101 ऐप में हिसाबदेय राशि का लेखा

निर्माण स्थल पर हिसाब देने की शर्त पर दी गई राशि का लेखा रखने के लिए दिए गए पैसे, खर्च और प्रमाण दस्तावेज़ों को आपस में जोड़ना ज़रूरी है। साइट प्रभारी ने सामग्री खरीदी, लेकिन रसीद खो दी। आपूर्तिकर्ता को नकद दिया गया, लेकिन कोई प्रमाण नहीं है। ग्राहक खर्च का विवरण माँग रहा है और आपके पास केवल संदेश तथा बैंक विवरण बचे हैं।

101 ऐप में वास्तव में हुए धन हस्तांतरण और खर्च की रिपोर्ट अलग-अलग घटनाओं के रूप में दर्ज की जा सकती हैं। वे इतिहास में बनी रहती हैं, जबकि शेष राशि की संरचना संबंधित पक्ष की श्रेणी, लेन-देन के प्रकार और उसकी स्थिति पर निर्भर करती है। प्रविष्टियों का दस्तावेज़ों से मिलान करके आप जाँच सकते हैं कि किसे पैसे दिए गए, कौन-से खर्च दर्ज हैं और किन राशियों के लिए अभी रिपोर्ट या हिसाब चुकाना बाकी है।

हिसाबदेय राशि क्या है और उसे 101 में दर्ज क्यों करें?

प्रबंधन लेखांकन में हिसाबदेय राशि वह पैसा है जो किसी भागीदार को तय खर्चों के लिए इस शर्त पर दिया जाता है कि वह उसके उपयोग का हिसाब देगा। निर्माण में सामान्य स्थिति यह होती है: ग्राहक अग्रिम भेजता है, फिर आप कुछ राशि साइट प्रभारी, खरीद अधिकारी या दल के मुखिया को देते हैं और वह व्यक्ति परियोजना के लिए पैसे खर्च करता है।

जब पैसे दिए जा चुके हों और खर्च की जानकारी संदेशों में ही रह जाए, तो जाँच कठिन हो जाती है। 101 ऐप में इसके लिए शेष राशि और घटनाओं का उपयोग किया जाता है: हर भागीदार को दी गई रकम, रिपोर्ट और हिसाब का मिलान किया जाता है। आँकड़े कितने पूरे हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि सभी आवश्यक लेन-देन दर्ज किए गए हैं और उनकी स्थिति जाँची गई है या नहीं।

101 में दिखने वाले आँकड़े संबंधित पक्ष की श्रेणी पर निर्भर करते हैं। «Партнёр» (साझेदार) के लिए निजी राशि और हिसाबदेय राशि के शेष अलग-अलग दिखते हैं। किसी कर्मचारी, आपूर्तिकर्ता या ठेकेदार के साथ हिसाब की जाँच उसकी जानकारी वाले पैनल में करें और उसकी श्रेणी तथा हस्तांतरण के प्रकार को ध्यान में रखें। नीचे दिए उदाहरण में चुने हुए ठेकेदार की निजी राशि का शेष दिखता है।

इसकी मूल प्रक्रिया को विस्तार से समझने के लिए ब्लॉग में अलग लेख है: हिसाबदेय राशि का लेखा कैसे रखें (रूसी में)।

संबंधित पक्ष की हिसाबदेय राशि का शेष कैसे काम करता है?

101 में संबंधित पक्ष हिसाब में शामिल कोई भी व्यक्ति या संस्था है: ग्राहक, साझेदार, कर्मचारी, कारीगर, आपूर्तिकर्ता या ठेकेदार। साझेदार की निजी राशि का शेष उसकी कमाई और उसके साथ हिसाब से संबंधित है, जबकि हिसाबदेय राशि का शेष उस पैसे से जुड़ा है जिसके खर्च की ज़िम्मेदारी उसकी है। साझेदार की निजी राशि का शेष, निजी खाते में मिली रकम में से दर्ज घटनाओं के अनुसार अर्जित रकम घटाकर निकाला जाता है। धनात्मक या ऋणात्मक चिह्न का यही अर्थ ग्राहक या किसी अन्य आँकड़े पर अपने-आप लागू नहीं होता।

वेब संस्करण में «Мой профиль» (मेरी प्रोफ़ाइल) और «Балансы» (शेष राशियाँ) टैब खोलें। किसी दूसरे भागीदार को देखने के लिए «Мои контрагенты» (मेरे संबंधित पक्ष) खोलें, उसकी जानकारी वाला पैनल चुनें और «Балансы» (शेष राशियाँ) टैब खोलें। नाम, श्रेणी और सही परियोजना या कोष की जाँच करें। चित्रों में काल्पनिक कंपनी Forge Construction के मालिक के खाते से 101 का रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है; सभी भागीदार, राशियाँ और लेन-देन केवल प्रदर्शन के लिए हैं।

साझेदार के «Балансы» (शेष राशियाँ) भाग में हिसाबदेय और निजी राशि के शेष अलग-अलग दिखाए गए हैं।

चुने गए ठेकेदार की निजी राशि का शेष दिखता है; उसकी संरचना मूल घटनाओं से मिलाकर जाँचें।

परियोजना की खरीद के लिए ज़िम्मेदारी के साथ राशि देने हेतु «Перевод подотчётных средств по проекту» (परियोजना की हिसाबदेय राशि का हस्तांतरण) चुनें। निष्पादक को वास्तव में किए गए भुगतान या दिए गए अग्रिम के लिए «Оплата или аванс по проекту» (परियोजना का भुगतान या अग्रिम) उपयोग करें। वास्तविक भेजने वाले और पाने वाले, परियोजना, राशि और तारीख दर्ज करें। सहेजने से पहले लेन-देन का प्रकार और पाने वाले पर लागू शेष राशि जाँचें: पैसे का उद्देश्य बाद के मिलान के लिए महत्त्वपूर्ण है।

एक व्यावहारिक स्थिति: एक साइट प्रभारी दो परियोजनाएँ साथ चला रहा है और ग्राहक अलग-अलग दिन पैसे भेजते हैं। लेखा न रखा जाए, तो राशियाँ आसानी से मिल सकती हैं। परियोजना के अनुसार शेष राशि हर निर्माण स्थल का अलग विवरण दिखाती है और यह पहचानने में मदद करती है कि पैसे दिए जा चुके हैं, लेकिन रिपोर्ट अभी नहीं आई।

घटनाएँ: राशि हिसाबदेय खाते में कैसे आती है और उससे कैसे घटती है?

101 ऐप में हिसाबदेय राशि का लेखा घटनाओं पर आधारित है। «Поступление» (प्राप्ति) परियोजना के लिए मिले पैसे और «Отчёт» (रिपोर्ट) दर्ज खर्च को दर्शाता है। «Перевод» (हस्तांतरण) भागीदारों के बीच धन देने को दर्शाता है और अपने-आप परियोजना का खर्च नहीं बनाता।

प्राप्तियाँ, दी गई राशि और बाद की रिपोर्ट एक ही परियोजना तथा उसके भागीदारों के लिए मिलाई जाती हैं। हिसाबदेय पैसे और अर्जित रकम के हिसाब की जाँच अलग-अलग करें। उपलब्ध फ़ील्ड और शेष राशि का प्रकार चुने गए लेन-देन तथा पाने वाले की श्रेणी पर निर्भर करते हैं; एक कुल बची हुई राशि हर प्रविष्टि की जाँच का विकल्प नहीं है।

कारीगर को दिया गया अग्रिम अभी परियोजना का खर्च क्यों नहीं है?

मान लें कि आपने 100 000 ₽ के काम के लिए कारीगर को 30 000 ₽ अग्रिम दिए। केवल हस्तांतरण से परियोजना का खर्च नहीं बनता। किए गए काम की रिपोर्ट में वास्तव में पहुँची सामग्री और पूरे किए गए काम की मात्राएँ दर्ज होती हैं। पहले पैसे देने का आपका निर्णय अपने-आप न खर्च की पुष्टि करता है और न परिणाम की।

वास्तव में दिए गए अग्रिम को «Оплата или аванс по проекту» (परियोजना का भुगतान या अग्रिम) प्रकार के हस्तांतरण से दर्ज करें और वास्तविक पाने वाला, राशि तथा तारीख बताएँ। कारीगर के लिए यह निजी राशि से संबंधित हिसाब है; भेजने वाले के आँकड़ों की संरचना उसकी श्रेणी और परियोजना के अनुसार जाँचें। हस्तांतरण अपने-आप परियोजना का खर्च नहीं बनाता। काम पूरा होने पर वास्तविक मदों और मात्राओं के साथ «Отчёт» (रिपोर्ट) बनाएँ। पहले दिए गए 30 000 ₽ का दोबारा हस्तांतरण आवश्यक नहीं है। यदि पूरे किए गए काम की कुल कीमत 100 000 ₽ है, तो बची हुई 70 000 ₽ राशि का अलग मिलान करें और उसे तभी दर्ज करें जब वास्तव में नया भुगतान हो।

अगर ग्राहक दिए गए अग्रिम को तुरंत देखना चाहता हो तो?

मुख्य तरीका है वास्तविक अग्रिम को «Перевод» (हस्तांतरण) से दर्ज करना और फिर किए गए काम की रिपोर्ट देना। यदि ग्राहक को काम पूरा होने से पहले अग्रिम की अलग प्रविष्टि चाहिए, तो उसका उद्देश्य और परियोजना के खर्च में उसे दिखाने की प्रक्रिया पहले तय करें। अग्रिम की रिपोर्ट में ठीक यही तथ्य लिखा होना चाहिए; जो काम नहीं हुआ उसकी मात्राएँ दर्ज नहीं की जा सकतीं। बिना मदों के फ़ॉर्म सहेज पाने का अर्थ अपने-आप खर्च मानने का आधार होना नहीं है।

1. यदि अग्रिम की अलग रिपोर्ट पर सहमति हुई है, तो वास्तव में दिए गए 30 000 ₽ की एक प्रविष्टि स्पष्ट विवरण के साथ बनाएँ, जैसे «कारीगर को अग्रिम; काम अभी नहीं हुआ है»। अधूरे काम की मदें न जोड़ें और इस राशि के पहले से दर्ज हस्तांतरण को ध्यान में रखें।
2. काम पूरा होने पर शुरुआती प्रविष्टि का वास्तविक मदों, मात्राओं और दस्तावेज़ों से मिलान करें। रिपोर्ट स्पष्ट करने की प्रक्रिया ज़िम्मेदार व्यक्ति से तय करें: बदलाव से पहले उसकी मौजूदा स्थिति, संपादन के अधिकार और पुराने अग्रिम की प्रविष्टि जाँचना आवश्यक है।
3. सुनिश्चित करें कि खर्च केवल एक बार दर्ज हो। पहले से दर्ज 30 000 ₽ के ऊपर उचित संशोधन किए बिना पूरे 100 000 ₽ की दूसरी रिपोर्ट बनाने से अग्रिम दो बार गिना जाएगा।
4. बदलावों की जाँच का तरीका ग्राहक से पहले तय करें। प्रविष्टि तक पहुँच उसकी भागीदारी और अधिकारों पर निर्भर करती है; इस स्थिति में अपने-आप सूचना मिलना सुनिश्चित नहीं है। जाँचें कि सहमत जानकारी वास्तव में पहुँचाई गई है और समझ में आई है।
5. कारीगर के साथ हिसाब मिलाएँ: कुल कीमत 100 000 ₽ और पहले दिए गए 30 000 ₽ होने पर 70 000 ₽ चुकाना बाकी है। नए भुगतान को उसकी वास्तविक तारीख के अलग हस्तांतरण से दर्ज करें और शुरुआती अग्रिम दोबारा न दें।

मिलान करते समय घटना का सटीक प्रकार और स्थिति जाँचें। ज़िम्मेदार व्यक्ति की पुष्टि और ग्राहक की स्वीकृति अलग-अलग कार्य हैं, जिन्हें संबंधित अधिकार वाले भागीदार कर सकते हैं। प्रविष्टि सहेजने का अर्थ उसकी पुष्टि या वास्तव में पैसे देना नहीं है। नीचे दिए अभ्यास के जोड़े में रिपोर्ट और भुगतान «Ожидает подтверждения» (पुष्टि की प्रतीक्षा) स्थिति में सहेजे गए हैं; इन्हें पूरा हो चुका भुगतान नहीं कहा जा सकता।

एक अलग, पहले से मौजूद प्रदर्शन उदाहरण में पहले दर्ज 10 000 ₽ हिसाबदेय राशि में से 6 000 ₽ की रिपोर्ट दिखाई गई है। उसका «Подтверждено партнёром» (साझेदार ने पुष्टि की) दर्जा जाँच से पहले ही मौजूद था। यह उदाहरण राशि देने और खर्च दर्ज करने की अलग-अलग घटनाएँ दिखाता है; किसी शेष की सटीक बची राशि उसकी घटनाओं और उनकी स्थिति से मिलाकर जाँचें।

पहले से मौजूद 6 000 ₽ की प्रदर्शन रिपोर्ट, पहले दर्ज 10 000 ₽ हिसाबदेय राशि में से हुए खर्च का विवरण देती है।

«Связи» (संबंध) और भुगतान की जाँच: किस चीज़ का भुगतान किसे किया जा रहा है?

खर्च और भुगतान की जाँच के लिए «Отчёт» (रिपोर्ट) और «Перевод» (हस्तांतरण) का मिलान करें। रिपोर्ट के पैनल में «Оплата получателю» (पाने वाले को भुगतान) बटन से अलग «Оплата» (भुगतान) फ़ॉर्म खुलता है। जाँचे गए उदाहरण में परियोजना, खर्च की श्रेणी, भेजने वाला, पाने वाला, राशि, «Оплата или аванс по проекту» (परियोजना का भुगतान या अग्रिम) प्रकार, विवरण और तारीख पहले से भर गए थे। सहेजने से पहले ये फ़ील्ड जाँचें और सुनिश्चित करें कि वास्तविक धन हस्तांतरण पहले से दर्ज नहीं है।

चित्रों में केवल संबंध की जाँच के लिए बनाई गई दो अलग अभ्यास प्रविष्टियाँ दिखाई गई हैं, जिनमें प्रत्येक की राशि 1 ₽ है। इनमें कोई वास्तविक भुगतान या किया गया काम नहीं है। भुगतान को सामान्य रूप से सहेजने के बाद रिपोर्ट में «с оплатой» (भुगतान के साथ) लिंक आया; उसे खोलने पर «Оплата с отчётом» (रिपोर्ट के साथ भुगतान) प्रविष्टि खुली। दोनों घटनाएँ पुष्टि की प्रतीक्षा में रहीं।

अभ्यास भुगतान फ़ॉर्म में रिपोर्ट की जानकारी भरी गई है; राशि 1 ₽ है।

अभ्यास की दोनों प्रविष्टियाँ सहेजने के बाद रिपोर्ट और भुगतान परस्पर लिंक से खुलते हैं; दोनों घटनाएँ पुष्टि की प्रतीक्षा में हैं।

जुड़ी हुई दोनों प्रविष्टियों में पाने वाले, परियोजना, राशि, तारीख और स्थिति का मिलान करें। लिंक केवल लेखे में संबंध दिखाता है; वास्तविक भुगतान की पुष्टि अलग से की जाती है। यदि पैसे पहले ही हिसाब देने की शर्त पर दिए गए थे या भुगतान पहले दर्ज था, तो केवल संबंध दिखाने के लिए दूसरा हस्तांतरण न बनाएँ।

«Связи контрагента» (संबंधित पक्ष के संबंध) स्क्रीन, भागीदार के पैनल में «Связи» (संबंध) बटन से अलग खुलती है। यह चुने हुए पक्ष के आसपास आने और जाने वाले संबंधों का ग्राफ़ है। इससे भागीदारों और लेन-देन को समझने में मदद मिलती है; विशिष्ट हिसाब की जाँच मूल घटनाओं से करें। ग्राफ़ के कुल आँकड़ों और कामकाजी शेष राशियों का अर्थ अलग है, इसलिए एक आँकड़े की जगह दूसरे का उपयोग न करें।

«Связи контрагента» (संबंधित पक्ष के संबंध) में आने और जाने वाले संबंधों का सामान्य ग्राफ़ दिखता है।

रिपोर्ट और हस्तांतरण अलग-अलग दर्ज हो सकते हैं। परियोजना या राशि मिल जाने से यह सिद्ध नहीं होता कि प्रविष्टियों में वही परस्पर संबंध है जो चित्र में दिखाया गया है। यदि भुगतान पहले ही अलग दर्ज किया गया है, तो मौजूदा घटनाओं और दस्तावेज़ों का मिलान करें और सुनिश्चित करें कि धन देना केवल एक बार दर्ज हो।

पूरी कंपनी की जाँच के लिए «История событий» (घटनाओं का इतिहास) और «Фильтр» (फ़िल्टर) बटन खोलें। दिखाए गए फ़ॉर्म में अवधि, परियोजनाएँ, भागीदार, मालिक, «От кого» (किससे), «Кому» (किसे), टैग, घटना का प्रकार और स्थिति उपलब्ध हैं। आवश्यक शर्तें चुनें और «Применить» (लागू करें) दबाएँ। एक ही दायरे के आँकड़ों की तुलना करें: एक परियोजना की छँटी हुई सूची और संबंधित पक्ष का कुल सार अलग-अलग राशियाँ दिखा सकते हैं।

सामान्य इतिहास में परियोजना, भागीदार, घटना के प्रकार और स्थिति के अनुसार शर्तें उपलब्ध हैं।

हिसाबदेय राशि की प्रक्रिया: नियमित रूप से हिसाब का मिलान कैसे करें?

101 ऐप में हिसाबदेय राशि का नियमित लेखा रखने के लिए एक छोटी प्रक्रिया आवश्यक है: पैसे मिलने और दिए जाने को कौन दर्ज करेगा, प्रमाण कौन जुटाएगा और घटनाओं की जाँच कौन करेगा।

स्थिति: आपने साइट प्रभारी को पैसे दिए और वह आपूर्तिकर्ता को भुगतान करता है। 101 में इसकी प्रक्रिया यह है: आप संबंधित पक्ष बनाते हैं और उचित प्रकार तथा लक्ष्य शेष खाते के साथ हस्तांतरण दर्ज करते हैं। घटना दिखाती है कि पैसे किसे मिले और उनके उपयोग का हिसाब किसे देना है। परियोजना तथा कार्यों तक पहुँच भूमिका और दिए गए अधिकारों पर निर्भर करती है।

खरीद के प्रमाण जुटाएँ। प्रकाशित सामग्री की रिपोर्ट संबंधी निर्देश (रूसी में) में मोबाइल ऐप से रसीद का QR कोड स्कैन करना समझाया गया है। रसीद के डेटा को लोड करने की सहायता सामग्री (रूसी में) के अनुसार, रूसी कर रसीद से वस्तुओं की सूची मिलना रूस की संघीय कर सेवा (ФНС) के बाहरी डेटा पर निर्भर करता है; लोड होने की निश्चित समयसीमा की गारंटी नहीं है। कोड खराब हो या जानकारी न मिले, तो वास्तविक वस्तुएँ और राशियाँ हाथ से दर्ज करें, रसीद की तस्वीर या आपूर्ति चालान जोड़ें और पाने वाले की जाँच करें। मोबाइल स्कैनर खोलने की प्रक्रिया को वेब संस्करण पर अपने-आप लागू न मानें।

1. सभी भागीदारों को संबंधित पक्षों के रूप में जोड़ें: साइट प्रभारी, खरीद अधिकारी और प्रमुख आपूर्तिकर्ता।
2. वास्तविक पाने वाला ग्राहक से मिले पैसे को «Поступление» (प्राप्ति) घटना से दर्ज करता है। भागीदार, परियोजना, राशि और तारीख मिलाएँ, फिर जाँचें कि आवश्यक अधिकार वाले ज़िम्मेदार व्यक्ति ने पुष्टि की है।
3. सही संबंधित पक्ष को «Перевод» (हस्तांतरण) घटना से हिसाब देने की ज़िम्मेदारी के साथ पैसे दें।
4. काम और खरीद के लिए तस्वीरों तथा रसीदों सहित «Отчёт» (रिपोर्ट) घटना के माध्यम से हिसाब माँगें।
5. रिपोर्ट को हस्तांतरण के साथ तभी सहेजें जब भुगतान वास्तव में हुआ हो और पहले से दर्ज न हो। भुगतान पहले दर्ज हो, तो रिपोर्ट तथा भुगतान की मौजूदा प्रविष्टियाँ जाँचें; दूसरा हस्तांतरण न बनाएँ।
6. सप्ताह में एक बार संबंधित पक्षों के पैनल खोलकर हिसाब मिलाएँ: शेष राशि का प्रकार, परियोजना, अवधि, पुष्टियाँ, अर्जित राशियाँ और पहले से दर्ज भुगतान। ऋणात्मक आँकड़े पर प्रविष्टियों और वास्तविक भुगतानों की जाँच आवश्यक है। नया भुगतान तभी दर्ज करें जब वास्तव में पैसे दिए गए हों; केवल आँकड़े बराबर करने के लिए हस्तांतरण न बनाएँ।

नियंत्रण के लिए एक और नियम याद रखें: «Перевод» (हस्तांतरण) परियोजना का शेष नहीं बदलता। इसलिए परियोजना में प्राप्तियाँ और खर्च जैसे आर्थिक आँकड़े दिखते हैं, जबकि संबंधित पक्षों में हिसाब और देनदारियाँ दिखाई देती हैं।

यदि लेखे का कुछ हिस्सा अभी भी स्प्रेडशीट में है, तो Excel में खर्च का लेखा रखने का तरीका (रूसी में) देखें और उसकी तुलना ऐप की प्रक्रिया से करें। खरीद के लिए निर्माण में आपूर्ति स्वचालन का व्यावहारिक विश्लेषण (रूसी में) भी उपलब्ध है।