यदि ग्राहक लागत अनुमानों की तुलना करने में अधिक समय लगा रहे हैं और बार-बार छूट माँग रहे हैं, जबकि सामग्री और ढुलाई महँगी हो रही है, तो सेवा की प्रचलित कीमत खर्चों को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं रह सकती।
ऐसी स्थिति में सेवा की लागत की गणना करना और उसका प्रबंधन करना ज़रूरी है। जब लागत प्रति इकाई (m², चरण या कार्यस्थल का एक दौरा) निकाली जाती है, तो यह तय करना आसान होता है कि कहाँ खरीद बेहतर की जाए, कहाँ काम रुकने का समय घटाया जाए और कहाँ मूल्य-सूची पर दोबारा विचार किया जाए।
नीचे निर्माण और मरम्मत के उदाहरणों पर आधारित 7 व्यावहारिक सुझाव दिए गए हैं। इनका उद्देश्य नुकसान घटाना, कार्यस्थल की प्रक्रियाओं को अधिक पूर्वानुमेय बनाना और वित्तीय अनुशासन बनाए रखना है।
विषय-सूची:
- निर्माण और मरम्मत में सेवा की लागत में क्या शामिल करें?
- सुझाव 1. लागत को सेवा की एक इकाई से जोड़ें
- सुझाव 2. खर्चों को परियोजना से संबंध और काम की मात्रा पर निर्भरता के आधार पर बाँटें
- सुझाव 3. दोबारा काम करने से बचने के लिए सेवा का मानकीकरण करें
- सुझाव 4. संकट के अनुसार खरीद और लॉजिस्टिक्स को फिर से व्यवस्थित करें
- सुझाव 5. कार्यस्थल पर समय का प्रबंधन भी सामग्री की तरह करें
- सुझाव 6. कारीगरों और उपठेकेदारों के भुगतान को काम की मात्रा के अनुसार व्यवस्थित करें
- सुझाव 7. घाटे वाले काम के प्रारूप छोड़ें और मार्जिन की रक्षा करें
- 14 दिनों की योजना: असाधारण प्रयास किए बिना शुरुआत कहाँ से करें?
निर्माण और मरम्मत में सेवा की लागत में क्या शामिल करें?
मरम्मत सेवा की लागत समझना आसान लगता है, जब तक आप बैंक विवरण नहीं खोलते। वहाँ कारीगरों को दिए गए अग्रिम, ढुलाई, उपभोग्य सामग्री, ईंधन, सामान की वापसी, सशुल्क पार्किंग, गारंटी के अंतर्गत किए गए दौरे, कार्यालय और विज्ञापन के खर्च आपस में मिले होते हैं। इन लेन-देन को अलग किए बिना प्रबंधक को पैसे की आवाजाही तो दिखती है, लेकिन पूरे किए गए काम की लागत समझ में नहीं आती।
प्रबंधन संबंधी निर्णयों के लिए खर्चों को दो स्वतंत्र आधारों पर देखना उपयोगी है। सेवा या परियोजना से जोड़ने के तरीके के आधार पर लागत प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष (ओवरहेड) होती है। प्रत्यक्ष लागत को किसी खास काम से सीधे जोड़ा जा सकता है: काम करने वाले का भुगतान, सामग्री, उपठेका, उस परियोजना के लिए ढुलाई या औज़ार का किराया। अप्रत्यक्ष लागत को उचित आधार पर सेवाओं और परियोजनाओं के बीच बाँटा जाता है: जैसे कार्यालय का किराया और प्रशासनिक टीम का भुगतान। काम की मात्रा पर निर्भरता के आधार पर लागत को चुनी गई अवधि और गतिविधि के स्तर की सीमा में परिवर्ती और स्थिर माना जाता है। एक ही राशि प्रत्यक्ष और परिवर्ती, या अप्रत्यक्ष और स्थिर, दोनों हो सकती है; इन दो वर्गीकरणों को आपस में जोड़कर कुल नहीं निकालना चाहिए। उपभोग्य सामग्री, गारंटी के अंतर्गत किए जाने वाले दौरों, करों, मार्केटिंग और सदस्यताओं को उनकी शर्तों और काम से संबंध के आधार पर वर्गीकृत करें।
संकट में लागत प्रबंधन का मूल विचार सरल है: बार-बार होने वाले नुकसान पहचानें और दूर करें। हर चीज़ में बचत करने की सामान्य कोशिश के बजाय ऐसे ठोस नियम चुनें, जिनका टीम रोज़ पालन कर सके।
सुझाव 1. लागत को सेवा की एक इकाई से जोड़ें
माप की इकाई तय किए बिना खर्च काटने की कोशिश से लोग अलग-अलग अर्थ निकाल सकते हैं। प्रमुख कहते हैं, “मरम्मत की लागत घटानी है”; साइट प्रभारी समझता है, “खरीद में बचत करनी है”; और कारीगर समझता है, “हमारा भुगतान घटाया जा रहा है।” परिणाम विवाद, गुणवत्ता में गिरावट और काम को दोबारा करने की ज़रूरत हो सकता है।
सेवा की एक इकाई चुनें और उसी पर लागत निकालें। बार-बार किए जाने वाले फिनिशिंग कार्यों के लिए किसी खास प्रकार के काम का m² उपयुक्त हो सकता है; निर्माण में एक चरण (नींव, भवन का ढाँचा, इंजीनियरिंग संबंधी काम) या पूरी परियोजना उपयुक्त हो सकती है, यदि परियोजनाएँ तुलनीय हों। फिर इस इकाई पर योजना और वास्तविक परिणाम की तुलना करें: अंतर कहाँ आया, क्यों आया और कौन-सा नियम उसे दोबारा होने से रोकने में मदद करेगा।
एक समान सेवा का काल्पनिक उदाहरण लें: समान जटिलता वाला प्लास्टर का काम, जिसे m² में मापा जाता है। मुख्य सामग्री ग्राहक खरीदता है: वह न तो इस सेवा की कीमत में शामिल है और न ही नीचे की गणना में। कारीगर का भुगतान 250 ₽ (रूसी रूबल) प्रति m² है। उदाहरण के लिए उपभोग्य सामग्री की लागत इसी भुगतान के 10% के बराबर मानें: अतिरिक्त 25 ₽ प्रति m²; यह केवल समझाने के लिए की गई धारणा है, जिसे व्यवहार में वास्तविक खपत से जाँचना होगा। ये 25 ₽, 250 ₽ में शामिल नहीं हैं और इन्हें दो बार नहीं गिना जाता। मान लें कि कंपनी ने एक महीने में केवल यही सेवा दी, जिसकी मात्रा 1 000 m² थी, और उसी महीने उसकी अप्रत्यक्ष लागत 300 000 ₽ रही। इसे इस एक समान मात्रा पर बाँटने से प्रति m² 300 ₽ आते हैं। इस सरल उदाहरण में कोई अन्य लागत नहीं है। 1 m² की गणना की गई लागत है: 250 + 25 + 300 = 575 ₽। यदि कई सेवाएँ हैं, तो प्रत्येक के लिए उपयुक्त आवंटन आधार चाहिए; अलग-अलग श्रम की ज़रूरत वाले कामों के m² को बिना उचित कारण एक साथ नहीं जोड़ना चाहिए।
इस गणना के बाद आप कीमत और गणना की गई लागत के बीच अंतर का आकलन कर सकते हैं। 575 ₽ की कीमत पर यह अंतर इसी सरल मॉडल में शून्य है। वास्तविक कीमत का 575 ₽ के करीब होना अपने-आप में लाभ या हानि का प्रमाण नहीं है: परिणाम वास्तविक खर्चों, मात्रा, ऑर्डर की शर्तों और गणना के पूरा होने पर निर्भर करता है। तुलना से छूट, उत्पादन के तय मानक, खरीद और काम रुकने के प्रभाव को जाँचना आसान होता है।
सुझाव 2. खर्चों को परियोजना से संबंध और काम की मात्रा पर निर्भरता के आधार पर बाँटें
संकट में परियोजना से सीधे जुड़े खर्चों और कंपनी के सामान्य खर्चों के बीच अंतर करना ज़रूरी है। एक परियोजना की सामग्री में हुई बचत कार्यालय, कम काम वाली भूमिकाओं, सेवाओं और ऐसे विज्ञापन के खर्च में समाप्त हो सकती है जिसकी लागत की भरपाई का प्रमाण नहीं है।
लागत की गणना में हर राशि को केवल एक बार गिनें: प्रत्यक्ष लागत सीधे सेवा या परियोजना में दर्ज करें और अप्रत्यक्ष लागत का आवंटन करें। “परिवर्ती या स्थिर” वर्गीकरण का उपयोग अलग से करें, ताकि आप समझ सकें कि काम की मात्रा बदलने पर खर्च कैसे बदलते हैं। यदि प्रत्यक्ष लागत अधिक है, तो मानकों, उत्पादकता, भुगतान की शर्तों और उपठेके की समीक्षा करें। यदि परिवर्ती लागत काम की मात्रा से तेज़ बढ़ रही है, तो दोबारा किए गए काम, गारंटी के दौरों और उपभोग्य सामग्री को देखें। यदि ओवरहेड का बोझ अधिक है, तो भूमिकाओं, काम के बोझ, किराये, सदस्यताओं और बिक्री के मॉडल पर फिर से विचार करें।
इस तरीके को व्यवस्थित रूप से अपनाने के लिए खर्च की श्रेणियों की एक साझा सूची बनाना और हर श्रेणी में योजना तथा वास्तविक खर्च की तुलना करना उपयोगी है। इस विषय पर 101 का लेख खर्चों को श्रेणियों में बाँटने में मदद करेगा (रूसी भाषा में)।
| लागत जोड़ने का तरीका | मात्रा बदलने पर व्यवहार | काल्पनिक उदाहरण और शर्तें |
|---|---|---|
| प्रत्यक्ष | परिवर्ती | किसी खास परियोजना में एक सेवा के प्रति m² के हिसाब से भुगतान, जब दर और काम की शर्तें समान रहें। |
| प्रत्यक्ष | स्थिर | केवल उस परियोजना के लिए उपकरण का तय मासिक किराया, अनुबंध की अवधि और उपलब्ध क्षमता की सीमा के भीतर। |
| अप्रत्यक्ष | परिवर्ती | साझा उपभोग्य सामग्री, जिसकी खपत कुल एक समान काम की मात्रा के साथ बदलती है, लेकिन रिकॉर्ड से उसे सीधे किसी परियोजना से जोड़ना संभव नहीं है। इसे उचित आधार पर बाँटा जाता है। |
| अप्रत्यक्ष | स्थिर | साझा कार्यालय का किराया, जब विचाराधीन अवधि में अनुबंध के अनुसार भुगतान समान रहे। इसे परियोजनाओं के बीच बाँटा जाता है। |
सुझाव 3. दोबारा काम करने से बचने के लिए सेवा का मानकीकरण करें
काम को दोबारा करने की ज़रूरत, उसे पूरा करते समय हुई बचत को समाप्त कर सकती है। उदाहरण के लिए, लागत अनुमान में “दीवारों का प्लास्टर” लिखा है, कारीगर अपने सामान्य तरीके से काम करता है, ग्राहक किसी दूसरे परिणाम की उम्मीद करता है, साइट प्रभारी “पूरा कर देने” का वादा करता है और टीम को दोबारा जाना पड़ता है। श्रम और लॉजिस्टिक्स पर पैसा खर्च होता है, लेकिन आय नहीं बढ़ती।
मानकीकरण दोबारा काम करने का जोखिम घटाता है: मूल्य-सूची की हर मद में काम का दायरा और स्वीकृति के मानदंड होने चाहिए। कम-से-कम यह तय करें कि क्या शामिल है, क्या नहीं है, कौन-सी सामग्री और खपत के मानक तय हैं, अंतिम परिणाम क्या होगा और रिपोर्ट के लिए कौन-सी तस्वीरें चाहिए। मूल्य-सूची केवल दरें बताने वाला दस्तावेज़ नहीं रहती, बल्कि टीम के लिए काम के निर्देश भी बन जाती है।
व्यवस्था को मज़बूत करने के लिए 101 का लेख सुव्यवस्थित मूल्य-सूची और ठेकेदारों के साथ भुगतान पर पढ़ें (रूसी भाषा में): इसमें मूल्य-सूची, भुगतान, काम की मात्रा और ज़िम्मेदारी के बीच संबंध समझाया गया है।
सुझाव 4. संकट के अनुसार खरीद और लॉजिस्टिक्स को फिर से व्यवस्थित करें
यदि साइट प्रभारी खरीद संभालता है, तो उसे एक साथ कार्यस्थल पर आपूर्ति और खर्चों का नियंत्रण करना पड़ता है। जहाँ सामान जल्दी मिले वहाँ से खरीदना, ज़रूरत से ज़्यादा भंडार रखना, वापसी भूल जाना और बची सामग्री का हिसाब न रखना लागत बढ़ा सकता है। एक तिमाही में कई परियोजनाओं के इन लेन-देन की एक साथ समीक्षा करें।
संकट खरीद को दोहराई जा सकने वाली प्रक्रिया बनाने का अवसर है: साझा विनिर्देश, स्पष्ट विकल्प, सामग्री बदलने के तय नियम और शेष भंडार पर नियंत्रण। ढुलाई, समय-सीमा और वापसी की शर्तों को ध्यान में रखकर आपूर्तिकर्ताओं के प्रस्तावों की तुलना करें; समझौतों का प्रभाव वास्तविक खर्च से जाँचें।
इन नियमों की समीक्षा करें:
- सामान्य कामों के लिए साझा विनिर्देश (प्राइमर, पुट्टी, जोड़ने वाले सामान और उपभोग्य सामग्री), ताकि कारीगर कार्यस्थल पर अपने मन से सामग्री का संयोजन न तय करें;
- “सामग्री के हर समूह के लिए एक खरीद-स्थान” का नियम, जब समय-सीमा और उपलब्धता इसकी अनुमति दें;
- परियोजना के अनुसार बची सामग्री का रिकॉर्ड और वापसी के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति;
- काम के कार्यक्रम के अनुसार आपूर्ति की योजना, ताकि लॉजिस्टिक्स के कारण कर्मचारियों के खाली बैठने का खर्च न उठाना पड़े;
- बाद में ढक जाने वाली सामग्री और रसीदों की तुरंत तस्वीरें लेना, जब जानकारी अभी प्राप्त की जा सकती हो।
सुझाव 5. कार्यस्थल पर समय का प्रबंधन भी सामग्री की तरह करें
प्रतीक्षा काम का समय नष्ट होने का कारण बन सकती है: सामग्री नहीं पहुँची, दूसरे ठेकेदार ने काम पूरा नहीं किया, कार्यस्थल पर प्रवेश या ग्राहक का निर्णय नहीं मिला, या कोई ज़रूरी औज़ार दूसरे कार्यस्थल पर भेज दिया गया। रिपोर्ट में यह केवल एक पंक्ति हो सकती है: “दिन बीत गया।” समय के आधार पर भुगतान होने पर काम रुकने का अर्थ है उस समय का खर्च उठाना, जिसमें तय मात्रा का काम नहीं हुआ।
संकट में छोटे अंतराल पर योजना और समीक्षा करना उपयोगी है: परियोजना की साप्ताहिक कार्ययोजना और रोज़ वास्तविक काम का रिकॉर्ड। पहले दो सप्ताह जानकारी इकट्ठा करने में लगाए जा सकते हैं: कहाँ काम रुकता है, किन कामों की समय-सीमा आगे बढ़ती है, कौन-सी टीमें तय मानक पूरा करती हैं और कहाँ व्यवस्था बाधा बनती है। ठोस निष्कर्षों के लिए आपकी कंपनी के अनुरूप पर्याप्त अवधि के तुलनीय आँकड़े चाहिए।
एक अलग काम रिपोर्टिंग को सरल बनाना है, ताकि टीम इसे नियमित रूप से कर सके। 101 का एक लेख बताता है कि रिपोर्ट बनाने में लगने वाला समय कैसे घटाएँ। समय पर मिले आँकड़े गलतियाँ पहले पहचानने और लागत पर उनका प्रभाव जाँचने में मदद करते हैं।
सुझाव 6. कारीगरों और उपठेकेदारों के भुगतान को काम की मात्रा के अनुसार व्यवस्थित करें
कंपनी मुश्किल में हो तो काम करने वालों का भुगतान घटाने का विचार आ सकता है। इससे लोगों के काम छोड़ने और गुणवत्ता गिरने का जोखिम पैदा होता है। ठेके के काम के लिए तय मात्रा और वर्णित परिणाम के आधार पर भुगतान पहले से सहमत किया जा सकता है, और शर्तें अनुबंध में दर्ज की जा सकती हैं।
उदाहरण के लिए, उपठेका अनुबंध में पक्ष काम की मात्रा, स्वीकृति के मानदंड, पुष्टि करने वाले दस्तावेज़, अग्रिम और चरणवार भुगतान तय कर सकते हैं। भुगतान का तरीका और समय लागू कानून तथा अनुबंध की शर्तों से निर्धारित होते हैं; बिल और काम की स्वीकृति के दस्तावेज़ इन्हीं शर्तों के अनुसार तैयार करें। अंतिम ग्राहक द्वारा काम स्वीकार किया जाना हर भुगतान की सार्वभौमिक शर्त नहीं है। रूस में कंपनी के कर्मचारियों पर श्रम कानून और रोजगार अनुबंध के नियम लागू होते हैं: ग्राहक द्वारा काम स्वीकार किए जाने तक वेतन का भुगतान नहीं टाला जा सकता।
यदि कंपनी बहुत-सा काम उपठेके पर देती है, तो अग्रिम और कार्य-निर्देशों की भाषा को अलग से जाँचें। अग्रिम की राशि, चरण, दस्तावेज़ और भुगतान की समय-सीमा अनुबंध में तय करें। काम का अस्पष्ट दायरा अतिरिक्त काम और भुगतान पर विवाद का जोखिम बढ़ाता है; पहले ही लिखें कि काम की मात्रा में बदलाव पर दोनों पक्ष कैसे सहमत होंगे।
सुझाव 7. घाटे वाले काम के प्रारूप छोड़ें और मार्जिन की रक्षा करें
कभी-कभी लागत और घटाने की गुंजाइश सीमित होती है: टीम पूरी है, खरीद व्यवस्थित है और दोबारा किए जाने वाले काम नियंत्रण में हैं। तब दूसरे प्रबंधन विकल्पों पर विचार करें: घाटे वाला प्रारूप छोड़ना, सेवा का दायरा बदलना या कीमत की फिर से गणना करना।
संकट में छूट माँग बनाए रखने में मदद कर सकती है और साथ ही कीमत तथा लागत के बीच अंतर कम कर सकती है। बिना गणना के कीमत घटाने से बचने के लिए ऐसा मूल्य निर्धारण तरीका चुनना उपयोगी है, जो लागत, जोखिम और लक्ष्य लाभ को ध्यान में रखे। इस विषय पर 101 का लेख संकट में मूल्य निर्धारण के तरीकों के बारे में पढ़ें (रूसी भाषा में)।
एक और व्यावहारिक कदम है “महँगा है” सुनते ही छूट देना बंद करना। इस आपत्ति के पीछे अविश्वास या काम के दायरे की समझ न होना हो सकता है। ऐसे में समझाएँ कि कीमत में क्या शामिल है, आप काम कैसे दर्ज करते हैं, ग्राहक को कौन-सी रिपोर्ट मिलती है और गुणवत्ता कैसे नियंत्रित की जाती है। विस्तृत चर्चा 101 के लेख कीमत से जुड़ी आपत्तियों का जवाब देने में मिलेगी; पेशकश को प्रस्तुत करने और बिक्री के माध्यमों के लिए निर्माण में मार्केटिंग पर लेख देखें (रूसी भाषा में)।
14 दिनों की योजना: असाधारण प्रयास किए बिना शुरुआत कहाँ से करें?
नीचे लागत पर काम करने के पहले 14 दिनों के लिए एक रूपरेखा दी गई है। कुछ सेवाओं और एक परियोजना से शुरू करें; लागू करने का समय और परिणाम रिकॉर्ड की स्थिति तथा टीम के काम पर निर्भर करेंगे:
- सबसे अधिक बिकने वाली 3 सेवाएँ चुनें और उनकी इकाई तय करें (m², चरण या कार्यस्थल का एक दौरा)।
- हर सेवा की प्रत्यक्ष लागत निकालें और जाँचें कि उससे संबंधित सभी राशियाँ शामिल हैं।
- उपभोग्य सामग्री और अन्य परिवर्ती लागत वास्तविक आँकड़ों से जाँचें; प्रतिशत के आधार पर अनुमान लगाएँ तो उसका आधार बताएँ और पहले से गिनी गई राशियाँ हटा दें।
- उसी अवधि की अप्रत्यक्ष लागत उचित आधार पर बाँटकर प्रति इकाई खर्च निकालें; यदि m² का उपयोग करते हैं, तो सेवाओं की तुलनीयता जाँचें।
- मूल्य-सूची की सबसे अधिक विवाद पैदा करने वाली सेवा के लिए एक कार्य-प्रक्रिया पत्रक बनाएँ और स्वीकृति के मानदंड लागू करें।
- एक परियोजना में बची सामग्री और वापसी का रिकॉर्ड शुरू करें और उसकी जाँच के बाद नियम बाकी परियोजनाओं पर लागू करें।
- समय की योजना और वास्तविक स्थिति की तुलना करें: कहाँ काम रुकता है, कारण क्या हैं और कौन-सा नियम इसे दोबारा होने से रोकने में मदद करेगा।
यदि आप हर परियोजना की लागत, लागत पर जोड़ी जाने वाली राशि और परिणाम को आपस में जोड़ना चाहते हैं, तो देखें कि ऐप 101 में प्रबंधन लेखांकन कैसे काम करता है। निःशुल्क प्रस्तुति में आप अपनी ज़रूरतों पर चर्चा कर सकते हैं: मूल्य-सूची, भुगतान, रिपोर्ट और विश्लेषण।
