Подотчёт в стройке ломается в одном месте: деньги выдали, дальше начинается туман. Прораб закупил материал, чек потерял. Поставщику отдали наличку, подтверждения нет. Заказчик просит расшифровку, а у вас в руках переписка и банковские выписки.
В Приложении 101 каждое движение денег фиксируется событием и остаётся в истории. Баланс зависит от категории контрагента и выбранного типа операции. Поэтому видно, кому выдали деньги, кто потратил их, кто отчитался, где долг и где сдача.
Содержание:
- Что считать подотчётными средствами и зачем фиксировать их в 101?
- Подотчётный баланс контрагента: как он устроен?
- События: как деньги попадают в подотчёт и как из него списываются?
- Почему аванс мастеру ещё не является расходом объекта?
- «Связи» и проверка оплат: что и кому платится?
- Регламент подотчёта: как настроить процесс без ручных сверок?
Что считать подотчётными средствами и зачем фиксировать их в 101?
Подотчётные средства — деньги, которые принадлежат одному участнику проекта, а распоряжается ими другой. На стройке типовой сценарий такой: заказчик перечислил аванс, дальше вы переводите сумму прорабу, снабженцу или бригадиру, и этот человек тратит деньги на объект.
Проблема начинается, когда деньги «вышли из рук», а отчётность живёт в чатах. В Приложении 101 этот участок закрывается балансами и событиями: вы видите, сколько денег передано каждому сотруднику или поставщику, сколько потрачено, остался ли долг или сдача.
Ещё одна важная мысль: в 101 деньги делятся по ролям. Отдельные собственный и подотчётный балансы используются для контрагентов категории «Партнёр». У сотрудников, поставщиков и подрядчиков баланс единый. Категория и тип перевода определяют, где отразится сумма.
Если хотите углубиться в саму логику, в блоге есть отдельный материал про подотчёт: как вести учёт подотчётных средств.
Подотчётный баланс контрагента: как он устроен?
В 101 контрагент — это участник расчётов: заказчик, партнёр, сотрудник, мастер, поставщик или подрядчик. У партнёра отдельно показываются собственный и подотчётный балансы. У сотрудников, поставщиков и подрядчиков баланс единый. В карточке видны полученные и потраченные суммы по доступным пользователю проектам.
Смысл показателей «получено» и «потрачено» практичный. При передаче денег партнёру или руководителю проекта в подотчёт выберите тип «Перевод подотчётных средств по проекту». Для оплаты или аванса подрядчику используется тип «Оплата или аванс по проекту» с зачислением на собственный баланс получателя. Так система учитывает назначение суммы и выбранный баланс.
Ситуация из жизни: один прораб ведёт два параллельных проекта, а заказчики присылают деньги в разные дни. Без учёта суммы легко смешать. Баланс по проектам показывает разрез по каждому объекту и помогает заметить момент, когда деньги уже выданы, но отчёта ещё нет.
События: как деньги попадают в подотчёт и как из него списываются?
В Приложении 101 учёт подотчётных средств держится на событиях. В документации есть жёсткое правило: на баланс проекта влияют события «Поступление» и «Отчёт». Событие «Перевод» на баланс проекта не влияет, оно нужно для расчётов с контрагентами.
На подотчётный баланс влияют «Поступление» и «Перевод». При переводе обязательно выберите его тип и целевой баланс получателя: собственный или подотчётный. От выбора зависит, как система отразит передачу денег.
| Событие | Что меняется | Зачем это в подотчёте |
|---|---|---|
| Поступление | Увеличивает баланс проекта; сумма отражается на подотчёте у того, кто создал событие | Фиксирует, что деньги получены и теперь находятся в ответственности конкретного контрагента |
| Отчёт | Отражает расход по проекту | Подтверждает факт закупки или выполнения работ, прикрепляет документы |
| Перевод | Списывает сумму с подотчётного баланса отправителя и зачисляет её на выбранный баланс получателя | Тип «Оплата или аванс по проекту» используют для подрядчика или поставщика, а тип «Перевод подотчётных средств» — для партнёра или руководителя проекта |
Почему аванс мастеру ещё не является расходом объекта?
Представьте: вы передали мастеру 30 000 ₽ авансом за работу стоимостью 100 000 ₽. Сам по себе перевод не создаёт расход по объекту. Заказчик оплачивает материалы, которые появились на объекте, и фактически выполненные работы. Ваше решение выдать деньги заранее ещё не подтверждает ни расход, ни результат.
По умолчанию оформите выдачу аванса типом перевода «Оплата или аванс по проекту» на собственный баланс мастера. Сумма спишется с вашего подотчётного баланса и появится на балансе мастера, но баланс проекта не изменится. После выполнения работ создайте «Отчёт» с фактическими позициями и объёмами. Новый «Перевод» при этом не нужен.
А если заказчику важно сразу увидеть выданный аванс?
Это альтернативный сценарий. Основным правилом остаётся учёт аванса через «Перевод». Используйте «Отчёт» заранее только тогда, когда заказчик согласовал немедленное отражение аванса в расходах объекта.
- Создайте один «Отчёт», например «Передал деньги мастеру как аванс», на 30 000 ₽. На этом этапе оставьте его без невыполненных объёмов.
- После завершения работ откройте этот же отчёт и отредактируйте его: добавьте фактически выполненные позиции, объёмы и подтверждающие материалы.
- Не создавайте второй отчёт на полную стоимость работ: это повторно увеличит расходы объекта.
- Помните, что заказчик увидит изменение подтверждённого события и получит уведомление. Согласуйте такой порядок заранее.
- Проверьте расчёт с мастером. При стоимости работ 100 000 ₽ и выданном авансе 30 000 ₽ к доплате останется 70 000 ₽.
| Ситуация | Что оформить в 101 | Что произойдёт с объектом |
|---|---|---|
| Аванс выдан по вашей инициативе | «Перевод» типа «Оплата или аванс по проекту» на собственный баланс мастера | Расход объекта не появляется до отчёта за работу или материалы |
| Заказчик согласовал немедленное отражение аванса | Один «Отчёт» об авансе без невыполненных объёмов | Сумма спишется с баланса объекта |
| Мастер завершил работу | Отредактировать тот же «Отчёт» и добавить фактические позиции и объёмы | Аванс учитывается один раз; отчёт становится подтверждением выполненной работы |
Критичный нюанс: событие начинает «работать» только после подтверждения. Пока событие не подтверждено, сумма не зачисляется на баланс, и цифры не меняются. Это сделано как контрольный пункт, чтобы в учёт попадала проверенная информация.
«Связи» и проверка оплат: что и кому платится?
Запрос «что и кому платится» почти всегда упирается в связку «Отчёт → Перевод». В 101 эта связка поддерживается на уровне механики: когда вы в событии «Отчёт» добавляете оплату получателю, данные в «Перевод» подтягиваются автоматически из отчёта.
По смыслу это и есть «Связи»: событие расхода связано с событием оплаты, поэтому проверка занимает минуты. Вам не требуется вручную собирать пазл из платежей и актов: цепочка находится рядом с операцией.
Полезная деталь из справки: существует даже отдельный сценарий «несвязные события Отчёт и Перевод» — то есть система различает связанные и раздельные операции.
Если нужно поднять историю по всей компании, помогает «История событий»: там хранятся доступные пользователю события по проектам и контрагентам, есть фильтры по типу события, статусу и проекту.
Регламент подотчёта: как настроить процесс без ручных сверок?
Чтобы учёт подотчётных средств в Приложении 101 не превращался в разовые «разборы полётов», нужен короткий регламент. Он строится на ответственности и дисциплине событий.
Ситуация: вы выдали деньги прорабу, он платит поставщику. В 101 эта логика выглядит так: вы создаёте контрагента и оформляете перевод с подходящим типом и целевым балансом. Событие показывает, кто получил деньги и обязан отчитаться за их использование. Доступ к проекту и действиям зависит от роли и выданных прав.
Дальше важно заставить работать документы. Для закупок это решается QR-кодами: чек сканируется, данные подтягиваются из ФНС, к событию прикладываются подтверждения, а подотчёт становится прозрачным.
- Добавьте всех участников как контрагентов: прорабов, снабженцев, ключевых поставщиков.
- Фиксируйте вход денег от заказчика событием «Поступление» и подтверждайте его, чтобы сумма попала в баланс.
- Выдавайте деньги под ответственность событием «Перевод» на нужного контрагента.
- Требуйте отчёт событием «Отчёт» по работам и закупкам, с фото и чеками.
- Если оплата уже прошла, сохраните отчёт с переводом, чтобы событие оплаты было связано с расходом.
- Раз в неделю открывайте карточки контрагентов и проверяйте минусы: минус по подрядчику означает, что расчёт не закрыт и нужно провести оплату.
Для контроля полезно помнить ещё одно правило: «Перевод» не меняет баланс проекта, поэтому по проекту отображается экономика — поступления и расходы; по контрагентам отображаются расчёты и долги.
Если часть учёта пока живёт в таблицах, посмотрите материал как вести учёт расходов в Excel и сравните с тем, как это закрывается в приложении. Для закупок есть практичный разбор про автоматизацию снабжения.