Bagaimana mengelola tim melalui platform 101?

Manajemen tim di aplikasi 101 berlandaskan prinsip sederhana: proyek memiliki peserta, setiap peserta memiliki tanggung jawab, dan tanggung jawab tersebut memiliki jejak di dalam sistem. Ketika jejak ini tercatat setiap hari, manajer tidak perlu menyusun gambaran keadaan dari pesan, panggilan, dan berkas.

Di 101, jejak tersebut biasanya berupa aktivitas—pekerjaan, pembelian, pencatatan jumlah yang menjadi hak, dan laporan—beserta konfirmasinya. Tim mencatat pekerjaan yang telah dilaksanakan di lokasi, manajer mengambil keputusan berdasarkan data, dan pelanggan melihat laporan yang transparan mengenai proyeknya. Alur ini berlaku baik di aplikasi seluler maupun portal web.

Berikut ini kita akan membahas fungsi yang membantu tim bekerja dengan ritme yang sama: akses web, aktivitas dan laporan, hubungan dengan tugas, penggunaan diagram Gantt, serta laporan rutin untuk pengendalian.

Manajemen tim di 101: apa yang perlu dicatat dalam sistem?

Singkatnya, 101 membantu mengelola tim melalui pengendalian kesepakatan, uang, dan konfirmasi. Proyek di dalam sistem merupakan tempat bersama untuk melihat siapa melakukan apa, berapa nilainya, pekerjaan mana yang telah diterima, pengeluaran mana yang didukung dokumen, dan berapa anggaran yang masih tersisa.

Kegagalan yang paling sering terjadi dalam kerja tim adalah adanya gambaran kenyataan yang berbeda di antara peserta. Mandor menganggap pekerjaan telah selesai. Staf keuangan melihat pembelian yang belum dikonfirmasi. Ketika pelanggan bertanya, manajer harus menelusuri kembali rangkaian informasi tersebut. Aktivitas dan laporan di 101 dibutuhkan agar rangkaian ini tersimpan dalam sistem dan dapat ditemukan dalam satu menit.

101 juga membantu memisahkan peran: pelaksana mencatat pekerjaan yang telah dilakukan, manajer mengonfirmasi aktivitas sesuai kewenangannya, sedangkan pelanggan melakukan tindakan penerimaan secara terpisah. Konfirmasi dan penerimaan dicatat dalam riwayat aktivitas dengan nama peserta dan waktunya. Bagian 5 perjanjian lisensi 101 dengan tanggal pembaruan 30.05.2022 mengatur kemungkinan penggunaan tanda tangan elektronik sederhana dalam hubungan antarpengguna. Menurut bagian 7, perjanjian ini diatur oleh hukum Federasi Rusia. Arti hukum dari penerimaan pekerjaan bergantung pada ketentuan kontrak para pihak dan hukum yang berlaku.

Peserta dan peran dalam proyek demonstrasi Forge Construction. Tampilan antarmuka 101 berbahasa Rusia; akses data bergantung pada kewenangan peserta.

Jika Anda ingin memahami gagasan “proyek sebagai model keuangan” lebih mendalam, artikel berikut dapat membantu: “Manajemen keuangan proyek: anggaran dan kendali uang di aplikasi 101”.

Portal web: aktivitas dan pengendalian proyek

Portal web paling sering dibutuhkan oleh manajer dan kantor: melihat gambaran keseluruhan proyek, memeriksa aktivitas baru, menelaah laporan, dan mengekspor dokumen. Aplikasi seluler mendukung alur “pekerjaan dilakukan di lokasi lalu langsung dicatat”, sedangkan web mendukung alur “data diperiksa lalu keputusan diambil”.

Pengaturan kerja web yang paling berguna adalah ritme yang tetap bagi manajer: masuk pada pagi atau akhir hari dan meninjau aktivitas baru. Contoh penggunaan di bidang TI dalam blog menjelaskan alurnya secara langsung: peserta memasukkan aktivitas pekerjaan, pemimpin tim meninjau dan mengonfirmasinya secara berkala, lalu setelah konfirmasi jumlahnya masuk ke saldo proyek dan saldo pelaksana yang bersangkutan.

Daftar aktivitas proyek demonstrasi: terlihat aktivitas yang menunggu konfirmasi dan yang telah dikonfirmasi. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Hal lain yang nyaman dilakukan dalam versi web 101:

• menyusun estimasi tanpa berlangganan dan, jika memiliki kewenangan mengedit, mengelola daftar harga: mengimpornya dari Excel, membaginya menurut kategori, dan memperbarui harga;
• membuat diagram Gantt dari item daftar harga dan aktivitas proyek agar jadwal, jumlah uang, dan pelaksana terlihat berdampingan pada garis waktu, serta membuka panel cuaca untuk lokasi proyek yang lokasi geografisnya telah ditentukan;
• membandingkan rencana dan realisasi melalui aktivitas “Estimasi”, “Laporan”, “Transfer”, dan “Penerimaan dana”, sehingga uang dan pekerjaan yang selesai tetap berada dalam satu rangkaian pencatatan.

Daftar harga perusahaan demonstrasi Forge Construction: kategori di sebelah kiri serta biaya pokok dan harga dalam tabel. Layar diambil melalui akun pemilik perusahaan. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Halaman daftar harga dengan tombol “Impor dari Excel” dalam akun pemilik Forge Construction. Hanya titik awal yang ditampilkan; impor tidak dilakukan untuk demonstrasi ini. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Dalam rapat, versi web membantu menunjukkan proyek sebagai riwayat yang transparan: apa yang dikerjakan, apa yang diterima, berapa uang yang dibelanjakan, dan dokumen apa yang dilampirkan. Pendekatan ini sesuai untuk pembicaraan dengan pelanggan mengenai uang muka dan aturan persetujuan: keputusan penting dicatat dalam sistem, sedangkan percakapan tetap menjadi saluran untuk pesan sehari-hari yang singkat.

Jika gagasan mengenai satu rangkaian pengelolaan terpadu berguna bagi Anda, lihat pembahasan “Alat manajemen proyek untuk perusahaan konstruksi dan renovasi”: artikel ini menjelaskan mengapa gabungan alat untuk jadwal, komunikasi, dokumen, dan keuangan lebih efektif dalam praktik daripada mencoba memasukkan semuanya ke satu layanan.

Jika Anda ingin melihat portal web dengan proyek Anda sendiri, mintalah demonstrasi dan siapkan daftar pertanyaan: siapa yang mengonfirmasi aktivitas, laporan apa yang dibutuhkan setiap minggu, dan di mana kesepakatan disimpan saat ini.

Aktivitas dan laporan: bagaimana tim mencatat hasil?

Aktivitas merupakan unit dasar kerja tim di 101. Anda dapat memahaminya sebagai unit terkecil pengelolaan: satu fakta pelaksanaan, satu tanggal, satu penanggung jawab, dan bila perlu foto, berkas, jumlah uang, serta komentar. Hal ini mengurangi pengulangan penjelasan dan perselisihan mengenai maksud seseorang.

Aktivitas “Laporan” perlu diperhatikan secara khusus. Di dalamnya, Anda dapat melihat siapa yang membuat laporan pekerjaan yang selesai, memeriksa daftar pekerjaan beserta volume dan biayanya, mengonfirmasi atau menolak laporan sesuai kewenangan Anda, serta melampirkan foto. Pencatatan terpisah antara biaya pokok dan harga untuk pelanggan tersedia jika pencatatan selisih diaktifkan dalam pos pengeluaran dan kewenangan peserta mengizinkannya. Bagian laba dicatat sesuai pengaturan pos pengeluaran proyek. Jumlah yang dapat dilihat juga bergantung pada mode tampilan. Dalam Dana Perusahaan, hanya biaya pokok yang dicatat. Pencatatan hak atas bagian laba bukan berarti pembayaran: pembayaran dicatat melalui transfer terpisah.

Laporan proyek demonstrasi yang telah dikonfirmasi: biaya pokok 240 000 ₽, harga untuk pelanggan 300 000 ₽, dan laba 60 000 ₽. Bagian laba ditampilkan sesuai pengaturan pos pengeluaran. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Laporan demonstrasi yang telah disimpan dengan gambar terlampir. Gambar bersifat fiktif dan hanya menunjukkan fungsi lampiran; laporan menunggu konfirmasi. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Bagi tim, hal ini menjadi proses yang jelas: pelaksana menyerahkan hasil dalam bentuk laporan, manajer mengonfirmasi laporan sesuai kewenangannya, data masuk dalam perhitungan proyek dan pelaksana, lalu pelanggan menerima hasil secara terpisah. Konfirmasi laporan bukan berarti pembayaran: perpindahan uang yang sebenarnya dicatat melalui transfer. Dalam alur ini, kebutuhan untuk “mengumpulkan laporan sebelum malam” berkurang karena pelaporan berada di dalam proyek dan terbentuk seiring pelaksanaan pekerjaan.

Hal praktis lainnya adalah dokumen sumber dan konfirmasi pengeluaran. Di 101, pengeluaran dicatat dengan mengaitkannya ke proyek, pos pengeluaran, dan tanggal; dokumen disimpan secara digital, sementara pekerja dapat melampirkan foto dan bukti pembelian melalui ponsel. Hal ini mempercepat penelaahan proyek maupun pembicaraan dengan pelanggan mengenai pengeluaran yang dicatat.

Jika tim terbiasa terus-menerus menanyakan status kepada orang lain, artikel tentang mikromanajemen dalam konstruksi dan renovasi (dalam bahasa Rusia) dapat membantu: artikel tersebut menunjukkan bagaimana pengawasan berubah menjadi gangguan ketika tidak ada jejak pekerjaan yang jelas dalam sistem.

Tugas: bagaimana menghubungkan pelacak tugas dan aplikasi 101?

Tugas dan aktivitas menjawab pertanyaan pengelolaan yang berbeda. Tugas membantu merencanakan dan membagi pekerjaan. Aktivitas dan laporan di 101 membantu mencatat pelaksanaan, uang, dan konfirmasi. Ketika kedua bagian ini terhubung, manajer memperoleh kemudahan: tenggat terlihat dalam pelacak tugas, kondisi keuangan terlihat di 101, dan hubungan keduanya berada dalam satu baris deskripsi aktivitas.

Praktik dari contoh TI yang sama adalah membuat aktivitas setelah tugas selesai, lalu mencantumkan ID tugas dari Jira atau pelacak lain, jam kerja, komentar, dan jumlah berdasarkan tarif. Jika diperlukan, tautan permintaan penggabungan kode atau tangkapan layar juga dapat dilampirkan di sana.

Laporan demonstrasi dengan ID tugas JIRA-DEMO-101 yang dimasukkan secara manual, dua jam kerja, serta jumlah 2 000 ₽ dan 2 400 ₽. Aktivitas menunggu konfirmasi. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Hubungan ini memungkinkan manajer menjawab dua pertanyaan tanpa diskusi panjang: “apa yang dikerjakan” dan “berapa biayanya bagi proyek”:

• Status dan ketergantungan tetap berada di pelacak tugas.
• Fakta pelaksanaan yang dikonfirmasi, jumlah uang, laporan, dan dokumen proyek tetap berada di 101.
• Hubungan dibuat melalui tautan atau ID tugas dalam teks aktivitas.

Jika perusahaan sering memperdebatkan prioritas, sebaiknya sepakati “format minimum” aktivitas sejak awal: satu templat deskripsi, aturan yang sama mengenai frekuensi pencatatan, dan satu penanggung jawab konfirmasi. Ketika aturannya sama, kedisiplinan tidak lagi semata-mata bergantung pada upaya pribadi manajer.

Diagram Gantt: di mana membuatnya dan bagaimana memperbaruinya berdasarkan pelaksanaan?

Diagram Gantt dibutuhkan ketika tanggal dan ketergantungan penting: apa yang harus selesai agar tahap berikutnya dapat dimulai. Dalam versi web 101 saat ini, diagram ini dapat dibuat dari item daftar harga dan aktivitas proyek, sehingga jadwal, jumlah uang, serta pelaksana terlihat berdampingan pada garis waktu. Panel cuaca tambahan dapat dibuka untuk lokasi proyek yang lokasi geografisnya telah ditentukan. Hal ini menghubungkan rencana dengan realisasi dan mengurangi kebutuhan memindahkan pekerjaan secara manual di antara beberapa layanan.

Aktivitas proyek demonstrasi pada garis waktu diagram Gantt. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Opsi “Cuaca” dalam menu grafik tambahan di samping Gantt. Lokasi geografis proyek harus ditentukan untuk menggunakan panel cuaca. Gambar menunjukkan tempat memilih panel dalam antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Hubungan dengan 101 dibuat sebagai berikut: item dan tahap rencana berada di Gantt, sedangkan realisasi berada dalam aktivitas dan laporan 101. Setelah pelaksanaan dikonfirmasi, manajer memeriksa urutan dan memperbarui tanggal yang diperlukan secara manual sesuai kewenangan mengedit. Memindahkan laporan yang telah dikonfirmasi melalui diagram Gantt dapat membatalkan konfirmasinya; kasus ini dijelaskan dalam panduan 101 mengenai pemindahan aktivitas (dalam bahasa Rusia). Sebelum menerapkan perubahan, periksa tanggal baru dan status aktivitas. Dengan demikian, tim mengelola perubahan yang sebenarnya: pasokan terlambat, pekerjaan bergeser, pembelian dihitung ulang, dan pelanggan melihat gambaran terbaru.

Langkah praktis untuk memperbarui Gantt melalui 101 dapat disusun sebagai berikut:

1. Langkah 1. Simpan tahap dan tanggal dalam Gantt 101, lalu catat selesainya tahap melalui aktivitas “Laporan” dengan foto.
2. Langkah 2. Buka portal web setiap minggu dan lihat laporan mana yang dikonfirmasi, mana yang ditolak, serta item mana yang belum terselesaikan.
3. Langkah 3. Berdasarkan laporan yang dikonfirmasi, bandingkan realisasi dengan Gantt, lalu perbarui tanggal yang diperlukan dan urutan pekerjaan secara manual.
4. Langkah 4. Jika pelanggan mengubah volume pekerjaan, catat perubahan tersebut sebagai aktivitas terpisah di 101 dan lampirkan perhitungannya agar perubahan memiliki tanggal dan dasar.

Untuk pandangan yang sistematis mengenai pemilihan alat sesuai kebutuhan jadwal, artikel berikut dapat membantu: “Sistem manajemen proyek: cara memilih dan mengujinya di lokasi proyek”. Artikel tersebut menjelaskan secara khusus kapan Gantt diperlukan, kapan kanban dibutuhkan, dan mengapa keuangan proyek berada dalam rangkaian pencatatan yang terpisah.

Laporan: apa yang perlu ditinjau manajer setiap minggu?

Kekuatan 101 bagi manajer adalah pelaporan yang terbentuk dari tindakan tim. “Laporan Saldo” menunjukkan pergerakan uang dalam proyek, sedangkan “Rincian Pengeluaran per Pos” membantu menelaah pengeluaran pada pos yang dipilih dengan lebih mendalam. Tentukan periode dan cocokkan dokumen dengan aktivitas: dokumen hanya mencerminkan data yang dimasukkan. Riwayat dengan tanggal dan kategori dapat digunakan untuk perencanaan dan analisis kesalahan.

Dalam dokumen proyek, “Laporan Saldo” dan “Rincian Pengeluaran per Pos” dipilih secara terpisah. Antarmuka 101 berbahasa Rusia.

Halaman laporan saldo yang telah dibuat: dua penerimaan dana pada proyek demonstrasi dengan total 4 200 000 ₽. Rincian dana yang diterima ditampilkan dalam bahasa Rusia.

Peninjauan tim mingguan di 101 sebaiknya berpusat pada tiga pertanyaan: apa yang diterima, apa yang dibayar, dan di mana risikonya. Peninjauan ini berlandaskan aktivitas yang dikonfirmasi: siapa yang menyetujui pekerjaan, siapa yang menerima laporan, dan siapa yang membelanjakan uang.

Jika jumlah proyek perusahaan bertambah dan Anda membutuhkan analisis indikator yang lebih mendalam, PRO+ memperluas kemampuan pengelolaan: tersedia laporan lanjutan mengenai metrik utama dan lebih mudah memantau pergerakan uang di dalam perusahaan. Ketersediaan laporan tertentu bergantung pada paket saat ini dan kewenangan Anda.

Agar peninjauan tidak menjadi rapat panjang, tetapkan aturan sederhana: hanya membahas hal yang telah dicatat sebagai aktivitas. Hal yang belum dicatat harus dimasukkan dan dikonfirmasi terlebih dahulu, baru masuk ke pembahasan. Kedisiplinan ini melindungi waktu manajer dan tim.

Aturan penerapan singkat: 10 hari menuju data pertama

Penerapan manajemen tim di aplikasi 101 jarang terhambat karena fungsinya. Biasanya masalah muncul karena tim tidak memiliki aturan bersama mengenai apa yang dianggap “selesai” dan kapan hal tersebut dicatat. Karena itu, buatlah aturan kerja lebih ringkas daripada yang mungkin ingin Anda tulis.

Contoh aturan yang sering dapat diterapkan:

1. Langkah 1. Buat proyek dan tetapkan peran: siapa yang membuat aktivitas, siapa yang mengonfirmasi, dan siapa yang melihat laporan.
2. Langkah 2. Sepakati waktu pencatatan: aktivitas pekerjaan dimasukkan pada hari pelaksanaan, pengeluaran dicatat pada hari pembayaran atau pembelian, dan laporan diserahkan setelah satu kelompok pekerjaan yang saling berkaitan selesai.
3. Langkah 3. Terapkan format deskripsi aktivitas yang seragam: apa yang dikerjakan, di mana—area atau tahap—kaitannya dengan tugas atau tahap, jumlah uang, dan komentar.
4. Langkah 4. Setiap hari, manajer meninjau aktivitas baru di portal web, mengonfirmasi yang dapat dikonfirmasi, dan menolak yang datanya belum lengkap.
5. Langkah 5. Setiap minggu, lakukan peninjauan berdasarkan laporan dan saldo proyek: pekerjaan yang diterima, pembayaran, serta risiko anggaran dan jadwal.

Jika Anda ingin memperluas sisi pengelolaan dan meningkatkan proses, lihat kumpulan artikel tentang manajemen proyek: “7 alat manajemen proyek” (dalam bahasa Rusia) dan “Aplikasi manajemen proyek untuk konstruksi, renovasi, dan tim proyek”. Terdapat banyak gagasan untuk menggabungkan “tugas + jadwal + uang + pelaporan” tanpa membuat pengelolaan terlalu rumit.