हर चरण के लागत अनुमान के आधार पर कार्य-समय-सारणी तैयार की जा सकती है। अनुमान में कामों की सूची, उनकी मात्रा और मूल्य पहले से मौजूद होते हैं। इस सूची को किसी अलग नियोजन साधन में हाथ से ले जाने पर समयरेखा दोबारा बनानी पड़ती है, तिथियाँ तय करनी पड़ती हैं और ज़िम्मेदार व्यक्ति चुनने पड़ते हैं। ऐसे में अनुमान और समय-सारणी अलग-अलग फ़ाइलों में रह सकते हैं और स्वतंत्र रूप से बदलते रह सकते हैं।
यदि हर कुछ दिनों में बदलाव आते हों, तो दोनों दस्तावेज़ों का तालमेल लगातार हाथ से बनाए रखना पड़ता है। उदाहरण के लिए, अनुमान में मात्रा बदल गई लेकिन समय-सारणी वैसी ही रही; चरण की तिथि आगे बढ़ा दी गई लेकिन अनुमान के आँकड़े नहीं जाँचे गए। तब समय-सीमाओं पर मौखिक चर्चा होती है, खर्चों का मिलान बाद में किया जाता है और अद्यतन करने की ज़िम्मेदारी स्पष्ट नहीं रहती।
101 ऐप में हर चरण के लिए तिथियों सहित एक अलग «Смета» (लागत अनुमान) इवेंट बनाया जाता है और कामों तथा सामग्रियों की मदें उसी अनुमान में जोड़ी जाती हैं। ये अनुमान गैंट आरेख में चरणों की योजना तय करते हैं; वास्तव में पूरी की गई मात्राएँ संबंधित अनुमान की मदों वाली रिपोर्टों में दर्ज होती हैं। इस प्रक्रिया में आरेख सहेजे गए अनुमान और रिपोर्ट दिखाता है। चरणों की तिथियाँ और उनका क्रम आप तय करते और जाँचते हैं; केवल मदें चिपकाने से अपने-आप पूरी समय-सारणी नहीं बनती।
विषय-सूची:
कार्य-समय-सारणी को लागत अनुमान से क्यों जोड़ें?
लागत अनुमान बताता है कि «क्या काम करना है और उसकी कीमत कितनी है»। समय-सारणी बताती है कि «काम कब करना है और कौन करेगा»। इन दोनों बातों का आपस में संबंध है। तालमेल टूटने पर कामों के नामों, चरणों के क्रम और ग्राहक की अपेक्षाओं को लेकर भ्रम पैदा होता है। संदेशों में एक बात होती है, अनुमान में दूसरी और कार्यस्थल पर कुछ और ही स्थिति होती है।
धन के प्रबंधन में भी यह तालमेल महत्त्वपूर्ण है। किसी चरण का भुगतान अक्सर खास कामों के तैयार होने पर निर्भर करता है। समय-सारणी अनुमान से अलग हो जाए, तो नियंत्रण हाथ से की जाने वाली जाँचों की सूची बनकर रह जाता है: «क्या पलस्तर पूरा हो गया?», «क्या टाइल लगाने वाले कारीगर को भुगतान किया जा सकता है?», «क्या दरवाज़ों का आदेश देने का समय आ गया है?»।
| काम के दौरान की स्थिति | समय-सारणी अलग रखी जाती है | समय-सारणी चरणों के अनुमानों से जुड़ी है |
|---|---|---|
| ग्राहक के सुझाए बदलाव | अनुमान बदलता है और समय-सारणी हाथ से उसके अनुसार बदली जाती है | चरण के अनुमान में कामों की सूची बदलती है; उसकी तिथियाँ अलग से जाँची जाती हैं |
| चरणों की निगरानी | स्थिति की जानकारी चैट में रहती है, उसका कोई साझा स्रोत नहीं होता | चरणों के अनुमान योजना तय करते हैं; उनकी मदें निष्पादन रिपोर्टों में इस्तेमाल होती हैं |
| देरी का विश्लेषण | यह समझना मुश्किल होता है कि समय-सीमा किस वजह से खिसकी | चरण, उसके कामों, तिथियों, सहभागियों और राशि का मिलान करना आसान होता है |
समय-सारणी और कामों की परस्पर निर्भरता की बुनियादी जानकारी के लिए «निर्माण कार्य की समय-सारणी कैसे बनाएँ» लेख उपयोगी होगा।
101 ऐप के वेब संस्करण के गैंट आरेख में प्रत्येक चरण के लिए तिथियों वाले अलग लागत अनुमान इवेंट इस्तेमाल होते हैं। कामों और सामग्रियों की मदें अनुमानों के भीतर रहती हैं, जबकि रिपोर्टें वास्तविक निष्पादन दर्ज करती हैं। आरेख में इवेंट की तिथियाँ और उनके सहभागियों की जानकारी दिखाई देती है। यदि कार्यस्थल के निर्देशांक दर्ज हों और मौसम संबंधी आँकड़े उपलब्ध हों, तो अतिरिक्त मौसम पैनल खोला जा सकता है। परियोजना का पता वही सहभागी बदल सकता है जिसके पास संबंधित अधिकार हों।
मूल्य सूची की मदें चरण के अनुमान की सामग्री तय करती हैं। नियोजन के लिए तिथियों वाले अलग लागत अनुमान इवेंट इस्तेमाल होते हैं और वास्तविक काम संबंधित चरण के अनुमान की मदों वाली रिपोर्टों में दर्ज होता है। मूल्य सूची के बारे में अधिक जानकारी «101 ऐप में ऑनलाइन कार्य-दरें» (रूसी में) लेख में दी गई है।
यह लेख आरेख को अलग-अलग चरणों के अनुमानों से जोड़ने की प्रक्रिया बताता है: अनुमान योजना तय करते हैं और उनकी मदों वाली रिपोर्टें वास्तविक निष्पादन दिखाती हैं। ऐप चुनने, निःशुल्क शुरुआत करने और शुरू से आरेख बनाने की सामान्य प्रक्रिया «101 में ऑनलाइन गैंट आरेख» में समझाई गई है।
लागत अनुमान से गैंट आरेख कैसे बनाएँ?
अनुमान और समय-सारणी को जोड़ने के लिए इस व्यावहारिक प्रक्रिया का पालन करें: पहले कामों को चरणों में बाँटें। प्रत्येक चरण के लिए एक अलग «Смета» (लागत अनुमान) इवेंट बनाएँ: उसके भीतर मदें जोड़ें, विवरण में चरण का नाम लिखें और तिथियाँ तय करें। वास्तव में पूरी की गई मात्राएँ संबंधित अनुमान की मदों वाली रिपोर्टों में दर्ज करें।
इसे इस क्रम में तैयार करना सुविधाजनक है:
- सामान्य चरणों के लिए मूल्य सूची तैयार करें: तोड़-फोड़, प्रारंभिक निर्माण कार्य, अंतिम परिष्करण और तकनीकी प्रणालियों के कार्य। यदि आवश्यक मदें पहले से Excel में मौजूद हैं, तो उन्हें चिपकाकर अनुमान में लाने का तरीका Excel से मदें चिपकाने वाले लेख में (रूसी में) समझाया गया है।
- परियोजना में प्रत्येक चरण के लिए अलग लागत अनुमान बनाएँ। 101 ऐप में अनुमान एक इवेंट के रूप में बनाया जाता है, जिससे काम शुरू होने से पहले उसके दायरे पर सहमति बनाई जा सकती है (रूसी में)।
- वेब संस्करण में संबंधित चरण का पहले से बनाया गया अनुमान खोलें। मूल्य सूची से कामों और सामग्रियों को उसी अनुमान की मदों में जोड़ें। मदें जोड़ने के बाद उनके नाम, मूल्य, माप की इकाइयाँ और मात्राएँ जाँचें, चाहे उन्हें किसी भी तरीके से जोड़ा गया हो। फिर चरणों के अनुमानों को गैंट आरेख में जाँचें: प्रत्येक की अपनी तिथियाँ होनी चाहिए। अनुमान की मदें सीधे समयरेखा पर नहीं जोड़ी जातीं।
- हर अनुमान के सहभागियों और राशि प्राप्तकर्ता को जाँचें और तय करें कि चरण के लिए कौन ज़िम्मेदार है। यदि किसी अलग काम के लिए सामान्य कार्य बनाते हैं, तो पूरे चरण की नियोजित मदें, मात्राएँ और राशियाँ उसके अनुमान में जाँचें।
- चरणों के बीच अतिरिक्त समय रखें: निर्माण-प्रक्रिया की आवश्यक प्रतीक्षा अवधि, आपूर्ति और कार्यस्थल तक पहुँच के लिए। स्क्रीन पर छोटा लगने वाला यह विवरण बाद में घंटों की सफाई देने से बचा सकता है।
इसके बाद समय-सारणी रिपोर्टों से जुड़ती है। वेब संस्करण में परियोजना की रिपोर्ट बनाएँ, «मदें जोड़ें» («Добавить позиции») → «लागत अनुमान से» («Из сметы») खोलें और संबंधित चरण का अनुमान तथा आवश्यक मदें चुनें। मूल्य और अनुमान की शेष मात्रा जाँचें, वास्तव में पूरी की गई मात्रा दर्ज करें और रिपोर्ट सहेजें। «लागत अनुमान से» स्रोत की उपलब्धता परियोजना और श्रेणी के नियमों पर निर्भर करती है। मदें दोबारा दर्ज किए बिना लागत अनुमान से रिपोर्ट बनाने का तरीका (रूसी में)।
लागत अनुमान बनाने वाले साधन और मदों की सूचियों के साथ काम करने की प्रक्रिया समझने के लिए यह लेख उपयोगी होगा (रूसी में)।
क्या आप अपनी मूल्य सूची को कार्य-योजना के अनुसार जल्दी तैयार करके देखना चाहते हैं कि वह वास्तविक परियोजना में कैसी दिखेगी? 101 ऐप के प्रदर्शन में आप इस प्रक्रिया को वास्तविक आँकड़ों के साथ समझ सकते हैं।
समय-सीमा बदलने पर योजना और वास्तविक स्थिति का मिलान कैसे करें?
गैंट आरेख तभी उपयोगी है जब उसे अद्यतन रखा जाए। यदि समय-सारणी «स्वीकृत करके भूल गए» वाली स्थिति में रह जाए, तो वह फ़ाइल में रखी एक तस्वीर बनकर रह जाती है।
«अनुमान → रिपोर्ट» का संबंध काम करने का एक सरल क्रम बनाता है। अनुमान में नियोजित मदें, मात्राएँ और सहमतियाँ दर्ज होती हैं; रिपोर्ट में वास्तव में पूरी की गई मात्राएँ और राशियाँ। समय-सीमाओं का मिलान आरेख में अनुमानों और रिपोर्टों की तिथियों से करें। अतिरिक्त «План-факт» (नियोजित और वास्तविक स्थिति) पैनल में मौद्रिक संकेतकों की तुलना करें: ग्राहक के लिए मूल्य या लाभ। ये संकेतक पूरी परियोजना से संबंधित हैं; इवेंट का फ़िल्टर पैनल की राशियाँ नहीं बदलता। इस तरह तुलना के आँकड़े परियोजना के भीतर रहते हैं और अलग सेवाओं के बीच हाथ से जानकारी ले जाए बिना उनका मिलान करना सुविधाजनक होता है।
समय-सारणी के पास एक और उपयोगी साधन परियोजना के शेष का ग्राफ है। यह तिथिवार परियोजना की प्राप्तियों और दर्ज खर्चों का अंतर (रूसी में) दिखाता है। इन मूल्यों का परियोजना के इवेंट से मिलान करें। यह शेष बैंक खाते के शेष, किसी खास सहभागी के पास मौजूद धन और शुद्ध लाभ से अलग है; यह अपने-आप भविष्य के नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान नहीं है। नकदी की कमी के जोखिम का आकलन करने के लिए आगामी भुगतान और उनकी शर्तें अलग से जाँचें।
व्यवहार में, यदि गैंट आरेख में किसी चरण का खिसकना दिखाई दे, तो पहले दर्ज शेष जाँचें और फिर आगामी भुगतान तथा उनकी शर्तें अलग से देखें। अन्यथा ऐसी स्थिति बन सकती है जिसमें काम की तिथि आगे खिसक गई हो, आपूर्ति का भुगतान पहले ही हो चुका हो, कार्य-दल खाली बैठा हो और ग्राहक को देरी समझानी पड़े। पुरानी समय-सारणी का हवाला देने से यह तालमेल ठीक नहीं होता।
स्वचालित समय-सारणी को कारगर होने से रोकने वाली गलतियाँ
कार्य-समय-सारणी चरणों के अनुमानों की संरचना, उनकी तिथियों और भीतर की मदों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। मूल्य सूची और अनुमान अव्यवस्थित हों, तो योजना समझना कठिन हो जाता है। पहले संरचना व्यवस्थित करें और चरणों की तिथियाँ अलग से जाँचें।
- चरणों का आकार अपनी कार्य-प्रक्रिया के अनुसार चुनें: एक अलग अनुमान में बहुत सारी या कुछ ही मदें हो सकती हैं।
- काम और खरीद स्पष्ट क्रम के बिना मिला दिए गए हैं। आपूर्ति की तिथि स्थापना कार्य शुरू होने से मेल न खाए, तो चरणों का क्रम और देरी का जोखिम जाँचना कठिन हो जाता है।
- अलग-अलग कामों के लिए एक ही नाम रखा गया है। तीन जगह लिखा «स्थापना» एक ही काम जैसा लगता है, जबकि वास्तव में वे अलग चरण हैं।
- अद्यतन करने की ज़िम्मेदारी किसी को नहीं दी गई है। नतीजतन हर व्यक्ति इंतज़ार करता है कि कोई और तिथियाँ ठीक कर देगा।
- बदलाव केवल चैट में बताए जाते हैं। इससे समय-सारणी और अनुमान अद्यतन नहीं होते और निर्णय खो जाते हैं।
गैंट आरेख किसके लिए उपयोगी है और अनावश्यक कागज़ी काम के बिना उसे कैसे अद्यतन रखें, यह समझने के लिए «काम में गैंट आरेख» लेख उपलब्ध है।
टीम का काम कैसे व्यवस्थित करें?
समय-सारणी अद्यतन रखने के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति चाहिए। मरम्मत के काम में यह अक्सर कार्यस्थल पर्यवेक्षक या परियोजना प्रबंधक होता है। कई कार्यस्थलों वाली निर्माण व्यवस्था में यह समन्वयक या उत्पादन प्रमुख हो सकता है। उसकी ज़िम्मेदारी है कि सप्ताह में एक बार आगामी चरणों की तिथियाँ जाँचे और अद्यतन करे, कामों का क्रम तय करे और आपूर्ति की जाँच करे। तिथियाँ वही सहभागी बदलता है जिसे इवेंट संपादित करने का अधिकार हो; सहेजने के बाद नई तिथियाँ और स्थिति जाँचना आवश्यक है।
इसके बाद टीम भी जुड़ती है। कारीगर 101 के परिचित तरीके से काम करते रहते हैं: पूरे किए गए काम और खरीदी गई सामग्री रिपोर्टों में दर्ज करते हैं और प्रमाण देने वाले दस्तावेज़ जोड़ते हैं। रिपोर्ट अपने-आप भुगतान साबित नहीं करती: वास्तव में दी गई राशि एक अलग हस्तांतरण प्रविष्टि में दर्ज की जाती है। प्रबंधक इन प्रविष्टियों का परियोजना की तिथियों और मौद्रिक संकेतकों से मिलान करता है।
यदि अलग-अलग कार्यस्थलों के बीच लोगों का बँटवारा भी एक समस्या हो, तो हर कार्यस्थल के गैंट आरेख का पूरी कंपनी की अलग श्रमबल तैनाती समय-सारणी से मिलान करना उपयोगी है। एक साथ चलने वाले कामों को ध्यान में रखकर कार्य-दलों में लोगों की संख्या तय करें; केवल ज़िम्मेदार व्यक्ति नियुक्त करने से दल का आकार तय नहीं होता। 101 के ब्लॉग में श्रमबल तैनाती की समय-सारणी का विवरण दिया गया है।
इस तरह योजना अलग-अलग चरणों के अनुमानों, उनकी तिथियों और वास्तव में पूरी की गई मात्राओं की रिपोर्टों से जुड़ती है। गणनाएँ और तिथियाँ अद्यतन रखें और नियोजित कामों का संबंधित चरण के अनुमान की रिपोर्टों से मिलान करें।
