो वाले दस्तावेज़ जुड़ते हैं। सुविधाओं की सही सूची मौजूदा प्लान तालिका में देखें; डेटा और कार्रवाइयों तक पहुँच प्रतिभागी के अधिकारों पर भी निर्भर करती है।
मॉस्को समयानुसार 18 अक्टूबर 2026 को 101 के मुख्य पृष्ठ पर PRO की कीमत साल भर का भुगतान करने पर 1 400 ₽ प्रति महीना दिखाई गई है। यह वार्षिक भुगतान का मासिक समतुल्य है। उसी तारीख के डेमो खाते की सदस्यता स्क्रीन के स्क्रीनशॉट में PRO के लिए साल भर का भुगतान करने पर 1 416 ₽ प्रति महीना दिखता है। सार्वजनिक पृष्ठ और सदस्यता स्क्रीन पर रकम अलग है। खरीदने से पहले अपने खाते में अंतिम कीमत, अवधि और शर्तें जाँचें। मुख्य पृष्ठ पर कंपनी बनाना, लागत अनुमान और दस्तावेज़ जैसी मुफ़्त बुनियादी सुविधाएँ भी दी गई हैं।
सॉफ़्टवेयर चुनने के बारे में लेखों का संग्रह यहाँ देखें: ‘प्रबंधन लेखांकन सॉफ़्टवेयर: अपने व्यवसाय के लिए सही समाधान कैसे चुनें’ (रूसी भाषा में)। स्प्रेडशीट से तुलना यहाँ है: ‘परियोजनाओं के लिए Excel या 101 ऐप’ (रूसी भाषा में)।
अपनी टीम में ऑनलाइन लेखांकन सॉफ़्टवेयर कैसे अपनाएँ?
सॉफ़्टवेयर अपनाते समय बड़ी गलती उस अव्यवस्था को ऐप में ले आना है जो पहले आदत के सहारे चल रही थी। इसलिए पहले आसान नियम तय करें: भुगतान कौन दर्ज करेगा, खरीद कौन लिखेगा, पूरे हुए काम का रिकॉर्ड कौन रखेगा और प्रबंधक कितनी बार रिपोर्ट देखेगा।
इसे अपनाने का व्यावहारिक तरीका इन चरणों में हो सकता है:
- चरण 1. शुरुआती परीक्षण के लिए एक परियोजना चुनें और ग्राहक, चरणों तथा खर्च के मुख्य समूहों को पहले से तय करें।
- चरण 2. खर्च के ऐसे समूह तय करें जिन्हें टीम समझती हो और जो उसके सामान्य लेन-देन के अनुरूप हों।
- चरण 3. एक छोटी परीक्षण टीम से शुरू करें और खरीद, काम तथा प्रमाण देने वाले दस्तावेज़ों की जानकारी के लिए ज़िम्मेदारी बाँटें।
- चरण 4. अग्रिम राशि का हिसाब रखने, रिपोर्ट देने की समय-सीमा और इस्तेमाल न हुई रकम लौटाने के नियम तय करें।
- चरण 5. परीक्षण वाली परियोजना की अपेक्षाओं और दर्ज वास्तविक डेटा की तुलना हर हफ़्ते करने का समय तय करें।
- चरण 6. एक महीने बाद मूल डेटा की गुणवत्ता और गणनाओं, बकाया रकम, खर्च के लिए सौंपी गई राशि तथा प्रमाण देने वाले दस्तावेज़ों की नियमित जाँच का मूल्यांकन करें।
आप 101 के विशेषज्ञ के साथ निःशुल्क डेमो बुक कर सकते हैं, जिसमें अपनी ज़रूरतों के अनुसार सॉफ़्टवेयर अपनाने और उसकी सुविधाओं पर बात की जा सकती है।
अंत में एक बात और। ऑनलाइन लेखांकन सॉफ़्टवेयर को इंस्टॉल करने भर से फ़ायदा नहीं मिलता। फ़ायदा तब मिलता है जब हिसाब रखना आदत बन जाए और रिपोर्ट ‘शाम को मिलकर हिसाब लगा लेंगे’ कहे बिना आपके सवालों का जवाब देने लगें।
