Una celebración puede convertirse fácilmente en todo un proyecto: proveedores, plazos, anticipos, recibos, cambios de fecha y recargos inesperados por «una hora más». Sin un presupuesto para el evento, la información sobre el dinero queda dispersa entre chats, transferencias y notas, y el total no sale a la luz hasta después de la celebración.
La Aplicación 101 permite tener a la vista tanto el presupuesto como los gastos reales. Primero, usted prepara el plan —cuánto debería costar—; después, registra lo realizado —qué gastos reales se han contabilizado— y ve la diferencia por categorías de gastos.
A continuación encontrará una guía práctica para llevar el presupuesto de un evento en la Aplicación 101, tanto si organiza una celebración de empresa, un cumpleaños o una boda como cualquier otro evento en el que importen las cifras y el orden.
Contenido:
- El evento como proyecto: ¿qué conviene registrar desde el principio?
- ¿Cómo preparar el presupuesto de un evento en la Aplicación 101?
- Presupuesto y gastos reales: ¿cómo distinguir lo previsto del movimiento de dinero?
- Proveedores, anticipos y fondos a justificar: cómo registrarlos
- Después del evento: un breve análisis y una base para la próxima ocasión
El evento como proyecto: ¿qué conviene registrar desde el principio?
En la Aplicación 101, la lógica es sencilla: un evento = un proyecto. Así, los gastos de la celebración quedan separados de los proyectos de trabajo y los regalos se registran en una categoría de gastos claramente identificada.
Veamos un ejemplo hipotético: Recursos Humanos organiza una celebración de empresa, la dirección paga el espacio, un asistente se encarga de las compras y un proveedor lleva el sonido y la iluminación. Sin un sistema común, cada persona tiene su propia «hoja de cálculo» y una visión parcial de lo que ocurre. En 101, todo lo relacionado con la celebración se reúne en un proyecto: presupuesto, gastos, documentos, contactos y saldo.
Defina la estructura de gastos desde el principio. Por ejemplo, puede empezar con entre 8 y 12 categorías y adaptar la lista al formato de su evento. Después le resultará más fácil comparar lo previsto con lo real y reunir información para analizar futuros eventos. El blog de 101 dedica un artículo a las categorías de gastos y a la lógica de su distribución: «Distribución de los gastos por categorías» (en ruso).
¿Cómo preparar el presupuesto de un evento en la Aplicación 101?
En 101, el presupuesto es un evento contable en el que se calcula el coste previsto por conceptos: alquiler, catering, presentador, decoración, transporte o regalos. Desglose el presupuesto en conceptos separados para poder ajustar cada uno cuando cambie la oferta del proveedor. Una única línea como «celebración: 500 000» no permite ver de qué se compone el cálculo.
Un hábito clave: pida a los proveedores que preparen su parte del cálculo con los mismos conceptos que utiliza en el presupuesto. El decorador desglosa la decoración; el equipo técnico, el sonido y la iluminación; y el espacio, el alquiler y las horas adicionales en líneas separadas. Este enfoque también sirve para una obra: cada profesional calcula su parte y la persona responsable reúne el total en un documento.
Si algunos conceptos se repiten de un proyecto a otro —por ejemplo, «DJ durante 5 horas», «zona para fotos» o «taxis para los invitados»—, cree una lista de precios para eventos. Así podrá preparar el presupuesto seleccionando conceptos ya definidos, indicando las cantidades y obteniendo el total. Si parte de los cálculos está en hojas de cálculo, puede resultar útil importarlos; el blog de 101 lo explica en «Importación rápida de un presupuesto desde Excel a la Aplicación 101» (en ruso).
Este procedimiento le ayudará a preparar el presupuesto del evento en una misma sesión.
- Cree un proyecto independiente para el evento; incluir el nombre y la fecha en el título facilitará encontrarlo más adelante.
- Añada las categorías de gastos que correspondan al formato de la celebración: espacio, comida y bebida, decoración, equipo técnico, personal, logística, regalos y reserva.
- Para la categoría de gastos elegida, cree un evento de tipo «Смета» —presupuesto o cálculo previo en la interfaz rusa— y añada los conceptos. Prepare presupuestos separados para las demás categorías y reúna sus importes en el presupuesto general del evento.
- Defina una reserva según los riesgos de su evento. Por ejemplo, puede prever entre un 10 y un 15 % de los costes planificados en una línea separada para horas adicionales, entregas urgentes o alquiler de equipos. Es un ejemplo de decisión del organizador, no una norma obligatoria; el importe de la reserva depende de los contratos y de la incertidumbre de los gastos.
- Prepare los documentos básicos: contrato con el espacio, ofertas de los proveedores, cronograma, plano del salón y requisitos técnicos de los artistas. El formulario del evento contable correspondiente del proyecto dispone de una zona para adjuntar archivos.
Presupuesto y gastos reales: ¿cómo distinguir lo previsto del movimiento de dinero?
En 101 es importante distinguir entre lo planificado, los gastos reales y la entrega de dinero. El presupuesto muestra el coste previsto. Los trabajos realizados y las compras se registran mediante informes; la recepción de dinero, mediante una entrada de fondos; y su entrega, mediante una transferencia. Un presupuesto por sí solo no confirma que el trabajo se haya realizado ni que se haya pagado.
El presupuesto muestra el coste previsto y por sí solo no modifica el saldo del proyecto. La entrada de fondos («Поступление» en la interfaz rusa) registra la recepción de dinero; el informe («Отчёт»), los trabajos realizados o los materiales adquiridos. El saldo del proyecto equivale a las entradas de fondos menos los gastos contabilizados; no equivale al dinero que tiene un participante concreto. Encontrará más detalles en la ayuda sobre el saldo del proyecto (en ruso).
Así se aplica a una celebración: registre el dinero recibido para una fiesta de empresa como una entrada de fondos en el proyecto, y los regalos o la tarta adquiridos, mediante un informe. Registre la entrega de dinero al proveedor, incluido un anticipo, como una transferencia («Перевод» en la interfaz rusa); refleje el trabajo realizado o la compra mediante un informe. No vuelva a registrar como pago nuevo un anticipo ya contabilizado. Una vez confirmados los eventos contables, compruebe el saldo calculado del proyecto y lleve por separado el control del dinero que tienen los participantes. El procedimiento se explica en la ayuda sobre transferencias (en ruso) y en la ayuda sobre informes (en ruso).
Si desea profundizar en la gestión del presupuesto a través de un proyecto, consulte el artículo «Gestión financiera de proyectos: cómo llevar el presupuesto y controlar el dinero en la Aplicación 101».
Proveedores, anticipos y fondos a justificar: cómo registrarlos
Defina de antemano cómo registrará los anticipos para la preparación, las compras con recibos y los pagos adicionales del día del evento. En la Aplicación 101, esto se organiza mediante un control ordenado de los fondos a justificar y unas cuentas claras con los proveedores.
Si una persona del equipo recibe dinero en efectivo o en su tarjeta para realizar compras, regístrelo como fondos a justificar, es decir, dinero por cuyo uso debe rendir cuentas. Así podrá ver cuánto se ha entregado, cuánto se ha gastado, cuánto queda y quién sigue pendiente de justificarlo. El blog de 101 lo explica en detalle en «Control de los fondos a justificar» (en ruso).
También facilita el trabajo de los proveedores. El técnico de iluminación adjunta a sus gastos los documentos de cierre; el decorador, los recibos de los materiales; y el coordinador, los justificantes de los gastos de logística. La persona responsable del proyecto ve el saldo general y las deudas sin tener que pedir que le envíen todo otra vez.
Si la empresa organiza celebraciones con regularidad —fiestas de empresa, felicitaciones o regalos—, puede ser útil reservarles una fuente de fondos independiente. PRO+ ofrece el Fondo de la empresa para contabilizar los gastos internos comunes. Para los eventos recurrentes, puede valorar esta forma de control, definiendo previamente de dónde procederán los fondos y qué reglas regirán los gastos. El artículo «Sistema de fondos para empresas» (en ruso) explica esta mecánica.
Después del evento: un breve análisis y una base para la próxima ocasión
La celebración ha terminado y su atención ya está en otras tareas, pero algunos gastos llegan más tarde: facturas finales, entregas, reparación de elementos de escenografía o turnos adicionales. Cerrar el proyecto ayuda a convertir la impresión de «parece que nos hemos ajustado al presupuesto» en una cifra clara.
En 101 puede hacer un breve análisis por categorías: dónde se gastó más de lo previsto, dónde se ahorró y qué conceptos aparecieron a última hora. Guarde la lista de categorías y conceptos como base del presupuesto de la próxima celebración. Antes del siguiente evento, revise qué gastos debe incluir, los precios y las cantidades; el cálculo anterior sirve de ejemplo, no de garantía del coste futuro.
Si organizó la celebración para un cliente —como agencia de eventos u organizador de bodas—, después de cerrar el proyecto puede presentar un resultado claro: presupuesto, gastos reales por categorías y confirmaciones. El blog de 101 desarrolla esta lógica para proyectos de bodas en «Las finanzas de una agencia de bodas sin confusiones» (en ruso).
