WBS: როგორ დავყოთ პროექტის სამუშაოები ნაწილებად

სამუშაოთა იერარქიული სტრუქტურა (WBS) ერთ პრაქტიკულ პრობლემას აგვარებს: პროექტში იმდენი „წვრილი საქმე“ გროვდება, რომ ვადები, ბიუჯეტი და კონტროლი იკარგება. სანამ სამუშაოები ობიექტის ხელმძღვანელის მეხსიერებასა და მესენჯერში მიმოწერას ეყრდნობა, ვითარება მართვადი ჩანს. რამდენიმე ბრიგადის, მიწოდებების, ავანსებისა და დამკვეთის ცვლილებების დამატებისთანავე პროექტი ირევა.

WBS ქმნის ჩარჩოს: ზუსტად რა უნდა შესრულდეს, რა სიღრმემდე უნდა დაიშალოს სამუშაო, სად გადის მისი საზღვრები და სად მთავრდება ერთი შედეგი და იწყება მეორე. ამის შემდეგ უფრო ადვილია გრაფიკის, ხარჯთაღრიცხვის, შესყიდვების სიის, საკონტროლო ეტაპებისა და ანგარიშების შედგენა.

განვიხილოთ, როგორ ავაგოთ WBS ისე, რომ ის ობიექტზე და შეთანხმებების დროს გამოდგეს და მხოლოდ ფორმალურ დოკუმენტად არ დარჩეს.

რა არის WBS და რატომ არ არის ის სამუშაო გრაფიკი?

სამუშაოთა იერარქიული სტრუქტურა არის ხე, რომელიც პროექტის სრულ მოცულობას შედეგებისა და სამუშაოების შემადგენლობის მიხედვით აღწერს. ზედა დონეზე დგას პროექტის მიზანი — რას აბარებთ. ქვემოთ არის მსხვილი ბლოკები, შემდეგ კი კონკრეტული „სამუშაო პაკეტები“, რომელთა ვადისა და ღირებულების შეფასება, პასუხისმგებლის დანიშვნა და მკაფიო დასრულების კრიტერიუმით მიღება შესაძლებელია.

მაგალითად, აბაზანის რემონტში „აბაზანა მზად არის“ ერთ შედეგად ჟღერს. სინამდვილეში ამაში შედის ჰიდროიზოლაცია, კომუნიკაციების გაყვანა, უნიტაზის ჩასაშენებელი კონსტრუქცია, ფილების დაგება, ნაკერების შევსება, ჰერმეტიზაცია, სანტექნიკა, გაჟონვის შემოწმება და დაფარული კვანძების ფოტოფიქსაცია. თუ ეს ნაწილებად არ გაიყო, ვადაც და ბიუჯეტიც ვარაუდებზე იქნება დამოკიდებული.

WBS არ აურიოთ ორგანიზაციულ სტრუქტურაში. WBS პროექტის შინაარსს ეხება, ორგანიზაციული სტრუქტურა კი გუნდის როლებსა და გადაწყვეტილების მიღების უფლებებს. თუ არკვევთ, ვინ რაზეა პასუხისმგებელი, გამოგადგებათ 101-ის სტატია პროექტის მართვის სტრუქტურის შესახებ (რუსულად).

როდის არის სამუშაოთა იერარქიული სტრუქტურა სასარგებლო?

WBS ეხმარება მაშინ, როცა პროექტი „ერთი ამოცანა“ აღარ არის და დამოკიდებულებების, შეთანხმებებისა და ხარჯების ჯაჭვად იქცევა. მისი სარგებელი მართვის კონკრეტულ ეტაპებზე ჩანს.

წარმოიდგინეთ, რომ დამკვეთი პროექტის შუაში შერჩეულ ფილას „სხვა, მსგავსით“ ცვლის. WBS-ის გარეშე დავა მალე ემოციური ხდება: „ეს წვრილმანია“, „ეს გადაკეთებაა“, „ეს ფასში შედის“. WBS-ის დახმარებით საუბარი კონკრეტულია: რომელი ბლოკი დაზარალდა, რა სამუშაოები იცვლება, რომელი მასალები უნდა დაბრუნდეს და რამდენით გადაიწევს ვადა.

• როცა ხარჯთაღრიცხვას ადგენთ და სამუშაოთა შემადგენლობის დასაბუთება ბუნდოვანი ფორმულირებების გარეშე გჭირდებათ.
• როცა გრაფიკში სამუშაოებს შორის დამოკიდებულებებს ეძებთ, მათ შორის იმას, რისი დაწყებაც სხვა სამუშაოს დასრულებამდე შეუძლებელია.
• როცა ქვეკონტრაქტორებს იწვევთ და პასუხისმგებლობის გაზომვადი შედეგების მიხედვით გაყოფა გჭირდებათ.
• როცა ხარისხს აკონტროლებთ და „შთაბეჭდილებით“ მიღების ნაცვლად კრიტერიუმების სიას იყენებთ.
• როცა ცვლილებებს აფიქსირებთ: რა შეიცვალა, რომელ ბლოკს შეეხო და როგორ გადაითვალა თანხა და ვადა.

თუ კომპანიაში პროექტის მართვას აწყობთ, დამატებით იხილეთ 101-ის მასალები პროექტის მართვის საფუძვლებზე (რუსულად) და პროექტის მართვის საშუალებებზე (რუსულად).

როგორ ავაგოთ WBS პრაქტიკული ნაბიჯებით?

კარგი WBS იწყება მისაღები შედეგით და არა „ყველა მოქმედების“ ჩამოთვლის მცდელობით. დაყავით შედეგი უფრო მცირე შედეგებად, სანამ არ მიაღწევთ დონეს, სადაც სამუშაოს შეფასება და პასუხისმგებლის დანიშვნა შესაძლებელია.

ქვემოთ მოცემული მიდგომა გამოდგება მშენებლობაში, რემონტში, წარმოებასა და საპროექტო მომსახურებაში.

1. ერთი წინადადებით აღწერეთ პროექტის საბოლოო შედეგი: რას აბარებთ, რა მოცულობით და რა შეზღუდვებით — სათავსების შემადგენლობა, საინჟინრო სისტემები, მოპირკეთების დონე, კომპლექტაცია.
2. პროექტი შედეგის ლოგიკის მიხედვით 5–12 მსხვილ ბლოკად დაყავით: მომზადება, დემონტაჟი, შავი სამუშაოები, საინჟინრო სისტემები, საბოლოო მოპირკეთება, აღჭურვა და ჩაბარება.
3. თითოეული ბლოკისთვის აღწერეთ მისაღები შუალედური შედეგები: „მოჭიმული იატაკი მზადაა“, „ელექტროფარი აწყობილია“, „კომუნიკაციები გაყვანილია“, „სავენტილაციო არხები დამონტაჟებულია“.
4. შედეგები „სამუშაო პაკეტებამდე“ დაშალეთ ისე, რომ თითოეულისთვის მოცულობა, ხანგრძლივობა, მასალები და შემსრულებელი დასახელდეს.
5. განსაზღვრეთ მზადყოფნის კრიტერიუმები: აზომვები, დაფარული სამუშაოების აქტები, ფოტოები, წნევის გამოცდა, დამცავი გამორთვის მოწყობილობის ტესტი, მიერთების ადგილები ან გეომეტრია.
6. სისრულე 100%-ის წესით გადაამოწმეთ: WBS-ში უნდა შევიდეს ყველაფერი, რაც შედეგისთვის საჭიროა, მათ შორის შეხვედრები, შეთანხმებები, შესყიდვები, მიღება და შესრულებული სამუშაოების დოკუმენტაცია.
7. მიანიჭეთ WBS-ის კოდები (1.0, 1.1, 1.1.1) და გამოიყენეთ ისინი ხარჯთაღრიცხვაში, გრაფიკში, შესყიდვებსა და ანგარიშებში. ასე სტრუქტურა მხოლოდ „სურათი“ აღარ იქნება.

დაშლის რა სიღრმეა საკმარისი?

ხშირი შეცდომაა სამუშაოს „შპატელის თითოეულ გასმამდე“ დაშლა. ასეთ დონეზე WBS მართვის ინსტრუმენტი აღარ არის და დაუსრულებელ სიად იქცევა, რომელსაც არავინ აახლებს.

პრაქტიკული საზომი ასეთია: შეჩერდით იქ, სადაც ელემენტის ვადისა და ღირებულების შეფასება, კონკრეტულ შემსრულებელზე დაკისრება და კრიტერიუმით მიღება შესაძლებელია. თუ მისი შეფასება ვერ ხერხდება, ელემენტი შესაძლოა ჯერ კიდევ ძალიან მსხვილია. თუ მისი მიღება ვერ ხერხდება, შესაძლოა აღწერილია მოქმედება შედეგის გარეშე.

ობიექტზე გამოსადეგობის შესამოწმებლად დააკვირდით:

• თითოეულ ელემენტს გაზომვადი შედეგი აქვს; უმჯობესია ის შედეგის აღმნიშვნელი არსებითი სახელით იყოს აღწერილი და არა ზმნით.
• შედეგის ჩაბარებაზე ერთი პასუხისმგებელი პირია განსაზღვრული.
• გასაგებია, რა მასალები და დოკუმენტები იქნება საჭირო.
• ელემენტები შინაარსობრივად არ იკვეთება: ერთი სამუშაო ხის ორ ტოტში არ უნდა ჩანდეს.

მაგალითად, „ელექტრობა“ WBS-ში ხშირად სამ ადგილას ჩნდება — შავ სამუშაოებში, მოპირკეთებასა და აღჭურვაში. შედეგად საბოლოო შედეგზე არავინ აგებს პასუხს, ვადა და თანხა კი ტოტებს შორის გადაადგილდება. უმჯობესია „ელექტრობის“ ერთიანი ტოტი შეინარჩუნოთ, შიგნით ეტაპებად და შემდეგ შედეგებად დაყოთ.

WBS-ის შედგენის ტიპური შეცდომები

WBS-ის შეცდომები ხშირად მხოლოდ მაშინ ჩანს, როცა დავა უკვე დაწყებულია: დამკვეთი ფიქრობს, რომ სამუშაო „შედიოდა“, კონტრაქტორი კი მას ცალკე სამუშაოდ მიიჩნევს. ფორმალურად შედგენილი დოკუმენტი ამ დროს ბევრს ვერ შველის.

ყველაზე ხშირია:

• შედეგებისა და მოქმედებების არევა: „გაკეთება“, „შემოწმება“, „შეთანხმება“ იმის აღწერის გარეშე, რა უნდა მიიღოთ ბოლოს.
• სამუშაოს გამეორება სხვადასხვა ტოტში, რის გამოც ერთი და იგივე მოცულობა თანხაში ან ვადაში ორჯერ ითვლება.
• მართვის სამუშაოების გამოტოვება: შესყიდვები, ლოგისტიკა, შეთანხმებები, მიღება, ხარისხის კონტროლი და შესრულებული სამუშაოების დოკუმენტაცია.
• სხვადასხვა ტოტში დეტალიზაციის განსხვავებული დონე: ერთში ყველაფერი წვრილადაა, მეორეში კი მხოლოდ სამი ზოგადი პუნქტია.
• WBS-ის ერთხელ შედგენა და დავიწყება. ობიექტზე ცვლილებებისას ხე უნდა განახლდეს, რათა რეალური მოცულობის სანდო წყაროდ დარჩეს.

როგორ დავაკავშიროთ WBS ხარჯთაღრიცხვასთან, გრაფიკთან და ფულთან მშენებლობისა და რემონტის მაგალითზე?

WBS პროექტის სტრუქტურას ქმნის. შემდეგ ის სამ სამუშაო დოკუმენტს უნდა დაუკავშიროთ: ხარჯთაღრიცხვას, გრაფიკსა და ფულის კონტროლს. სხვაგვარად ხე პრეზენტაციის სქემად დარჩება და ობიექტზე ვერ იმუშავებს.

კავშირი ასეთია:

1) WBS → ხარჯთაღრიცხვა. ქვედა დონის ელემენტები საანგარიშო პოზიციებად იქცევა: გასაგებია მოცულობა, საზომი ერთეული, ფასი და მასალების შემადგენლობა. თუ ხარჯთაღრიცხვა ციფრულად იწარმოება, WBS-ის ლოგიკასთან შეთანხმებული ერთიანი ფასების სია გაუგებრობას ამცირებს და სამუშაოთა შემადგენლობის ახსნას ამარტივებს.

2) WBS → კალენდარული გრაფიკი. ბლოკები და შედეგები თარიღებისა და დამოკიდებულებების მქონე ეტაპებად იქცევა. ობიექტის ხელმძღვანელები და ბრიგადირები ერთი საერთო ვადის ნაცვლად საკონტროლო ეტაპების მიმდევრობას ხედავენ.

3) WBS → ცვლილებების კონტროლი. როცა დამკვეთი გადაწყვეტილებას ცვლის, ცვლილება WBS-ის კონკრეტულ ტოტს უკავშირდება. შემდეგ კონკრეტული დამატებული ან ამოღებული ელემენტები და მათი გავლენა ვადასა და ბიუჯეტზე გადაითვლება.

თუ 101-ის აპლიკაციას იყენებთ, WBS შეგიძლიათ ფასების სიასა და ხარჯთაღრიცხვებს დაუკავშიროთ: სამუშაოების სტრუქტურა ფასების სიაში შეკრიბოთ, შემდეგ კი თითოეული ობიექტისთვის გამოთვლები მოამზადოთ. იხილეთ 101-ის სტატიები ხარჯთაღრიცხვის კონსტრუქტორზე (რუსულად), ონლაინ გამოთვლაზე (რუსულად), ხარჯთაღრიცხვის დამოუკიდებლად შედგენაზე (რუსულად) და ფასების სიის განახლებაზე (რუსულად).

პრაქტიკული მაგალითი: მოპირკეთების შუაში დამკვეთი იატაკქვეშა გათბობის დამატებას და როზეტების გადატანას ითხოვს. თუ WBS და ფასების სია დალაგებულია, გადათვლა ხარჯთაღრიცხვისა და გრაფიკის კონკრეტულ ცვლილებებს უკავშირდება: იცვლება „ელექტრობისა“ და „იატაკების“ ტოტები, ხელახლა დგება ხარჯთაღრიცხვა, სველი სამუშაოებისთვის ემატება დამოკიდებულებები და თანხა „სხვა ხარჯებში“ არ იკარგება.

თუ გსურთ სამუშაოები სტრუქტურად დაალაგოთ და ნახოთ, როგორ უკავშირდება ეს ხარჯთაღრიცხვასა და ფაქტობრივი ხარჯების აღრიცხვას, 101-ის აპლიკაციის პრეზენტაციაზე ნახავთ, რომელი მონაცემები უნდა ემთხვეოდეს ერთმანეთს სამუშაოთა ხეში, გამოთვლებსა და რეალურ დანახარჯებში.

საბოლოოდ, WBS პროექტის მოცულობაზე შეთანხმებას დავის დაწყებამდე უწყობს ხელს. რაც უფრო ზუსტადაა განსაზღვრული შედეგები და სამუშაოთა საზღვრები, მით უფრო ადვილია ვადების, მიღებისა და ფინანსების მართვა.