101 प्लेटफ़ॉर्म से टीम का प्रबंधन कैसे करें?

101 ऐप में टीम का प्रबंधन एक सरल सिद्धांत पर आधारित है: परियोजना के सहभागी होते हैं, हर सहभागी की अपनी ज़िम्मेदारी होती है और उस ज़िम्मेदारी का रिकॉर्ड सिस्टम में रहता है। जब यह रिकॉर्ड हर दिन बनता है, तो प्रबंधक को संदेशों, फ़ोन कॉल और फ़ाइलों से स्थिति जोड़कर समझने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

101 में यह रिकॉर्ड आम तौर पर घटनाओं—काम, खरीद, देय राशि की गणना और रिपोर्ट—तथा उनकी पुष्टि के रूप में दिखाई देता है। टीम निर्माण स्थल पर किए गए काम को दर्ज करती है, प्रबंधक आँकड़ों के आधार पर निर्णय लेते हैं और ग्राहक अपनी परियोजना की स्पष्ट रिपोर्ट देखता है। यह व्यवस्था मोबाइल ऐप और वेब पोर्टल, दोनों में काम करती है।

आगे हम उन सुविधाओं को समझेंगे जो टीम को एक लय में काम करने में मदद करती हैं: वेब से पहुँच, घटनाएँ और रिपोर्ट, कार्यों से उनका संबंध, गैंट चार्ट का उपयोग और नियंत्रण के लिए नियमित रिपोर्ट।

101 में टीम प्रबंधन: सिस्टम में क्या दर्ज रखें?

संक्षेप में, 101 सहमति, पैसे और पुष्टियों का रिकॉर्ड रखकर टीम का प्रबंधन करने में मदद करता है। सिस्टम में परियोजना एक साझा जगह है जहाँ दिखता है कि किसने क्या किया, कितनी राशि का काम हुआ, कौन-सा काम स्वीकार किया गया, किन खर्चों के समर्थन में दस्तावेज़ हैं और बजट में कितना बाकी है।

टीम के काम में अक्सर सबसे बड़ी समस्या यह होती है कि अलग-अलग लोगों के लिए वास्तविक स्थिति अलग होती है। साइट प्रभारी मानते हैं कि काम पूरा हो चुका है। वित्त विशेषज्ञ देखते हैं कि खरीद की पुष्टि नहीं हुई। ग्राहक के सवाल पर प्रबंधक को पूरी कड़ी पीछे जाकर समझनी पड़ती है। 101 में घटनाएँ और रिपोर्ट इसी लिए हैं कि यह कड़ी सिस्टम में रहे और एक मिनट में देखी जा सके।

101 भूमिकाओं को अलग रखने में भी मदद करता है: काम करने वाला व्यक्ति वास्तविक काम दर्ज करता है, प्रबंधक अपने अधिकारों की सीमा में घटना की पुष्टि करते हैं और ग्राहक अलग कार्रवाई से काम स्वीकार करता है। पुष्टि और स्वीकृति घटना के इतिहास में सहभागी और समय के साथ दर्ज होती हैं। 30.05.2022 को अपडेट किए गए 101 लाइसेंस समझौते की धारा 5 उपयोगकर्ताओं के आपसी संबंधों में साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग की संभावना बताती है। धारा 7 के अनुसार यह समझौता रूसी संघ के कानून से संचालित होता है। काम स्वीकार करने का कानूनी महत्व पक्षों के अनुबंध की शर्तों और लागू कानून पर निर्भर करता है।

Forge Construction की प्रदर्शन परियोजना के सहभागी और भूमिकाएँ। 101 का रूसी भाषा वाला इंटरफ़ेस दिखाया गया है; डेटा तक पहुँच सहभागी के अधिकारों पर निर्भर करती है।

यदि आप “परियोजना एक वित्तीय मॉडल है” वाली समझ को गहराई से जानना चाहते हैं, तो यह लेख उपयोगी होगा: «परियोजना का वित्तीय प्रबंधन: 101 ऐप में बजट और पैसे पर नियंत्रण»।

वेब पोर्टल: घटनाएँ और परियोजनाओं पर नियंत्रण

वेब पोर्टल मुख्यतः प्रबंधक और कार्यालय के काम आता है: परियोजनाओं की समग्र स्थिति देखना, नई घटनाएँ जाँचना, रिपोर्ट का विश्लेषण करना और दस्तावेज़ निर्यात करना। मोबाइल का उपयोग “स्थल पर काम किया और तुरंत दर्ज कर दिया” के लिए है, जबकि वेब का उपयोग “जाँचा और निर्णय लिया” के लिए है।

वेब पर काम की सबसे उपयोगी व्यवस्था एक नियमित समय तय करना है: प्रबंधक सुबह या दिन के अंत में नई घटनाएँ देखें। ब्लॉग के आईटी उदाहरण में यही प्रक्रिया स्पष्ट है: सहभागी किए गए काम की घटनाएँ दर्ज करते हैं, टीम लीड समय-समय पर उन्हें देखते और पुष्टि करते हैं, और पुष्टि के बाद राशि परियोजना तथा संबंधित काम करने वाले व्यक्ति के बैलेंस में शामिल होती है।

प्रदर्शन परियोजना की गतिविधि सूची: पुष्टि की प्रतीक्षा कर रही और पुष्टि की जा चुकी घटनाएँ दिखाई देती हैं। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

101 के वेब संस्करण में ये काम भी सुविधाजनक हैं:

• सदस्यता के बिना अनुमान तैयार करना और संपादन के अधिकार होने पर मूल्य सूची पर काम करना: उसे Excel से आयात करना, श्रेणियों में व्यवस्थित करना और कीमतें अपडेट करना;
• मूल्य सूची की मदों और परियोजना की घटनाओं से गैंट चार्ट बनाना, ताकि समय-रेखा पर तारीखें, राशियाँ और काम करने वाले लोग साथ दिखें; स्थान दर्ज होने पर निर्माण स्थल का मौसम पैनल खोलना;
• “अनुमान”, “रिपोर्ट”, “हस्तांतरण” और “प्राप्ति” घटनाओं के ज़रिए योजना और वास्तविक स्थिति को मिलाकर देखना—इससे पैसा और पूरा किया गया काम एक ही व्यवस्था में रहते हैं।

Forge Construction की प्रदर्शन कंपनी की मूल्य सूची: बाईं ओर श्रेणियाँ और तालिका में लागत तथा कीमत हैं। स्क्रीन कंपनी के मालिक के खाते में ली गई है। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

Forge Construction के मालिक के खाते में मूल्य सूचियों की सूची और “Excel से आयात करें” बटन। केवल आयात शुरू करने की जगह दिखाई गई है; इस प्रदर्शन में आयात नहीं किया गया। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

बैठकों में वेब संस्करण परियोजना की “स्पष्ट कहानी” दिखाने में मदद करता है: क्या किया गया, क्या स्वीकार हुआ, कितना पैसा खर्च हुआ और कौन-से दस्तावेज़ जोड़े गए। यह तरीका ग्राहक से अग्रिम भुगतान और अनुमोदन के नियमों पर बातचीत में उपयोगी है: महत्वपूर्ण निर्णय सिस्टम में दर्ज होते हैं और चैट छोटे रोज़मर्रा के संदेशों के लिए रहती है।

यदि एक साझा प्रबंधन व्यवस्था का विचार उपयोगी लगता है, तो यह विश्लेषण देखें: «निर्माण और नवीनीकरण कंपनियों के लिए परियोजना प्रबंधन के उपकरण»। इसमें समझाया गया है कि व्यवहार में समय, संचार, दस्तावेज़ और वित्त के उपकरणों का संयोजन क्यों काम करता है, बजाय सब कुछ एक ही सेवा में समेटने की कोशिश के।

यदि आप अपनी परियोजनाओं पर वेब पोर्टल देखना चाहते हैं, तो डेमो का अनुरोध करें और पहले अपने प्रश्न तैयार रखें: घटनाओं की पुष्टि कौन करता है, हर सप्ताह कौन-सी रिपोर्ट चाहिए और अभी सहमति का रिकॉर्ड कहाँ रखा जाता है।

घटनाएँ और रिपोर्ट: टीम परिणाम कैसे दर्ज करे?

101 में घटनाएँ टीम के काम की बुनियादी इकाई हैं। इन्हें प्रबंधन की सबसे छोटी इकाई समझ सकते हैं: एक वास्तविक काम, एक तारीख, एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और ज़रूरत होने पर फोटो, फ़ाइल, राशि तथा टिप्पणी। इससे बार-बार विवरण बताने और “किसका क्या मतलब था” पर विवाद कम होते हैं।

“रिपोर्ट” घटना पर अलग से ध्यान देना चाहिए। उसमें आप देख सकते हैं कि किए गए काम की रिपोर्ट किसने बनाई, काम की मात्रा और लागत की सूची जाँच सकते हैं, अपने अधिकारों की सीमा में रिपोर्ट की पुष्टि कर सकते हैं या उसे अस्वीकार कर सकते हैं और फोटो जोड़ सकते हैं। लागत और ग्राहक के लिए कीमत का अलग लेखा तभी उपलब्ध होता है जब खर्च की मद में अंतर का लेखा चालू हो और सहभागी के अधिकार इसकी अनुमति दें। लाभ के हिस्से परियोजना की खर्च मद की सेटिंग के अनुसार दर्ज होते हैं। दिखाई देने वाली राशियाँ देखने के मोड पर भी निर्भर करती हैं। कंपनी फ़ंड में केवल लागत दर्ज होती है। लाभ का हिस्सा देय होना उसका भुगतान होना नहीं है: भुगतान अलग हस्तांतरण से दर्ज किया जाता है।

प्रदर्शन परियोजना की पुष्टि की गई रिपोर्ट: लागत 240 000 ₽, ग्राहक के लिए कीमत 300 000 ₽ और लाभ 60 000 ₽। हिस्से खर्च मद की सेटिंग के अनुसार दिखाए गए हैं। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

संलग्न चित्र के साथ सहेजी गई प्रदर्शन रिपोर्ट। चित्र काल्पनिक है और केवल फ़ाइल संलग्न करने की सुविधा दिखाता है; रिपोर्ट पुष्टि की प्रतीक्षा में है। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

टीम के लिए यह एक स्पष्ट प्रक्रिया बन जाती है: काम करने वाला व्यक्ति रिपोर्ट के रूप में परिणाम सौंपता है, प्रबंधक अपने अधिकारों की सीमा में रिपोर्ट की पुष्टि करते हैं, डेटा परियोजना और उस व्यक्ति की गणना में शामिल होता है और ग्राहक अलग से परिणाम स्वीकार करता है। रिपोर्ट की पुष्टि भुगतान नहीं है: पैसे का वास्तविक हस्तांतरण अलग हस्तांतरण घटना से दर्ज किया जाता है। इस व्यवस्था में “शाम तक रिपोर्ट इकट्ठी करो” वाली स्थिति घटती है, क्योंकि रिपोर्टिंग परियोजना में ही रहती है और काम के साथ बनती जाती है।

एक और उपयोगी पहलू है खर्चों के मूल दस्तावेज़ और उनकी पुष्टि। 101 में खर्च परियोजना, मद और तारीख के साथ दर्ज होते हैं; दस्तावेज़ डिजिटल रूप में रहते हैं और कारीगर फ़ोन से फोटो तथा रसीदें जोड़ सकते हैं। इससे परियोजनाओं का विश्लेषण और ग्राहक से खर्चों पर बातचीत, दोनों तेज़ होते हैं।

यदि टीम में लोगों से बार-बार स्थिति पूछने की आदत है, तो यह लेख उपयोगी होगा: निर्माण और नवीनीकरण में सूक्ष्म प्रबंधन (रूसी भाषा में)। यह दिखाता है कि काम का स्पष्ट रिकॉर्ड न होने पर निगरानी कैसे अनावश्यक शोर बन जाती है।

कार्य: ट्रैकर और 101 ऐप को कैसे जोड़ें?

कार्य और घटनाएँ प्रबंधन के अलग-अलग सवाल हल करते हैं। कार्य काम की योजना बनाने और उसे बाँटने में मदद करते हैं। 101 में घटनाएँ और रिपोर्ट वास्तविक काम, पैसा और पुष्टियाँ दर्ज करने में मदद करती हैं। दोनों हिस्से जुड़े हों, तो प्रबंधक के लिए काम आसान होता है: समय-सीमाएँ कार्य ट्रैकर में, वित्तीय स्थिति 101 में और दोनों का संबंध घटना के विवरण की एक पंक्ति में रहता है।

उसी आईटी उदाहरण का एक व्यावहारिक तरीका है: सहभागी कार्य पूरा होने पर घटना बनाता है और उसमें Jira या किसी दूसरे ट्रैकर का कार्य ID, घंटे, टिप्पणी तथा दर के हिसाब से राशि दर्ज करता है। चाहें तो उसी जगह पुल रिक्वेस्ट का लिंक या स्क्रीनशॉट भी जोड़ सकते हैं।

हाथ से दर्ज किए गए JIRA-DEMO-101 कार्य ID, दो घंटे के काम और 2 000 ₽ तथा 2 400 ₽ राशियों वाली प्रदर्शन रिपोर्ट। घटना पुष्टि की प्रतीक्षा में है। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

इस संबंध से प्रबंधक लंबी चर्चा के बिना दो सवालों का जवाब दे सकते हैं: “क्या किया गया” और “परियोजना को इसकी कितनी लागत आती है”:

• कार्य ट्रैकर में स्थितियाँ और निर्भरताएँ रहती हैं।
• 101 में पुष्टि किए गए वास्तविक काम, राशियाँ, रिपोर्ट और परियोजना के दस्तावेज़ रहते हैं।
• दोनों के बीच संबंध घटना के विवरण में दिए गए कार्य लिंक या ID से बनता है।

यदि कंपनी में प्राथमिकताओं पर अक्सर विवाद होता है, तो घटना का “न्यूनतम प्रारूप” पहले तय करें: विवरण का एक नमूना, दर्ज करने की आवृत्ति के समान नियम और पुष्टि के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति। नियम समान हों, तो अनुशासन केवल प्रबंधक की व्यक्तिगत मेहनत पर निर्भर नहीं रहता।

गैंट चार्ट: कहाँ बनाएँ और वास्तविक काम के अनुसार कैसे अपडेट करें?

गैंट चार्ट तब उपयोगी होता है जब तारीखें और निर्भरताएँ महत्वपूर्ण हों: अगला काम शुरू होने से पहले क्या पूरा होना चाहिए। 101 के वर्तमान वेब संस्करण में इसे मूल्य सूची की मदों और परियोजना की घटनाओं से बनाया जा सकता है; समय-रेखा पर तारीखें, राशियाँ और काम करने वाले लोग साथ दिखते हैं। निर्माण स्थल का स्थान दर्ज होने पर अतिरिक्त मौसम पैनल खोला जा सकता है। इससे योजना वास्तविक काम से जुड़ती है और काम को कई सेवाओं के बीच हाथ से स्थानांतरित करने की ज़रूरत कम होती है।

गैंट चार्ट की समय-रेखा पर प्रदर्शन परियोजना की घटनाएँ। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

गैंट चार्ट के पास अतिरिक्त चार्ट के मेनू में “मौसम” विकल्प। मौसम पैनल के लिए परियोजना का स्थान दर्ज होना चाहिए। चित्र में 101 के रूसी भाषा वाले इंटरफ़ेस में पैनल चुनने की जगह दिखाई गई है।

101 से संबंध इस प्रकार बनता है: योजना की मदें और चरण गैंट में, जबकि वास्तविक काम 101 की घटनाओं और रिपोर्ट में रहते हैं। वास्तविक काम की पुष्टि के बाद प्रबंधक क्रम की जाँच करते हैं और संपादन के अधिकारों की सीमा में ज़रूरी तारीखें हाथ से अपडेट करते हैं। गैंट चार्ट के ज़रिए पुष्टि की गई रिपोर्ट को खिसकाने पर पुष्टि रीसेट हो सकती है; इस स्थिति का विवरण 101 की घटनाएँ खिसकाने संबंधी सहायता में है (रूसी भाषा में)। बदलाव लागू करने से पहले नई तारीखें और घटना की स्थिति जाँचें। इस तरह टीम वास्तविक बदलावों का प्रबंधन करती है: आपूर्ति में देरी हुई, काम आगे खिसका, खरीद का हिसाब बदला और ग्राहक को नई स्थिति दिखाई गई।

101 के ज़रिए गैंट अपडेट करने की व्यावहारिक प्रक्रिया इस प्रकार रख सकते हैं:

1. चरण 1. 101 के गैंट में चरण और तारीखें रखें तथा चरण पूरा होने पर फोटो के साथ “रिपोर्ट” घटना दर्ज करें।
2. चरण 2. हर सप्ताह वेब पोर्टल खोलें और देखें कि कौन-सी रिपोर्ट की पुष्टि हुई, कौन-सी अस्वीकार हुई और कौन-सी मदें अटकी हैं।
3. चरण 3. पुष्टि की गई रिपोर्ट के आधार पर वास्तविक काम का गैंट से मिलान करें तथा ज़रूरी तारीखें और काम का क्रम हाथ से अपडेट करें।
4. चरण 4. यदि ग्राहक काम की मात्रा बदलता है, तो बदलाव को 101 में अलग घटना के रूप में दर्ज करें और गणना जोड़ें, ताकि बदलाव की तारीख और आधार मौजूद हों।

यदि आप समय-सीमाओं के अनुसार उपकरण चुनने की व्यवस्थित समझ चाहते हैं, तो यह लेख उपयोगी होगा: «परियोजना प्रबंधन सिस्टम: कैसे चुनें और निर्माण स्थल पर जाँचें»। इसमें अलग से समझाया गया है कि गैंट कब चाहिए, कानबान कब उपयोगी है और परियोजना का वित्त अलग व्यवस्था में क्यों रहता है।

रिपोर्ट: प्रबंधक हर सप्ताह क्या देखें?

प्रबंधक के लिए 101 की एक प्रमुख सुविधा है वह रिपोर्टिंग जो टीम की कार्रवाइयों से बनती है। “बैलेंस रिपोर्ट” परियोजना में पैसे का आवागमन दिखाती है और “खर्च मद का विवरण” चुनी हुई मद के खर्चों को विस्तार से समझने देता है। अवधि चुनें और दस्तावेज़ों का घटनाओं से मिलान करें: उनमें केवल दर्ज किया गया डेटा होता है। तारीखों और श्रेणियों वाला इतिहास योजना बनाने और गलतियों के विश्लेषण में उपयोग किया जा सकता है।

परियोजना के दस्तावेज़ों में “बैलेंस रिपोर्ट” और “खर्च मद का विवरण” अलग-अलग चुने जाते हैं। 101 का इंटरफ़ेस रूसी भाषा में है।

तैयार की गई बैलेंस रिपोर्ट का पृष्ठ: प्रदर्शन परियोजना की दो प्राप्तियाँ, कुल 4 200 000 ₽। रूसी भाषा में प्राप्त धन का विवरण दिखाया गया है।

101 में टीम की साप्ताहिक समीक्षा तीन सवालों पर केंद्रित रखना सुविधाजनक है: क्या स्वीकार हुआ, किसका भुगतान हुआ और जोखिम कहाँ है। ध्यान रहे कि यह समीक्षा पुष्टि की गई घटनाओं पर आधारित होती है: किसने काम को मंज़ूरी दी, किसने रिपोर्ट स्वीकार की और किसने पैसा खर्च किया।

यदि कंपनी में परियोजनाओं की संख्या बढ़ रही है और संकेतकों का अधिक विश्लेषण चाहिए, तो PRO+ प्रबंधन की क्षमताएँ बढ़ाता है: प्रमुख मापदंडों की विस्तृत रिपोर्ट उपलब्ध होती हैं और कंपनी के भीतर पैसे के आवागमन पर नज़र रखना आसान होता है। किसी विशेष रिपोर्ट की उपलब्धता वर्तमान योजना और आपके अधिकारों पर निर्भर करती है।

समीक्षा को लंबी बैठक बनने से रोकने के लिए एक सरल नियम तय करें: केवल उसी विषय पर चर्चा करें जो घटनाओं में दर्ज है। जो दर्ज नहीं है, पहले उसे दर्ज और पुष्ट करें, फिर चर्चा में लें। यह अनुशासन प्रबंधक और टीम, दोनों का समय बचाता है।

लागू करने की छोटी नियमावली: 10 दिनों में पहले आँकड़े

101 ऐप में टीम प्रबंधन लागू करना शायद ही सुविधाओं के कारण अटकता है। आम तौर पर समस्या यह होती है कि टीम के पास एक साझा नियम नहीं होता कि किसे “पूरा” माना जाए और कब दर्ज किया जाए। इसलिए नियमावली को जितना लंबा लिखना चाहें, उससे छोटा रखें।

ऐसी नियमावली जो अक्सर व्यवहार में अपनाई जाती है:

1. चरण 1. परियोजनाएँ और भूमिकाएँ बनाएँ: घटनाएँ कौन बनाता है, पुष्टि कौन करता है और रिपोर्ट कौन देखता है।
2. चरण 2. दर्ज करने का समय तय करें: काम की घटना उसी दिन दर्ज हो जिस दिन काम हुआ, खर्च भुगतान या खरीद के दिन दर्ज हों और काम का एक तार्किक खंड पूरा होने पर रिपोर्ट दी जाए।
3. चरण 3. घटना के विवरण का एक समान प्रारूप अपनाएँ: क्या किया, कहाँ किया—क्षेत्र या चरण—किस कार्य या चरण से संबंधित है, राशि और टिप्पणी।
4. चरण 4. प्रबंधक हर दिन वेब पोर्टल में नई घटनाएँ देखते हैं, जिनकी पुष्टि की जा सकती है उनकी पुष्टि करते हैं और जहाँ डेटा कम है उन्हें अस्वीकार करते हैं।
5. चरण 5. हर सप्ताह रिपोर्ट और परियोजना के बैलेंस के आधार पर समीक्षा करें: स्वीकार किया गया काम, भुगतान तथा बजट और समय-सीमा के जोखिम।

यदि आप प्रबंधन की समझ बढ़ाना और प्रक्रियाएँ बेहतर करना चाहते हैं, तो परियोजना प्रबंधन से जुड़े ये संकलन देखें: «परियोजना प्रबंधन के 7 उपकरण» (रूसी भाषा में) और «निर्माण, नवीनीकरण और प्रोजेक्ट टीमों के लिए प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर»। इनमें बिना ज़रूरत से ज़्यादा बोझ के “कार्य + समय-सीमाएँ + पैसा + रिपोर्टिंग” को जोड़ने के कई विचार हैं।