Подотчёт в стройке ломается в одном месте: деньги выдали, дальше начинается туман. Прораб закупил материал, чек потерял. Поставщику отдали наличку, подтверждения нет. Заказчик просит расшифровку, а у тебя в руках переписка и банковские выписки.
В Приложении 101 учёт подотчётных средств строится вокруг простой идеи: у каждого контрагента есть подотчётный баланс, а каждое движение денег фиксируется событием и остаётся в истории. Поэтому видно, кому выдал, кто потратил, кто отчитался, где долг, где сдача.
Содержание:
Что считать подотчётными средствами и зачем фиксировать их в 101?
Подотчётные средства — деньги, которые принадлежат одному участнику проекта, а распоряжается ими другой. На стройке типовой сценарий такой: заказчик перечислил аванс, дальше ты переводишь сумму прорабу, снабженцу или бригадиру, и этот человек тратит деньги на объект.
Проблема начинается, когда деньги «вышли из рук», а отчётность живёт в чатах. В Приложении 101 этот кусок закрывается балансами и событиями: ты видишь, сколько денег передано каждому сотруднику или поставщику, сколько потрачено, остался ли долг или сдача.
Ещё одна важная мысль: в 101 деньги делятся по ролям. У контрагента может быть собственный баланс (что он заработал) и подотчётный баланс (чем он распоряжается как ответственное лицо). Эта логика специально введена, чтобы личные деньги и подотчёт не перемешивались.
Если хочется углубиться в саму логику, в блоге есть отдельный материал про подотчёт: как вести учёт подотчётных средств.
Подотчётный баланс контрагента: как он устроен?
В 101 контрагент — это любой участник расчётов: заказчик, прораб, мастер, поставщик, подрядчик. В карточке контрагента баланс разбит на блоки, среди них отдельным блоком показан «Подотчётный баланс». Там есть три ключевых числа: баланс, получено, потрачено.
Смысл «получено» и «потрачено» в подотчёте практичный. Если ты выдал человеку деньги под закупки, в «получено» попадает поступление на подотчёт. Если человек оплатил поставщика или подрядчика, в «потрачено» попадает перевод. Так видно, куда ушли деньги по факту.
Ситуация из жизни: на объекте два параллельных проекта, один прораб. Заказчики присылают деньги в разные дни. Без учёта прораб легко смешает суммы. С подотчётным балансом по проектам ты видишь разрез по каждому объекту и быстро ловишь момент, когда деньги уже выданы, а отчёта ещё нет.
События: как деньги попадают в подотчёт и как из него списываются?
В Приложении 101 учёт подотчётных средств держится на событиях. В документации есть жёсткое правило: на баланс проекта влияют события «Поступление» и «Отчёт». Событие «Перевод» на баланс проекта не влияет, оно нужно для расчётов с контрагентами.
Подотчётный баланс, в свою очередь, меняют «Поступление» и «Перевод»: поступление кладёт деньги на подотчёт ответственного, перевод списывает деньги с его подотчёта.
| Событие | Что меняется | Зачем это в подотчёте |
|---|---|---|
| Поступление | Увеличивает баланс проекта; сумма отражается на подотчёте у того, кто создал событие | Фиксирует, что деньги получены и теперь находятся в ответственности конкретного контрагента |
| Отчёт | Отражает расход по проекту | Подтверждает факт закупки или выполнения работ, прикрепляет документы |
| Перевод | Списывает деньги с подотчётного баланса отправителя, увеличивает баланс получателя | Показывает, кому фактически заплатили и на какую сумму |
Критичный нюанс: событие начинает «работать» только после подтверждения. Пока событие не подтверждено, сумма не зачисляется на баланс, и цифры не меняются. Это сделано как контрольный пункт, чтобы в учёт попадала проверенная информация.
«Связи» и проверка оплат: что и кому платится?
Запрос «что и кому платится» почти всегда упирается в связку «Отчёт → Перевод». В 101 эта связка поддерживается на уровне механики: когда ты в событии «Отчёт» добавляешь оплату получателю, данные в «Перевод» подтягиваются автоматически из отчёта.
По смыслу это и есть «Связи»: событие расхода связано с событием оплаты, поэтому проверка занимает минуты. Тебе не надо вручную собирать пазл из платежей и актов, цепочка уже лежит рядом с операцией.
Полезная деталь из справки: существует даже отдельный сценарий «несвязные события Отчёт и Перевод» — то есть система различает связанные и раздельные операции.
Если нужно поднять историю по всей компании, помогает «История событий»: там хранятся все транзакции по всем проектам от всех контрагентов, есть фильтры по типу события, статусу, проекту.
Регламент подотчёта: как настроить процесс без ручных сверок?
Чтобы учёт подотчётных средств в Приложении 101 не превращался в разовые «разборы полётов», нужен короткий регламент. Он строится на ответственности и дисциплине событий.
Ситуация: ты выдал деньги прорабу, он платит поставщику. В 101 эта логика выглядит так: ты создаёшь контрагента и переводишь деньги на него, после этого потратить их может только тот, кто отвечает за подотчёт. Этот принцип напрямую описан в материалах про упрощение учёта: ответственность накладывается на того, кто тратит подотчётные деньги.
Дальше важно заставить работать документы. Для закупок это решается QR-кодами: чек сканируется, данные подтягиваются из ФНС, к событию прикладываются подтверждения, а подотчёт становится прозрачным.
- Заведи всех участников как контрагентов: прорабов, снабженцев, ключевых поставщиков.
- Фиксируй вход денег от заказчика событием «Поступление» и подтверждай его, чтобы сумма попала в баланс.
- Выдавай деньги под ответственность событием «Перевод» на нужного контрагента.
- Требуй отчитаться событием «Отчёт» по работам и закупкам, с фото и чеками.
- Если оплата уже прошла, сохраняй отчёт с переводом, чтобы событие оплаты было связано с расходом.
- Раз в неделю открывай контрагентов и смотри минусы: минус по подрядчику означает, что расчёт не закрыт и нужно провести оплату.
Для контроля полезно помнить ещё одно правило: «Перевод» не меняет баланс проекта, поэтому по проекту ты смотришь экономику (поступления и расходы), а по контрагентам — расчёты и долги.
Если часть учёта пока живёт в таблицах, посмотри материал как вести учёт расходов в Excel и сравни с тем, как это закрывается в приложении. Для закупок есть практичный разбор про автоматизацию снабжения.