WBS: loyihadagi ishlarni qanday qismlarga ajratish mumkin

Ishlarning ierarxik tuzilmasi (WBS) amaliy muammoni hal qiladi: loyihadagi «mayda ishlar» ko‘payib, muddat, budjet va nazorat ko‘zdan qochadi. Ishlar prorabning xotirasi va messenjer yozishmalariga tayanib turganida vaziyat boshqariladigandek tuyuladi. Bir necha brigada, yetkazib berish, avanslar va buyurtmachining o‘zgartirishlari paydo bo‘lishi bilan loyiha tartibi buzila boshlaydi.

WBS asosiy karkasni beradi: aynan nima bajarilishi, ishlar qanchalik mayda qismlarga bo‘linishi, ularning chegarasi qayerda ekani va bir natija qayerda tugab, boshqasi qayerda boshlanishi aniqlanadi. Shundan keyin ish jadvali, smeta, xaridlar ro‘yxati, nazorat nuqtalari va hisobotlarni tuzish osonlashadi.

Quyida obyektda va kelishuvlarda foyda beradigan, shunchaki rasmiy hujjatga aylanib qolmaydigan WBSni qanday tuzishni ko‘rib chiqamiz.

WBS nima va u ish jadvalidan nimasi bilan farq qiladi?

Ishlarning ierarxik tuzilmasi — loyihaning butun hajmini natijalar va ish tarkibi orqali tasvirlaydigan daraxt. Eng yuqori darajada loyiha maqsadi, ya’ni topshiriladigan natija turadi. Pastroqda yirik bloklar, undan keyin esa muddati va qiymatini baholash, mas’ulga biriktirish hamda aniq tayyorlik mezoni bo‘yicha qabul qilish mumkin bo‘lgan «ish paketlari» joylashadi.

Hammomni ta’mirlashni olaylik. «Hammom tayyor» degan gap bitta natijadek eshitiladi. Aslida u gidroizolyatsiya, quvurlar va simlar yo‘nalishi, unitaz installyatsiyasi, plitka, chok to‘ldirish, germetik, santexnika, sizib chiqishni tekshirish va yopiq qoladigan qismlarni suratga olishni o‘z ichiga oladi. Bular ajratib ko‘rsatilmasa, muddat va budjet taxminga aylanadi.

WBSni tashkiliy tuzilma bilan adashtirmang. WBS loyiha mazmunini, tashkiliy tuzilma esa jamoa ichidagi rollar va qaror qabul qilish vakolatlarini ko‘rsatadi. Kim nimaga javob berishini aniqlayotgan bo‘lsangiz, 101ning loyihani boshqarish tuzilmasi haqidagi maqolasi (rus tilida) foydali.

Ishlarning ierarxik tuzilmasi qachon foyda beradi?

WBS loyiha «bitta vazifa» bo‘lishdan chiqib, bog‘liqliklar, kelishuvlar va xarajatlar zanjiriga aylanganda yordam beradi. Uning foydasi nazariyada emas, boshqaruvning aniq nuqtalarida ko‘rinadi.

Masalan, buyurtmachi loyiha o‘rtasida tanlangan plitkani «shunga o‘xshash boshqasiga» almashtiradi. WBS bo‘lmasa, bahs tezda hissiyotga o‘tadi: «bu mayda narsa», «bu qayta ishlash», «bu narxga kirgan». WBS bilan esa qaysi blok ta’sirlanganini, qaysi ishlar o‘zgarishini, qanday materiallar qaytarilishini va muddat qanchaga siljishini aniqlash mumkin.

• Smeta tuzayotganda ish tarkibini noaniq iboralarsiz asoslash kerak bo‘lsa.
• Jadval tuzib, bir ishni boshqasi tugamasidan boshlash mumkin bo‘lmagan bog‘liqliklarni topayotganda.
• Subpudratchilarni jalb qilib, javobgarlikni o‘lchanadigan natijalar bo‘yicha ajratayotganda.
• Sifatni nazorat qilib, «ko‘z bilan» qabul qilish o‘rniga mezonlar ro‘yxatiga tayanayotganda.
• O‘zgarishlarni qayd etib, nimalar o‘zgargani, qaysi blok ta’sirlangani, pul va muddat qanday qayta hisoblanganini ko‘rsatishda.

Kompaniyada loyiha boshqaruvini yo‘lga qo‘yayotgan bo‘lsangiz, 101ning loyiha boshqaruvi asoslari (rus tilida) va loyiha boshqaruvi vositalari (rus tilida) haqidagi maqolalarini ham o‘qing.

WBSni qanday tuzish mumkin?

Yaxshi WBS «barcha harakatlar»ni sanashdan emas, qabul qilish mumkin bo‘lgan natijadan boshlanadi. Uni kichikroq natijalarga ajrating va har bir ishni baholash hamda mas’ulga biriktirish mumkin bo‘lgan darajagacha davom eting.

Quyidagi tartib qurilish, ta’mirlash, ishlab chiqarish va loyiha xizmatlariga mos keladi.

1. Loyihaning yakuniy natijasini bir jumlada ifodalang: nimani, qanday hajmda va qanday cheklovlar bilan topshirasiz (xonalar tarkibi, muhandislik tizimlari, pardoz darajasi, jihozlar to‘plami).
2. Loyihani natija mantiqiga ko‘ra 5–12 ta yirik blokka ajrating: tayyorgarlik, buzish ishlari, qora ishlar, muhandislik tizimlari, pardoz, jihozlash, topshirish.
3. Har bir blok uchun qabul qilish mumkin bo‘lgan oraliq natijalarni yozing: «pol styajkasi bajarilgan», «elektr shchiti yig‘ilgan», «quvur va sim yo‘nalishlari yotqizilgan», «ventilyatsiya kanallari o‘rnatilgan».
4. Natijalarni ish paketlarigacha maydalang: har bir paket bo‘yicha hajm, davomiylik, materiallar va ijrochini aytish mumkin bo‘lsin.
5. Tayyorlik mezonlarini belgilang: o‘lchovlar, yopiq ishlar dalolatnomasi, fotosuratlar, bosim sinovi, himoya o‘chirish qurilmasi sinovi, tutash joylar yoki geometriya.
6. To‘liqlikni 100 % qoidasi bilan tekshiring: loyiha natijasi uchun zarur bo‘lgan hamma narsa WBSga kirsin, jumladan uchrashuvlar, kelishuvlar, xaridlar, qabul qilish va ijro hujjatlari.
7. WBS kodlarini (1.0, 1.1, 1.1.1) belgilang va ularni smeta, jadval, xaridlar hamda hisobotlarda ishlating. Shunda tuzilma shunchaki «rasm» bo‘lib qolmaydi.

Qancha chuqur bo‘lish yetarli?

Keng tarqalgan xato — ishni «shpatelning har bir yurishi» darajasigacha maydalash. Bunday darajada WBS boshqaruv vositasi bo‘lmay qoladi va hech kim yangilamaydigan cheksiz ro‘yxatga aylanadi.

Amaliy mezon: elementning muddati va qiymatini baholash, aniq ijrochiga biriktirish va mezon bo‘yicha qabul qilish mumkin bo‘lgan joyda to‘xtang. Elementni baholab bo‘lmasa, u hali juda yirik bo‘lishi mumkin. Uni qabul qilib bo‘lmasa, natija o‘rniga harakat tasvirlangan bo‘lishi mumkin.

Tuzilma obyektda ishlashini quyidagicha tekshiring:

• Har bir elementning o‘lchanadigan natijasi bor; uni fe’ldan ko‘ra natijani bildiradigan ot bilan ifodalash ma’qul.
• Natijani topshirish uchun bitta mas’ul bor.
• Qanday materiallar va hujjatlar kerakligi aniq.
• Elementlar bir-birining mazmunini takrorlamaydi: bitta ish daraxtning ikki shoxida turmaydi.

Masalan, WBSdagi «elektr ishlari» ko‘pincha uch joyda — qora ishlarda, pardozda va jihozlashda uchraydi. Natijada yakuniy natija uchun hech kim javob bermaydi, muddat va pul esa shoxlar orasida ko‘chib yuradi. «Elektr ishlari»ni bitta shoxda saqlab, ichida bosqichlarga, keyin natijalarga ajratish tushunarliroq.

WBS tuzishdagi odatiy xatolar

WBSdagi xatolar ko‘pincha bahs boshlangandan keyingina bilinadi: buyurtmachi ish «ichida edi» deydi, pudratchi esa uni alohida deb hisoblaydi. Hujjat rasmiyatchilik uchun tuzilgan bo‘lsa, bu paytda kam yordam beradi.

Ko‘p uchraydigan xatolar:

• Natija va harakatni aralashtirish: «bajarish», «tekshirish», «kelishish» deyiladi, ammo oxirida nima hosil bo‘lishi ko‘rsatilmaydi.
• Ishlarni bir nechta shoxda takrorlash: bitta hajm narx yoki muddatda ikki marta hisoblanadi.
• Boshqaruv ishlarini qoldirib ketish: xaridlar, logistika, kelishuvlar, qabul qilish, sifat nazorati va ijro hujjatlari.
• Shoxlarda tafsilot darajasining notekisligi: birida har bir mayda qadam bor, boshqasida esa uchta umumiy band.
• WBSni bir marta tuzib, unutish: obyektdagi o‘zgarishlarda daraxt yangilanmasa, u ishonchli ma’lumot manbai bo‘lmay qoladi.

WBSni smeta, jadval va xarajatlar bilan qanday bog‘lash mumkin?

WBS loyiha tuzilmasini beradi. Keyin uni uchta ish hujjati bilan bog‘lash kerak: smeta, ish jadvali va pul nazorati. Aks holda daraxt taqdimotdagi sxema bo‘lib qoladi va obyektda foyda bermaydi.

Bog‘liqlik quyidagicha ishlaydi:

1) WBS → smeta. Eng quyi darajadagi elementlar hisob pozitsiyalariga aylanadi: hajm, o‘lchov birligi, narx va materiallar aniq bo‘ladi. Smetalar raqamli yuritilsa, WBS mantiqiga mos yagona narxlar ro‘yxati chalkashlikni kamaytiradi va ish tarkibini tushuntirishni osonlashtiradi.

2) WBS → kalendar jadvali. Bloklar va natijalar sanalar hamda bog‘liqliklari bor bosqichlarga aylanadi. Prorab va ustalar bitta umumiy muddat o‘rniga nazorat nuqtalari ketma-ketligini ko‘radi.

3) WBS → o‘zgarishlar nazorati. Buyurtmachi qarorini o‘zgartirganda, o‘zgarish WBS shoxiga bog‘lanadi. So‘ng aynan qaysi elementlar qo‘shilgani yoki olib tashlangani, muddat va budjet qanday o‘zgargani qayta hisoblanadi.

101 ilovasidan foydalansangiz, WBSni narxlar ro‘yxati va smetalarga tayantirishingiz mumkin: ishlar tuzilmasini narxlar ro‘yxatida shakllantirib, keyin har bir obyekt uchun hisob tuzasiz. Smeta bo‘yicha 101ning smeta konstruktori (rus tilida), onlayn smeta hisobi (rus tilida), smetani mustaqil tuzish (rus tilida) va narxlar ro‘yxatini yangilash (rus tilida) haqidagi maqolalari foydali.

Amaliy vaziyat: pardoz ishlari o‘rtasida buyurtmachi issiq pol qo‘shishni va rozetkalarni ko‘chirishni so‘raydi. WBS va narxlar ro‘yxati tartibli bo‘lsa, qayta hisob smeta va jadvaldagi aniq o‘zgarishlarga bog‘lanadi: «Elektr ishlari» va «Pollar» shoxlari o‘zgaradi, smeta qayta tuziladi, nam ishlar uchun bog‘liqliklar qo‘shiladi, xarajatlar «boshqa xarajatlar» ichida yo‘qolmaydi.

Ishlaringizni tuzilma bo‘yicha tartibga solib, ularni smeta va xarajatlar hisobi bilan qanday bog‘lashni ko‘rmoqchi bo‘lsangiz, 101 ilovasi taqdimotida ishlar daraxti, hisob-kitoblar va amaldagi xarajatlar o‘rtasida qaysi ma’lumotlar mos kelishi kerakligini ko‘rishingiz mumkin.

Xulosa: WBS nizolar boshlanishidan oldin loyiha tarkibini kelishib olishga yordam beradi. Natijalar va ish chegaralari qanchalik aniq belgilansa, muddat, qabul qilish va moliyani boshqarish shunchalik osonlashadi.