Puede elaborar un cronograma de trabajo a partir de los presupuestos de cada etapa. Los presupuestos ya contienen la relación de trabajos, las cantidades y los importes. Si traslada esa lista manualmente a otro planificador, tendrá que volver a construir la escala temporal, indicar las fechas y designar a los responsables. Así, el presupuesto y el cronograma pueden acabar en archivos distintos que se actualizan por separado.
Si se introducen cambios cada pocos días, la relación entre ambos documentos exige un mantenimiento constante. Por ejemplo, cambia una cantidad en el presupuesto, pero el cronograma sigue igual; se aplaza una etapa, pero nadie revisa los datos del presupuesto. En ese caso, los plazos se comentan de palabra, los gastos se comprueban a posteriori y no queda claro quién debe actualizar la información.
En la Aplicación 101 se crea un evento independiente de tipo «Presupuesto» («Смета» en la interfaz rusa) con fechas para cada etapa, y las partidas de trabajos y materiales se añaden dentro de él. Estos presupuestos definen las etapas previstas en el diagrama de Gantt; las cantidades realmente ejecutadas se registran mediante informes con partidas del presupuesto correspondiente. En este procedimiento, el diagrama muestra los presupuestos e informes guardados. Usted establece y comprueba las fechas y la secuencia de las etapas; pegar partidas no crea por sí solo una programación automática.
Contenido:
¿Por qué vincular el cronograma de trabajo con el presupuesto?
El presupuesto responde a la pregunta «qué hacemos y cuánto cuesta». El cronograma responde a «cuándo lo hacemos y quién lo hace». Ambas respuestas están relacionadas. Cuando se pierde esa relación, aparecen confusiones en los nombres de los trabajos, en el orden de las etapas y en las expectativas del cliente. La correspondencia dice una cosa, el presupuesto otra y en la obra sucede algo distinto.
Esa relación también es importante para gestionar el dinero. El pago de las etapas suele depender del grado de terminación de determinados trabajos. Cuando el cronograma está separado del presupuesto, el control se convierte en una lista de comprobaciones manuales: «¿se ha terminado el enlucido?», «¿se puede pagar al colocador de baldosas?», «¿es el momento de pedir las puertas?».
| Situación de trabajo | El cronograma se lleva por separado | El cronograma está vinculado a los presupuestos de las etapas |
|---|---|---|
| Cambios solicitados por el cliente | Se modifica el presupuesto y se adapta el cronograma manualmente | Cambia la lista de trabajos del presupuesto de la etapa; sus fechas se comprueban por separado |
| Control de las etapas | Los estados se comunican por el chat, sin una fuente común | Los presupuestos de las etapas definen lo previsto; sus partidas se utilizan en los informes de ejecución |
| Análisis de retrasos | Resulta difícil identificar qué ha desplazado los plazos | Es más sencillo relacionar la etapa, sus trabajos, las fechas, los participantes y el importe |
Si necesita una explicación básica del cronograma y de las dependencias entre trabajos, le resultará útil el artículo «Cómo elaborar un cronograma de obra».
El diagrama de Gantt de la versión web de la Aplicación 101 utiliza eventos de tipo presupuesto independientes para las etapas, con sus fechas. Las partidas de trabajos y materiales se encuentran dentro de los presupuestos, mientras que los informes reflejan lo ejecutado. El diagrama muestra las fechas de los eventos y los datos de sus participantes. El panel adicional del tiempo puede abrirse cuando se han indicado las coordenadas de la obra y existen datos meteorológicos disponibles. La dirección del proyecto puede modificarla un participante que tenga los permisos correspondientes.
Las partidas de la lista de precios definen el contenido del presupuesto de la etapa. La planificación se basa en eventos de tipo presupuesto independientes con fechas, y el trabajo ejecutado se registra mediante informes con partidas del presupuesto de la etapa correspondiente. Encontrará más información sobre la lista de precios en el artículo «Precios en línea en la Aplicación 101» (en ruso).
Este artículo explica la relación entre el diagrama y los presupuestos de cada etapa: los presupuestos definen lo previsto y los informes con sus partidas reflejan lo ejecutado. La elección de una aplicación, el inicio gratuito y la creación de un diagrama desde cero se explican en «Diagrama de Gantt en línea en 101».
¿Cómo crear un diagrama de Gantt a partir del presupuesto?
Para vincular el presupuesto con el cronograma, siga este procedimiento: primero divida los trabajos en etapas. Cree un evento independiente de tipo «Presupuesto» para cada etapa: añada las partidas dentro del evento, indique el nombre de la etapa en la descripción y establezca las fechas. Registre las cantidades realmente ejecutadas mediante informes con partidas del presupuesto correspondiente.
Puede organizarlo de la siguiente manera:
- Prepare una lista de precios para las etapas habituales: desmontaje, trabajos de obra gruesa, acabados e instalaciones. Si las partidas que necesita ya están en Excel, una forma de trasladarlas al presupuesto mediante pegado se explica en el artículo sobre cómo pegar partidas desde Excel (en ruso).
- Cree un presupuesto independiente dentro del proyecto para cada etapa. En la Aplicación 101, el presupuesto se crea como un evento, que permite acordar el alcance de los trabajos antes de comenzar su ejecución (en ruso).
- En la versión web, abra el presupuesto ya creado para la etapa correspondiente. Añada los trabajos y materiales de la lista de precios a las partidas de ese presupuesto. Después de añadirlos, compruebe sus nombres, precios, unidades de medida y cantidades, con independencia del método utilizado. A continuación, revise los presupuestos de las etapas en el diagrama de Gantt: cada uno debe tener sus propias fechas. Las partidas del presupuesto no se añaden directamente a la escala temporal.
- Compruebe los participantes y el destinatario de cada presupuesto y acuerde quién es responsable de la etapa. Si crea una tarea normal para un trabajo concreto, compruebe las partidas previstas, las cantidades y los importes de la etapa en su presupuesto.
- Reserve márgenes entre las etapas: tiempos de espera técnicos, entregas y acceso a la obra. Es un pequeño detalle en pantalla que puede ahorrar horas de explicaciones más adelante.
El siguiente paso es vincular el cronograma con los informes. En la versión web, cree un informe del proyecto y abra «Añadir partidas» («Добавить позиции») → «Desde el presupuesto» («Из сметы»). Seleccione el presupuesto de la etapa correspondiente y las partidas necesarias. Compruebe el precio y la cantidad pendiente del presupuesto, indique la cantidad realmente ejecutada y guarde el informe. La disponibilidad del origen «Desde el presupuesto» depende del proyecto y de las reglas de la categoría. Cómo elaborar un informe a partir del presupuesto sin volver a introducir las partidas (en ruso).
Si necesita una explicación del propio editor de presupuestos y del funcionamiento de las listas de partidas, este artículo le resultará útil (en ruso).
¿Quiere preparar rápidamente su lista de precios para el plan de trabajo y ver cómo quedaría en un proyecto real? En una demostración de la Aplicación 101 puede analizar este caso con datos reales.
¿Cómo comparar lo previsto con lo real si cambian los plazos?
Un diagrama de Gantt solo resulta útil si se mantiene actualizado. Cuando se queda en el estado de «aprobado y olvidado», acaba siendo una imagen más en un archivo.
La relación «presupuesto → informe» establece una rutina sencilla. El presupuesto recoge las partidas previstas, las cantidades y los acuerdos; el informe registra las cantidades realmente ejecutadas y sus importes. Compare los plazos mediante las fechas de los presupuestos e informes en el diagrama. En el panel adicional «Comparación entre lo previsto y lo real» («План-факт» en la interfaz rusa), compare los indicadores monetarios: el importe para el cliente o el beneficio. Estos indicadores corresponden al proyecto completo; el filtro de eventos no modifica los importes del panel. Así, los datos de comparación permanecen dentro del proyecto y es más fácil contrastarlos sin trasladarlos manualmente entre servicios.
Otra información útil junto al cronograma es el gráfico del saldo del proyecto. Muestra la diferencia entre los ingresos y los gastos registrados del proyecto por fecha (en ruso). Contraste los valores con los eventos del proyecto. Este saldo es distinto del saldo bancario, del dinero en poder de un participante concreto y del beneficio neto; por sí solo no es una previsión de los flujos de caja futuros. Para valorar el riesgo de falta de liquidez, compruebe por separado los pagos futuros y las condiciones de pago.
En la práctica, si el diagrama de Gantt muestra un desplazamiento de una etapa, compruebe el saldo contable y, después, los próximos pagos y sus condiciones. De lo contrario, puede ocurrir que el trabajo se retrase, el suministro ya esté pagado, la cuadrilla quede parada y haya que explicar el retraso al cliente. Remitirse a un cronograma desactualizado no resuelve esa falta de coordinación.
Errores que impiden que funcione un cronograma automático
El cronograma de trabajo se apoya en la estructura de los presupuestos de las etapas, sus fechas y la calidad de las partidas que contienen. Si la lista de precios y el presupuesto están desorganizados, entender el plan resulta más difícil. Primero ordene la estructura y compruebe por separado las fechas de las etapas.
- Adapte el tamaño de las etapas a su forma de trabajar: un presupuesto independiente puede contener muchas partidas o solo unas pocas.
- Se mezclan trabajos y compras sin un orden claro. Si la fecha de entrega no está coordinada con el inicio del montaje, resulta más difícil comprobar la secuencia de las etapas y el riesgo de retraso.
- Se utilizan los mismos nombres para trabajos diferentes. «Montaje» en tres lugares parece un único trabajo, aunque en realidad se trate de etapas distintas.
- No hay una persona responsable de las actualizaciones. Al final, todos esperan a que otra persona cambie las fechas.
- Los cambios solo se comunican en el chat. Por eso, el cronograma y el presupuesto no se actualizan y las decisiones se pierden.
Si necesita saber a quién le resulta útil un diagrama de Gantt y cómo mantenerlo sin burocracia innecesaria, puede consultar el artículo «El diagrama de Gantt en el trabajo».
¿Cómo organizar el trabajo del equipo?
Para mantener actualizado el cronograma, necesita una persona responsable. En una reforma suele ser el encargado de obra o el director del proyecto. En una constructora con varias obras puede ser el coordinador o el responsable de producción. Su tarea consiste en comprobar y actualizar una vez por semana las fechas de las etapas próximas, coordinar la secuencia de trabajos y revisar los suministros. Las fechas las modifica un participante con permisos para editar el evento; después de guardar, es necesario comprobar las fechas y el estado resultantes.
Después interviene el equipo. Los operarios siguen trabajando de la forma habitual en 101: registran los trabajos ejecutados y los materiales adquiridos en los informes y adjuntan documentos justificativos. Un informe, por sí solo, no demuestra que se haya pagado: una entrega de dinero efectivamente realizada se registra mediante una transferencia independiente. El responsable compara estos registros con las fechas y los indicadores monetarios del proyecto.
Si también necesita distribuir al personal entre distintas obras, conviene comparar el diagrama de Gantt de cada obra con un gráfico independiente de asignación de mano de obra de toda la empresa. Calcule el tamaño de las cuadrillas teniendo en cuenta los trabajos simultáneos; designar a un responsable no determina por sí solo cuántas personas forman la cuadrilla. En el blog de 101 encontrará una explicación del gráfico de asignación de mano de obra.
De este modo, el plan queda vinculado a los presupuestos de cada etapa, a sus fechas y a los informes con las cantidades realmente ejecutadas. Mantenga actualizados los cálculos y las fechas y contraste los trabajos previstos con los informes del presupuesto de la etapa correspondiente.
