Programa de contabilidad en línea: guía de la aplicación 101

La búsqueda de un «programa de contabilidad en línea» suele formularse igual, pero los problemas son distintos. En algunas empresas, las cuentas de caja solo cuadran al final del mes. En otras, el encargado de obra lleva las compras en el chat, las finanzas en notas y los documentos de cierre en carpetas «por revisar». Así resulta difícil gestionar los proyectos, aunque los trabajos avancen.

La aplicación 101 ayuda a llevar la contabilidad de gestión por obra: registrar por separado los ingresos, los informes de trabajos y materiales y las transferencias, y revisar el saldo del proyecto y las cuentas con sus participantes. El beneficio se comprueba por separado del saldo; los resultados de los informes dependen de los datos introducidos y del alcance elegido.

A continuación encontrará una visión general de cómo funciona el registro en línea en 101, qué tareas resuelve a diario, para quién resulta útil y cómo implantarlo en su equipo sin complicaciones innecesarias.

Las capturas muestran la interfaz de 101 en ruso en el navegador y datos ficticios de la empresa de demostración Forge Construction, desde la cuenta del propietario. Reflejan el estado en el momento de la captura; las cifras de distintos ejemplos no deben combinarse para calcular los resultados de un único proyecto. En la vista previa del acta, algunos encabezados de columna están en inglés.

¿Qué significa llevar la contabilidad en línea en construcción y reformas?

Para mantener un registro en línea actualizado, acuerde que los datos se introduzcan el mismo día de cada operación: el pago del cliente, el anticipo al operario, la compra de materiales o los trabajos realizados. Así, la persona responsable podrá evaluar la situación del proyecto con registros recientes. La rapidez y la integridad del registro dependen de cómo los participantes introduzcan y comprueben los eventos.

En construcción, un retraso de 3–7 días acaba creando la habitual falta de claridad. El contratista ya ha trabajado, los materiales ya han llegado y el dinero ya ha salido, pero la hoja de cálculo sigue vacía. Registrar eventos y gastos desde el móvil reduce la distancia entre lo que sucede en la obra y la contabilidad de gestión.

¿Cómo funciona la aplicación 101?

La idea central de 101 es sencilla: cada obra es una unidad financiera independiente. El saldo del proyecto muestra la diferencia entre los ingresos y los gastos registrados; no equivale al dinero que tiene un participante concreto. En un cálculo independiente, el beneficio es la diferencia entre el precio al cliente y el coste; se comprueba en los presupuestos e informes, por separado del recargo. Las deudas con los participantes y los importes pendientes del cliente se revisan en el saldo de la contraparte elegida, dentro del proyecto correspondiente. Antes de sacar conclusiones, compruebe que se hayan registrado los informes, ingresos y transferencias necesarios, que los eventos estén confirmados y que los datos comparados tengan el mismo alcance.

Participantes del proyecto «56 | ЖК Северный парк»: el saldo del proyecto de 487 600 ₽, los fondos a justificar de 3 300 000 ₽ y las cuentas con el Fondo se muestran por separado. La fila del Fondo indica expresamente que debe 500 000 ₽ al proyecto. Estos indicadores no son el beneficio del proyecto ni un saldo bancario.

A continuación entra en juego la gestión: los gastos se vinculan a una obra, una partida y una fecha, se compara el plan con la ejecución real y los informes se elaboran a partir de los datos ya registrados. La utilidad de este control depende de la integridad y la calidad de los datos: antes de sacar conclusiones, compruebe las operaciones originales y qué incluye el informe.

El presupuesto del proyecto elegido contiene 18 partidas; la captura muestra las primeras filas y un importe calculado de 6 400 000 ₽. El estado «Подтверждено партнёром» (confirmado por el socio) corresponde al presupuesto y no significa que se haya pagado ni que los trabajos se hayan realizado.

Diagrama de Gantt, presupuesto seleccionado «Комплексный ремонт и комплектация»: plan de 6 400 000 ₽, ejecución real de 3 536 100 ₽ y avance del 55 %. En este ejemplo, la ejecución real incluye informes sin confirmar; antes de sacar conclusiones se debe revisar qué eventos la componen.

En la lista de eventos, el beneficio de un informe concreto confirmado por el socio es de 400 ₽ y su importe, de 2 400 ₽. El informe de demostración de 1 ₽ situado arriba está pendiente de confirmación. El saldo del proyecto de 487 600 ₽, a la izquierda, no debe confundirse con su beneficio.

Si desea ver cómo se aplica esta lógica a las funciones de los distintos profesionales, el blog incluye un análisis específico de la parte financiera: «Un programa para el responsable de finanzas de una constructora: cómo la aplicación 101 pone orden en las cuentas de los proyectos» (en ruso).

El registro diario: dinero, fondos a justificar, plan y ejecución real, contratistas

En el trabajo diario, el valor de un programa de contabilidad en línea se aprecia en los detalles. Si los gastos se registran de forma sistemática y se vinculan a una obra, resulta más sencillo comprobar en qué se ha gastado el dinero y analizar las diferencias a partir de operaciones concretas.

Los fondos a justificar son un área que requiere especial atención. En 101 se contabilizan por separado de los importes ganados. La entrega de dinero se registra como una transferencia y la compra, como un informe del mismo proyecto; el saldo restante se comprueba en el saldo de fondos a justificar del participante elegido. Registrar un informe no demuestra por sí solo que se hayan descontado esos fondos: revise por separado el saldo de fondos a justificar y el saldo propio del participante. Antes de sacar conclusiones, compruebe los eventos registrados y su confirmación.

En el proyecto de demostración de una celebración se ha aceptado una transferencia de 10 000 ₽ de fondos a justificar al destinatario «Демо Партнёр 2 — агентское от сметы». Es un registro de aprendizaje sin un pago bancario real.

En el mismo proyecto y para el mismo destinatario, el informe de una compra ficticia de decoración por 6 000 ₽ tiene el estado «Подтверждено партнёром» (confirmado por el socio). Esto no demuestra que se hayan descontado los fondos a justificar entregados anteriormente.

Después del informe, el desglose por proyecto muestra un saldo de fondos a justificar de 10 000 ₽ y un saldo propio de −6 000 ₽. El saldo propio total del destinatario, de −39 330 ₽, incluye otro proyecto. Este estado no confirma un saldo restante de fondos a justificar de 4 000 ₽.

Otra ventaja práctica es el trabajo con documentos. Puede adjuntar fotografías justificativas a los eventos, por ejemplo, imágenes de recibos. Los presupuestos se crean como un tipo de evento independiente, mientras que las actas y otros documentos se generan a partir de los datos registrados en el proyecto. Antes de enviarlos, compruebe su contenido, el período, los importes y los datos de las partes.

Fotografía en la pestaña «Файлы» (Archivos) de un informe de demostración de 1 ₽ con el estado «Ожидает подтверждения» (pendiente de confirmación). La captura muestra una fotografía adjunta; no demuestra el escaneo de un recibo, el pago ni la aceptación del informe.

Vista previa de un acta de trabajos realizados: se ven filas de trabajos y materiales, cantidades y precios. Algunos encabezados de columna están en inglés. El documento no se ha guardado, firmado ni enviado.

Si necesita controlar sus cifras, puede consultar «Auditoría de contabilidad de gestión: cómo revisar sus cifras». El artículo explica la revisión como un proceso repetible que puede incorporar a su calendario.

El registro desde el teléfono en la obra

101 permite llevar el registro desde el teléfono: en la aplicación instalada puede preparar informes de trabajos realizados y compras, añadir fotografías y escanear los códigos QR de los recibos. Los campos y las acciones disponibles dependen de la configuración y de los permisos del participante. La lista de productos se carga a partir de datos externos del Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS), por lo que debe comprobar el resultado del reconocimiento; no se garantiza el plazo de carga. El informe y el pago efectivo se registran mediante eventos distintos.

Este procedimiento ayuda a trasladar con mayor rapidez los datos de la obra al registro. Si los participantes introducen y revisan los eventos el mismo día de la operación, la persona responsable recibe información más actualizada. La obra, la partida de gasto y las fotografías justificativas o el recibo ayudan a entender el contenido del registro.

Si desea profundizar en el uso desde el móvil, puede consultar este artículo: «Movilidad para profesionales de la construcción: cómo el teléfono se convierte en una herramienta principal» (en ruso).

Si además necesita calcular presupuestos y presentar al cliente cálculos claros, le resultarán útiles «Presupuestos de reformas en línea con 101: cómo prepararlos y revisarlos» y «Cómo preparar por su cuenta un presupuesto en línea en la aplicación 101» (en ruso).

PRO y PRO+: ¿cuándo basta lo básico y cuándo necesita más funciones?

PRO incluye la creación ilimitada de eventos en los proyectos y en el Fondo de la empresa. PRO+ añade, entre otras funciones, la aprobación de eventos en el Fondo, análisis avanzados y documentos con el logotipo de la empresa. Consulte el conjunto exacto de funciones en la tabla de planes vigente; el acceso a los datos y a las acciones también depende de los permisos del participante.

Fondo de la empresa de demostración desde la cuenta del propietario: el saldo, el beneficio no transferido y las transferencias desde los proyectos se muestran por separado. La captura no demuestra que se haya repartido dinero entre los socios.

A fecha de 18 de octubre de 2026, según la hora de Moscú, la página principal de 101 indica para PRO un precio de 1 400 ₽ al mes con pago anual. Es el equivalente mensual del pago por un año. En la captura de la pantalla de suscripción de la cuenta de demostración, tomada en esa misma fecha, PRO figura a 1 416 ₽ al mes con pago anual. La página pública y la pantalla de suscripción muestran importes distintos. Antes de comprar, compruebe el precio final, el período y las condiciones en su cuenta. La página principal también enumera las herramientas básicas gratuitas, como la creación de una empresa, los presupuestos y los documentos.

Tarjeta PRO con la opción «Год» (Año) seleccionada: el 18 de octubre de 2026 figura un precio de 1 416 ₽ al mes con pago anual. La página principal pública y la pantalla de suscripción muestran importes distintos; antes de comprar, compruebe las condiciones finales en su cuenta.

Puede consultar una selección de sistemas en «Programas de contabilidad de gestión: cómo elegir una solución para su negocio» (en ruso). Y encontrará una comparación con las hojas de cálculo en «Excel o la aplicación 101 para los proyectos» (en ruso).

¿Cómo implantar un programa de contabilidad en línea en su equipo?

El principal error al implantar el sistema es intentar trasladar a la aplicación el caos que antes se sostenía por costumbre. Por eso conviene acordar primero unas reglas sencillas: quién registra los pagos, quién anota las compras, quién da por terminados los trabajos y con qué frecuencia la persona responsable revisa los informes.

Un plan práctico de implantación puede seguir estos pasos:

1. Paso 1. Para la prueba piloto, elija una obra y defina de antemano el cliente, las etapas y los principales grupos de gastos.
2. Paso 2. Acuerde grupos de gastos que el equipo entienda y que correspondan a sus operaciones habituales.
3. Paso 3. Empiece con un equipo piloto pequeño y distribuya la responsabilidad sobre la información de compras, trabajos y documentos justificativos.
4. Paso 4. Acuerde las reglas de registro de anticipos, los plazos de rendición de cuentas y la devolución de los importes no utilizados.
5. Paso 5. Fije una revisión semanal de las expectativas y de los datos reales registrados para la obra piloto.
6. Paso 6. Al cabo de un mes, evalúe la calidad de los datos de origen y la regularidad de las revisiones de los cálculos, las deudas, los fondos a justificar y los documentos justificativos.

Puede reservar una presentación gratuita de 101 con un especialista para hablar de la implantación y de las posibilidades del sistema para sus necesidades.

Una última reflexión: un programa de contabilidad en línea no aporta valor por el mero hecho de instalarlo. Ese valor aparece cuando llevar el registro se convierte en un hábito y los informes empiezan a responder a sus preguntas sin tener que decir «nos reunimos esta tarde y hacemos las cuentas».