Llevar el registro desde el móvil permite anotar gastos, entradas de fondos y datos sobre los trabajos realizados directamente en la obra, mientras los detalles siguen frescos en la memoria. Veamos cómo organizar este trabajo desde el teléfono y qué conviene comprobar en la aplicación 101.
Contenido:
- Movilidad en la obra: ¿qué significa en la práctica?
- ¿Para qué le sirve un smartphone al profesional de la construcción en la obra?
- La aplicación móvil 101: su oficina de trabajo en el bolsillo
- La movilidad en cifras: ¿dónde se ahorran tiempo y dinero?
- ¿Cómo implantar el registro desde el móvil en una empresa de construcción?
- Conclusiones: la movilidad como ventaja competitiva
Movilidad en la obra: ¿qué significa en la práctica?
Con demasiada frecuencia, la movilidad en la construcción se entiende simplemente como la posibilidad de llamar desde la obra o escribir por mensajería. En realidad, se trata de reunir todos los datos clave de los proyectos en una sola aplicación del teléfono: presupuestos, gastos, fotos de los trabajos, anticipos a contratistas y pagos de los clientes.
La construcción se desarrolla entre desplazamientos, reuniones, recepciones de trabajos y compras. Mientras el responsable llega a la oficina y al ordenador, muchas cosas pueden haber cambiado: los materiales han subido de precio, un operario ha comprado en otra tienda o el cliente ha enviado un nuevo anticipo. El registro desde el móvil permite reflejar estos hechos de inmediato, sin acumularlos para el final del día.
La aplicación 101 nació con una orientación móvil: se creó específicamente para profesionales de la construcción y los acabados que pasan la mayor parte del día en las obras. Encontrará una explicación detallada en el artículo Por qué creamos una aplicación móvil en lugar de un programa para PC (en ruso), que analiza las ventajas de tenerlo todo en el teléfono.
El registro desde el móvil ayuda a consultar antes las entradas de fondos y los gastos anotados de cada obra. Evalúe el resultado económico después de comprobar que los datos estén completos: el saldo de un proyecto, por sí solo, no muestra el beneficio neto.
¿Para qué le sirve un smartphone al profesional de la construcción en la obra?
Si utiliza el teléfono únicamente para mensajería, la información de la obra puede quedarse dispersa en las conversaciones. Si también lleva el registro desde él, podrá introducir los datos y comprobar las anotaciones antes, mientras todavía tiene a mano los detalles del trabajo.
En la aplicación 101, las principales tareas que un profesional o jefe de obra puede realizar desde el móvil son las siguientes:
- calcular rápidamente presupuestos preliminares en la propia obra y mostrárselos al cliente de inmediato;
- registrar los trabajos realizados con fotos y archivos de vídeo en los adjuntos disponibles, para hablar de cantidades y plazos a partir de un historial compartido;
- escanear los códigos QR compatibles de comprobantes fiscales rusos para rendir cuentas de los fondos recibidos: la recuperación de los datos de los productos comprados depende de los datos del Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS); compruebe el resultado y, si faltan datos, introdúzcalos manualmente;
- consultar el saldo de cada obra: qué entradas de fondos y gastos están registrados y cuál es la diferencia entre ambos; este saldo no equivale a dinero disponible ni al beneficio neto;
- gestionar varias obras a la vez sin abrir una decena de hojas de cálculo y conversaciones distintas.
Algunos de estos casos se explican con detalle en el artículo La aplicación de presupuestos 101: cómo puede facilitar el trabajo del profesional de la construcción (en ruso) y en el material sobre cómo simplificar el registro de materiales de construcción (en ruso). Ambos muestran cómo el smartphone se convierte en una herramienta de trabajo para cuadrillas, jefes de obra y propietarios de empresas.
La idea principal es que el teléfono se convierte en una «oficina de bolsillo» que siempre le acompaña: en la obra, en el coche o en la tienda de materiales.
La aplicación móvil 101: su oficina de trabajo en el bolsillo
La aplicación 101 se concibió como un centro móvil de gestión de obras. En lugar de un programa universal para cualquier situación, ofrece una herramienta práctica para el trabajo real: reformas, acabados, instalaciones y pequeños proyectos de promoción inmobiliaria.
La aplicación contempla varios aspectos clave relacionados con la movilidad:
1. Trabajar desde el teléfono. En la aplicación móvil puede preparar un presupuesto, registrar gastos y, si dispone de los permisos necesarios, generar un informe del proyecto. Las herramientas de presupuestos de 101 siguen esta lógica y se describen en detalle en el artículo La aplicación de presupuestos 101: cómo puede facilitar el trabajo del profesional de la construcción (en ruso). Ahora bien, la aplicación móvil, el navegador del teléfono y la versión web para ordenador son distintos: si el navegador del teléfono no muestra las fuentes de partidas para un presupuesto o informe, utilice un ordenador. En la aplicación del teléfono, las categorías «Empleado», «Contratista» y «Proveedor» no pueden exportar el informe del proyecto.
2. Trabajar en equipo. Cada participante actúa dentro de los permisos asignados: el operario introduce cantidades y comprobantes, la persona responsable revisa y confirma los eventos a los que tiene acceso, y el departamento de contabilidad o el propietario consulta los datos disponibles. Este enfoque se explica en el material Por qué incorporar a los operarios a la aplicación (en ruso).
3. Llevar el control del dinero por obra. El propietario o responsable puede comparar las entradas de fondos, los gastos registrados y el saldo de cada obra. El saldo muestra la diferencia entre las entradas de fondos y los gastos registrados; no equivale al beneficio neto ni al dinero en poder de un participante concreto. Para evaluar el beneficio, compruebe por separado los ingresos y el conjunto completo de costos que les corresponden. Esto forma parte de la contabilidad de gestión, que se aborda en el artículo Contabilidad de gestión en la aplicación 101: cómo dejar de perder dinero de su empresa (en ruso).
El smartphone permite comprobar con rapidez las cifras registradas mientras se desplaza a la obra, durante una negociación o al recibir los trabajos. La actualidad de la información depende de que el equipo introduzca y revise los datos a tiempo.
La movilidad en cifras: ¿dónde se ahorran tiempo y dinero?
Cuando todo el registro gira en torno al ordenador de la oficina, el responsable tiene que ponerse al día constantemente: reunir los comprobantes una vez por semana, pedir a los operarios que recuerden las cantidades ejecutadas y reconstruir los presupuestos a posteriori. Como resultado, algunos gastos se pierden de vista y algunas obras parecen rentables solo sobre el papel.
Un ejemplo hipotético en rublos rusos: un operario compró materiales por 35 000 rublos y registró la compra en la aplicación 101. Si el código QR del comprobante era compatible, comprobó las partidas cargadas y el proveedor; si los datos no se reconocieron, los introdujo manualmente y adjuntó una foto del comprobante. La cuadrilla terminó una fase de aplicación de masilla y añadió los trabajos realizados junto con un reportaje fotográfico a un evento. El cliente envió otro anticipo: usted registró en el proyecto el dinero efectivamente recibido y comprobó el saldo actualizado. Registre el pago al proveedor solo cuando se haya efectuado y después de comprobar que no esté ya contabilizado.
Al implantar el registro desde el móvil, puede plantear al equipo estos objetivos:
- dejar de preparar presupuestos de madrugada y recuperar las tardes;
- asumir una obra más sin que la documentación se vuelva un caos;
- reducir las situaciones en las que «todos han ganado dinero, pero a la empresa apenas le ha quedado beneficio»;
- mantener conversaciones concretas con el cliente basadas en registros verificables de los trabajos y las liquidaciones.
La práctica del registro desde el móvil se describe en los artículos Cómo llevar el control financiero con la mejor aplicación para jefes de obra (en ruso) y Cómo ayuda la aplicación móvil de construcción 101 a aumentar el beneficio (en ruso). Valore las posibilidades descritas según los procesos de su propia empresa.
Evalúe el efecto económico del registro desde el móvil con sus propios datos: el tiempo dedicado a procesar las anotaciones, la integridad del registro de gastos y los resultados de las obras. La posibilidad de gestionar más proyectos con la misma plantilla y el beneficio de cada obra dependen de la organización del trabajo, los precios y los costos; la aplicación por sí sola no los garantiza.
¿Cómo implantar el registro desde el móvil en una empresa de construcción?
Para que la movilidad aporte resultados, integre la aplicación en el trabajo diario del equipo y acuerde con él cómo llevar el registro.
Paso 1. Defina qué cifras quiere consultar de cada obra: entradas de fondos del cliente, compras, trabajos realizados, liquidaciones con los participantes e indicadores de beneficio. Para calcular el beneficio, determine los ingresos y costos pertinentes por separado del saldo del proyecto. Esa será la base para estructurar los eventos y las categorías de gastos en la aplicación.
Paso 2. Añada las obras actuales a la aplicación 101 e invite a las personas clave: jefes de obra, operarios y responsables de compras. El procedimiento se explica en el material Por qué todos los profesionales de la construcción deberían descargar gratis la aplicación 101 (en ruso).
Paso 3. Acuerde con el equipo unas reglas: qué operaciones registra cada persona, en qué plazo y cómo se añaden las fotos y los comentarios. Es importante que el operario comprenda que cada comprobante y cada cantidad de trabajo forman parte de la información global del proyecto.
Paso 4. Utilice la lista de precios y las plantillas de trabajos para completar los presupuestos y reducir la introducción repetida de datos. Si utiliza en la versión web la función «Дублировать» (Duplicar), tenga en cuenta que crea de inmediato un evento independiente: revise su proyecto, participantes, fecha, partidas e importes y evite contabilizar dos veces la misma operación. En el artículo sobre cómo trabajar con presupuestos en la aplicación 101 (en ruso) encontrará técnicas prácticas para organizar los cálculos.
Paso 5. Una vez por semana, compare por obra las entradas de fondos y los gastos registrados y revise las desviaciones de gasto y las categorías problemáticas. Si evalúa el margen, compruebe por separado su cálculo y qué costos incluye. Consultar y revisar las anotaciones con regularidad ayuda a tomar decisiones de gestión basadas en datos.
Durante la implantación, hable con el equipo sobre dónde conservar el historial de cada obra, cómo actualizar los datos y qué cambios necesita el trabajo diario.
Conclusiones: la movilidad como ventaja competitiva
El mercado de la construcción y los acabados está cambiando: los clientes esperan transparencia, los plazos se acortan y los márgenes están bajo presión. En estas condiciones, tienen ventaja las empresas que saben calcular, controlar y mostrar con rapidez las cifras de cada obra.
La movilidad puede ayudar a los profesionales de la construcción a reunir el registro en obra, la colaboración del equipo y la revisión de presupuestos e informes. Un diálogo claro con el cliente se apoya en información a la que tenga acceso y en anotaciones verificadas. Estas tareas pueden organizarse en la aplicación móvil 101 teniendo en cuenta los permisos de los participantes y las diferencias entre versiones.
Si quiere ver cómo podría funcionar el registro desde el móvil en su empresa, inscríbase en una presentación gratuita en línea: un especialista de la aplicación 101 analizará sus procesos y le mostrará cómo trasladarlos al teléfono sin complicaciones innecesarias.
El registro desde el móvil puede convertirse en una ventaja competitiva cuando ayuda a comprobar la información y tomar decisiones más deprisa. Evalúe su utilidad para su empresa según los cambios reales en el trabajo y los resultados de los proyectos.
¿Cómo relacionar la movilidad con el control financiero?
Determine qué cifras necesita para tomar decisiones e incorpórelas a la aplicación móvil: entradas de fondos de los clientes, compras, trabajos realizados y liquidaciones por obra. Para evaluar el beneficio, compruebe también los ingresos y costos correspondientes: el saldo entre las entradas de fondos y los gastos registrados no muestra por sí solo el beneficio neto. Podrá incorporar el resto de la información a medida que configure el registro.
¿Qué conviene mostrar a los operarios al implantar la aplicación?
Muestre a los operarios su utilidad personal con un ejemplo práctico: cómo registrar los datos de un comprobante, anotar la cantidad de trabajo y consultar la información de las liquidaciones dentro de los permisos disponibles. Acuerde quién revisa las anotaciones y cómo comenta el equipo las discrepancias.
¿Conviene dar acceso a los clientes al registro desde el móvil?
Dé acceso al cliente si necesita consultar con regularidad la información de su proyecto. Primero compruebe la invitación y el acceso a la empresa, al proyecto y a los datos concretos. Con el rol «Cliente», el participante puede consultar la información y los importes para el cliente dentro de los permisos concedidos; compruebe desde su cuenta que pueda ver los importes, eventos y documentos necesarios. El responsable del proyecto revisa los eventos, pero la confirmación por la persona responsable y la aceptación por el cliente son acciones distintas. El cliente puede aceptar o rechazar un evento al que tenga acceso si sus permisos y el estado actual lo permiten. En un proyecto archivado no se puede gestionar el estado hasta que se restaure. Si solo necesita un informe de un período, puede entregarle el documento correspondiente sin darle acceso permanente al proyecto.
¿Por dónde empezar a conocer la aplicación móvil 101?
Lo más práctico es instalar la aplicación, crear una obra actual y probar las funciones básicas: presupuesto, eventos, comprobantes y analítica. Después podrá incorporar al equipo y extender este enfoque al resto de los proyectos.
