Документы в стройке ломаются по одной причине: данные живут в разных местах. Смета в Excel, отчёты в чате, платежи в банке, приёмка на бумаге. Потом кто-то собирает это в PDF вручную и ловит расхождения по объёмам, суммам, датам.
В Приложении 101 логика другая: сначала ведёшь учёт проекта, затем система собирает документ из уже внесённых данных. Итоговые формы формируются в карточке проекта в разделе «Документы». Там же появляется информация из «Данных договора» и «Моих реквизитов», поэтому эти поля важно заполнить заранее. 101 сейчас про работу с прайс-листами и подпиской. Документы по проекту формируются в мобильном приложении, в веб-версии доступно скачивание PDF прайс-листов.
Содержание:
Акт приёмки работ
Зачем нужен. Это документ для закрытия этапа или всего проекта, когда важно зафиксировать, что заказчик принял результат. По смыслу он близок к акту выполненных работ: что сделали, на какую сумму, кто принимает.
Откуда берутся данные. Акт опирается на фактические работы, которые уже отражены в проекте. Чем дисциплинированнее ведётся учёт событий и подтверждений, тем меньше ручных правок в финале.
Где сделать. В разделе «Документы» карточки проекта в Приложениитого не используется.
Если хочется освежить базу по формулировкам и рискам при подписании, полезно держать под рукой разбор: «Акт выполненных работ: как оформить и что проверить перед подписью».
Форма КС-2
Зачем нужен. КС-2 закрывает объёмы и стоимость работ за период. Он важен, когда расчёты с заказчиком привязаны к этапам и приёмке.
Откуда берутся данные. В Приложении 101 КС-2 формируется автоматически на основе отчётов по проекту: работы, материалы, единицы измерения и стоимость подставляются из учёта, затем докуме
Где сделать. В разделе «Документы» карточки проекта в Приложении 101. Веб-версия для формирования КС-2 не предназначена.гче подписывается, когда у заказчика уже есть прозрачная история проекта: платежи, закупки, фото и подтверждённые отчёты. Тогда акт выглядит итогом, не сюрпризом.
Про сам механизм автоматического формирования и логику подписания есть отдельный материал: «Формирование КС-2 в Приложении 101: как можно автоматизировать подписание актов?».
Детализация баланса
Зачем нужна. Это финансовый отчёт по проекту: показывает поступления и расходы, помогает заказчику свериться по деньгам, руководителю проекта — объяснить, на что ушёл бюджет.
Откуда берутся данные. Документ собирается из событий проекта. Внутри обычно видно расходы, сгруппированные по статьям, и отдельные ведомости, которые расшифровывают траты.
Где деле «Документы» карточки проекта в Приложении 101. Веб-версия здесь не участвует.
Если хочется глубже разобраться смысл у таких отчётов и как читать движения денег, пригодится: «Отчет о движении денежных средств: форма, разделы и как сделать ДДС».
Ведомость расходов по статье
Зачем нужна. Это узкий документ, который отвечает на один вопрос: что именно потратили внутри конкретной статьи расходов. Удобно, когда заказчик просит детализацию по «Материалам», «Работам», «Комплектации» или по отдельному направлению.
Откуда берутся данные. Ведомость собирается из расходов и событий, которые уже разнесены по статьям. Поэтому качество документа зависит от того, насколько аккуратно настроены статьи расходов и как фиксируются покупки.
Где сделать? В разделе «Документы» карточки проекта в Приложении 101.
Сводный сметный расчёт
Зачем нужен. Это смета в формате PDF, собранная в один документ. Её удобно отправлять на согласование, прикладывать к договорённостям, возвращаться к ней при изменениях объёмов.
Откуда берутся данные. Сводный сметный расчёт собирает подтверждённые расчёты по работам и материалам и показывает структуру по видам работ и итоговые суммы.
Где сделать. В разделе «Документы» карточки проекта в Приложенли тема смет в 101 актуальна, вот два полезных продолжения: «Тестируем конструктор смет в Приложении 101» и «Быстрый импорт сметы из Excel в Приложение 101 (Вставка AI)».
Акт сверки взаимных расчётов
Зачем нужен. Это документ для сверки баланса с контрагентом: сколько передали, сколько списали, что осталось. Он помогает закрывать спорные места по расчётам с подрядчиком, поставщиком, сотрудником или партнёром.
Откуда берутся данные. Акт сверки формируется по контрагенту внутри приложения и отправляется в PDF. Сейчас в справке отмечено, что выбор периода и сверка по конкретному проекту появятся позднее.
Где сделать. На главном экране Приложения 101 через раздел «Контрагенты» и карточку нужного человека или компании.
Если оформлена подписка PRO+, документы можно отправлять на фирменном бланке с логотипом.
PDF прайс-лист
Зачем нужен. Прайс-лист в PDF — это способ договориться о базовых расценках и правилах комплектации, чтобы меньше обсуждать одно и то же на каждом объекте.
Откуда берутся данные. PDF формируется из прайс-листов, которые ведутся в системе 101. В веб-версии основатель компании редактирует прайс-листы и управляет подпиской, затем участники могут просматривать и скачивать PDF прайс-листов.
Где сделать. Сформировать и отправить прайс-лист в PDF удобнее из Приложения 101, веб-версия помогает подготовить и поддерживать прайс-листы с компьютера.
Если прайсов несколько (под разные типы объектов и схемы наценки), пригодится обновление про множественные прайсы: «Обновление прайс-листов».
Чтобы документы собирались без ручной правки, достаточно держать один принцип: сначала фиксируешь ден, затем формируешь PDF. Так у заказчика и команды остаётся единая версия правды по проекту.
И ещё одно: реквизиты заказчика он заполняет сам. Эти данные относятся к персональным, поэтому безопаснее встроить это в процесс с первого дня проекта.