Mobilitas bagi pelaku konstruksi

Pencatatan melalui ponsel membantu Anda memasukkan pengeluaran, penerimaan dana, dan informasi pekerjaan yang telah diselesaikan langsung di lokasi proyek, selagi detailnya masih segar dalam ingatan. Mari kita bahas cara mengatur pekerjaan ini melalui ponsel dan hal-hal yang perlu diperiksa di aplikasi 101.

Mobilitas di lokasi konstruksi: seperti apa penerapannya?

Mobilitas dalam konstruksi sering kali hanya diartikan sebagai kemampuan menelepon dari lokasi proyek atau mengirim pesan. Padahal, yang dimaksud adalah menyatukan seluruh data penting proyek dalam satu aplikasi di ponsel: estimasi biaya, pengeluaran, foto pekerjaan, uang muka kepada kontraktor, dan pembayaran dari klien.

Pekerjaan konstruksi diwarnai perjalanan, pertemuan, serah terima pekerjaan, dan pembelian. Sebelum pimpinan tiba di kantor dan membuka komputer, banyak hal mungkin sudah berubah: harga material naik, tukang berbelanja di toko lain, atau klien mengirim uang muka berikutnya. Pencatatan melalui ponsel memungkinkan semua kejadian ini dicatat segera, tanpa menumpuknya hingga malam hari.

Sejak awal, aplikasi 101 dirancang untuk penggunaan melalui ponsel. Aplikasi ini dibuat khusus bagi pelaku konstruksi dan pekerja penyelesaian akhir bangunan yang menghabiskan sebagian besar waktunya di lokasi proyek. Hal ini dijelaskan secara terperinci dalam artikel Mengapa kami menciptakan aplikasi seluler, bukan program untuk PC (dalam bahasa Rusia), yang menguraikan manfaat menyimpan seluruh kebutuhan kerja di ponsel.

Pencatatan melalui ponsel membantu Anda lebih cepat melihat penerimaan dana dan pengeluaran yang sudah dicatat untuk setiap proyek. Nilailah hasil keuangan setelah memastikan kelengkapan data: saldo proyek saja tidak menunjukkan laba bersih.

Apa manfaat ponsel pintar bagi pelaku konstruksi di lokasi proyek?

Jika ponsel hanya digunakan untuk berkirim pesan, informasi proyek bisa tertinggal dalam percakapan. Jika Anda juga menggunakannya untuk pencatatan, data dapat dimasukkan dan catatan diperiksa lebih cepat, selagi detail pekerjaan masih mudah diakses.

Di aplikasi 101, tugas utama pelaku konstruksi dan pengawas lapangan yang dapat dilakukan melalui ponsel meliputi:

• menghitung estimasi biaya awal dengan cepat langsung di lokasi proyek dan segera menunjukkannya kepada klien;
• mencatat pekerjaan yang telah diselesaikan dengan foto dan berkas video pada lampiran yang tersedia, agar volume dan tenggat dapat dibahas berdasarkan riwayat bersama;
• memindai kode QR yang didukung pada struk fiskal Rusia untuk melaporkan dana yang harus dipertanggungjawabkan: pengambilan rincian barang bergantung pada data Layanan Pajak Federal Rusia (FNS); periksa hasilnya dan, jika data tidak tersedia, masukkan secara manual;
• melihat saldo setiap proyek: penerimaan dana dan pengeluaran apa yang sudah tercatat serta selisihnya; saldo ini tidak sama dengan dana yang bebas digunakan atau laba bersih;
• mengelola beberapa proyek sekaligus tanpa membuka sekitar sepuluh lembar kerja dan percakapan yang berbeda;

Sebagian skenario ini dijelaskan secara terperinci dalam artikel Aplikasi estimasi biaya 101: bagaimana aplikasi ini dapat memudahkan pekerjaan pelaku konstruksi (dalam bahasa Rusia) dan pembahasan tentang menyederhanakan pencatatan material konstruksi (dalam bahasa Rusia). Keduanya menunjukkan bagaimana ponsel pintar menjadi alat kerja bagi tim lapangan, pengawas lapangan, dan pemilik perusahaan.

Intinya, ponsel menjadi “kantor dalam saku” yang selalu menyertai Anda, baik di lokasi proyek, di mobil, maupun di toko material.

Aplikasi seluler 101: ruang kerja dalam saku Anda

Aplikasi 101 dibuat sebagai pusat pengelolaan konstruksi melalui ponsel. Alih-alih program serbaguna untuk segala keperluan, Anda memperoleh alat praktis untuk pekerjaan nyata: renovasi, pekerjaan penyelesaian akhir, instalasi teknis, dan proyek pengembangan properti berskala kecil.

Ada beberapa aspek penting terkait mobilitas yang telah dipertimbangkan dalam aplikasi:

1. Bekerja melalui ponsel. Di aplikasi seluler, Anda dapat menyiapkan estimasi biaya, mencatat pengeluaran, dan, jika memiliki hak akses yang diperlukan, membuat laporan proyek. Alat estimasi biaya di aplikasi 101 mengikuti prinsip ini dan dibahas secara terperinci dalam artikel Aplikasi estimasi biaya 101: bagaimana aplikasi ini dapat memudahkan pekerjaan pelaku konstruksi (dalam bahasa Rusia). Namun, aplikasi seluler, peramban di ponsel, dan versi web di komputer memiliki perbedaan: jika peramban ponsel tidak menampilkan sumber rincian untuk estimasi biaya atau laporan, gunakan komputer. Di aplikasi ponsel, kategori “Karyawan”, “Kontraktor”, dan “Pemasok” tidak dapat mengekspor laporan proyek.

Antarmuka web 101 berbahasa Rusia di komputer. Di Forge Construction terbuka estimasi biaya demonstrasi yang telah disimpan dengan status «Ожидает подтверждения» (Menunggu konfirmasi): satu baris rincian sebanyak 2 unit, jumlah untuk penerima 10 000 dan jumlah untuk klien 11 000. Tidak ada label mata uang di samping jumlah pada estimasi biaya yang dipilih. Ini merupakan perhitungan rencana; tangkapan layar ini tidak membuktikan penyelesaian, serah terima, atau pembayaran pekerjaan.

2. Kerja sama tim. Setiap peserta bekerja sesuai hak akses yang diberikan: tukang memasukkan volume pekerjaan dan bukti pembelian, penanggung jawab memeriksa serta mengonfirmasi entri yang dapat diaksesnya, sedangkan bagian akuntansi atau pemilik melihat data yang tersedia. Pendekatan ini dibahas secara terperinci dalam materi Mengapa tukang perlu ditambahkan ke aplikasi (dalam bahasa Rusia).

3. Pencatatan uang per proyek. Pemilik atau pimpinan dapat membandingkan penerimaan dana, pengeluaran tercatat, dan saldo setiap proyek. Saldo menunjukkan selisih antara penerimaan dana dan pengeluaran tercatat; saldo ini tidak sama dengan laba bersih atau jumlah uang yang dipegang peserta tertentu. Untuk menilai laba, periksa pendapatan dan seluruh biaya yang berkaitan dengannya secara terpisah. Ini merupakan bagian dari akuntansi manajemen yang dibahas dalam artikel Akuntansi manajemen di aplikasi 101: cara menghentikan kebocoran uang usaha (dalam bahasa Rusia).

Antarmuka web 101 berbahasa Rusia di komputer. Di Forge Construction terbuka kartu proyek «56 | ЖК Северный парк» (56 | Kompleks Hunian Taman Utara): «Поступление» (Penerimaan dana) 4 200 000, «Расход» (Pengeluaran) 3 712 400, dan «Баланс» (Saldo proyek) 487 600. Tidak ada label mata uang di samping nilai tersebut. Saldo merupakan selisih antara penerimaan dana yang ditampilkan dan pengeluaran tercatat; saldo ini tidak sama dengan laba bersih, saldo rekening bank, atau uang yang dipegang peserta tertentu. Riwayat dan status setiap entri tidak ditampilkan dalam tangkapan layar ini.

Ponsel pintar membantu Anda segera memeriksa angka yang telah dimasukkan saat menuju lokasi proyek, bernegosiasi, atau melakukan serah terima pekerjaan. Kemutakhiran informasi bergantung pada ketepatan waktu tim dalam memasukkan dan memeriksa data.

Mobilitas dalam angka: di mana waktu dan biaya dapat dihemat?

Ketika pencatatan berpusat pada komputer di kantor, pimpinan harus terus mengejar kondisi terbaru: mengumpulkan bukti pembelian seminggu sekali, meminta tukang mengingat volume pekerjaan, dan menyusun ulang estimasi biaya setelah kejadian. Akibatnya, sebagian pengeluaran luput dari pencatatan, sementara sebagian proyek tampak menguntungkan hanya di atas kertas.

Contoh hipotetis dalam rubel Rusia: seorang tukang membeli material senilai 35 000 rubel dan mencatat pembelian itu di aplikasi 101. Jika kode QR pada bukti pembelian didukung, ia memeriksa rincian yang dimuat dan pemasoknya; jika data tidak dikenali, ia memasukkannya secara manual dan melampirkan foto bukti pembelian. Tim menyelesaikan tahap pendempulan, lalu menambahkan pekerjaan yang telah diselesaikan beserta dokumentasi foto ke sebuah entri. Klien mengirim uang muka berikutnya; Anda mencatat dana yang benar-benar diterima pada proyek dan memeriksa saldo yang diperbarui. Catat pembayaran kepada pemasok hanya jika pembayaran tersebut benar-benar sudah dilakukan dan setelah memastikan bahwa pembayaran itu belum tercatat.

Antarmuka web 101 berbahasa Rusia di komputer. Pada «Отчёт по проекту» (Laporan proyek) demonstrasi yang telah disimpan untuk «56 | ЖК Северный парк» (56 | Kompleks Hunian Taman Utara), kategori pengeluaran «Работы» (Pekerjaan), terlihat status «Ожидает подтверждения» (Menunggu konfirmasi) dan gambar mini lampiran pada bagian «Файлы» (Berkas). Deskripsinya menyatakan bahwa gambar tersebut rekaan dan hanya memperagakan pelampiran berkas, tanpa transfer uang. Jumlah untuk penerima dan klien masing-masing 1, tanpa label mata uang tersendiri di sampingnya; tanda ₽ hanya ada dalam deskripsi demonstrasi. Tangkapan layar ini tidak membuktikan pembayaran, penyelesaian, atau serah terima pekerjaan, dan bukan bukti pembelian hipotetis senilai 35 000 rubel Rusia dalam teks.

Saat menerapkan pencatatan melalui ponsel, Anda dapat menetapkan sasaran berikut untuk tim:

• tidak lagi menghitung estimasi biaya hingga larut malam dan memiliki waktu luang pada malam hari;
• menangani satu proyek tambahan tanpa merasa dokumen menjadi kacau;
• mengurangi kejadian ketika “semua orang mendapat penghasilan, tetapi perusahaan hampir tidak memperoleh laba”;
• berdiskusi secara konkret dengan klien berdasarkan catatan pekerjaan dan penyelesaian pembayaran yang dapat diperiksa.

Praktik pencatatan melalui ponsel dijelaskan dalam artikel Cara melakukan pencatatan keuangan dengan aplikasi terbaik untuk pengawas lapangan (dalam bahasa Rusia) dan Bagaimana aplikasi konstruksi seluler 101 membantu meningkatkan laba (dalam bahasa Rusia). Nilailah kemungkinan yang dijelaskan sesuai proses kerja perusahaan Anda.

Nilailah dampak ekonomi pencatatan melalui ponsel berdasarkan data Anda sendiri: waktu untuk memproses catatan, kelengkapan pencatatan pengeluaran, dan hasil proyek. Kemampuan mengelola lebih banyak proyek dengan jumlah staf yang sama serta laba setiap proyek bergantung pada pengaturan pekerjaan, harga, dan biaya; aplikasi saja tidak menjamin hasil tersebut.

Bagaimana menerapkan pencatatan melalui ponsel di perusahaan konstruksi?

Agar mobilitas memberikan manfaat, jadikan aplikasi bagian dari pekerjaan sehari-hari tim dan sepakati tata cara pencatatan.

Langkah 1. Tentukan angka yang ingin Anda lihat untuk setiap proyek: penerimaan dana dari klien, pembelian, pekerjaan yang telah diselesaikan, perhitungan dan penyelesaian pembayaran dengan para peserta, serta indikator laba. Untuk menghitung laba, tentukan pendapatan dan biaya yang relevan secara terpisah dari saldo proyek. Hal ini menjadi dasar penataan entri dan kategori pengeluaran dalam aplikasi.

Langkah 2. Tambahkan proyek yang sedang berjalan ke aplikasi 101 dan undang orang-orang utama: pengawas lapangan, tukang, serta staf pengadaan. Caranya dijelaskan secara terperinci dalam materi Mengapa semua pelaku konstruksi perlu mengunduh aplikasi 101 secara gratis (dalam bahasa Rusia).

Langkah 3. Sepakati aturan bersama tim: transaksi apa yang dimasukkan sendiri oleh setiap orang, kapan batas waktunya, serta bagaimana foto dan komentar disertakan. Penting bagi tukang untuk memahami bahwa setiap bukti pembelian dan volume pekerjaan merupakan bagian dari gambaran keseluruhan proyek.

Langkah 4. Gunakan daftar harga dan templat pekerjaan untuk mengisi estimasi biaya agar tidak perlu memasukkan data yang sama berulang kali. Saat menggunakan fungsi «Дублировать» (Gandakan) di versi web, ingat bahwa fungsi ini langsung membuat entri terpisah: periksa proyek, peserta, tanggal, rincian, dan jumlahnya, serta hindari pencatatan ganda atas satu transaksi. Artikel tentang mengelola estimasi biaya di aplikasi 101 (dalam bahasa Rusia) memberikan cara praktis untuk mengatur perhitungan.

Langkah 5. Seminggu sekali, bandingkan penerimaan dana dan pengeluaran tercatat pada setiap proyek, lalu periksa pembengkakan pengeluaran dan kategori yang bermasalah. Jika Anda menilai margin, periksa perhitungan dan komponen biayanya secara terpisah. Peninjauan dan pemeriksaan catatan secara rutin membantu Anda mengambil keputusan manajemen berdasarkan data.

Selama penerapan, diskusikan dengan tim tempat menyimpan riwayat setiap proyek, cara memperbarui data, dan perubahan yang diperlukan dalam pekerjaan sehari-hari.

Kesimpulan: mobilitas sebagai keunggulan bersaing

Pasar konstruksi dan pekerjaan penyelesaian akhir terus berubah: klien mengharapkan transparansi, tenggat makin ketat, dan margin tertekan. Dalam kondisi ini, perusahaan yang mampu menghitung, mengendalikan, dan menunjukkan angka setiap proyek dengan cepat memiliki keunggulan.

Mobilitas dapat membantu pelaku konstruksi memadukan pencatatan di lokasi proyek, kerja sama tim, serta pemeriksaan estimasi biaya dan laporan. Dialog yang jelas dengan klien didasarkan pada informasi yang dapat diaksesnya dan catatan yang telah diperiksa. Tugas-tugas ini dapat diatur dalam aplikasi seluler 101 dengan mempertimbangkan hak akses peserta dan perbedaan antarversi.

Jika Anda ingin melihat bagaimana pencatatan melalui ponsel dapat diterapkan di perusahaan Anda, daftarkan diri untuk presentasi daring gratis: pakar aplikasi 101 akan mempelajari proses kerja Anda dan menunjukkan cara memindahkannya ke ponsel tanpa kerumitan yang tidak perlu.

Pencatatan melalui ponsel dapat menjadi keunggulan bersaing ketika membantu Anda memeriksa informasi dan mengambil keputusan lebih cepat. Nilailah manfaatnya bagi perusahaan Anda berdasarkan perubahan nyata dalam pekerjaan dan hasil proyek.

Bagaimana menghubungkan mobilitas dengan pencatatan keuangan?

Tentukan angka yang Anda perlukan untuk mengambil keputusan, lalu masukkan ke aplikasi seluler: penerimaan dana dari klien, pembelian, pekerjaan yang telah diselesaikan, serta perhitungan dan penyelesaian pembayaran per proyek. Untuk menilai laba, periksa juga pendapatan dan biaya yang berkaitan dengannya: selisih antara penerimaan dana dan pengeluaran tercatat saja tidak menunjukkan laba bersih. Informasi lainnya dapat ditambahkan seiring penataan pencatatan.

Apa yang perlu ditunjukkan kepada tukang saat mulai menggunakan aplikasi?

Tunjukkan manfaat langsung bagi tukang melalui contoh praktis: cara memasukkan data bukti pembelian, mencatat volume pekerjaan, dan memeriksa data penyelesaian pembayaran sesuai hak akses yang tersedia. Sepakati siapa yang memeriksa catatan dan bagaimana tim membahas perbedaan data.

Perlukah klien diberi akses ke pencatatan melalui ponsel?

Berikan akses kepada klien jika ia perlu melihat informasi proyeknya secara rutin. Periksa terlebih dahulu undangan serta akses ke perusahaan, proyek, dan data tertentu. Dalam peran “Klien”, peserta dapat melihat informasi dan harga untuk klien sesuai akses yang diberikan; periksa melalui akun klien apakah jumlah, entri, dan dokumen yang diperlukan benar-benar terlihat. Manajer proyek memeriksa entri, sedangkan konfirmasi oleh penanggung jawab dan penerimaan oleh klien merupakan tindakan yang berbeda. Klien dapat menerima atau menolak entri yang dapat diaksesnya jika hak akses dan status saat ini mengizinkannya. Pada proyek yang diarsipkan, status tidak dapat dikelola sebelum proyek dipulihkan. Jika yang diperlukan hanya laporan untuk suatu periode, Anda dapat menyerahkan dokumen terkait tanpa memberikan akses terus-menerus ke proyek.

Bagaimana mulai mengenal aplikasi seluler 101?

Cara yang disarankan adalah memasang aplikasi, membuat satu proyek yang sedang berjalan, dan mencoba fungsi dasar: estimasi biaya, entri, bukti pembelian, serta analitik. Setelah itu, Anda dapat mengajak tim menggunakan aplikasi dan menerapkan pendekatan ini ke seluruh proyek.