मासिक रिपोर्ट में राजस्व कम और लाभ अधिक दिखाई दे सकता है। पहली नज़र में यह अच्छी बात लग सकती है, लेकिन नतीजे की स्थिरता जाँचना ज़रूरी है। परियोजनाओं की आर्थिक स्थिति, एकबारगी घटनाओं और लेखांकन नियमों के कारण लाभ बदलता है; कुछ कारणों के साथ भुगतान के लिए पैसे की कमी भी हो सकती है।
हम समझेंगे कि «राजस्व घटा, लाभ बढ़ा» वाली स्थिति का क्या अर्थ है, आँकड़े कैसे जाँचें और उपलब्ध धन तथा भविष्य के ऑर्डर को ध्यान में रखकर किन फैसलों पर विचार करें।
बुनियादी शब्दों का अर्थ स्पष्ट करने के लिए 101 का राजस्व और लाभ में अंतर वाला लेख पढ़ें। इससे आप टीम और लेखा विभाग के साथ संकेतकों पर एक ही अर्थ में चर्चा कर सकेंगे।
विषय-सूची:
लाभ बढ़ने और राजस्व घटने का क्या अर्थ है?
राजस्व काम या सेवाओं के उस मूल्य को दर्शाता है जिसे अनुबंध की शर्तों और अपनाए गए लेखांकन नियमों के अनुसार दायित्व पूरे होने के साथ-साथ या उनके पूरा होने के समय मान्यता दी गई है। केवल अग्रिम मिल जाने से राजस्व को मान्यता नहीं मिल जाती। कार्य-स्वीकृति पत्र या कोई अन्य दस्तावेज़ परिणाम की पुष्टि कर सकता है; हस्ताक्षर की तारीख हर अनुबंध के लिए राजस्व मान्यता की सार्वभौमिक तारीख नहीं है। यह अंतर निर्माण और मरम्मत, दोनों में महत्वपूर्ण है।
लाभ किसी अवधि की आय और खर्च का अंतर है। तुलना योग्य अवधियों में एक ही प्रकार के लाभ की तुलना करें। राजस्व घटने पर भी लाभ बढ़ सकता है, यदि संबंधित खर्च की राशि राजस्व में आई कमी से अधिक घटी हो, अन्य आय और खर्च बदले हों या पिछली अवधि में ऐसी एकबारगी हानियाँ हुई हों जो इस बार नहीं हुईं। लेखांकन की गलतियों की भी अलग से जाँच कर उन्हें बाहर करें।
एक काल्पनिक उदाहरण लें: पिछले महीने कई छोटी परियोजनाएँ पूरी हुईं, जिनमें छूट दी गई और काम अपनी लागत पर दोबारा करना पड़ा। चालू महीने में कम चरण पूरे हुए, लेकिन काम दोबारा नहीं करना पड़ा और लागत का अनुमान स्पष्ट था। राजस्व कम रहा। यदि परिवर्ती लागतों में मौद्रिक कमी राजस्व की कमी से अधिक हुई, तो कुल योगदान मार्जिन बढ़ा। बाकी परिचालन खर्च अपरिवर्तित रहें तो परिचालन लाभ भी बढ़ेगा; केवल मार्जिन प्रतिशत बढ़ने से यह निष्कर्ष नहीं निकलता।
किस प्रकार का लाभ बढ़ा है और गणना कैसे जाँचें?
पहला कदम है यह स्पष्ट करना कि क्या बढ़ा है: योगदान मार्जिन, परिचालन लाभ या शुद्ध लाभ। लाभ-हानि विवरण (P&L) में राजस्व, बिक्री की लागत, अन्य परिचालन खर्च और अंतिम परिणाम की तुलना की जाती है। योगदान मार्जिन, राजस्व में से परिवर्ती लागतें घटाने पर मिलता है। ऐसे सरल मॉडल में, जिसमें परिवर्ती और स्थिर मदें एक ही अवधि के सभी परिचालन खर्च शामिल करती हैं, योगदान मार्जिन से स्थिर खर्च घटाने पर परिचालन लाभ मिलता है। शुद्ध लाभ में वित्तीय तथा अन्य मदों के परिणाम और कर भी शामिल होते हैं। प्रत्यक्ष लागतें, उत्पादन लागत और परिवर्ती लागतें वर्गीकरण के अलग-अलग आधार हैं; गणना में किसी मद को एक ही बार शामिल करें।
दूसरा कदम है मान्यता देने के नियम जाँचना। उपार्जन आधार पर राजस्व को दायित्व पूरे होने पर या उनके पूरा होने के साथ-साथ दर्ज किया जाता है। खर्च को मान्यता देने और संबंधित अवधि में शामिल करने के नियमों के अनुसार दर्ज किया जाता है। सामग्री खरीदना या आपूर्तिकर्ता को अग्रिम भुगतान करना अपने-आप इस महीने का खर्च नहीं बन जाता: इससे भंडार या अग्रिम बन सकता है। चुने गए नियमों के अनुसार इस्तेमाल किए गए संसाधनों के मूल्य और बिक्री की लागत को संबंधित काम तथा मान्यता दिए गए राजस्व से जोड़ें। इसलिए एक ही महीने का लाभ और उसमें प्राप्त धन अलग हो सकते हैं।
तीसरा कदम है परिचालन मार्जिन का आकलन: परिचालन लाभ ÷ राजस्व। प्रतिशत में परिणाम पाने के लिए इस अनुपात को 100% से गुणा करें। यह सूत्र सकारात्मक राजस्व पर लागू होता है; राजस्व शून्य हो तो भागफल परिभाषित नहीं होता। यह संकेतक राजस्व के प्रत्येक रूबल पर परिचालन लाभ दर्शाता है। इसे लाभ की राशि और बिक्री की मात्रा के साथ देखें, क्योंकि प्रतिशत बढ़ने से राशि बढ़ने की गारंटी नहीं होती। 101 ब्लॉग में परिचालन मार्जिन पर विस्तृत लेख है।
राजस्व घटने पर लाभ बढ़ने की व्याख्या कौन-से 7 परिदृश्य कर सकते हैं?
राजस्व घटने पर लाभ बढ़ने के सात संभावित परिदृश्य देखें। ये जाँच की दिशाएँ हैं; निष्कर्ष वास्तविक राशियों, चुने गए लाभ के प्रकार और लेखांकन नियमों पर निर्भर करता है:
- परियोजनाओं की संरचना और मार्जिन बदला है। चालू अवधि में अधिक लाभदायक काम पूरे हुए और कम मार्जिन वाले काम अगले महीने चले गए। कुल योगदान मार्जिन की राशि और बाकी खर्च जाँचें: कम राजस्व के साथ अधिक मार्जिन प्रतिशत होना अपने-आप लाभ बढ़ने का प्रमाण नहीं है।
- लागतें राजस्व से अधिक राशि में घटी हैं। संभावित कारण हैं खरीद की समीक्षा, सामग्री की बर्बादी कम होना, ठेकेदार बदलना और प्रत्यक्ष लागतों पर नियंत्रण। मौद्रिक बचत की तुलना राजस्व की कमी से करें। अलग से जाँचें कि कौन-सी लागतें परिवर्ती हैं और कौन-से खर्च चुनी गई अवधि से संबंधित हैं।
- स्थिर खर्च कम हुए हैं। उदाहरण के लिए, अनावश्यक गोदाम छोड़ दिया गया, प्रबंधन कर्मचारियों के वेतन की समीक्षा की गई या ऐसे विज्ञापन माध्यम बंद कर दिए गए जिनसे सौदे नहीं मिल रहे थे। वास्तविक बचत और गुणवत्ता, काम के निष्पादन तथा भविष्य की बिक्री पर उसके प्रभाव का आकलन करें।
- पिछले महीने एकबारगी हानियाँ हुई थीं। जुर्माना, किसी मद को बट्टे खाते में डालने से हुई हानि, अपनी लागत पर काम दोबारा करना या कामगार टीमों का निष्क्रिय रहना पिछली अवधि के परिणाम को कम कर सकता था। चालू अवधि में ऐसे खर्च नहीं हुए हैं तो लाभ की तुलना बेहतर दिखेगी। जाँचें कि वे खर्च सचमुच नहीं हुए हैं और उन्हें छोड़ा या गलती से किसी दूसरी अवधि में नहीं डाला गया है।
- अन्य आय और एकबारगी परिणाम बदले हैं। इस्तेमाल में रहे ऐसे औज़ार की बिक्री पर, जिसे परिसंपत्ति के रूप में दर्ज किया गया है, परिणाम बिक्री मूल्य में से पुस्तकीय मूल्य और बिक्री से संबंधित खर्च घटाकर निकाला जाता है। मुआवज़े का आकलन उसके आधार और लेखांकन नियमों के अनुसार किया जाता है। अधिक भुगतान की वापसी, जिसे पहले आपूर्तिकर्ता से प्राप्य राशि के रूप में दर्ज किया गया था, उस प्राप्य राशि का निपटान करती है; इससे अपने-आप नई आय नहीं बनती। चुने गए लाभ के प्रकार पर इन लेनदेन के प्रभाव को धन की प्राप्ति और मुख्य गतिविधि के राजस्व से अलग रखें।
- काम पूरा होने, उसकी पुष्टि और मान्यता की तारीखें अलग हैं। ग्राहक के कार्य-स्वीकृति पत्र पर हस्ताक्षर करने से पहले काम पूरा हो सकता है। दायित्व पूरे होने का समय या उनके पूरा होने की प्रगति, अनुबंध की शर्तें और राजस्व तथा संबंधित खर्च को मान्यता देने के अपनाए गए नियम जाँचें। केवल हस्ताक्षर टलने से राजस्व को अपने-आप दूसरी अवधि में ले जाना या संबंधित लागत को दूसरे महीने में रखना आवश्यक नहीं हो जाता। अवधि में दर्ज करने की गलतियाँ तुलना को दोनों दिशाओं में विकृत कर सकती हैं। राजस्व संबंधी समस्याओं के संकेतों पर अलग लेख पढ़ें: राजस्व क्यों घटता है और क्या करें (रूसी भाषा में)।
- परिचालन लीवरेज वाले लागत ढाँचे में खर्च बदले हैं। प्रति इकाई योगदान मार्जिन सकारात्मक हो और कीमतें, प्रति इकाई परिवर्ती लागतें तथा स्थिर खर्च की कुल राशि अपरिवर्तित रहें, तो बिक्री घटने से परिचालन लाभ कम होता है। कम राजस्व के बावजूद लाभ बढ़ने के लिए किसी दूसरे कारक का बदलना ज़रूरी है: उदाहरण के लिए, प्रबंधन खर्च पर्याप्त राशि में घटे हों। परिचालन लीवरेज किसी निश्चित लागत संरचना में बिक्री के प्रति लाभ की प्रतिशत संवेदनशीलता दर्शाता है। अधिक जानकारी के लिए परिचालन लीवरेज पर लेख (रूसी भाषा में) पढ़ें।
जोखिम कहाँ छिपा है?
लाभ बढ़ने के साथ भुगतान करने की क्षमता भी जाँचना ज़रूरी है। लाभ-हानि विवरण में सकारात्मक परिणाम होने के बावजूद मौजूदा भुगतान के लिए उपलब्ध धन कम पड़ सकता है।
एक काल्पनिक स्थिति लें: लाभ-हानि विवरण में लाभ है, ग्राहक ने कार्य-स्वीकृति पत्रों के आधार पर भुगतान में देरी की है, सामग्री पहले ही खरीदी जा चुकी है और वेतन आज देना है। उपलब्ध धन और वित्तपोषण के स्रोत अनिवार्य भुगतान के लिए पर्याप्त न हों, तो लाभदायक परियोजना में भी नकदी अंतराल पैदा होता है। 101 ब्लॉग में निर्माण में नकदी अंतराल का विश्लेषण दिया गया है।
तीन रिपोर्टों की तुलना करें: लाभ-हानि विवरण अवधि की आय, खर्च और परिणाम दिखाता है; नकदी प्रवाह विवरण धन की प्राप्तियाँ और भुगतान दिखाता है; बैलेंस शीट किसी निश्चित तारीख की परिसंपत्तियाँ, देनदारियाँ और पूँजी दिखाती है। आँकड़े और लेखांकन नियम एक-दूसरे के अनुरूप हों तो यह तुलना निर्माण, मरम्मत, डिज़ाइन और आयोजन के कारोबार पर लागू होती है। अधिक जानकारी के लिए व्यवसाय मालिक की तीन मुख्य रिपोर्टों पर लेख पढ़ें।
ग्राहक से भुगतान मिलने तक परियोजनाओं के वित्तपोषण की ज़रूरत जाँचें। केवल राजस्व घटने से नकदी भंडार या कार्यशील पूँजी कम होने का प्रमाण नहीं मिलता: भुगतान की समय-सीमाएँ, धन, प्राप्य राशियाँ, भंडार और अल्पकालिक देनदारियाँ महत्वपूर्ण हैं। शुद्ध कार्यशील पूँजी, चालू परिसंपत्तियों में से अल्पकालिक देनदारियाँ घटाकर निकाली जाती है। उसकी संरचना का विश्लेषण भुगतान कैलेंडर के साथ किया जाता है। अधिक जानकारी «कंपनी की कार्यशील पूँजी» लेख में है।
क्या करना चाहिए?
दो कामों पर एक साथ विचार करें: लाभप्रदता में वृद्धि की स्थिरता जाँचना और राजस्व घटने के कारण समझना। बिक्री संबंधी फैसलों को मार्जिन, काम की गुणवत्ता और भुगतान दायित्वों के साथ परखें।
शुरुआती जाँच के लिए आप 30 दिन, यानी लगभग एक महीने की कार्य-अवधि चुन सकते हैं। जाँच की अवधि और गहराई आँकड़ों की उपलब्धता तथा परियोजनाओं की जटिलता पर निर्भर करती है। नीचे दिए आठ कदम काम का क्रम तय करते हैं:
- तुलना योग्य अवधि और लेखांकन नियम तय करें: राजस्व मान्यता, प्रत्यक्ष लागतों को परियोजनाओं से जोड़ना और सामान्य खर्च का लेखांकन। नियम लगातार एक ही तरह से लागू करें। पद्धति में बदलाव और त्रुटियों के सुधार का दस्तावेज़ीकरण करें तथा अवधियों की तुलना योग्य होने की जाँच करें।
- योगदान मार्जिन, परिचालन लाभ और शुद्ध लाभ को अलग करें। जाँचें कि कौन-सा संकेतक बढ़ा है और उसी लागत मॉडल का उपयोग करें, बिना एक ही राशि को दो बार घटाए।
- परियोजना के स्तर पर कारण पहचानें: किन परियोजनाओं ने लाभ दिया, किन बदलावों से राजस्व घटा और कहाँ लागत तय सीमा से अधिक हुई। उनके योगदान की तुलना कंपनी के सामान्य खर्च से करें।
- ग्राहक की पूछताछ से माप लेने या बैठक और अनुबंध के रास्ते चरणों के निष्पादन तथा पुष्टि, राजस्व मान्यता और भुगतान तक की पूरी प्रक्रिया जाँचें। राजस्व को मान्यता देने और पैसे मिलने की अलग-अलग जाँच करें। दस्तावेज़ों की मंज़ूरी में देर हो रही हो तो समय-सीमाएँ और ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें; रिपोर्ट पर देरी का प्रभाव अनुबंध की शर्तों और लेखांकन नियमों से तय होता है।
- प्रत्यक्ष लागतें जाँचें: सामग्री, ठेके पर दिए गए काम और काम की मात्रा के आधार पर भुगतान। अलग से तय करें कि इनमें से कौन-सी लागतें काम की मात्रा के साथ बदलती हैं। स्पष्ट करें कि हासिल हुई बचत किन परिस्थितियों में बनी रह सकती है और उसका काम की गुणवत्ता से क्या संबंध है।
- स्थिर खर्च में की गई कटौती को वापस बदलने की गुंजाइश आँकें: ज़रूरत पड़ने पर कौन-से संसाधन बहाल किए जा सकते हैं और उनकी कमी गुणवत्ता, गति, बिक्री तथा काम के निष्पादन को कैसे प्रभावित कर सकती है? जाँच के लिए 1–2 महीने की अवधि पर विचार कर सकते हैं; यह पूर्वानुमान की अवधि है, परिणाम सामने आने की तय समय-सीमा नहीं।
- अगले 4 सप्ताह के लिए नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान तैयार करें: ग्राहकों के भुगतान, खरीद, वेतन और करों की तारीखें। अपेक्षित शेष धन और उपलब्ध वित्तपोषण की तुलना अनिवार्य भुगतान से करें; धन मिलने में देरी वाले परिदृश्य की भी जाँच करें।
- राजस्व बढ़ाने की संभावना जाँचने के लिए एक कदम चुनें: पुराने ग्राहकों से फिर संपर्क करना, अनुबंधों पर हस्ताक्षर तेज़ कराना या अधिक मार्जिन वाले कामों के पैकेज की समीक्षा करना। दस पहल एक साथ शुरू करने से पहले एक पर ध्यान दें; उसके प्रभाव और आवश्यक लागतों का आकलन करें।
लाभ को नियंत्रण में कैसे रखें?
आँकड़े चैट, नोट्स और बैंक विवरणों में रखे जा सकते हैं और बाद में हाथ से इकट्ठे किए जा सकते हैं। स्रोत अलग-अलग अवधियाँ और नियम इस्तेमाल करें तो राजस्व और खर्च की गणना की तुलना नहीं की जा सकती। एक-दूसरे के अनुरूप आँकड़े और उनकी पूर्णता की जाँच ठोस फैसलों का आधार देते हैं।
परियोजना-आधारित व्यवसाय में हर परियोजना का आर्थिक परिणाम अलग निकालना और फिर कंपनी के परिणामों को समेकित करना उपयोगी है। सामान्य खर्च का लेखांकन और आवंटन एक समान नियमों के आधार पर करें। इससे आप जाँच सकते हैं कि मार्जिन कहाँ बदला, राजस्व को मान्यता देने का आधार कब बना और सामान्य खर्च के आवंटन ने किसी विशेष परियोजना को कैसे प्रभावित किया।
101 ऐप में आय और खर्च का लेखांकन, परियोजनाओं पर काम और परियोजनाओं तथा कंपनी के वित्तीय परिणामों का आकलन करने की सुविधाएँ हैं। PRO+ की प्रकाशित पेशकश के अनुसार, सदस्यता में परियोजना और कंपनी फंड के वित्तीय लेनदेन का लेखांकन, वित्तीय प्रवाह का विश्लेषण और अलग-अलग परियोजनाओं के लिए फंड की वित्तीय रिपोर्टिंग शामिल है। टूल की क्षमताओं को राजस्व और खर्च की मान्यता तथा लागत वर्गीकरण के अपने नियमों के अनुरूप परखें।
यदि आप अपनी परियोजनाओं में सिस्टम के उपयोग पर चर्चा करना चाहते हैं, तो निःशुल्क प्रस्तुति के लिए पंजीकरण कर सकते हैं। 101 की वेबसाइट के अनुसार, विशेषज्ञ कंपनी की ज़रूरतों पर चर्चा करता है, सिस्टम का काम दिखाता है और सवालों के जवाब देता है। बैठक में स्पष्ट करें कि आपके लेखांकन और लाभ-विश्लेषण मॉडल के लिए कौन-से शुरुआती आँकड़े और सेटिंग्स आवश्यक होंगे।
राजस्व घटने पर लाभ बढ़ना आर्थिक स्थिति में सुधार, एकबारगी परिणाम या लेखांकन की गलती दर्शा सकता है। लाभ के प्रकारों, परियोजनाओं, लाभ-हानि विवरण और नकदी प्रवाह विवरण की तुलना कारण पहचानने और उसकी स्थिरता जाँचने में मदद करती है। विश्लेषण की अवधि आँकड़ों की गुणवत्ता और पूर्णता पर निर्भर करती है। इसके बाद आकलन करें कि किन बदलावों को बनाए रखा जा सकता है और राजस्व संबंधी कौन-से कदम लक्षित मार्जिन, गुणवत्ता तथा भुगतान कार्यक्रम के अनुकूल हैं।
