Pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan di Aplikasi 101

Pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan di proyek konstruksi memerlukan keterkaitan antara uang yang diserahkan, pengeluaran, dan dokumen pendukung. Mandor membeli bahan, tetapi kehilangan struk. Pemasok menerima uang tunai, tetapi tidak ada bukti. Pelanggan meminta perincian, sedangkan Anda hanya menyimpan percakapan dan mutasi rekening bank.

Di Aplikasi 101, penyerahan uang yang benar-benar terjadi dan laporan pengeluaran dapat dicatat sebagai peristiwa terpisah. Catatan tersebut tetap ada dalam riwayat, sedangkan komposisi saldo bergantung pada kategori mitra transaksi, jenis operasi, dan statusnya. Dengan mencocokkan catatan dan dokumen, Anda dapat memeriksa siapa yang menerima uang, pengeluaran apa yang tercatat, dan jumlah mana yang masih memerlukan laporan atau penyelesaian perhitungan.

Apa yang dimaksud dengan dana yang harus dipertanggungjawabkan dan mengapa perlu dicatat di 101?

Dalam akuntansi manajemen, dana yang harus dipertanggungjawabkan adalah uang yang diserahkan kepada seorang peserta untuk pengeluaran tertentu, dengan kewajiban melaporkan penggunaannya. Contoh umum di proyek konstruksi: pelanggan mengirim uang muka, lalu Anda menyerahkan sejumlah uang kepada mandor, petugas pengadaan, atau kepala regu, dan orang tersebut membelanjakannya untuk proyek.

Pemeriksaan menjadi lebih sulit ketika uang sudah diserahkan, tetapi informasi pengeluaran masih tersimpan dalam percakapan. Di Aplikasi 101, saldo dan peristiwa digunakan untuk mencocokkan penyerahan uang, laporan, dan perhitungan setiap peserta. Kelengkapan indikator bergantung pada apakah semua operasi yang diperlukan sudah dimasukkan dan statusnya sudah diperiksa.

Indikator yang ditampilkan di 101 bergantung pada kategori mitra transaksi. Untuk «Партнёр» (Rekan), saldo dana pribadi dan saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan ditampilkan secara terpisah. Periksa perhitungan dengan karyawan, pemasok, atau kontraktor pada kartunya, dengan mempertimbangkan kategori dan jenis transfer. Pada contoh di bawah, kontraktor yang dipilih menampilkan saldo dana pribadi.

Untuk memahami logikanya lebih jauh, blog menyediakan artikel tersendiri tentang cara mencatat dana yang harus dipertanggungjawabkan (bahasa Rusia).

Bagaimana saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan milik mitra transaksi bekerja?

Di 101, mitra transaksi adalah peserta dalam perhitungan: pelanggan, rekan, karyawan, tenaga ahli, pemasok, atau kontraktor. Untuk rekan, saldo dana pribadi berkaitan dengan penghasilan dan penyelesaian perhitungan dengannya, sedangkan saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan berkaitan dengan uang yang penggunaannya menjadi tanggung jawabnya. Saldo dana pribadi rekan dihitung sebagai uang yang diterima sebagai dana pribadi dikurangi penghasilan berdasarkan peristiwa yang tercatat. Makna tanda ini tidak boleh diterapkan secara otomatis pada pelanggan atau indikator lain.

Di versi web, buka «Мой профиль» (Profil saya) dan tab «Балансы» (Saldo). Untuk melihat peserta lain, buka «Мои контрагенты» (Mitra transaksi saya), pilih kartunya, lalu tab «Балансы» (Saldo). Periksa nama, kategori, serta proyek atau dana yang sesuai. Tangkapan layar menampilkan antarmuka 101 berbahasa Rusia di perusahaan fiktif Forge Construction melalui akun pemilik perusahaan; semua peserta, jumlah, dan operasi merupakan contoh demonstrasi.

Pada bagian «Балансы» (Saldo) milik rekan, saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan dan saldo dana pribadi ditampilkan terpisah.

Kontraktor yang dipilih menampilkan saldo dana pribadi; komposisinya harus dicocokkan dengan peristiwa sumber.

Untuk menyerahkan uang belanja proyek dengan tanggung jawab atas penggunaannya, pilih «Перевод подотчётных средств по проекту» (Transfer dana proyek yang harus dipertanggungjawabkan). Untuk pembayaran atau uang muka yang benar-benar diserahkan kepada pelaksana, gunakan «Оплата или аванс по проекту» (Pembayaran atau uang muka proyek). Cantumkan pengirim dan penerima sebenarnya, proyek, jumlah, dan tanggal. Sebelum menyimpan, periksa jenis operasi dan saldo penerima yang berlaku: tujuan uang penting untuk pencocokan berikutnya.

Situasi sehari-hari: satu mandor menangani dua proyek sekaligus, sementara pelanggan mengirim uang pada hari yang berbeda. Tanpa pencatatan, jumlah-jumlah tersebut mudah tercampur. Saldo per proyek menunjukkan perincian setiap lokasi pekerjaan dan membantu melihat saat uang sudah diserahkan, tetapi laporan belum ada.

Peristiwa: bagaimana dana diterima untuk dipertanggungjawabkan dan bagaimana pengeluarannya dicatat?

Di Aplikasi 101, pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan didasarkan pada peristiwa. «Поступление» (Penerimaan) mencatat uang yang diterima untuk proyek, sedangkan «Отчёт» (Laporan) mencatat pengeluaran. «Перевод» (Transfer) mencatat penyerahan uang antarpeserta dan tidak dengan sendirinya menimbulkan biaya proyek.

Penerimaan, penyerahan uang, dan laporan berikutnya dicocokkan untuk proyek dan peserta yang sama. Dana yang harus dipertanggungjawabkan dan perhitungan penghasilan diperiksa secara terpisah. Kolom yang tersedia dan jenis saldo bergantung pada operasi yang dipilih serta kategori penerima; satu saldo keseluruhan tidak menggantikan pemeriksaan setiap catatan.

Mengapa uang muka kepada tenaga ahli belum menjadi biaya proyek?

Bayangkan Anda menyerahkan uang muka 30 000 ₽ kepada tenaga ahli untuk pekerjaan senilai 100 000 ₽. Transfer itu sendiri tidak menimbulkan biaya proyek. Laporan pekerjaan mencatat bahan yang benar-benar dikirim dan volume pekerjaan yang sudah selesai. Keputusan Anda menyerahkan uang lebih dahulu belum membuktikan pengeluaran maupun hasil pekerjaan.

Catat uang muka yang benar-benar diserahkan sebagai transfer jenis «Оплата или аванс по проекту» (Pembayaran atau uang muka proyek), dengan penerima sebenarnya, jumlah, dan tanggal. Bagi tenaga ahli, ini merupakan perhitungan dana pribadi; periksa komposisi indikator pengirim sesuai kategori dan proyeknya. Transfer itu sendiri tidak menimbulkan biaya proyek. Setelah pekerjaan selesai, buat «Отчёт» (Laporan) dengan item dan volume sebenarnya. Transfer ulang untuk 30 000 ₽ yang sudah diserahkan tidak diperlukan. Jika nilai penuh pekerjaan yang selesai adalah 100 000 ₽, periksa sisa 70 000 ₽ secara terpisah dan catat hanya ketika pembayaran baru benar-benar dilakukan.

Bagaimana jika pelanggan perlu segera melihat uang muka yang sudah diserahkan?

Prosedur utama adalah mencatat uang muka sebenarnya melalui «Перевод» (Transfer), lalu membuat laporan pekerjaan yang selesai. Jika pelanggan memerlukan catatan uang muka tersendiri sebelum pekerjaan selesai, sepakati terlebih dahulu tujuannya dan cara mencatatnya sebagai biaya proyek. Laporan uang muka yang diserahkan harus menggambarkan fakta itu secara tepat; volume pekerjaan yang belum dilakukan tidak boleh dicantumkan. Kemampuan menyimpan formulir tanpa item tidak dengan sendirinya membuktikan adanya dasar pengakuan biaya.

1. Jika laporan uang muka tersendiri disepakati, buat satu catatan untuk 30 000 ₽ yang benar-benar diserahkan dengan keterangan jelas, misalnya «Uang muka kepada tenaga ahli, pekerjaan belum dilakukan». Jangan tambahkan item yang belum dikerjakan dan perhitungkan transfer jumlah tersebut yang sudah dimasukkan.
2. Setelah pekerjaan selesai, cocokkan catatan awal dengan item, volume, dan dokumen sebenarnya. Sepakati cara memperinci laporan dengan penanggung jawab: sebelum mengoreksi, periksa status saat ini, hak untuk mengedit, dan pencatatan uang muka sebelumnya.
3. Pastikan biaya hanya dicatat sekali. Laporan kedua untuk seluruh 100 000 ₽ di atas 30 000 ₽ yang sudah dicatat, tanpa penyesuaian yang sesuai, akan menyebabkan pencatatan ganda uang muka.
4. Sepakati terlebih dahulu dengan pelanggan cara memeriksa perubahan. Akses ke catatan bergantung pada keikutsertaan dan haknya; penerimaan pemberitahuan otomatis dalam skenario ini tidak dijamin. Pastikan informasi yang disepakati benar-benar sudah disampaikan dan dipahami.
5. Cocokkan perhitungan dengan tenaga ahli: dengan nilai penuh 100 000 ₽ dan 30 000 ₽ yang sudah diserahkan, masih ada 70 000 ₽ yang harus dibayar. Catat pembayaran baru sebagai transfer terpisah pada tanggal sebenarnya, tanpa menyerahkan ulang uang muka awal.

Saat mencocokkan, periksa jenis dan status peristiwa secara spesifik. Konfirmasi oleh penanggung jawab dan penerimaan oleh pelanggan merupakan tindakan berbeda, yang tersedia bagi peserta dengan hak yang sesuai. Menyimpan catatan belum berarti mengonfirmasinya atau benar-benar menyerahkan uang. Pada pasangan contoh di bawah, laporan dan pembayaran disimpan dengan status «Ожидает подтверждения» (Menunggu konfirmasi); catatan tersebut tidak boleh ditampilkan sebagai pembayaran yang sudah selesai.

Contoh demonstrasi lain yang sudah ada menampilkan laporan 6 000 ₽ dari 10 000 ₽ yang sebelumnya dicatat sebagai dana yang harus dipertanggungjawabkan. Statusnya, «Подтверждено партнёром» (Dikonfirmasi rekan), sudah ada sebelum pemeriksaan. Contoh ini menunjukkan bahwa penyerahan uang dan pengeluaran merupakan peristiwa terpisah; cocokkan sisa tepat saldo tertentu dengan peristiwa penyusunnya dan status masing-masing.

Laporan demonstrasi 6 000 ₽ yang sudah ada menjelaskan pengeluaran dari 10 000 ₽ yang sebelumnya dicatat sebagai dana yang harus dipertanggungjawabkan.

«Связи» (Hubungan) dan pemeriksaan pembayaran: apa yang dibayar dan kepada siapa?

Untuk memeriksa pengeluaran dan pembayaran, cocokkan «Отчёт» (Laporan) dan «Перевод» (Transfer). Pada kartu laporan, tombol «Оплата получателю» (Pembayaran kepada penerima) membuka formulir «Оплата» (Pembayaran) tersendiri. Pada contoh yang diperiksa, proyek, kategori biaya, pengirim, penerima, jumlah, jenis «Оплата или аванс по проекту» (Pembayaran atau uang muka proyek), keterangan, dan tanggal terisi otomatis. Sebelum menyimpan, periksa kolom-kolom ini dan pastikan penyerahan uang sebenarnya belum dicatat.

Tangkapan layar menunjukkan pasangan catatan latihan terpisah, masing-masing senilai 1 ₽, yang dibuat hanya untuk memeriksa hubungan. Tidak ada pembayaran nyata atau pekerjaan yang dilakukan dalam contoh ini. Setelah pembayaran disimpan seperti biasa, tautan «с оплатой» (dengan pembayaran) muncul pada laporan; tautan tersebut membuka catatan «Оплата с отчётом» (Pembayaran dengan laporan). Kedua peristiwa tetap menunggu konfirmasi.

Data laporan terisi otomatis pada formulir pembayaran latihan; jumlahnya 1 ₽.

Setelah pasangan latihan disimpan, laporan dan pembayaran dapat dibuka melalui tautan timbal balik; kedua peristiwa menunggu konfirmasi.

Pada pasangan terkait, cocokkan penerima, proyek, jumlah, tanggal, dan status kedua catatan. Tautan itu sendiri menunjukkan hubungan pencatatan; pembayaran yang benar-benar dilakukan dibuktikan secara terpisah. Jika uang sudah diserahkan untuk dipertanggungjawabkan atau pembayaran sudah dimasukkan sebelumnya, jangan membuat transfer ulang hanya agar hubungan muncul.

Layar «Связи контрагента» (Hubungan mitra transaksi) dibuka terpisah dari kartu peserta melalui tombol «Связи» (Hubungan). Ini adalah grafik hubungan masuk dan keluar di sekitar mitra transaksi yang dipilih. Grafik membantu memahami peserta dan operasi; periksa perhitungan tertentu melalui peristiwa sumber. Agregat grafik dan saldo operasional mempunyai makna berbeda, jadi jangan menggantikan satu indikator dengan yang lain.

«Связи контрагента» (Hubungan mitra transaksi) menampilkan grafik umum hubungan masuk dan keluar.

Laporan dan transfer dapat dimasukkan secara terpisah. Kesamaan proyek atau jumlah belum membuktikan bahwa catatan membentuk hubungan timbal balik seperti yang ditunjukkan. Jika pembayaran sudah dicatat terpisah, cocokkan peristiwa dan dokumen yang ada, dengan memastikan penyerahan uang hanya dicatat sekali.

Untuk memeriksa seluruh perusahaan, buka «История событий» (Riwayat peristiwa) dan tombol «Фильтр» (Filter). Formulir yang ditampilkan menyediakan periode, proyek, peserta, pemilik, «От кого» (Dari siapa), «Кому» (Kepada siapa), tag, jenis peristiwa, dan status. Pilih syarat yang diperlukan dan tekan «Применить» (Terapkan). Bandingkan data dengan cakupan yang sama: daftar terfilter untuk satu proyek dan ringkasan umum mitra transaksi dapat menunjukkan jumlah berbeda.

Riwayat umum menyediakan syarat berdasarkan proyek, peserta, jenis, dan status peristiwa.

Prosedur pertanggungjawaban dana: bagaimana mengatur pemeriksaan perhitungan secara berkala?

Untuk mencatat dana yang harus dipertanggungjawabkan secara rutin di Aplikasi 101, diperlukan prosedur singkat: siapa mencatat penerimaan dan penyerahan uang, siapa mengumpulkan bukti, dan siapa memeriksa peristiwa.

Situasi: Anda menyerahkan uang kepada mandor, lalu ia membayar pemasok. Di 101, logikanya seperti ini: Anda membuat mitra transaksi dan mencatat transfer dengan jenis dan saldo tujuan yang sesuai. Peristiwa menunjukkan siapa yang menerima uang dan wajib mempertanggungjawabkan penggunaannya. Akses ke proyek dan tindakan bergantung pada peran dan hak yang diberikan.

Kumpulkan bukti pembelian. Petunjuk laporan bahan yang diterbitkan (bahasa Rusia) menjelaskan pemindaian kode QR struk di aplikasi seluler. Seperti dijelaskan dalam bantuan tentang pemuatan data struk (bahasa Rusia), untuk struk fiskal Rusia, pengambilan daftar barang bergantung pada data eksternal Layanan Pajak Federal Rusia (ФНС); tidak ada jaminan waktu pemuatan yang tetap. Jika kode rusak atau data tidak diperoleh, masukkan barang dan jumlah sebenarnya secara manual, lampirkan foto struk atau surat jalan, dan periksa penerima. Jalur pemindai seluler tidak boleh diterapkan secara otomatis pada versi web.

1. Tambahkan semua peserta sebagai mitra transaksi: mandor, petugas pengadaan, dan pemasok utama.
2. Penerima sebenarnya mencatat uang dari pelanggan melalui peristiwa «Поступление» (Penerimaan). Cocokkan peserta, proyek, jumlah, dan tanggal, lalu periksa konfirmasi oleh penanggung jawab yang mempunyai hak yang diperlukan.
3. Serahkan uang dengan tanggung jawab atas penggunaannya melalui peristiwa «Перевод» (Transfer) kepada mitra transaksi yang sesuai.
4. Minta pertanggungjawaban melalui peristiwa «Отчёт» (Laporan) untuk pekerjaan dan pembelian, beserta foto dan struk.
5. Simpan laporan dengan transfer hanya jika pembayaran benar-benar dilakukan dan belum dicatat. Jika pembayaran sudah dimasukkan, periksa catatan laporan dan pembayaran yang ada; jangan membuat transfer ulang.
6. Seminggu sekali, buka kartu mitra transaksi dan cocokkan perhitungannya: jenis saldo, proyek, periode, konfirmasi, jumlah yang menjadi hak, dan pembayaran yang sudah dimasukkan. Indikator negatif memerlukan pemeriksaan catatan dan pembayaran sebenarnya. Catat pembayaran baru ketika uang benar-benar diserahkan; jangan membuat transfer hanya untuk menyamakan angka.

Untuk pengendalian, ingat juga aturan berikut: «Перевод» (Transfer) tidak mengubah saldo proyek. Karena itu, proyek menampilkan kondisi ekonominya, yaitu penerimaan dan biaya, sedangkan mitra transaksi menampilkan perhitungan penyelesaian dan utang.

Jika sebagian pencatatan masih dilakukan di lembar kerja, baca artikel cara mencatat pengeluaran di Excel (bahasa Rusia) dan bandingkan dengan cara menanganinya di aplikasi. Untuk pembelian, tersedia ulasan praktis tentang otomatisasi pengadaan (bahasa Rusia).