Un embudo de ventas tiene una finalidad que va más allá de disponer de un tablero. Permite ver cada día qué clientes potenciales ya se están atendiendo, cuáles esperan un presupuesto, cuáles se han quedado sin un próximo contacto y cuáles están listos para firmar el contrato. También ayuda a detectar rápidamente dónde se pierden las solicitudes.
A continuación encontrará un sistema de 6 etapas del embudo de ventas adecuado para la construcción y las reformas. Si el ciclo es corto, puede reducirse fácilmente a 4–5 etapas.
Contenido:
- ¿Para qué sirven las etapas del embudo cuando todavía hay pocos clientes potenciales?
- ¿Cómo hacer que todo el equipo entienda las etapas?
- 6 etapas del embudo de ventas para construcción y reformas
- ¿Cómo adaptar las etapas a su ciclo de venta: 4, 5 o 7?
- ¿Cómo poner en práctica el embudo en la Aplicación 101 para que resulte útil?
- ¿Dónde colocar los clientes potenciales que no se convierten en ventas?
¿Para qué sirven las etapas del embudo cuando todavía hay pocos clientes potenciales?
Cuando llegan 1–2 solicitudes al día, puede parecer que las etapas del embudo sobran. Todo se recuerda: a quién responder, a quién enviar el presupuesto y a quién volver a llamar. Después aparece un «agujero negro» entre llamadas, mensajes, mediciones, cambios de cita y consultas a última hora de la tarde. Algunos clientes potenciales se quedan sin una siguiente acción.
Un ejemplo hipotético: llega una consulta para reformar un piso y el cliente pregunta por mensaje por un precio «orientativo». Usted responde y después no hay más comunicación. Una semana más tarde descubre que el cliente esperaba un breve rango de precios y algunas preguntas para concretar lo que necesitaba. Para entonces ya ha elegido otra empresa. Si el equipo coteja cada día los clientes potenciales con un plan de próximos contactos que mantiene por separado, puede detectar el paso omitido durante esa revisión.
¿Cómo hacer que todo el equipo entienda las etapas?
El embudo deja de funcionar en dos casos. El primero es cuando las etapas reciben nombres subjetivos, como «se lo está pensando» o «casi acordado». El segundo es cuando hay tantas etapas que nadie recuerda las reglas para pasar de una a otra.
Imagine una conversación en el departamento de ventas. Un comercial dice: «Este cliente potencial está en negociación». Su responsable pregunta: «¿Eso significa que ya se ha concertado la medición o que ya se ha enviado el presupuesto?». Si no hay respuesta, las etapas del embudo ya no ayudan a gestionar el trabajo.
Para que el embudo en la Aplicación 101 ayude al equipo, defina tres aspectos de cada etapa: su significado, el criterio para salir de ella y la siguiente acción que las reglas del equipo exigen realizar. Puede recogerlo en un procedimiento interno de una página.
- Significado de la etapa: qué está ocurriendo en ese momento con el cliente potencial.
- Criterio de salida: el hecho que permite avanzar a la siguiente etapa.
- Siguiente acción: un contacto concreto o un documento, con una fecha límite.
Otro principio útil: las etapas deben corresponderse con su realidad. Si la medición siempre es necesaria, merece una etapa propia. Si el 70% de las ventas se cierra después del primer presupuesto, sin largas conversaciones, una etapa independiente de «negociación del precio» solo generará confusión.
6 etapas del embudo de ventas para construcción y reformas
La siguiente propuesta de 6 etapas sirve para organizar el trabajo con los clientes potenciales. Utilícela como estructura del procedimiento del equipo y adáptela a su actividad. Los nombres de la tabla describen un modelo de trabajo: es necesario relacionarlos con las etapas reales de su embudo en 101.
| Etapa | Significado | Criterio de transición | Siguiente acción |
|---|---|---|---|
| 1. Nueva solicitud | Ha llegado un cliente potencial y se dispone de su contacto | Se ha realizado el primer contacto | Contactar y concertar una breve llamada |
| 2. Calificación | Se ha determinado si el proyecto encaja | Se conocen los datos iniciales: tipo de trabajo, dirección, plazo y rango de presupuesto | Concertar la medición o recopilar las especificaciones del encargo |
| 3. Diagnóstico y medición | Se ha reunido la información necesaria para calcular | Se ha realizado la medición o se han recibido planos o fotos | Acordar el formato del presupuesto y el plazo de preparación |
| 4. Presupuesto enviado | El cliente ha recibido la propuesta | El cliente ha confirmado que ha revisado el presupuesto | Hablar sobre el presupuesto y registrar los cambios |
| 5. Acuerdo de condiciones | Se están cerrando los acuerdos | Se han acordado el precio, los plazos, las fases de pago y el alcance de los trabajos | Enviar el contrato y la factura o el enlace para abonar el anticipo |
| 6. Contrato y anticipo | Se ha ganado la oportunidad de venta | Se ha recibido el anticipo y se ha confirmado la fecha de inicio en la obra | Traspasar el encargo al equipo de ejecución y dar de alta el proyecto |
La captura del embudo de demostración existente «Reformas y equipamiento» muestra cuatro columnas completas: «Entrantes» («Входящие»), «En negociación» («На этапе переговоров»), «Concretadas» («Реализованные») y «No concretadas» («Не реализованные»). A la derecha aparece parte de «Visita y medición» («Выезд и замер»); la captura no incluye las siete etapas completas. Las seis etapas propuestas en la tabla, así como las etiquetas «Ganada», «Perdida» y «En pausa», forman parte del método del equipo. Acuerde cómo relacionarlas con el embudo real.
Las nuevas capturas muestran la interfaz en ruso y datos ficticios de demostración.
Un ejemplo hipotético: un cliente escribe «Necesito reformar un piso de obra nueva de 42 m²». En la etapa «Nueva solicitud», lo primero es contactar y calificar la consulta: averiguar los plazos, la dirección, el tipo de reforma, la disponibilidad para una medición y quién toma la decisión. El cálculo detallado del presupuesto por chat puede dejarse para más adelante. Después, el cliente potencial pasa a «Calificación» según la regla acordada por el equipo.
En este ejemplo hipotético, la calificación revela un dato decisivo: el cliente todavía no tiene las llaves y la medición podrá hacerse dentro de dos semanas. Según el método propuesto, el cliente potencial pasa a «Diagnóstico y medición», mientras el equipo anota por separado la siguiente acción: «Retomar el contacto en la fecha prevista, confirmar la entrega de llaves y concertar una hora». Así se forma una cola de trabajo gestionable, con un plan claro.
Si desea profundizar en los motivos de pérdida de clientes potenciales y el seguimiento de la conversión por etapas, puede consultar este artículo de 101 (en ruso).
¿Cómo adaptar las etapas a su ciclo de venta: 4, 5 o 7?
A veces 6 etapas son demasiadas; otras veces son insuficientes. Todo depende de dónde aparezca el cuello de botella en sus ventas. El embudo sirve para ponerlo de manifiesto y, después, ordenar el trabajo.
Escenario de ciclo corto: usted realiza trabajos puntuales, como reformas de baños, instalaciones eléctricas o techos tensados, utiliza un presupuesto estándar y el cliente decide con rapidez. En este caso, al modelo del equipo pueden bastarle 4–5 etapas: «Nueva solicitud → Calificación → Propuesta enviada → Contrato y anticipo → Cerrado».
Escenario de ciclo largo: reforma integral, diseño, equipamiento, varias llamadas con la familia y un par de revisiones del presupuesto. Aquí puede resultar útil detallar la negociación con una etapa de «Presupuesto en preparación» y otra de «Cambios en el presupuesto», para identificar dónde se consume el tiempo dentro del departamento.
- Reduzca las etapas si el equipo se confunde y los clientes potenciales se quedan sin avanzar.
- Detalle las etapas si detecta una acumulación de trabajo en un punto: mediciones, cálculos o contratos.
- Prevea una marca independiente de «En pausa» en el procedimiento del equipo si los clientes aplazan a menudo su decisión por motivos objetivos. El equipo debe decidir por separado dónde registrar esa marca.
Una comprobación útil: intente nombrar la siguiente acción de cada etapa. Si no encuentra ninguna, la etapa sobra o está definida de forma imprecisa.
¿Cómo poner en práctica el embudo en la Aplicación 101 para que resulte útil?
El embudo de la aplicación debe facilitar el trabajo diario del equipo. Para ello hace falta un conjunto breve de reglas y una frecuencia de actualización común.
Un ejemplo hipotético: el lunes tiene 18 clientes potenciales. El miércoles parece que «todos están en negociación». El viernes compara el embudo con el plan de contactos que mantiene por separado y descubre que la mitad no tiene asignado un siguiente paso. Esta revisión ayuda a elaborar una lista de las personas con las que debe contactar, siempre que el equipo haya acordado las etapas y los plazos de actuación.
A continuación se propone un orden para ponerlo en práctica. Avance por los pasos teniendo en cuenta el tamaño de su base de clientes potenciales y los acuerdos del equipo.
Para consultar una oportunidad de venta existente, abra «Embudos» («Воронки»), seleccione «Reformas y equipamiento» («Ремонты и комплектация») y abra una ficha existente. En la captura del formulario se ven el contacto, la etapa, el importe de la oportunidad, la superficie del inmueble, el tipo de trabajo, el origen y el responsable con la indicación «Asignado manualmente». Durante la captura no se realizaron ni guardaron cambios. La dirección, el plazo, el presupuesto y el próximo contacto que aparecen en el procedimiento siguiente son datos que el equipo ha decidido recopilar mediante su propia plantilla. Mantenga los datos adicionales y las fechas de contacto en un registro separado del equipo, vinculado al cliente potencial.
- Paso 1. Acuerde las 6 etapas de este artículo como modelo de trabajo y relaciónelas con las etapas de su embudo. Incluya dos resultados en el procedimiento: «Ganada» y «Perdida». Son nombres propuestos por el método.
- Paso 2. Anote en el procedimiento interno el criterio de transición de cada etapa en una sola frase.
- Paso 3. Apruebe los datos que el equipo debe recopilar obligatoriamente: origen, dirección, tipo de trabajo, plazo, rango de presupuesto y próximo contacto, con fecha y medio. Complete en 101 los campos disponibles en la ficha; mantenga el resto de la información y el plan de contactos en un registro separado del equipo, vinculado al cliente potencial.
- Paso 4. Acuerde que cada cliente potencial tenga siempre una «siguiente acción» anotada y una fecha. Según la regla interna del equipo, la ausencia de fecha debe motivar una revisión de ese cliente potencial.
- Paso 5. Coteje manualmente cada día los clientes potenciales con el plan de contactos e identifique a quienes no tengan anotado el siguiente paso. Una vez por semana, calcule y analice por separado la conversión por etapas en un informe del equipo.
Si necesita relacionar las ventas con los datos de gestión y entender dónde termina la lógica del CRM y comienza la contabilidad de gestión, puede consultar el análisis de la relación entre CRM y contabilidad de gestión en 101 (en ruso).
Si desea revisar la configuración y ver cómo gestiona el equipo los clientes potenciales en la interfaz real, solicite una demostración.
¿Dónde colocar los clientes potenciales que no se convierten en ventas?
Cuando un cliente potencial no se convierte en una venta, conviene registrar por separado el motivo del resultado. De lo contrario, una misma lista mezcla situaciones distintas: a una persona le parece caro, otra se ha ido con un diseñador, otra ha aplazado la reforma y otra no ha vuelto a responder. Cada caso requiere un trabajo diferente. En el embudo mostrado, la etapa visible correspondiente se llama «No concretadas» («Не реализованные»); «Perdida» es el nombre orientativo del resultado que se utiliza a continuación en el método del equipo.
Un ejemplo hipotético: un cliente potencial rechaza el presupuesto y, dos meses después, vuelve por iniciativa propia porque otro contratista ha incumplido los plazos. Si el equipo ha registrado por separado el motivo del rechazo y la fecha de un nuevo contacto, conserva un plan para seguir trabajando con ese cliente potencial. Esto ayuda a organizar el seguimiento sin prometer un retorno previsible de los clientes.
Un esquema práctico para el procedimiento: acuerde un único resultado sin éxito, «Perdida», y anote los motivos en un registro separado del equipo, con una referencia al cliente potencial correspondiente. La lista de motivos ayuda a analizar los resultados comerciales manteniendo un sistema de etapas sencillo.
- El precio no encajaba con las expectativas.
- Los plazos no resultaban adecuados.
- Faltaba confianza: contrato, garantías o reseñas.
- Se aplazó la reforma: entrega de llaves, hipoteca o planes familiares.
- Se eligió a un competidor.
Para los clientes potenciales que aplazan la decisión, establezca una regla: o bien fija una fecha de próximo contacto en el plan del equipo, o bien da por terminado el seguimiento con resultado perdido según su procedimiento. De lo contrario, la etapa de negociación acumula expectativas que impiden ver la carga de trabajo real.
