Jika pelanggan semakin lama membandingkan anggaran dan semakin sering meminta diskon, sementara harga bahan serta pengiriman meningkat, harga jasa yang biasa Anda tetapkan mungkin tidak lagi menutup biaya.
Dalam situasi ini, Anda perlu menghitung dan mengelola biaya pokok jasa. Jika biaya sudah dihitung per satuan, seperti m², tahap pekerjaan atau kunjungan ke lokasi, Anda akan lebih mudah menentukan bagian pengadaan yang perlu diperbaiki, waktu menganggur yang harus dihilangkan atau daftar harga yang perlu ditinjau ulang.
Berikut 7 tips praktis dengan contoh dari konstruksi dan renovasi. Fokusnya adalah mengurangi pemborosan, membuat pekerjaan di lokasi lebih dapat diprediksi dan menjaga disiplin keuangan.
Daftar isi:
- Apa saja yang termasuk biaya pokok jasa konstruksi dan renovasi?
- Tips 1. Hitung biaya pokok per satuan jasa
- Tips 2. Kelompokkan biaya berdasarkan proyek dan hubungannya dengan volume pekerjaan
- Tips 3. Standarkan jasa untuk mengurangi pekerjaan ulang
- Tips 4. Tata ulang pengadaan dan logistik saat krisis
- Tips 5. Kelola waktu di lokasi sebagaimana Anda mengelola bahan
- Tips 6. Atur pembayaran tukang dan subkontraktor berdasarkan volume pekerjaan
- Tips 7. Hentikan bentuk layanan yang merugi dan lindungi margin
- Rencana 14 hari: dari mana memulai tanpa memaksakan diri?
Apa saja yang termasuk biaya pokok jasa konstruksi dan renovasi?
Biaya pokok jasa renovasi tampak sederhana sampai Anda membuka rekening koran. Di sana tercampur uang muka tukang, pengiriman, bahan habis pakai, bahan bakar, pengembalian barang, parkir berbayar, kunjungan garansi, kantor dan iklan. Tanpa memisahkan transaksi tersebut, pimpinan hanya melihat pergerakan uang, tetapi tidak memahami biaya pokok pekerjaan yang telah selesai.
Untuk mengambil keputusan manajemen, ada dua cara pengelompokan biaya yang saling independen. Berdasarkan cara pembebanannya pada jasa atau proyek, biaya dibagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung (overhead). Biaya langsung dapat dikaitkan secara langsung dengan pekerjaan tertentu: upah pelaksana, bahan, subkontrak, pengiriman atau sewa peralatan khusus untuk proyek tersebut. Biaya tidak langsung dialokasikan ke berbagai jasa dan proyek dengan dasar alokasi yang dapat dipertanggungjawabkan, misalnya sewa kantor dan gaji tim administrasi. Berdasarkan hubungannya dengan volume pekerjaan, biaya dibagi menjadi variabel dan tetap dalam periode serta rentang aktivitas yang dipilih. Jumlah yang sama dapat sekaligus bersifat langsung dan variabel, atau tidak langsung dan tetap; kedua pengelompokan ini tidak boleh dijumlahkan satu sama lain. Kelompokkan bahan habis pakai, kunjungan garansi, pajak, pemasaran dan langganan sesuai ketentuannya serta hubungannya dengan pekerjaan.
Inti pengelolaan biaya pokok saat krisis sederhana: temukan dan hilangkan pemborosan yang berulang. Alih-alih menerapkan penghematan umum pada segala hal, pilih aturan khusus yang dapat dijalankan tim setiap hari.
Tips 1. Hitung biaya pokok per satuan jasa
Mencoba “memangkas biaya” tanpa satuan pengukuran menimbulkan risiko perbedaan penafsiran. Pimpinan berkata, “Biaya pokok renovasi harus diturunkan”; mandor mendengar, “Hemat belanja bahan”; tukang mendengar, “Upah dikurangi”. Akibatnya dapat berupa konflik, penurunan mutu dan semakin banyak pekerjaan ulang.
Pilih satuan jasa dan hitung biaya pokok per satuan tersebut. Untuk pekerjaan penyelesaian yang berulang, m² per jenis pekerjaan dapat digunakan; untuk konstruksi, satuannya bisa berupa tahap, seperti fondasi, struktur utama bangunan atau pekerjaan instalasi, maupun seluruh proyek jika proyek-proyeknya sebanding. Kemudian bandingkan rencana dengan realisasi pada satuan tersebut: di mana terjadi penyimpangan, apa penyebabnya dan aturan apa yang dapat mencegahnya berulang.
Mari gunakan contoh hipotetis satu jasa yang seragam: pekerjaan plester dengan tingkat kesulitan yang sama, diukur dalam m². Bahan utama dibeli oleh pelanggan, sehingga tidak termasuk dalam harga jasa maupun perhitungan di bawah ini. Upah tukang adalah 250 ₽ (rubel Rusia) per m². Untuk contoh ini, bahan habis pakai diperkirakan sebesar 10% dari upah tersebut secara khusus: tambahan 25 ₽ per m². Ini hanya asumsi ilustratif yang dalam praktiknya harus diperiksa berdasarkan pemakaian aktual. Nilai 25 ₽ tersebut tidak termasuk dalam 250 ₽ dan tidak dihitung kembali. Misalkan selama satu bulan perusahaan hanya menyediakan jasa ini dengan volume 1.000 m², sedangkan biaya tidak langsungnya untuk bulan yang sama berjumlah 300.000 ₽. Jika dialokasikan pada volume yang seragam tersebut, biaya tidak langsungnya menjadi 300 ₽ per m². Tidak ada biaya lain dalam contoh yang disederhanakan ini. Biaya pokok per m² yang dihitung adalah 250 + 25 + 300 = 575 ₽. Jika ada beberapa jenis jasa, masing-masing memerlukan dasar alokasi yang sesuai; luas m² dari pekerjaan dengan kebutuhan tenaga kerja berbeda tidak boleh dijumlahkan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Setelah perhitungan ini, Anda dapat menilai selisih antara harga dan biaya pokok yang dihitung. Pada harga 575 ₽, selisihnya adalah nol dalam model yang disederhanakan ini. Kedekatan harga aktual dengan 575 ₽ saja tidak membuktikan adanya laba atau rugi: hasilnya bergantung pada biaya aktual, volume, ketentuan pesanan dan kelengkapan perhitungan. Perbandingan ini membantu memeriksa pengaruh diskon, standar produktivitas, pengadaan dan waktu menganggur.
Tips 2. Kelompokkan biaya berdasarkan proyek dan hubungannya dengan volume pekerjaan
Saat krisis, penting untuk membedakan biaya yang berkaitan langsung dengan proyek dan biaya bersama perusahaan. Penghematan bahan pada satu proyek dapat tergerus oleh biaya kantor, posisi yang kurang dimanfaatkan, layanan dan iklan yang belum terbukti menutup biayanya.
Dalam perhitungan biaya pokok, hitung setiap jumlah hanya sekali: bebankan biaya langsung ke jasa atau proyek secara langsung, lalu alokasikan biaya tidak langsung. Gunakan sifat “variabel atau tetap” secara terpisah untuk menganalisis perubahan biaya ketika volume pekerjaan berubah. Jika biaya langsung tinggi, periksa standar, produktivitas, ketentuan pembayaran dan subkontrak. Jika biaya variabel meningkat lebih cepat daripada volume, telusuri pekerjaan ulang, kunjungan garansi dan bahan habis pakai. Jika beban biaya tidak langsung besar, tinjau kembali pembagian peran, beban kerja, sewa, langganan dan model penjualan.
Untuk memantapkan pendekatan ini, buat daftar kategori biaya yang seragam dan catat perbandingan rencana dengan realisasi menurut kategori tersebut. Artikel 101 tentang pembagian pengeluaran menurut kategori (dalam bahasa Rusia) dapat membantu.
| Cara pembebanan biaya | Perilaku saat volume berubah | Contoh hipotetis dan ketentuannya |
|---|---|---|
| Langsung | Variabel | Upah borongan per m² untuk satu jasa pada proyek tertentu, dengan tarif dan kondisi pelaksanaan yang tidak berubah. |
| Langsung | Tetap | Biaya sewa peralatan bulanan yang tetap dan khusus untuk proyek ini, dalam jangka waktu kontrak serta kapasitas yang tersedia. |
| Tidak langsung | Variabel | Bahan habis pakai bersama, jika pemakaiannya berubah mengikuti total volume pekerjaan yang seragam, tetapi pencatatannya tidak memungkinkan pembebanan langsung ke proyek. Biayanya dialokasikan dengan dasar yang dapat dipertanggungjawabkan. |
| Tidak langsung | Tetap | Sewa kantor bersama dengan tarif kontraktual yang tidak berubah selama periode yang ditinjau. Biayanya dialokasikan ke berbagai proyek. |
Tips 3. Standarkan jasa untuk mengurangi pekerjaan ulang
Pekerjaan ulang dapat menghapus penghematan yang dibuat pada tahap pelaksanaan. Misalnya, anggaran mencantumkan “plester dinding”, tukang mengerjakannya seperti biasa, pelanggan mengharapkan hasil berbeda, mandor berjanji akan “menyelesaikannya lagi”, lalu tim harus datang untuk kedua kalinya. Uang habis untuk tenaga kerja dan logistik, sedangkan pendapatan tidak bertambah.
Standardisasi membantu mengurangi risiko pekerjaan ulang: setiap item dalam daftar harga harus memuat lingkup pekerjaan dan kriteria penerimaan. Informasi minimalnya adalah apa yang termasuk dan tidak termasuk, bahan serta standar pemakaian yang ditetapkan, hasil akhir yang diharapkan dan foto yang diperlukan untuk laporan. Daftar harga juga mulai berfungsi sebagai panduan kerja bagi tim, di samping menunjukkan harga.
Untuk memperkuat sistem ini, baca artikel 101 tentang daftar harga yang ideal dan pembayaran kontraktor (dalam bahasa Rusia). Artikel tersebut membahas hubungan daftar harga dengan pembayaran, volume pekerjaan dan tanggung jawab.
Tips 4. Tata ulang pengadaan dan logistik saat krisis
Jika pengadaan ditangani mandor, ia harus sekaligus memastikan kebutuhan proyek terpenuhi dan mengendalikan biaya. Membeli di tempat yang paling cepat, menyiapkan persediaan berlebih, melupakan pengembalian barang dan membiarkan sisa bahan tanpa pencatatan dapat meningkatkan biaya. Periksa transaksi tersebut secara keseluruhan pada beberapa proyek selama satu kuartal.
Krisis menjadi alasan untuk membuat pengadaan lebih teratur dan dapat diulang: spesifikasi seragam, pilihan pengganti yang jelas, aturan penggantian yang tetap dan pengendalian persediaan. Bandingkan penawaran pemasok dengan memperhitungkan pengiriman, waktu dan pengembalian barang; periksa dampak kesepakatan berdasarkan biaya aktual.
Periksa aturan berikut:
- spesifikasi seragam untuk pekerjaan standar, seperti cat dasar, dempul, pengikat dan bahan habis pakai, agar tukang tidak perlu “menciptakan” sendiri komposisi bahan di lokasi;
- aturan “satu sumber pembelian untuk satu kelompok bahan”, jika tenggat dan ketersediaan memungkinkan;
- pencatatan sisa bahan menurut proyek dan penunjukan penanggung jawab pengembalian barang;
- perencanaan pengiriman mengikuti jadwal pekerjaan agar tidak timbul biaya waktu menganggur tenaga kerja akibat logistik;
- pemotretan bahan yang nantinya tertutup serta bukti pembelian segera, selagi informasinya masih dapat dipulihkan.
Tips 5. Kelola waktu di lokasi sebagaimana Anda mengelola bahan
Hilangnya waktu kerja dapat disebabkan oleh menunggu: bahan belum tiba, kontraktor lain belum selesai, akses atau keputusan pelanggan belum tersedia, atau peralatan dibawa ke proyek lain. Dalam laporan, keadaan ini dapat terlihat sebagai satu baris “sehari berlalu”. Pada sistem upah berdasarkan waktu, waktu menganggur berarti biaya untuk waktu ketika volume pekerjaan yang direncanakan tidak terselesaikan.
Saat krisis, siklus kerja yang singkat bermanfaat: rencana pekerjaan mingguan per proyek dan pencatatan realisasi setiap hari. Dua minggu pertama dapat digunakan untuk mengumpulkan pengamatan: di mana terjadi waktu menganggur, pekerjaan mana yang mundur, tim mana yang memenuhi standar dan di mana pengaturan kerja menjadi kendala. Untuk kesimpulan yang andal, Anda memerlukan data yang sebanding selama periode yang memadai bagi perusahaan Anda.
Tugas lainnya adalah menyederhanakan pelaporan agar tim dapat melakukannya secara rutin. Artikel 101 tentang mengurangi waktu untuk menyusun laporan membahas hal ini. Data yang tersedia tepat waktu membantu menemukan kesalahan lebih awal dan memeriksa pengaruhnya terhadap biaya pokok.
Tips 6. Atur pembayaran tukang dan subkontraktor berdasarkan volume pekerjaan
Ketika perusahaan mengalami kesulitan, muncul godaan untuk mengurangi bayaran pelaksana pekerjaan. Hal ini menimbulkan risiko keluar-masuk tenaga kerja dan penurunan mutu. Untuk pekerjaan berdasarkan kontrak jasa konstruksi, Anda dapat terlebih dahulu menyepakati pembayaran atas volume tertentu dan hasil yang dijelaskan sebelumnya, lalu menuangkan ketentuannya dalam kontrak.
Misalnya, dalam perjanjian subkontrak, para pihak dapat menentukan lingkup pekerjaan, kriteria penerimaan, dokumen pendukung, uang muka dan pembayaran per tahap. Tata cara serta tenggat pembayaran ditentukan oleh hukum yang berlaku dan ketentuan kontrak; buat tagihan serta berita acara sesuai ketentuan tersebut. Penerimaan pekerjaan oleh pelanggan akhir bukan syarat universal untuk semua pembayaran. Di Rusia, pembayaran bagi karyawan mengikuti aturan ketenagakerjaan dan perjanjian kerja: pembayaran gaji tidak boleh ditunda sampai pekerjaan diterima pelanggan.
Jika perusahaan banyak menggunakan subkontraktor, periksa uang muka dan rumusan penugasan secara khusus. Sepakati jumlah uang muka, tahapan, dokumen dan tenggat pembayaran dalam kontrak. Lingkup pekerjaan yang tidak jelas meningkatkan risiko pekerjaan tambahan dan perselisihan pembayaran; jelaskan sejak awal cara para pihak menyepakati perubahan volume pekerjaan.
Tips 7. Hentikan bentuk layanan yang merugi dan lindungi margin
Terkadang peluang untuk menurunkan biaya pokok lebih jauh sudah terbatas: tim telah lengkap, pengadaan tertata dan pekerjaan ulang terkendali. Dalam keadaan ini, pertimbangkan pilihan manajemen: menghentikan bentuk layanan yang merugi, meninjau ulang isi jasa atau menghitung kembali harganya.
Saat krisis, diskon dapat menopang permintaan sekaligus mengurangi kelebihan harga jual di atas biaya. Agar tidak menurunkan harga tanpa perhitungan, pilih metode penetapan harga yang memperhitungkan biaya pokok, risiko dan target laba. Artikel 101 tentang metode penetapan harga saat krisis (dalam bahasa Rusia) dapat menjadi panduan.
Langkah praktis lain adalah berhenti menjawab kata “mahal” dengan diskon. Keberatan tersebut mungkin muncul karena ketidakpercayaan dan ketidakjelasan lingkup pekerjaan. Dalam situasi ini, jelaskan apa yang termasuk dalam harga, cara Anda mencatat pekerjaan, laporan yang diterima pelanggan dan cara mutu dikendalikan. Pembahasan terperinci tersedia dalam artikel 101 tentang keberatan terhadap harga, sedangkan cara menyajikan penawaran dan memilih saluran dibahas dalam artikel tentang pemasaran dalam konstruksi (dalam bahasa Rusia).
Rencana 14 hari: dari mana memulai tanpa memaksakan diri?
Berikut panduan untuk 14 hari pertama dalam mengelola biaya pokok. Mulailah dari beberapa jasa dan satu proyek; waktu penerapan serta hasilnya akan bergantung pada kondisi pencatatan dan cara tim bekerja:
- Pilih 3 jasa yang paling sering terjual dan tentukan satuannya, seperti m², tahap pekerjaan atau kunjungan ke lokasi.
- Hitung biaya langsung untuk setiap jasa dan periksa apakah semua jumlah yang berkaitan sudah dimasukkan.
- Periksa bahan habis pakai dan biaya variabel lainnya berdasarkan data aktual; jika menggunakan perkiraan persentase, sebutkan dasarnya dan keluarkan jumlah yang sudah dihitung.
- Alokasikan biaya tidak langsung untuk periode yang sama dengan dasar yang dapat dipertanggungjawabkan, lalu hitung biaya per satuan; periksa kesebandingan jasa jika menggunakan m².
- Buat satu panduan teknis kerja untuk jasa yang paling sering menimbulkan perselisihan dalam daftar harga dan tetapkan kriteria penerimaan.
- Mulai pencatatan sisa bahan dan pengembalian barang pada satu proyek, lalu terapkan aturan tersebut ke proyek lain setelah diperiksa.
- Bandingkan rencana dan realisasi waktu: di mana terjadi waktu menganggur, apa penyebabnya dan aturan apa yang dapat mencegahnya berulang?
Jika Anda ingin menghubungkan biaya pokok, markup (tambahan harga di atas biaya) dan hasil per proyek, pelajari cara kerja akuntansi manajemen dalam Aplikasi 101. Dalam presentasi gratis, Anda dapat membahas kebutuhan Anda terkait daftar harga, pembayaran, laporan dan analisis.
