يسأل العميل عما تم إنجازه بالفعل، وما هي المرحلة الجارية حاليًا ومتى سيبدأ العمل التالي. يرسل المقاول لقطة شاشة أو جدول أو رسالة دردشة. وبعد بضعة أيام، تتغير المواعيد النهائية، مما يترك للمشاركين نسخًا مختلفة من الخطة.
في 101، يمكنك جمع جدول مراقبة العمل من التقدير وفتحه للعميل عبر رابط عام. لا يحتاج العميل إلى التسجيل في الخدمة: فهو يتبع الرابط أو يقوم بمسح رمز الاستجابة السريعة ويرى الجدول المنشور. إذا لم تعد هناك حاجة للوصول، فيمكن إغلاقه. إذا لزم الأمر، يمكن إعادة إصدار الرابط.
دعونا نلقي نظرة على المسار بأكمله: قم بإنشاء تقدير من عناصر قائمة الأسعار، وتحقق من العمل على مخطط جانت وأرسل إلى العميل رابطًا لمشاهدته.
لماذا تظهر للعميل مخطط جانت؟
يعرض مخطط جانت العمل على مخطط زمني. إنه يجعل من السهل فهم ليس فقط قائمة المراحل، ولكن أيضًا تسلسلها: متى يبدأ العمل، وكم سيستغرق، وما هي المهام التي تتم بالتوازي.
باستخدام مثال مشروع مكتبي، تظهر فترة التجديد الشاملة والمراحل الفردية على نطاق واحد: شراء المواد، وتسليم المعدات وتركيب الأثاث. يلاحظ المدير على الفور ترتيب العمل والتقاطعات والخروج من المراحل بعد تاريخ الانتهاء المخطط له.
بالنسبة للمدير أو المقاول، هذا جدول عمل لمراقبة تقدم العمل. بالنسبة للعميل هناك إجابة واضحة على ثلاثة أسئلة:
- ما هو مخطط له؟
- في أي مرحلة وصل المشروع؟
- ما العمل التالي؟
لا يحل الرابط العام محل العقد أو الاتفاقية الرسمية بشأن المواعيد النهائية أو شهادة إنجاز العمل. إنه يحل مشكلة أخرى: فهو يمنح المشاركين إصدارًا واحدًا حاليًا من الخطة بدلاً من عدة ملفات ولقطات شاشة قديمة.
إذا كنت تتعرف للتو على طريقة التخطيط هذه، فاقرأ أولاً: ما هو مخطط جانت وكيف يعمل الجدول الزمني؟. بالنسبة لمشروع البناء، ستكون تعليمات التحضير مفيدة أيضًا. جدول العمل.
كيفية مشاركة مخطط جانت مع العميل؟
1. قم بإنشاء تقدير من عناصر قائمة الأسعار
في 101، تُشكّل التقديرات الخطة على مخطط جانت، وتساعد التقارير في تسجيل حقيقة التنفيذ. لذلك، تحتاج أولا إلى إعداد حدث مخطط له - تقدير للمشروع.
افتح المشروع المطلوب وقم بإنشاء تقدير. حدد أحد عناصر المصروفات، ثم قم بإضافة عناصر من قائمة الأسعار. من الأفضل استخدام نفس أسماء الأعمال التي يستخدمها الفريق في الموقع: "التفكيك"، "التركيبات الكهربائية"، "تجصيص الجدران"، "وضع أغطية الأرضيات". وهذا سيسهل على العميل والمقاولين مقارنة التقديرات والجداول الزمنية والعمل الفعلي.
لكل عنصر، قم بالإشارة إلى الحجم. تحقق من السعر والمستلم والمبلغ الإجمالي. أضف وصفًا واضحًا للتقدير: على سبيل المثال، "الأعمال التمهيدية" أو "الإصلاحات والمعدات الشاملة".
توضح لقطة الشاشة أن عناصر قائمة الأسعار قد تمت إضافتها بالفعل إلى التقدير. يتم عرض الحجم والتكلفة تحت اسم كل عنصر. قبل الحفظ، تأكد من أن الخطة تحتوي بالضبط على العمل الذي يجب عرضه على الرسم البياني.
2. تحديد المواعيد النهائية وحفظ التقديرات
قم بتعيين التاريخ أو الفترة للتقدير. إذا تم تضمين مرحلة كبيرة في تقدير واحد، قم بالإشارة إلى مدة المرحلة بأكملها. إذا كنت بحاجة إلى جدول زمني مفصل، قم بتقسيم العمل إلى عدة تقديرات بتواريخ منفصلة.
قبل الحفظ، تحقق مما يلي:
- تم اختيار المشروع المناسب؛
- يشار إلى بند النفقات المطلوبة؛
- العناصر المضافة من قائمة الأسعار؛
- تم إدخال الأحجام.
- يشار إلى الموعد النهائي.
- الوصف واضح دون مزيد من التوضيح.
بمجرد الحفظ، سيظهر التقدير في أحداث المشروع وعلى المخطط الزمني. ليست هناك حاجة لنقل أسماء الأعمال بشكل منفصل إلى مخطط آخر.
تتم مناقشة سيناريو مفصل للعلاقة بين التقديرات والجداول الزمنية في المادة "مخطط جانت عبر الإنترنت في تطبيق 101".
3. تحقق من الخطة على مخطط جانت
في بطاقة المشروع، افتح قسم "مخطط جانت". ستكون التقديرات وأحداث المشروع الأخرى ذات الصلة مرئية على الجدول الزمني. استخدم عرضًا أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي أو سنويًا للجدول الزمني للتحقق من أن خطتك في المستوى الصحيح.
قبل إرسالها إلى العميل، انظر إلى الرسم البياني من خلال عينيه:
- يجب أن تكون عناوين الأعمال واضحة؛
- يجب أن تتوافق التواريخ مع الخطة الحالية؛
- يجب ألا تتعارض المراحل المكتملة والحالية والمستقبلية مع بعضها البعض؛
- يجب ألا يحتوي الجدول على لغة داخلية أو مسودة يمكن أن يخطئ العميل في تفسيرها.
إذا تغيرت المواعيد النهائية، قم أولاً بتحديث الخطة في 101 وبعد ذلك فقط قم بإرسال الرابط. بهذه الطريقة، سيفتح العميل المخطط الحالي، بدلاً من لقطة الشاشة القديمة.
4. اجعلها عامة
في قسم مخطط جانت، انقر فوق نشر. يتم فتح نافذة مشاركة مخطط جانت.
بشكل افتراضي، قد يتم تعطيل الوصول العام. في هذه الحالة، لا يتم عرض الرابط ورمز الاستجابة السريعة.
لإعداد المخطط للإرسال، قم بتشغيل مفتاح "الوصول العام". بمجرد التمكين، سيعرض 101 رابطًا عامًا ورمز الاستجابة السريعة.
عند فتحها، تعرض النافذة رمز الاستجابة السريعة وزر "نسخ الرابط" وإجراء "إعادة إصدار الرابط". انسخ العنوان فقط بعد التحقق من الجدول الزمني والتأكد من أنك فتحت الوصول إلى المشروع المطلوب.
5. إرسال رابط أو رمز QR للعميل
انقر على "نسخ الرابط" وأرسله إلى العميل في القناة المتفق عليها: على سبيل المثال، في دردشة العمل أو البريد الإلكتروني. إذا كنت تناقش جدولًا زمنيًا في اجتماع أو موقع، فيمكن للعميل مسح رمز الاستجابة السريعة باستخدام كاميرا هاتفه.
الصفحة العامة مخصصة للعرض. ولا يحتاج العميل إلى إنشاء حساب وتسجيل الدخول إلى التطبيق للاطلاع على الجدول المنشور.
من المفيد إضافة شرح مختصر للرابط:
جدول العمل الحالي للمشروع متاح هنا. المراحل والمواعيد النهائية المخطط لها مرئية هنا. قبل مكالمتك القادمة، يرجى التحقق من الأعمال القادمة.
لا ترسل رابطًا واحدًا بدون سياق. من المهم أن يفهم العميل المشروع المفتوح، والتاريخ الذي تكون فيه الخطة ذات صلة، وما الذي تريد مناقشته بالضبط.
6. فحص الصفحة العامة من خلال عيون العميل
بعد الضغط على الرابط العام، سيشاهد العميل مخطط جانت للمشروع وسيتمكن من دراسة الخطة دون تسجيل. سيكون قادرًا على إلقاء نظرة على العمل وفقًا لجدول زمني وفهم تسلسل المراحل.
المشاهدة العامة لا تحول العميل إلى عضو في حساب العمل ولا تتيح له الوصول إلى كافة أقسام المشروع. لكن الجدول نفسه قد يحتوي على أسماء ومواعيد نهائية للعمل، لذلك قبل النشر، لا تزال بحاجة إلى التحقق من المعلومات التي تفتحها.
للتحكم في تقدم العمل، من المناسب الاتفاق على إجراء بسيط:
- يقوم المقاول بتحديث الجدول بعد التغيير المؤكد في المواعيد النهائية؛
- يشاهد العميل الإصدار الحالي باستخدام نفس الرابط العام؛
- يتفق الطرفان على التغييرات المثيرة للجدل بشكل منفصل في القناة المنصوص عليها في العقد؛
- بمجرد الانتهاء من المشروع، يتم إغلاق الوصول العام.
7. قم بإغلاق الوصول أو إعادة إصدار الرابط
افتح نافذة مشاركة جانت مرة أخرى.
لإغلاق العرض العام تمامًا، قم بإيقاف تشغيل مفتاح العرض العام. بعد ذلك، لن يكون الجدول المنشور متاحًا من خلال الوضع العام.
إذا كنت تريد الحصول على رابط جديد، فاستخدم إجراء إعادة إصدار الرابط. بعد إعادة الإصدار، انسخ الرابط الجديد وأرسله إلى الأعضاء الذين ما زالوا بحاجة إلى الوصول إليه. قبل الإرسال، تأكد من فتح الرابط الجديد بنفسك والتأكد من أنه يشير إلى المشروع الصحيح.
لا تقم بإعادة إصدار الرابط بدون سبب: الأعضاء الذين احتفظوا بالعنوان السابق سيفقدون نقطة مرجعية واحدة وقد يستمرون في استخدام الرسالة القديمة. استخدم إعادة الإصدار عندما ينتقل الرابط إلى المستلم الخطأ أو عندما تحتاج إلى إعادة تقييد نطاق المشاهدة.
8. تأكد من التفاصيل الخاصة بك قبل إرسال الرابط
- المشروع المطلوب مفتوح في الرابط.
- يستخدم التقدير عناوين واضحة للعمل.
- تم التحقق من الكميات والمواعيد النهائية.
- لا توجد مسودة للأحداث على الرسم البياني.
- يفهم العميل تاريخ صلاحية الخطة.
- تشير الرسالة بالضبط إلى ما يجب النظر فيه أو الاتفاق عليه.
- سيتم إغلاق الوصول العام عندما لم تعد هناك حاجة إليه.
من الأفضل التحقق من حقوق الوصول ليس بعد الإرسال، ولكن قبله. افتح الرابط في علامة تبويب منفصلة دون تسجيل الدخول إلى حسابك وتأكد من أن العميل يرى الجدول الزمني المطلوب - ولا شيء إضافي.
الأسئلة المتداولة
هل يحتاج العميل للتسجيل في 101؟
لا، الرابط العام ورمز الاستجابة السريعة يسمحان لك بمشاهدة الرسم البياني المنشور دون التسجيل في الخدمة.
هل يمكن للعميل تغيير الجدول باستخدام رابط عام؟
يتم استخدام الصفحة العامة لعرض المخطط. يتم إجراء تغييرات العمل من قبل المشاركين في المشروع في الواجهة الرئيسية 101 مع حقوق الوصول الخاصة بهم.
ماذا لو لم يعد العميل بحاجة إلى الوصول؟
افتح إعدادات نشر المخطط وأوقف الوصول العام. إذا كان من الضروري الحفاظ على الوصول لمجموعة جديدة من المستلمين فقط، فأعد إصدار الرابط وانقل العنوان الجديد إلى المشاركين المطلوبين.
هل يحل الجدول العام محل الاتفاق على المواعيد النهائية؟
لا. يساعد الجدول الزمني المشاركين على رؤية الخطة الحالية، ولكن يتم تحديد إجراءات الموافقة ذات الأهمية القانونية من خلال العقد وقنوات الاتصال التي يختارها الطرفان.
أظهر للعميل الخطة الحالية، وليس لقطة شاشة قديمة
قم بإنشاء تقدير من عناصر قائمة الأسعار، وحدد الكميات والمواعيد النهائية، وتحقق من الخطة على مخطط جانت، وعندها فقط قم بفتحها للوصول العام. سيحصل العميل على جدول زمني واضح دون تسجيل، وسيحصل المقاول على جدول زمني واحد لمراقبة سير العمل.
تحقق جيدًا من المشروع والتواريخ والأذونات قبل إرسال الرابط. ثم انسخ الرابط أو أظهر رمز الاستجابة السريعة للعميل.