Подотчетные лица появляются в компании ровно в тот момент, когда деньги начинают ездить по объектам быстрее, чем успевают фиксироваться в учете. Прораб купил крепеж и оплатил доставку, мастер забрал аванс на мелкие материалы, закупщик расплатился на рынке наличными. Деньги ушли, работы идут, в конце недели возникает простой вопрос: сколько осталось и чем подтверждено?
Если подотчет остается только в переписках и устных договоренностях, руководитель тратит время на напоминания, бухгалтерия собирает чеки пачками, заказчик просит отчет, команда нервничает. При этом проблема редко в людях. Чаще отсутствует понятная система: правила, сроки, единый формат отчета и инструмент, где все это хранится.
Ниже — рабочая схема, как выстроить работу с подотчетными лицами: от регламента до ежедневной рутины на объекте. По дороге дам подсказки, как переложить процесс на цифровой учет подотчета и отчеты по проектам.
Кто такие подотчетные лица?
Подотчетные лица — это сотрудники или подрядчики, которые получают деньги или имущество компании и обязаны отчитаться: на что потрачено, какие документы есть, какая сумма осталась к возврату или закрытию.
В строительстве и ремонтах подотчет почти всегда на стороне тех, кто ближе к объекту: прорабы, мастера, закупщики, руководители проектов. В один день у тебя может быть три объекта и три подотчетных человека, которые покупают материалы в разных местах и оплачивают разными способами.
Тут важна одна мысль: подотчет — часть управленческого учета по проектам. Если расходы и документы не привязаны к объекту и статье, потом сложно собрать понятный баланс, а еще сложнее — объяснить его заказчику. В блоге 101 эту связку хорошо дополняют материалы про учет доходов и расходов и про то, как вести учет расходов.
Какие риски несет в себе выдача средств в подотчет?
Самый частый сценарий выглядит так: в середине месяца кажется, что денег достаточно. В конце месяца выясняется, что по объекту «висит» крупная сумма подотчета, чеки собраны частично, часть покупок неясно к чему относится. Дальше цепочка: спор с командой, задержка отчета заказчику, пересчет сметы, лишние вопросы про маржинальность.
Второй риск — смешение личных и подотчетных денег. Когда подотчетный аванс воспринимается как свободный остаток, учет перестает показывать правду, а кассовые разрывы становятся сюрпризом. Это отдельная тема, ее стоит прочитать и обсудить с партнером: ошибка при работе с подотчетными средствами.
Третий риск — репутационный. Заказчик не обязан разбираться, почему чеки «потерялись». Он ждет отчетность по расходам, сроки и подтверждения. Если отчет каждый раз собирается вручную, рано или поздно кто-то начинает сомневаться в цифрах. А дальше включается режим постоянных согласований.
Процесс учета подотчетных средств: от выдачи до закрытия авансового отчета
Регламент, который не приложить к практике, бесполезен. Команде нужен понятный маршрут: что делать в день выдачи, что делать в день покупки, что сдавать в конце недели.
Рабочий алгоритм выглядит так:
- Шаг 1. Перед выдачей фиксируй цель и объект: «материалы по объекту на улице N, черновые работы».
- Шаг 2. Выдавай деньги под конкретного человека и под конкретный срок отчета.
- Шаг 3. В день расхода проси фиксировать покупку сразу: сумма, поставщик, статья расходов, фото чека.
- Шаг 4. Раз в неделю собирай авансовый отчет по каждому подотчетному лицу: список покупок + подтверждения.
- Шаг 5. Проверяй на стороне руководителя проекта: покупки относятся к объекту, статьи расходов не перепутаны.
- Шаг 6. Закрывай период: либо остаток возвращен, либо оформлена новая выдача с учетом старого остатка.
- Шаг 7. Итог недели — цифры попали в управленческий учет, а не остались «на потом».
Из практики: если покупки фиксируются раз в неделю, часть чеков теряется, часть сумм превращается в «помню, что было». Когда фиксация происходит в день расхода, подотчет перестает быть темой для разборов. В Приложении 101 под это заточены мобильные отчеты и сканирование чеков по QR-коду, данные подтягиваются из ФНС, иногда распознавание занимает до 72 часов.
Как разобрать хвосты и старые долги по подотчету?
Если подотчет уже накопился, внедрение стоит начать с «обрезания» хвостов. Иначе команда будет жить одновременно в двух реальностях: часть денег учтена, часть где-то «в пути».
Рабочий сценарий на один вечер: собери список подотчетных лиц, выпиши кому и сколько выдавалось за последние 1–2 месяца, попроси закрыть покупки документами. По каждому человеку нужен один итог: сумма подтверждена, сумма к возврату, сумма без документов.
Дальше принимается управленческое решение. Если сумма без документов небольшая, ее иногда проще списать как ошибку процесса и закрепить новое правило. Если сумма ощутимая, стоит закрепить порядок удержаний или возврата в рамках договоренностей с сотрудником или подрядчиком. Важно, чтобы правила были одинаковыми для всех, иначе регламент превращается в предмет торга.
Полезная привычка для будущего: раз в месяц делай короткий аудит управленческого учета. Там быстро видно, где растет подотчет и почему цифры спорят между собой.
Инструменты: как упростить подотчет в Приложении 101?
Когда объектов несколько, подотчет превращается в поток операций. Тут спасает инструмент, который держит связку «проект → расход → документ → подотчетный человек».
В Приложении 101 подотчет выстроен вокруг баланса контрагента: видно, сколько выдано, сколько потрачено, какая сумма висит к отчету или возврату. Это снижает количество вопросов «кому давали и сколько осталось», потому что ответ в одном месте.
Еще один плюс — отчетность по проекту. Когда расходы по статьям и документы лежат в проекте, можно собрать понятный отчет в PDF и показать заказчику логику трат. Про отчеты и их структуру есть отдельный материал: балансовый отчет по проекту.
Если команда пока ведет учет в таблицах, полезно сравнить трудозатраты и риски. В блоге есть разбор, почему Excel часто становится местом, где подотчет теряется: учет расходов в Excel.
Хочется быстро понять, как это ляжет на твой процесс и роли в команде? На презентации показываем логику подотчета, проектов и отчетов на примерах из стройки.
Короткий чек-лист для внедрения
Короткий план:
- День 1. Опиши регламент подотчета на одной странице: роли, лимиты, срок авансового отчета, документы, возврат.
- День 2. Разгреби хвосты: кто сколько должен закрыть документами и что возвращает.
- День 3. Привяжи подотчет к проектам и статьям расходов (это основа для отчетов и маржинальности).
- День 4. Введи ритм: еженедельная сверка подотчетных остатков.
- День 5. Перенеси фиксацию расходов в инструмент, где документы не теряются и виден баланс каждого.